Sisäinen viestintä on nyt osa henkilöstöhallinnon ydintä – samoin kuin palkanlaskenta, verot tai hoitotyön hallinta, alan analyytikot mukaan lukien HR-visionääri Josh Bersin sanovat. Sisäisen viestinnän aiheetta ei voi enää sivuuttaa. Siksi sisäisen viestinnän prosessin tulisi olla hoidettu systemaattisella tavalla kaikissa yrityksissä.
Tämän artikkelin inspiroivat asiakkaamme: parhaista esimerkeistä tehokkaasta sisäisestä viestinnästä pienissä ja keskisuurissa yrityksissä, jotka toimivat joko valmistuksessa, logistiikassa tai vähittäiskaupassa. Nämä ovat toimialoja, joissa suurin osa työvoimasta on toimiston ulkopuolella, mikä tekee työntekijöiden välisestä viestinnästä erityisen vaikeaa. Luonnollisesti monet yritykset näiden alojen ulkopuolella kamppailevat myös sisäisen viestinnän kanssa, ja se on vielä vaikeampaa, jos yhdistät toimiston ulkopuoleiset työntekijät etätyöntekijöihin.
Kaikki asiakkaamme ovat parantaneet yrityksen viestintätapaa merkittävästi käyttäessään GuavaHR:ää ja ovat tyytyväisiä tuloksiinsa. Jotkut heistä suoriutuvat kuitenkin paremmin kuin toiset – ja halusimme tietää, miksi.
Tässä artikkelissa johdatamme sinut oppimaan tapaustutkimuksista parhaiten suoriutuvien asiakkaidemme kanssa. Teimme perusteellisia haastatteluja ymmärtääksemme, mitä he tekivät eri tavalla kuin muut. Kaikki tämä auttaaksemme sinua viemään sisäisen viestintästrategiasi seuraavalle tasolle!
Miksi sisäistä viestintää pitäisi parantaa?
Ennen kuin syvennymme asiaan, varmistetaanpa olevamme samalla sivulla. Miksi sisäistä viestintää pitäisi ensinnäkin parantaa? Kuka siitä hyötyy ja miten?
Kuvittele mitä tahansa suhdetta, kuten ihmisten välistä suhdetta kumppaniinsa: jos viestintäsi kyseisen henkilön kanssa on erinomaista, voit rakentaa mitä tahansa sen päälle. Sama pätee yrityksen sisäiseen viestintään. Merkityksellisten keskustelujen käyminen johtaa parempiin suhteisiin. Parempaan kaikkeen. Viestintä on kuin silta, jonka kautta voit toimittaa kaiken tarvitsemasi.
Tehokas sisäinen viestintä on edellytys kaikelle, siksi sisäisen viestinnän parantaminen on tärkeää.
Mitä tavoitteita sisäisellä viestintästrategiallasi pitäisi olla?
Jotta voisit parantaa jotakin, sinun on ensin mitattava se. Tämä artikkeli keskittyy kolmeen avainmittariin tehokkaalle viestinnälle, joita käytämme GuavaHR:ssä. Ne ovat työntekijöiden tai käyttäjien käyttöönotto, aktiivisuus ja osallistuminen. Keskimääräinen käyttöönotto- ja aktiivisuusasteemme mitatun ajanjakson aikana olivat molemmat 83% – mikä on hienoa -, mutta korkean suorituskyvyn asiakkaidemme joukossa keskiarvot olivat jopa 96%. Osallistumisessa pisteet olivat vastaavasti 33% ja 63%.
Summataanpa lyhyesti kolme termiä.
Käyttöönotto mittaa prosenttiosuuden kaikista työntekijöistä, jotka ovat rekisteröityneet sisäiseen viestintään ja HR-prosessien sovellukseen, GuavaHR:hen. Koska työntekijäsovellukset eivät yleensä ole pakollisia, meidän on mitattava käyttöönottoa.
Aktiivisuus mittaa sen sisällön kuluttajia, jota on julkaistu sovelluksemme GuavaHR kautta: viestintää, e-oppimateriaaleja, lomakkeita jne.
