Vidinė komunikacija dabar yra žmogiškųjų išteklių branduolio dalis – tokia pat svarbi, kaip darbo užmokestis, mokesčiai ar priežiūros valdymas, kaip teigia pramonės analitikai, įskaitant ir žmogiškųjų išteklių vizionierių Joshą Bersiną. Vidinės komunikacijos tema daugiau nebegali būti išvengiama Todėl, vidinės komunikacijos procesas bet kurioje įmonėje turėtų būti vykdomas sistemingai.
Šį straipsnį įkvėpė mūsų klientai – geriausi efektyvios vidinės komunikacijos pavyzdžiai mažose ir vidutinėse įmonėse, kurios veikia tiek gamybos, tiek logistikos, tiek ir mažmeninės prekybos srityse. Tai yra pramonės šakos, kuriose didžioji dalis darbo jėgos dirba ne ofise, todėl darbuotojų komunikacija yra išskirtinai sudėtinga. Natūralu, kad ir daugelis kitų įmonių, nepriklausančių šioms pramonės šakoms, taip pat susiduria su vidinės komunikacijos problemomis, o tai gali tapti dar sunkiau, jei bandote suderinti ne ofisinius darbuotojus su nuotoliniais darbuotojais.
Visi mūsų klientai žymiai patobulino savo įmonės bendravimą pasinaudodami GuavaHR ir yra patenkinti gautais rezultatais. Tačiau kai kurie būdai veikia geriau nei kiti, ir mes norėjome sužinoti – kodėl.
Šiame straipsnyje, mes pravesime jus pro atvejo studiją iš mūsų pačių našiausių klientų. Buvo atliktos išsamios apklausos, siekiant suprasti, ką jie daro kitaip nei kiti. Visa tai padės jums perkelti vidinės komunikacijos strategiją į naują lygį!
Kodėl Vidinę Komunikaciją Reikia Gerinti?
Prieš pradedant, reikėtų išsiaiškinti vieną dalyką. Kodėl apskritai reikėtų tobulinti vidinę komunikaciją? Kam tai naudinga, ir kaip?
Įsivaizduokite bet kokius santykius, pavyzdžiui, žmogaus su savo partneriu: jei gebate puikiai komunikuoti su tuo žmogumi, tuo remdamiesi galite sukurti bet ką. Tas pats ir su vidine komunikacija įmonėje. Prasmingi pokalbiai veda į geresnius santykius. Į bendrai geresnius dalykus. Bendravimas yra tarsi tiltas, per kurį galite pristatyti bet kokias jums reikalingas prekes.
Efektyvi vidinė komunikacija yra visko pagrindas, todėl yra itin svarbu ją gerint.
Kokius Tikslus Turėtų Išsikelti Jūsų Vidinės Komunikacijos Strategija?
Norėdami ką nors atlikti geriau, pirmiausia turite tai išmatuoti ir įvertinti. Šiame straipsnyje dėmesį sutelksime į tris pagrindinius efektyvios komunikacijos rodiklius, kuriuos naudojame GuavaHR platformoje. Tai darbuotojo ar vartotojo adaptacija, aktyvumas ir indėlis. Mūsų vidutinis adaptacijos ir aktyvumo rodiklis vertinimo metų siekė 83% – kas yra puiku, tačiau su mumis dirbančių klientų abu rodikliai siekė net 96%. Indėlio balai atitinkamai buvo 33% ir 63%.
Trumpai apibendrinkime šiuos tris terminus.
Adaptacija matuoja visų darbuotojų procentą, kurie užsiregistravo naudoti mūsų vidinės komunikacijos ir žmogiškųjų išteklių procesų programėlę GuavaHR. Kadangi darbuotojų programėlės paprastai nėra privalomos, turime įvertinti adaptaciją.
Aktyvumas matuoja per mūsų GuavaHR programėlę paskelbto turinio vartotojus: komunikacija, e-mokymosi medžiagą, formos ir t.t.
Indėlis rodo tuos, kurie ne tik vartoja, bet ir kuria turinį bei patys naudojasi komunikacijos įrankiais: komentuoja, balsuoja, skelbia ir kuria įvykius.
