Kuinka Print Best paransi viestintää, työturvallisuuskoulutusta ja tuottavuutta GuavaHR:n avulla | Menestystarina

Nykyaikaisessa painotalossa tarkkuus ja luotettavuus eivät ole vain koneiden ominaisuuksia – ne ovat yhtä tärkeitä ihmisille. Print Bestissä, yhdessä Baltian suurimmista kirjapainoista, nopea kasvu ja 24/7-monivuorotyö toivat mukanaan uusia haasteita: kuinka pitää työntekijät ajan tasalla, sitoutuneina ja yhteydessä toisiinsa. Yli 150 työntekijää eri kansallisuuksista, neljässä vuorossa, merkitsi sitä, että tärkeät viestit usein hukkuivat, vääristyivät tai myöhästyivät.

Haastattelimme hiljattain Triin Nuudia, Print Bestin Compliance- ja vastuullisuuspäällikköä, sekä Liina Heinastea, HR-päällikköä. He kertoivat, miten GuavaHR:stä on tullut olennainen osa Print Bestin arkea – vahvistaen sisäistä viestintää, lisäten työntekijöiden sitoutumista ja muokaten työpaikan kulttuuria. Yksisuuntaisesta tiedottamisesta on kehittynyt aidosti yhteisöllinen ja monikielinen työympäristö.

Print Bestistä

Print Best on yksi Baltian suurimmista kirjavalmistajista, joka tuottaa kirjoja niin suurille kuin pienemmillekin kustantamoille ympäri Eurooppaa. Yrityksen kasvavaan 150 hengen tiimiin kuuluu 4–5 eri kansallisuutta, ja Print Best yhdistää teollisen osaamisen vastuullisuuteen ja moderniin työpaikkakulttuuriin.

Haaste: nopea kasvu ja monimutkainen työympäristö

Viime vuosina Print Best on kasvanut nopeasti ja siirtynyt nelivuorojärjestelmään. Tämä toi mukanaan uusia haasteita:

• Sujuvan sisäisen viestinnän varmistaminen vuorojen välillä.
• Kielimuurien ylittäminen työntekijöiden välillä.
• Koulutusten ja oppimisen mahdollistaminen ilman, että kaikkien tarvitsee olla samassa tilassa.

Triin, Compliance- ja vastuullisuuspäällikkö Print Bestissä, muistelee:

”150 ihmistä 4–5 eri kansallisuudesta samassa tiedotusympäristössä oli iso haaste. Tieto ei saavuttanut työntekijöitä, ja joskus se ‘lähti elämään omaa elämäänsä’ jo puolivälissä. Se oli kuin rikkinäinen puhelin.”

Työntekijöillä ei ollut helppoa tapaa reagoida, kysyä kysymyksiä tai antaa palautetta. Yksisuuntainen viestintä aiheutti turhautumista, eikä olemassa olevilla kanavilla voinut kohdentaa viestejä tietylle tiimille tai kielelle.

GuavaHR:n löytyminen

Se, että Print Best löysi GuavaHR:n, oli melkoinen sattuma. Teollisen symbioosin tapahtumassa yritys sai mentorointia toiselta yritykseltä, joka jo käytti GuavaHR:ää – ja suositteli ratkaisua lämpimästi.

”Heillä oli vain hyvää sanottavaa GuavaHR:stä, ja ymmärsimme heti, että tämä oli juuri se, mitä tarvitsemme sisäisen viestinnän haasteiden ratkaisemiseksi. Päätös tehtiin nopeasti, eikä sitä ole koskaan tarvinnut katua.” – Triin

Käyttöönotto ja perehdytys

GuavaHR:n käyttöönotto Print Bestissä ei tarkoittanut vain uuden ohjelmiston asentamista, vaan myös ajattelutavan muutosta. Alusta mukautettiin (ja mukautetaan edelleen) yrityksen tarpeisiin, ja GuavaHR:n tiimi tarjosi nopeaa tukea ja käytännön apua koko prosessin ajan.

Työntekijöiden reaktiot vaihtelivat. Jotkut kehuivat työkalua heti, toiset tarvitsivat enemmän aikaa. Triin selittää:

”Syyt olivat hyvin inhimillisiä: pelko uudesta ja tuntemattomasta, huoli teknisestä osaamisesta tai yksinkertaisesti haluttomuus ladata ‘taas yksi sovellus’. Koska tämä on meidän viestintä- ja e-oppimistyökalumme, Guavaan liittyminen on pakollista, ja olemme tehneet prosessista mahdollisimman sujuvan. Ennakkoluuloja liittyy aina suuriin muutoksiin, eikä se yllättänyt meitä.”

Tällä hetkellä:

• 97 % työntekijöistä on liittynyt,
• viikoittainen sitoutuminen on noin 90–95 %.

GuavaHR:n tiimi tuki Print Bestiä myös mukautuksilla, nopeilla vastauksilla ja kehitti jopa erityisen askelhaasteen seurannan, joka rohkaisi sitoutumiseen.