Osallistuminen näyttää ne, jotka eivät vain kuluta, vaan myös luovat sisältöä ja käyttävät viestintätyökaluja itse: esimerkiksi kommentoivat, äänestävät, julkaisevat ja luovat tapahtumia.
Nämä mittarit eivät ole GuavaHR:ään sidottuja: voit mitata menestystä näissä kolmessa millä tahansa sisäisellä viestintätyökalulla. Joissakin työkaluissa, kuten ilmoitustaulussa tai sisäisessä TV:ssä, se on vain vaikeampaa ja vähemmän tarkkaa. Mutta kuten sanotaan – virheet, joita teet käyttämällä riittämätöntä tietoa, ovat paljon pienempiä kuin ne, joita teet käyttämättä tietoja lainkaan. Joten tee parhaasi mitataksesi niitä!
Kysyimme siis parhaiten suoriutuvilta asiakkailtamme, mitä he tekivät parantaakseen sisäistä viestintää tehostaakseen näitä kolmea mittaria, ja mikä sisäisen viestinnän strategia oli tuonut parhaat tulokset. Tässä mitä opimme.
Vaihe 1: Paranna sisäistä viestintää lisäämällä käyttöönottoa
Kuten aiemmin selitettiin, käyttöönotto mittaa prosenttiosuuden kaikista työntekijöistä, jotka ovat rekisteröityneet sisäiseen viestintäämme ja HR-prosessien sovellukseen GuavaHR:hen. Mitä haastattelut kertoivat meille?
1: Käsittele sisäistä viestintää ikään kuin se olisi terveys- ja turvallisuusasia
Aina kun uusi työntekijä liittyy yritykseen, heidän on usein käytävä läpi luettelo terveyteen ja turvallisuuteen liittyvistä tehtävistä – muuten heitä ei päästetä aloittamaan työtään. Se on järkevää, koska on tärkeää pysyä turvassa: työntekijälle, työnantajalle, asiakkaalle. Mutta miksi oletamme, että meidän pitäisi tehdä sisäinen viestintä millään tavoin toisin?
Tämä oli yksi keskeisistä löydöksistämme: jokaisella parhaiten suoriutuvalla asiakkaalla oli systemaattinen lähestymistapa yritysviestintään uusien työntekijöidensä kanssa. He ottivat aikaa selittääkseen, miksi he ylipäätään tekevät sisäistä viestintää, miksi se on tarpeen, miten he sen tekevät, mikä on työntekijän rooli siihen liittyen, miten heidän järjestelmiään käytetään – ja niin edelleen. Heillä oli systemaattinen lähestymistapa: aivan kuten terveys- ja turvallisuusasioissa.
2: Tee sisäiset viestintäkanavat puolipakollisiksi
Monet HR-päälliköt uskovat, että avoimen viestinnän onnistumiseksi siihen osallistumisen tulisi olla 100% vapaaehtoista. Parhaiten suoriutuvat asiakkaamme eivät kuitenkaan välttämättä ole tästä samaa mieltä. Lisäksi tyytyväisyyskyselyiden mukaan se on lisännyt myös heidän työntekijöidensä tyytyväisyyttä.
Nykyisten sisäisten viestintävälineiden tekeminen ainakin osittain pakollisiksi on merkki niiden tärkeydestä yritykselle. Tehokas viestintä ei ole vain mukava ominaisuus – se on osa ydintoimintaa.
Parhaiten suoriutuvat asiakkaamme antavat joitain hienoja esimerkkejä sen saavuttamiseksi. Ensinnäkin voisit virallistaa kanavat sisällyttämällä ne työsopimukseen. Se ei ole oikeudellisesti sitovaa, mutta tekee siitä virallisempaa. Toinen tapa on sisällyttää kaksisuuntainen viestintäkanava ISO-alustaasi tai muihin sisäisiin prosesseihin, jotta sitä olisi vaikeaa tai mahdotonta välttää.
Haluatko käyttöönoton räjähtävän? Järjestä arvonta henkilöstön keskuudessa – ja pidä arvonta työntekijäsovelluksessa. Tai tarjoa alennustarjouksia omista palveluistasi tai tuotteistasi vain valituissa kanavissa. Eräs asiakkaistamme kutsui työntekijänsä allekirjoittamaan yrityksen alennuskortin paikalliselle huoltoasemalle… ja pyysi lomakkeen toimittamista GuavaHR:n kautta. He saivat 20 aiemmin tavoittamattomissa ollutta työntekijää ottamaan sovelluksen käyttöön.
