Yrityksille viestintä on usein yksi suurimmista haasteista. Monet työntekijät eivät työskentele toimistoissa, tarkistavat harvoin sähköpostia, saattavat jakaa laitteita tai työskennellä eri vuoroissa, kuten yövuoroissa, jolloin tieto helposti katoaa. Samalla selkeä viestintä on kriittistä tuottavuuden, turvallisuuden ja sitoutumisen kannalta.
GuavaHR:llä olemme oppineet asiakkailtamme, mikä toimii käytännössä. Toimitettavuus ei tarkoita vain viestin ”lähettämistä” — vaan varmistamista, että oikeat ihmiset todella näkevät sen, ymmärtävät ja toimivat sen mukaan. Tässä viisi käytännön tapaa, joilla asiakkaamme ovat parantaneet sisäisen viestinnän kattavuutta ja laatua:
1. Vahvista perehdytys viestinnän ympärille
Perehdytys määrittää, miten työntekijät suhtautuvat yrityksen tietoihin jatkossa. Liian usein uudet työntekijät eivät tiedä, mistä löytää toimintaa koskevia ohjeita, HR-tiedotteita tai käytäntöjä. Parempi lähestymistapa on rakentaa viestintätottumukset osaksi perehdytystä. Näytä, mitä kanavia käytetään, miten digialustoille kirjaudutaan ja minkälaisia päivityksiä on odotettavissa.
GuavaHR:n kokemus: Uusien työntekijöiden käyttöönotto voi ensimmäisen viikon aikana vaihdella 50–100 %. Tulokset ovat johdonmukaisesti parempia yrityksissä, joissa perehdytykseen sisältyy lyhyt viestintäkoulutus.
2. Luo “info-kaveri” vähemmän digiosaaville
Kaikki eivät ole yhtä tottuneita digityökaluihin. Yrityksillä on usein työntekijöitä, jotka arkailevat sovellusten käyttöä. “Info-kaveri” -järjestelmä on yksinkertainen ja tehokas ratkaisu: yhdistä teknisesti taitavat työntekijät niihin, jotka tarvitsevat enemmän apua. Näin varmistetaan, ettei kukaan jää viestinnän ulkopuolelle.
GuavaHR:n kokemus: Joissain yrityksissä olemassa oleva työpari-järjestelmä laajennetaan kattamaan myös viestintä. Erityinen viestintäkaveri toimii tukihenkilönä ja varmistaa, että viestit tavoittavat kaikki.
3. Segmentoi viestit, jotta ne pysyvät relevantteina
Kun työntekijät saavat jatkuvasti heille tarpeettomia viestejä, he lakkaavat kiinnittämästä niihin huomiota. Segmentointi on siksi avainasemassa: kohdentamalla viestit tietylle vuorolle, sijainnille tai roolille varmistetaan, että sisältö on merkityksellistä.
GuavaHR:n kokemus: Työntekijät saavat usein ensimmäiset päivitykset sovellus- tai sähköposti-ilmoituksina. Jos näitä käytetään satunnaisiin ja epäolennaisiin asioihin, työntekijät oppivat nopeasti ohittamaan ne.
4. Pidä se yksinkertaisena, selkeänä ja monikielisenä
Työntekijöillä ei ole aikaa lukea pitkiä tekstipainotteisia ilmoituksia. Tehokkaimmat viestit ovat lyhyitä, visuaalisia ja helposti silmäiltäviä: luettelomerkkejä, ikoneita, lyhyitä videoita tai infografiikoita.
Usein työympäristöt ovat monikielisiä. Jos viestit julkaistaan vain yhdellä kielellä, osa työntekijöistä ei ymmärrä niitä oikein. Mahdollisuus kääntää päivitykset omalle äidinkielelleen parantaa tavoittavuutta ja vähentää virheitä.
GuavaHR:n kokemus: Yritykset ovat siirtyneet lyhyempiin ja tiiviimpiin viesteihin, ja työntekijät lukevat mieluiten viestit omalla äidinkielellään.
5. Käytä QR-koodeja nopeaan ja helppoon pääsyyn
Viestintä kannattaa huomioida myös fyysisissä tiloissa. QR-koodien sijoittaminen taukotiloihin, pukuhuoneisiin tai sisäänkäynteihin tarjoaa työntekijöille nopean tavan saada tarvitsemansa tiedot — vuorolistat, turvallisuusohjeet tai yrityksen tiedotteet.
GuavaHR:n kokemus: QR-koodeja käytetään myös kaksisuuntaiseen viestintään. Työntekijät voivat raportoida turvallisuusongelmia, tehdä parannusehdotuksia, ilmoittaa laadunvalvontahuolia tai käyttää niitä koulutusmateriaalien avaamiseen.
Yhteenveto:
Viestinnän parantaminen ei tarkoita vain viestien lähettämistä. Tärkeintä on varmistaa, että työntekijät todella voivat tavoittaa ne, ymmärtää ja toimia niiden mukaan.