Šios metrikos nėra susijusios su GuavaHR: galite įvertinti šių trijų matavimų sėkmę naudodami bet kokio tipo vidinės komunikacijos įrankį. Naudojant kai kuriuos įrankius, pavyzdžiui, skelbimų lentą ar vidinį televizorių, tai tiesiog bus sudėtingiau ir ne taip tiksliu. Tačiau, kaip sakoma, klaidos, kurias darote naudodami netinkamus duomenis, yra daug mažesnės nei tos, kurias darome visai be duomenų. Taigi išmatuokite viską, ką galite!
Todėl paklausėme savo geriausius rezultatus turinčių klientų, ką jie daro, kad pagerintų vidinę komunikaciją, kad padidintų šiuos tris rodiklius ir kuri vidinės komunikacijos strategija davė geriausių rezultatų. Štai ką mes sužinojome.
1 žingsnis: pagerinkite vidinę komunikaciją Skatindami Adaptaciją
Kaip paaiškinta anksčiau, adaptacija matuoja visų darbuotojų, užsiregistravusių mūsų vidaus komunikacijos ir žmogiškųjų išteklių procesų GuavaHR programėlėje. Ką mums davė apklausa?
1: Tvarkykite Vidinę Komunikaciją, Tarsi tai Būtų Sveikata ir Saugumas
Kai naujas darbuotojas prisijungia prie įmonės, jis dažnai turi atlikti su sveikata ir sauga susijusių užduočių kontrolinį sąrašą – priešingu atveju jam nebus leidžiama pradėti savo darbo. Tai prasminga, nes labai svarbu būti saugiam: darbuotojui, darbdaviui, klientui. Bet kodėl mes manome, kad vidines komunikacijas turėtume daryti kitaip?
Tai buvo vienas svarbiausių mūsų atradimų: kiekvienas geriausius rezultatus turintis klientas – sistemingai bendraudavo su naujais darbuotojais. Skirdavo laiko paaiškinti, kodėl apskritai užsiima vidine komunikacija, kam to reikia, kaip tai daro, koks darbuotojo vaidmuo tame, kaip naudotis savo sistemomis ir t.t. Jie laikėsi sisteminio požiūrio: kaip ir su sveikata bei sauga.
2: Vidinės Komunikacijos Kanalus Padarykite Pusiau Privalomais
Daugelis personalo vadovų mano, kad norint, kad atvira komunikacija būtų sėkminga, dalyvavimas joje turi būti 100% savanoriškas. Tačiau mūsų geriausius rezultatus rodantys klientai nebūtinai su tuo sutiktų. Be to: pasitenkinimo tyrimų duomenimis, tai padidino ir jų darbuotojų pasitenkinimą.
Tai, kad dabartinės vidinės komunikacijos priemonės bent iš dalies yra privaloma, yra signalas apie jos svarbą įmonei. Efektyvus bendravimas nėra tik funkcija, kurią malonu turėti – tai yra esminė branduolio dalis.
Mūsų aukščiausio našumo klientai pateikia puikių pavyzdžių, kaip tai pasiekti. Pirmiausiai, galite oficialiai patvirtinti kanalus įtraukdami juos į darbo sutartį. Tai teisiškai neįpareigoja, bet padaro komunikaciją oficialesne. Kitas būdas yra įtraukti dvipusio ryšio kanalą į savo ISO ar kitus vidinius procesus, kad būtų sunku arba neįmanoma to išvengti.
Norite, kad jūsų adaptacijos lygis smarkiai pakiltų? Sugalvokite prizą savo darbuotojams ir suorganizuokite loteriją darbuotojų programėlėje. Arba pateikite nuolaidų pasiūlymus savo paslaugoms ar produktams tik per pasirinktus kanalus. Vienas iš mūsų klientų pakvietė savo darbuotojus užsiregistruoti įmonės nuolaidų kortelei degalams… ir paprašė pateikti formą per GuavaHR. Prie programėlės prisijungė 20 darbuotojų, kurių anksčiau nebuvo įmanoma pasiekti.