Koska GuavaHR on työturvallisuus- ja laatukommunikoinnin työkalu, kaikkien työntekijöiden oli liityttävä. Siirtymän helpottamiseksi HR tarjosi henkilökohtaista tukea niille, jotka tarvitsivat apua sovelluksen lataamisessa tai kirjautumisessa. Sitoutuminen kasvoi ajan myötä, erityisesti kun GuavaHR yhdistettiin myös rennompiin ja vuorovaikutteisiin aktiviteetteihin.

Yksi merkittävä aloitus oli yrityksen yhteinen askelhaaste toukokuussa. GuavaHR:n tiimi kehitti erityisen toiminnon yhteisen tavoitteen seurantaan. Koska työntekijät kirjasivat askeleensa suoraan GuavaHR:ään – kuvien ja kommenttien kera – haaste teki alustasta leikkisämmän ja sosiaalisemman.

Työntekijät alkoivat seurata päivityksiä nopeasti, mutta oman sisällön julkaiseminen vaati enemmän aikaa. Myös vastuullisten esihenkilöiden täytyi mukautua, ja joskus heitä on yhä muistutettava: ”Mutta Guava?! Sehän hoituisi helposti siellä!”

Tänä päivänä aktiivisimmat käyttäjät ovat edelleen Triin ja Liina, jotka johtivat hanketta ja näyttävät esimerkkiä positiivisesta sitoutumisesta.

Keskeiset tulokset ja hyödyt

GuavaHR:n käyttöönoton jälkeen Print Best on kokenut selkeitä parannuksia sekä tehokkuudessa että työpaikkakulttuurissa.

Parempi viestintävirta
GuavaHR:stä tuli ensisijainen alusta tärkeille päivityksille, asiakaspalautteelle ja osastokohtaisille uutisille. Viestintä on nyt kaksisuuntaista – työntekijät voivat heti reagoida, kommentoida ja antaa palautetta.

Kielimuurin ylittäminen
Työntekijät voivat valita haluamansa kielen, ja GuavaHR kääntää automaattisesti julkaisut, kommentit ja e-koulutukset. Näin kaikki viestintä on saavutettavissa ilman manuaalisia käännöksiä.

E-oppimisen ja koulutusten laajentaminen
Se, mikä oli aiemmin hankalaa vuorotyössä, on nyt mahdollista milloin tahansa mobiilissa. Työturvallisuussäännöt, perehdytys ja sisäiset ohjeet jaetaan jo GuavaHR:n e-oppimisalustan kautta, mikä vähentää paperityötä – ja laajentamissuunnitelmat jatkuvat.

Kulttuurin ja sitoutumisen vahvistaminen
Syntymäpäivien ja merkkipäivien juhlistamisesta aina askelhaasteen kuulumisten jakamiseen – GuavaHR on auttanut vahvistamaan yhteisöllisyyttä ja arvostusta.

Ajan säästäminen ja tehokkuuden parantaminen
Nopeat ilmoituslomakkeet häiriöistä, sairauslomista tai kehitysehdotuksista ovat yhä suositumpia, mikä vähentää paperityötä ja nopeuttaa reagointia.

GuavaHR:n rooli tänään ja tulevaisuudessa

Projektikohtaiset tiedot ovat yhä intranetissä (ERP-järjestelmässä), mutta GuavaHR:stä on tullut yrityksenlaajuisen viestinnän selkäranka. Se mahdollistaa sen, että Print Best voi jakaa tietoa useammin ja osallistavammin kuin koskaan aiemmin – ei vain sääntöjä ja päivityksiä, vaan myös arvostusta ja kulttuurisia arvoja.

”Guavalla on keskeinen rooli projektityöhön liittyvän viestinnän rinnalla.” lisää Triin.

Print Best aikoo laajentaa GuavaHR:n e-oppimisalustan käyttöä perehdytyksessä ja jatkuvassa koulutuksessa, jotta työntekijät pysyvät sitoutuneina, ajan tasalla ja turvassa nopeasti muuttuvassa ympäristössä.

Yhteenveto

Print Bestin ja GuavaHR:n yhteistyö osoittaa, kuinka oikea digitaalinen työkalu voi muuttaa sisäisen viestinnän, työntekijöiden sitoutumisen ja yrityskulttuurin – jopa monimutkaisessa, monikielisessä teollisessa työympäristössä.

”Kuten Liina sanoi, se on kuin mittatilauspuku,” tiimi tiivistää. ”Meille Guava on täydellinen ratkaisu, ja suosittelemme sitä lämpimästi.”

Print Bestille GuavaHR on kasvanut paljon suuremmaksi kuin pelkkä viestintätyökalu – siitä on tullut alusta, joka vahvistaa kulttuuria, tukee oppimista ja varmistaa, ettei yksikään työntekijä jää jälkeen.