Sisäinen viestintä on menestyvän firman etusijalla. Henkilöstöasiantuntija Josh Bersin korosti jo vuonna 2021 (pdf), että sisäinen viestintä kuuluu jokaisen organisaation ydinhenkilöstöteemalliseen osaan, kuten verojen käsittely tai lakien noudattaminen. Tämä tarkoittaa, että toimivan työntekijäviestinnän tulisi olla kaikkien asialistalla joka ikinen viikko.
Kuten monet HR-terminologiat, kuten kulttuuri, sitoutuminen ja kokemus, myös sisäisen viestinnän käsitteellä on eri merkitys eri yrityksissä. Yleisesti sisäinen viestintä tarkoittaa tiedon jakamista yrityksen sisällä, jotta työntekijät voivat tehdä työnsä hyvin. Mutta se, millaista tietoa jaamme ja miten jaamme sen, vaihtelee organisaatioittain.
Useimmat yritykset jakavat yleisesti tietoa operatiivisista tapahtumista, jotka vaikuttavat työntekijöiden päivittäiseen työhön. Muutokset toiminnassa tai liiketoiminnan tuloksissa ovat usein myös yhteisiä.
Tapasi viestiä työntekijöiden kanssa voi vaikuttaa siihen, kuinka paljon tietoa voit jakaa työntekijöiden kanssa ja kuinka helposti voit saada palautetta. Digitaaliset kanavat, kuten blogitekstissämme ”Yrityksen viestintäkanavat: plussat, miinukset ja parantaminen” kerrotaan, ovat loistava tapa jakaa tietoa, koska ne mahdollistavat joustavan ja helpon viestien vastaanottamisen, vastaamisen ja toistamisen. Ne tukevat myös runsasta tai suurta mediaa, kuten gallerioita tai videoita.
Digitaalisen viestinnän nousu on laajentanut työntekijöiden vastaanottaman infon määrää. Tämä sisältää asioita, joita HR- ja viestintäammattilaiset ja jopa ylimmät johtajat saattavat pitää ns.”nice to have” asioina, kuten tarinoita projekteista, kollegoista ja asiakkaiden kehuja.
Mutta ovatko nämä ”nice to have” viestit yksinkertaisesti mukavia – vai onko niissä muutakin? Tässä artikkelissa tutkimme näiden näennäisesti satunnaisten viestien piilotettua arvoa ja niiden mahdollista vaikutusta.
- Menestystarinoiden jakaminen
Monet työntekijät eivät välttämättä ymmärrä täysin, kuinka heidän työnsä vaikuttaa yrityksen yleiseen menestykseen, varsinkin jos he työskentelevät suurten projektien pienissä osissa. Todellisten tulosten ajatteleminen tuotantokerroksessa, tai tietojen syöttämisessä yrityksen ERP-järjestelmään voi olla vaikeaa. Jotta työntekijät olisivat ylpeämpiä työnantajastaan ja työstään, on tärkeää auttaa heitä näkemään työnsä tuoma lisäarvo.
Uutisten jakaminen onnistuneesti päättyneistä projekteista tai tärkeistä liiketoiminnan saavutuksista auttaa yrityksiä motivoimaan työntekijöitään. Vaikka suoraa vaikutusta ei olisikaan, kuten siivous- ja logistiikkapalveluissa usein tapahtuu, johto voi silti jakaa uutisia, kun arvostetut asiakkaat ovat saaneet päätökseen merkittäviä projekteja. Tämä varmistaa heille, että yrityksellä menee hyvin ja sen palveluille on kysyntää, mikä tarkoittaa, että heidän työtään arvostetaan.
- Muutosten markkinointi
Muutos ei ole koskaan helppoa organisaatioille, sillä usein monet työntekijät vastustavat sitä. McKinseyn tutkimus osoittaa, että 70 % muutosaloitteista epäonnistuu pääasiassa siksi, että työntekijät eivät ole mukana niissä.
Muutosten onnistumisen kannalta on tärkeää ottaa huomioon työntekijöiden näkökulmat. Organisaatiot tyypillisesti analysoivat ja suunnittelevat muutoksen ”ihmisnäkökulmaa” taloudellisten ja muiden näkökohtien ohella.