Natūralu, kad su naujais darbuotojais šis žingsnis yra daug lengvesnis, nes jie yra labiau ištroškę naujos informacijos. Be to, jie neturi giliai įsišaknijusios patirties, kaip kažkas buvo daroma anksčiau, ir nebijo paleisti senųjų metodų.
2 žingsnis: Gerinkite Vidinę Komunikaciją Didindami Aktyvumą
Dabar, kai jūsų adaptacija sekasi jau geriau ir žmonės, galime pradėti gerinti aktyvumą. Kaip paaiškinta aukščiau, aktyvumas matuoja mūsų programėlėje GuavaHR paskelbto turinio vartotojus: komunikacijas, e-mokymosi medžiagą, formos ir kt.
1: Jei Nepavyks Suplanuoti, Tuomet Planuojate, kad Jums Nepavyktų
Santykių kūrimas reikalauja nuoseklumo. Darbuotojų ghostinimas nėra gerai, tai demonstruoja bendravimo įgūdžių stoką ir kenkia darbuotojų moralei. Norint užmegzti produktyvius ryšius su visa komanda, kuriuos būtų galima panaudoti kasdieniame gyvenime ar ištikus krizei, planuota komunikacija turi būti įtraukta į komunikacijos gerinimo kelionę.
Jums nebūtina visko detaliai suplanuoti ateinantiems 6 mėnesiams. Tačiau turėkite suplanuotas veiklas ateinančioms 30 dienų: pagalvokite, ką norite atlikti kiekvieną savaitę. Pavyzdžiui, jei anksčiau siųsdavote naujienlaiškį kas dvi savaites, paskleiskite informaciją, kad galėtumėte kuom nors pasidalinti ar paskelbti kas antrą dieną. Įpratinkite savo darbuotojams gauti naujienas.
Kaip bebūtų, nenorite užversti savo darbuotojų su informacija, nes kitu atveju ji taps ignoruojama. Nuoseklumas ir tolygus pasiskirstymas iš vadovybės yra svarbūs siekiant parodyti darbuotojams gerą pavyzdį ir padėti jiems plėsti savo bendravimo įgūdžius. Modeliuokite idealų elgesį, kad jie išsiugdytų pasitikėjimą ir vėliau galėtų atsilyginti, kuomet jau jausis pakankamai pasitikintys savimi, kad galėtų tapti kontributoriais.
2: Sukurkite Įprotį
Nuoseklumas ir tolygus paskirstymas sudaro techninę įpročio formavimo pusę. Tačiau įpročiai, iki tam tikro laipsnio, taip pat susiformuos natūraliai, kai programėlių ar kitų komunikacijos priemonių turinys bus suvokiamas kaip svarbus ar įdomus.
Mūsų geriausius rezultatus turinčių klientų apklausos mums parodė, kad darbuotojams nėra nieko svarbiau už generalinio direktoriaus įrašą/pranešimą. Jei aktyvumas sumažėja, CEO žinutė padeda jį padidinti ir atkurti įprotį. Tai patvirtina ir mūsų aktyvumo duomenys.
Tačiau visa kita, kas leidžia jiems žinoti, kaip sekasi įmonei, taip pat yra puiku ir turėtų būti reguliariai dalijamasi: kassavaitiniai skyriaus atnaujinimai iš pardavimų ar finansų, klientų atsiliepimai, atsakymai į darbuotojų pateiktas užklausas ir t.t.
Kitas būdas susikurti įprotį yra leisti ŽI nukreipti bet kokią informacijos užklausą į jūsų pagrindinį kanalą. Tokiu būdu, daugiau darbuotojų gali gauti naudos iš atsakymo ir dar kartelį sustiprinti įprotį – kai tik pasidalijama nauja informacija, jie eina pasitikrinti, nes tai gali būti jiems aktualu.
Ir paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas: žinome, kad kyla pagunda pradėti komunikaciją nuo įmonei svarbių dalykų (apie tai plačiau pakalbėsime indėlio skiltyje). Tačiau norėdami išugdyti įprotį, pirmiausia atsižvelkite į darbuotojų poreikius.