Luonnollisesti tämä vaihe on paljon helpompi uusien työntekijöiden kanssa, sillä he janoavat uutta tietoa enemmän. Lisäksi heillä ei ole syvälle juurtunutta kokemusta siitä, kuinka jotain on aiemmin tehty, eivätkä he pelkää päästää irti vanhoista tavoista.
Vaihe 2: Paranna sisäistä viestintää lisäämällä aktiivisuutta
Nyt kun käyttöönottosi on parantunut ja ihmiset ovat tulleet mukaan, voimme siirtyä parantamaan heidän aktiivisuuttaan. Kuten aiemmin selitettiin, aktiivisuus mittaa GuavaHR-sovelluksemme kautta julkaistua sisältöä, kuten viestintää, e-oppimateriaaleja, lomakkeita, jne. kuluttavia henkilöitä: viestintää, e-oppimateriaaleja, lomakkeita jne.
1: Jos jätät suunnittelun, suunnittelet epäonnistumista
Suhdetoiminta vaatii johdonmukaisuutta. Työntekijöiden huomiotta jättäminen on pahasta, osoittaa puutteellisia viestintätaitoja ja vahingoittaa todella työntekijöiden moraalia. Rakentaaksesi tuottavia suhteita koko tiimisi kanssa, joita voidaan ottaa käyttöön arkielämässä ja kriisitilanteissa, aikataulutetun viestinnän on oltava osa matkaa viestinnän parantamiseksi.
Sinun ei tarvitse suunnitella kaikkea yksityiskohtaisesti seuraavaksi 6 kuukaudeksi. Mutta suunnittele toimintoja seuraavaksi 30 päiväksi: mieti mitä haluat tehdä joka viikko. Esimerkiksi, jos aiemmin lähetit uutiskirjeen joka toinen viikko, levitä tietoa niin, että voit jakaa tai julkaista jotain joka toinen päivä. Tee siitä tapa, että työntekijäsi saavat uutisia.
Et kuitenkaan halua hukuttaa työntekijöitäsi tiedolla – muuten se jää huomiotta. Johdonmukaisuus ja tasainen jakelu johdolta ovat kuitenkin tärkeitä, jotta työntekijät saavat hyvän esimerkin ja auttavat heitä laajentamaan myös omia viestintätaitojaan. Mallinna ihannekäyttäytymistä, jotta he kehittävät luottamusta ja voivat toimia myöhemmin vastavuoroisesti kokiessaan olevansa tarpeeksi luottavaisia osallistuakseen.
2: Luo tapa
Johdonmukaisuus ja tasainen jakelu luovat tavan muodostamisen teknisen puolen. Tavat muodostuvat kuitenkin – jossain määrin – myös luonnollisesti, kun sovellusten tai muiden viestintävälineiden sisältö koetaan tärkeäksi tai mielenkiintoiseksi.
Parhaiten suoriutuvien asiakkaidemme kanssa käydyt haastattelut osoittivat, että heille ei ole mitään tärkeämpää kuin viesti toimitusjohtajalta. Jos aktiivisuus laskee, toimitusjohtajan julkaisu auttaa lisäämään sitä ja uudelleen luomaan tavan. Myös aktiivisuustietomme tukevat tätä.
Mutta kaikki muukin, mikä pitää heidät ajan tasalla siitä, kuinka yritys pärjää, on hienoa ja se tulisi jakaa säännöllisesti: viikoittaiset osastopäivitykset ja myynti- tai talousosastoilta, asiakaspalaute, vastaukset työntekijöiden lähettämiin tietopyyntöihin ja niin edelleen.
Toinen tapa luoda tapa on lattaa henkilöstöhallinto ohjaamaan kaikki tiedonpyynnöt pääkanavallesi. Tällä tavoin useampi työntekijä voi hyötyä vastauksesta, vahvistaen tapaa entisestään – aina kun uusi tieto jaetaan, he menevät tarkistamaan, mikä se on, koska se voi olla heille merkityksellistä.
Ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä: tiedämme, että on houkuttelevaa aloittaa viestintä pyytämällä tärkeitä yritykselle asioita (tästä puhumme enemmän osallistumisosiossa). Kuitenkin, tavan aloittamiseksi, aloita ensin työntekijöiden tarpeista.
3: Älä tee kaikkea yksin
Kun olet vasta aloittanut sisäisen viestintäsi, se on pääosin yksisuuntaista viestintää ja ylimmän johdon viestintää. Osallistuminen, kuten tiedämme, vaatii aikaa kasvaakseen. Siksi viestijöiden ensi-innostuksen hiipuessa, tarvitset joitain sisältöjä pitääksesi itsesi liikkeellä.
Yksi vaihtoehto on rekrytoida lähettiläitä. Nämä ovat kommunikatiivisia työtovereita tai yritysfaneja, jotka jostain syystä todella välittävät siitä paikasta, jossa työskentelevät. Mikäli ihmiset uskovat ja kokevat sisäisen viestinnän tärkeäksi, he ovat halukkaampia auttamaan. Tee lähettiläistä osa yrityskulttuuria: löydä yrityksen fani tai edustaja jokaisesta osastosta ja pyydä heitä yhteistyöhön. Seuraavassa viestissämme kerromme lisää siitä, kuinka voit löytää tällaisia ihmisiä ja kannustaa heitä.
Toinen vaihtoehto luoda mukaansatempaavaa sisältöä ilman että sinun tarvitsee tehdä kaikki yksin, on valita sisäinen viestintäväline lisäosilla. Tämä tarkoittaa, että koko organisaatio käyttää samaa työkalua myös e-oppimiseen, palkattomiin lomahakemuksiin, palkkakuitteihin, mihin tahansa viralliseen kyselyyn tai johonkin muuhun HR-prosessiin. Mikäli nämä lisäosat työnnetään uutisvirtaan, tietovirta pysyy jatkuvasti tuoreena ja monipuolisena.
Vaihe 3: Paranna sisäistä viestintää lisäämällä osallistumista
Nyt sinulla siis on ideoita sekä käyttöönottosi että aktiivisuutesi lisäämiseksi. Useimmat yritykset haluavat korkeampaa osallistumista, mutta sen kanssa kamppailevat kaikki.
Kuten alussa selitimme, osallistuminen näyttää niitä, jotka eivät vain kuluta, vaan myös luovat sisältöä ja käyttävät viestintävälineitä itse: kommentoivat, äänestävät, julkaisevat ja järjestävät tapahtumia.
1: Aloita pienestä
Osallistumisen lisäämiseksi sinun on saatava työntekijäsi ensin osallistumaan. Riippuen siitä, mistä yritys tulee, matalan osallistumisen taustalla olevat syyt voivat vaihdella. Ensinnäkin, ihmiset saattavat olla yksinkertaisesti ujoja. Vaikeammissa tapauksissa he saattavat kuitenkin olla epäluuloisia joko aiempien huonosti vastattujen viestien tai puhumisen seurauksena koettujen huonojen seurausten vuoksi. Aloita siis pienestä ja (uudelleen) rakenna ihmisten luottamus ja osallistuminen vähitellen.
Esimerkiksi, järjestä arvonta työntekijöiden kesken joka neljännesvuosi. Tiimitapahtuma heidän valitsemassaan paikassa on toiminut hyvin palkintona asiakkaillemme. Voit myös lisäksi jakaa tapahtuman myöhemmin omilla kanavillasi. Ensimmäisellä neljänneksellä pyydä heitä kommentoimaan nimensä osallistuakseen. Toisella neljänneksellä pyydä heitä kommentoimaan ja mainitsemaan yrityksen arvo, jotta heillä olisi mahdollisuus voittaa. Kolmannella neljänneksellä pyydä heitä kommentoimaan ja lisäämään yksi idea yrityksen kehittämiseksi – ja niin edelleen.
