Anksčiau tai būdavo daug paprasčiau. Organizacijos pirmiausiai taikydavo „iš viršaus į apačią“ vidinės komunikacijos (VK) metodą, kad perduotų darbuotojams esminę darbinę ir kartais strateginę informaciją. Tikslas buvo padidinti produktyvumą, o tai savo ruožtu lemtų geresnį rezultatą.
Intranetų augimas ir ypač plačiai paplitęs mobiliųjų įrenginių naudojimas su įvairiais medijos formatais pakeitė vidinę komunikaciją. Tai pradėjo dalijimosi informacija aukso amžių, tačiau taip pat atsirado ir iššūkių, tokių kaip informacijos perteklius, triukšmas, kanalų problemos ir sunkumai diegiant technologijas, ypač tarp vyresnio amžiaus ir pirmos eilės darbuotojų.
Tokių sąvokų kaip organizacijos kultūra, darbuotojų patirtis, darbuotojų gerovė ir darbdavio prekės ženklo atsiradimas metė iššūkį tradiciniam, vieningam vidinės komunikacijos vaidmeniui. Šiandien VK suteikia daugybę iniciatyvų, todėl pateikti aiškų atsakymą į tai, kodėl organizacijos teikia tam pirmenybę ir kodėl tai gyvybiškai svarbu, tampa sudėtingiau.
Eksperimentas
Norėdami geriau suprasti, kodėl organizacijos naudojasi VK, atlikome pokalbių kambario vaidmenų eksperimentą. Guava darbuotojai atliko „Pono Grampio“ vaidmenį – „kodėl“, generalinis direktorius klausia respondentų (ŽI/Paprastų darbuotojų) keletos „kodėl“ klausimų, pradedant nuo „kodėl mums reikia VK savo įmonėje“ ir paskui pritaiko kitą klausimą „kodėl“ pagal respondento atsakymą. Ponas Grampis turėjo kantrybės atsakyti daugiausiai į 6 klausimams, todėl stengėmės gauti daugiau pamatuojamų įrodymų apie realią vidinės komunikacijos naudą.
Pastaba – nerimą keliantis kritimo greitis
Netikėtai pastebėjome, kad vaidmenų žaidimo metu tarp respondentų buvo daug iškritusių. Nors kai kurie pastebėjo, kad pratimas skyrėsi nuo to, ko jie tikėjosi, nerimą kelia tai, kad tarp antro ir paskutinio klausimo iškrito ketvirtadalis dalyvių.
Kai kurie tiesiog pasidavė. Arba jie emociškai pasidavė ir pasakė, kad daugiau nebenori atsakyti į šiuos klausimus, arba pasakė nuoširdžiai nežinantys, ką atsakyti.
Pono Grampio veikėjas buvo tiesmukas ir nelabai paslaugus, stengėsi pamėgdžioti sudėtingą aplinką (dėl to, kad trūko supratimo apie vadybinį ar c lygmenį) žmogiškųjų išteklių naujovių srityje, todėl mums svarbiausia buvo tai, kad personalo darbuotojai turėtų būti labiau pasirengę ir pasiruošę atsakyti į sunkius klausimus, kodėl organizacijose reikalingos „inovatyvios“ ŽI (žmogiškųjų išteklių) iniciatyvos.
Rezultatai
Atsakymai į pradinį klausimą „kodėl“ buvo įvairūs, tačiau dažniausiai atsakymai į VK svarbą pabrėžė įsitraukimo didinimą ir organizacijos kultūros gerinimą. Taip pat dažnai buvo minimas dalijimasis informacija, tikslų derinimas, skaidrumas ir pasitikėjimas.
Nepaisant mūsų bandymų siekti apčiuopiamų rezultatų su vėlesniais „kodėl“ klausimais, atsakymai dažnai buvo susiję su populiariomis sąvokomis, tokiomis kaip darbuotojų gerovė ir talentų pritraukimas.
Be to, nebuvo sutarimo dėl šių sąvokų tarpusavio priklausomybės. Ar didesnis įsitraukimas skatina geresnę kultūrą, ar yra atvirkščiai? Ar pasitikėjimo stiprinimas sustiprina įsitraukimą ir kultūrą, ar geresnė kultūra padidina pasitikėjimą?
Po 2-3 raundų bandėme gauti labiau išmatuojamus rezultatus. Respondentų teigimu, efektyvi VK daugiausia duoda finansinę naudą, pavyzdžiui., didesnį pelną, produktyvumą ir našumą, ypač kai reikia konkrečiai įvertinti rezultatus. Respondentai taip pat minėjo geresnį klientų pasitenkinimą ir geresnį darbuotojų išlaikymą įmonėje – štai kodėl VK yra svarbu jų organizacijose.
Ko galime pasimokyti iš atsakymų
VK vaidmuo pasikeitė ir skiriasi organizacijose. Nors visos organizacijos naudoja VK, motyvai apima ne tik dalijimąsi darbine ir strategine informacija. Temų spektras gerokai išsiplėtė.
O kaip su „klientų“ lūkesčiais? Svarbu suprasti, kodėl įvyko šis pokytis ir kas jį paskatino. Paklausa rinkoje (iš darbuotojų) tai gerai paaiškina – jei yra paklausa, įmonės prisitaiko, todėl tai yra logiška pažanga.
Įmonės vidaus konsensusas yra būtinas ŽI madingiems žodžiams. Vidinės komunikacijos interpretacija, kaip ir sąvokų, tokių kaip darbuotojų įsitraukimas ir organizacijos kultūra, skiriasi įvairiose organizacijose ar tarp žmonių. Tai nebūtinai yra problema, tačiau ji reikalauja atsargumo, kai planuojate „gerinti vidinį bendravimą“ su kitais. Apibrėžimai ir tikslai turi sutapti.
Tas pats pasakytina apie įsitraukimą ir kultūrą. Kiekvienas ŽI specialistas turėtų labiau įsigilinti į šiuos populiarius žodžius, suprasti jų reikšmę, matavimą ir tarpusavio ryšius.
Nefinansiniai KPI turi būti matuojami. Diskutuodamos apie išmatuojamumą, organizacijos dažnai sutelkia dėmesį į finansinius aspektus, ypač ŽI srityje. Turime nueiti dar ilgą kelią su ŽI analitikomis, nes respondentai pabrėžė fiskalinių KPI pavyzdžius. Šių populiarių žodžių aiškus apibrėžimų nustatymas yra pirmasis žingsnis siekiant, kad jie būtų lengviau išmatuojami.
Išvada
Klausimas „Kodėl reikalinga vidinė komunikacija 2024?“ neturi vieno atsakymo. VK vaidmuo evoliucionavo nuo veiklos ir strateginio derinimo iki kultūros ir gerovės stiprinimo įrankio. Jos taikymo sritis apima ne tik organizaciją, bet ir darbuotojus kaip individualius asmenis ir net aplinką.
Tai sutampa su Gallagherio „State of the Sector“ tyrimu (vienos didžiausių pasaulyje kasmetinių su VK susijusiu tyrimu, kuris renka duomenis iš daugiau nei 2000 vidinių komunikatorių), kur 74% respondentų teigė, kad vidinės komunikacijos tikslas yra palaikyti kultūrą ir priklausymą.
Atėjo laikas iš naujo įvertinti savo VK strategiją. Ar darote daugiau nei tik informuojate savo darbuotojus apie jų užduotis, kaip rekomenduoja dauguma specialistų?