3: Nedarykite Visko Patys
Vos tik pradėjus savo vidinę komunikaciją, dažniausiai tai yra vienpusė komunikacija ir, iš pradžių, bendravimas iš viršaus į apačią. Kaip žinome, indėliui augti reikia laiko. Todėl, kai užges pirmasis komunikatorių entuziazmas, jums reikės turinio, kad galėtumėte tęsti.
Vienas iš variantų yra įdarbinti ambasadorius. Tai komunikabilūs kolegos ar įmonės gerbėjai, kuriems dėl vienokių ar kitokių priežasčių tikrai rūpi vieta, kurioje jie dirba. Jei jūsų žmonės tiki ir jaučia, kad vidinis bendravimas yra svarbus, jie labiau nori padėti. Padarykite ambasadorius įmonės kultūros dalimi: suraskite įmonės faną arba pranešėją iš kiekvieno skyriaus ir paprašykite jų bendradarbiauti. Sekančiame įraše, mes papasakosime daugiau apie tai, kaip rasti tokius žmones ir juos paskatinti.
Kitas variantas, kaip galima sukurti patrauklų turinį – nereikia visko daryti pačiam, o geriau pasirinkti vidinės komunikacijos įrankį su priedais. Tai reiškia, kad visa organizacija naudoja tą patį įrankį e-mokymuisi, apmokamų atostogų pateikimui, atlyginimų žiniaraščiams, bet kokiai oficialiai apklausai ar kitiems žmogiškųjų išteklių procesams. Jei visą tai bus perkelta į naujienų kanalą, jūsų informacijos srautas nuolat bus šviežias ir universalus.
3 žingsnis: Gerinkite Vidinę Komunikaciją Didindami Indėlį
Taigi, dabar turite idėjų, kaip paskatinti adaptaciją ir aktyvumą. Didesnio indėlio nori dauguma įmonių, tačiau čia su problemomis susiduria visi.
Kaip paaiškinome įvade, indėlis parodo tuos, kurie ne tik vartoja, bet ir kuria turinį bei patys naudojasi komunikacijos priemonėmis: komentuoja, balsuoja, skelbia ir kuria įvykius.
1: Pradėkite Nuo Mažų Dalykų
Norėdami padidinti indėlį, pirmiausiai turite įtraukti savo darbuotojus. Priklausomai nuo to, iš kur yra įmonė, mažo indėlio priežastys gali skirtis. Visų pirma, žmonės gali būti tiesiog drovūs. Tačiau sunkesniais atvejais, jie gali nepasitikėti dėl ankstesnės blogos patirties, kuomet buvo neatsakyta į jų komunikaciją, arba dėl blogos patirtiems, kuomet buvo bandoma kalbėti. Todėl pradėkite nuo mažų dalykų ir (at)kurkite savo žmonių pasitikėjimą bei dalyvavimą palaipsniui.
Pavyzdžiui, kiekvieną ketvirtį suorganizuokite loteriją tarp darbuotojų. Komandinis renginys jų pasirinktoje vietoje puikiai pasiteisino kaip prizas mūsų klientams. Be to, vėliau galite dalintis renginiu savo kanaluose. Pirmajame ketvirtyje, paprašykite jų tiesiog pakomentuoti savo vardą, kad galėtų dalyvauti. Antrąjį ketvirtį, paprašykite jų pakomentuoti ir įvardyti įmonės vertę, kad turėtų galimybę laimėti. Trečiajame ketvirtyje, paprašykite jų pakomentuoti ir palikti vieną idėją įmonės plėtrai ir pan.
Galiausiai, įvedėte įprotį reaguoti ir suteikėte jiems drąsos komunikuoti. Galvokite apie indėlio augimo procesą taip, lyg tai būtų maratonas, o ne sprintas. Kalbant apie sportą, vienas mūsų klientų rengė lažybų varžybas visą UEFA EURO 2020 vasarą – prieš kiekvienas rungtynes žmonės galėjo spėti nugalėtoją paprastoje apklausoje, o tarp dalyvių buvo išdalintos smagios staigmenos. Kitą kartą, kai jums reikės jų atsakymo į apklausą, susijusią su darbu, jie jau turi patirties ir mokės tuom naudotis.