Lopulta olet luonut tavan vastata ja antanut heille rohkeutta. Ajattele osallistumisen kasvattamisprosessia kuin maratonia sprintin sijaan. Urheilusta puhuttaessa, yksi asiakkaistamme järjesti vedonlyöntikilpailun koko UEFA EURO 2020 -kesän ajan – ennen jokaista ottelua ihmiset saivat ennustaa voittajan yksinkertaisessa äänestyksessä, ja hauskoja yllätyksiä jaettiin osallistujille. Seuraavalla kerralla, kun tarvitset heidän vastauksensa työhön liittyvässä äänestyksessä, heillä on jo kokemusta sen käytöstä.
2: Pyydä apua työntekijöiltäsi
Henkilöstösi arvostaa todella suuremman kokonaiskuvan näkemistä ja tunnetta siitä, että he ovat vaikuttaneet yrityksen menestykseen. Vaikka sinun tulisikin alkaa kehittää sisäistä viestintästrategiaasi keskittymällä siihen, mitä työntekijät tarvitsevat, osallistumisen ollessa kyseessä, saattaa olla oikea aika pyytää heiltä apua.
Yhdellä parhaiten suoriutuvista asiakkaistamme jokainen työntekijä on liidien tuottaja. Mikäli työntekijät huomaavat, että jokin palvelu ei ole saatavilla jossakin, he kertovat siitä yritykselle. Joka kuukausi myyntitiimi tekee yhteenvedon GuavaHR:ssä saaduista liideistä, kuinka monesta niistä tuli onnistuneita kauppoja, kuinka monta heillä on vielä työn alla – ja antavat tunnustusta niille, jotka ovat olleet mukana. Tämä nostaa moraalia ja lähettää viestin, että paljon hyvää tapahtuu – ja että se on tiimityön tulosta.
Muita esimerkkejä ovat kuukauden työntekijän nimeäminen, yrityksen uuden chat-robotin käyttöliittymän valitseminen, kiireellisten korjaustöiden raportoiminen tehtäviksi jne.
Kuinka tiedät todella parantavasi sisäistä viestintää?
Kuinka tiedät todella onnistuneesi? Yksi tapa on kysyä koko organisaatiolta, mitä he ajattelevat sisäisestä viestinnästäsi useita kertoja vuodessa osana työntekijöiden osallistumista ja tyytyväisyyttä koskevaa kyselyä, mutta tämä tarkoittaa, että saat tärkeitä tietoja viiveellä. Toinen tapa on analysoida työntekijöiden vaihtuvuutta, mutta se on kallis vaihtoehto.
On olemassa sanonta: ”Valon hinta on vähemmän kuin pimeyden kustannus”. Nykyaikaiset sisäisen viestinnän työkalut, jos ne valitaan hyvin, mahdollistavat teknisten ongelmien unohtamisen ja itsellesi tärkeiden asioiden mittaamisen. Mitä mitataan, sitä hallitaan, ja tiedät myös, ovatko tekemäsi muutokset tuoneet menestystä vai eivät.
Mikäli tarvitset apua sisäisen viestinnän tehostamisessa, GuavaHR voi olla sinulle sopiva työkalu – täytä yhteydenottolomakkeemme aloittaaksesi!
Viekö sisäisen viestinnän parantaminen paljon aikaa?
Kysyimme parhaiten suoriutuvilta asiakkailtamme myös heidän muista parannuksistaan. Mitä muuta parempi sisäinen viestintä on tuonut heille? Kävi ilmi, että aiemmin he käyttivät 2–10 tuntia viikossa materiaalien suunnitteluun, tulostamiseen, kääntämiseen ja jakeluun sekä varmistaakseen, että esimiehet ovat informoituja ja välittävät tiedon tiimiläisilleen. GuavaHR:n kanssa viikoittain käytetty keskimääräinen aika sisäiseen viestintään ei ollut enää kuin 2 tuntia.
He myös sanoivat, että heidän työntekijänsä käyttävät vähemmän aikaa tiedon etsimiseen, säästäen noin tunnin joka kuukausi. Paljolla työntekijämäärällä aikaa kertyy.
Lisäksi on lisäosien aikasäästöjä: sisäinen viestintäsi, e-oppimistyökalusi, perehdytyksesi, työntekijän itsepalvelu ja asiakirjojen hyväksyminen ovat samassa paikassa, mutta se on tarina toiselle kerralle. Mikäli olet utelias, täytä yhteydenottolomake saadaksesi lisätietoja.