2: Paprašykite Savo Darbuotojų Pagalbos
Jūsų žmonės tikrai vertina platesnį vaizdą ir jaučia, kad prisidėjo prie įmonės sėkmės. Nors turėtumėte pradėti kurti savo vidinės komunikacijos strategiją sutelkdami dėmesį į tai, ko reikia darbuotojams, kuomet kyla klausimas dėl indėlio, gali būti tinkamas laikas paprašyti jų pagalbos.
Vieno iš mūsų klientų įmonėje, kiekvienas darbuotojas yra potencialių klientų generatorius. Jei darbuotojai pamatys, kad jų paslauga kažkur nepasiekiama, jie praneš įmonei. Kiekvieną mėnesį, pardavimų komanda atlieka apžvalgą GuavaHR platformoje apie tai, kiek potencialių klientų jie gavo, kiek iš jų sėkmingai sudarė sandorius, su kiek jų vis dar dirbama ir bendraujama. Tai pakelia moralę ir siunčia žinią, kad įmonėje vyksta daug gerų dalykų – ir tai yra komandos pastangų rezultatas.
Kiti pavyzdžiai galėtų būti – mėnesio darbuotojo nominavimas, naujojo įmonės pokalbių roboto sąsajos parinkimas, skubių remonto darbų pranešimai ir t.t.
Kaip Žinoti, Kad Iš Tikrųjų Gerinate Vidinę Komunikaciją?
Kaip iš tikrųjų žinoti, kad jums sekasi? Vienas iš būdų – paklausti visos organizacijos, ką jie mano apie jūsų vidinę komunikaciją, kelis kartus per metus, atliekant darbuotojų įsitraukimo ir pasitenkinimo tyrimą, tačiau tai reiškia, kad svarbią informaciją galite gauti pavėluotai. Kitas būdas – išanalizuoti darbuotojų kaitą, tačiau tai brangus pasirinkimas.
Yra toks posakis: „Šviesos kaina mažesnė už tamsos kainą“. Šiuolaikinės vidinės komunikacijos priemonės, tinkamai parinktos, leidžia nustoti jaudintis dėl techninių problemų ir leidžia įvertinti tai, kas jums yra svarbu. Kas gali būti išmatuota, valdoma – jūs žinosite, ar jūsų vykdomi pakeitimai sėkmingi, ar ne.
Jei jums reikia pagalbos tobulinant vidinės komunikacijos ryšius, GuavaHR gali būti jums tinkamas įrankis – užpildykite mūsų kontaktinę formą, kad pradėtumėte!
Ar Vidinės Komunikacijos Gerinimas Užims Daug Laiko?
Mes pasiteiravome savo geriausių klientų ir apie kitus patobulinimus. Ką dar jiems suteikė geresnė vidinė komunikacija? Pasirodo, kad anksčiau jie kas savaitę praleisdavo nuo 2 iki 10 valandų kurdami, spausdindami, versdami ir platindami medžiagą ir buvo įsitikinę, kad vadovai yra informuoti ir skleis informaciją savo komandos nariams. Naudojant GuavaHR, vidutinis laikas, praleistas vidiniams ryšiams per savaitę, dabar trunka ne daugiau kaip 2 valandas.
Jie taip pat teigė, kad jų darbuotojai mažiau laiko praleidžia ieškodami informacijos, todėl kas mėnesį sutaupo apie 1 valandą. Esant daugybei darbuotojų, iš to susidaro nemaži skaičiai.
Taip pat galima sutaupyti laiko naudojant įvairius priedus: vidiniai ryšiai, e-mokymosi įrankiai, įsiliejimas į komandą, darbuotojų savitarna ir dokumentų patvirtinimai vienoje vietoje, bet tai jau istorija kitam kartui. Jei susidomėjote, užpildykite mūsų kontaktinę formą ir sužinokite daugiau.