Jakamalla tietoja tulevista suunnitelmista ja projekteista annat työntekijöillesi tärkeitä näkemyksiä, jotka auttavat heitä muodostamaan mielipiteensä projektista ja määrittämään sitoutumistasonsa. Lisäksi tällöin työntekijät voivat muodostaa mielipiteensä oikeiden tietojen perusteella huhujen sijaan. Investointeihin ja uusiin projekteihin liittyvien päivitysten jakaminen saa myös työntekijät tuntemaan olonsa aktiivisemmaksi, varsinkin kun he voivat antaa nopeasti palautetta, ja tuntevat itsensä kuulluiksi.
Vaikka uutiset eivät olisikaan kaikille hyviä, avoin ja läpinäkyvä tiedottaminen on parempi, kuin pitää työntekijät hämärässä ja odottaa heidän täyttävän aukot itse. Joissain tapauksissa läpinäkyvyys voi osoittaa, että organisaatiolla on resursseja investoida tulevaisuuteen, mikä tarkoittaa suotuisampia työoloja ja pysyvyyttä.
- Uusien kasvojen toivottaminen tervetulleeksi
Uusien työntekijöiden esittely organisaatioon on välttämätöntä sujuvan perehdyttämisen kannalta (lue aiheesta lisää postauksestamme ”8 haastattelupostausta työntekijöiden esittelyyn + 31 haastattelukysymystä”). Kun tietää uuden kollegansa nimen sekä pientä taustatietoa, on yhteistyön aloittaminen ja uuden työsuhteen luominen luontevampaa. Suuremmissa yrityksissä voit jakaa
tietoja avainhenkilöistä tai jakaa enemmän tiimi- tai osastotasolla, kun taas pienemmät organisaatiot voivat esitellä kaikki työntekijät.
Työntekijöiden taitojen, harrastusten, taustojen ja kokemusten korostaminen auttaa rakentamaan yhteyttä kollegoiden välille. Ihmiset arvostavat hienoja työkavereita, olipa kyseessä joku, joka kiipeää vuorille, omaa poikkeuksellisia puutarhanhoitotaitoja tai harrastaa muita kiehtovia harrastuksia. Kun työntekijät tuntevat olevansa läheisempiä työtovereihinsa, he ovat yleensä sitoutuneempia työhönsä.
Sama periaate koskee olemassa olevia työntekijöitä, joilla on mielenkiintoisia tarinoita tai taitoja työn ulkopuolella. Jos sinulla on maratonia varten harjoitteleva kollega tai joku vapaaehtoisprojektissa mukana, hänen tarinoidensa jakaminen saa ihmiset tuntemaan yhteenkuuluvuutta.
On myös tärkeää jakaa tietoa uusista työntekijöistä, joilla on erikoisosaamista tai ainutlaatuisia taitoja. Tämä osoittaa, että organisaatio voi houkutella huippuosaajia, mikä antaa työntekijöille luottamusta tulevaisuuteensa yrityksessä ja tekee heistä sitoutuneita ja tyytyväisiä.
- Asiakkaan positiivinen palaute
Jokainen tykkää tulla tunnustetuksi ja arvostetuksi. Ja kaikilla organisaatioilla (ainakin teoriassa) on asiakkaita, jotka rakastavat tuotteitasi tai palveluitanne. Jaa tämä tieto kaikille kollegoillesi. Tämän positiivisen palautteen jakaminen kaikkien työntekijöiden kanssa lisää heidän ylpeytensä työstään ja yrityksestään.
On kuitenkin olennaista keskittyä ryhmiin tai osastoihin sen sijaan, että valitsisit yksittäisiä henkilöitä. Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit ”John sai kolme kehua viime viikolla”, voit sanoa: ”Osiollamme oli upea viikko ja se ilahdutti asiakkaitamme.”
Digitaaliset viestintätyökalut, kuten GuavaHR, helpottavat palautteen jakamista alkuperäisessä muodossaan, mutta jos sinulla ei ole digitaalisia työkaluja, voit ehdottomasti luoda artikkelin tyytyväisestä asiakkaasta ja jakaa sen painetussa muodossa tai hallintapaneelissasi.
Positiivisen palautteen tuoman hyvän olon lisäksi työntekijät saavat viestin siitä, että yrityksellä menee hyvin ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Tämä yleensä vaikuttaa heidän työpanokseensa positiivisella tavalla.
Miksi valita digitaalinen kanava?
Yhteisöllisyyttä tukevan tiedon jakaminen voi tukea suuresti työntekijöiden sitoutumista, pysyvyyttä ja yleistä työtyytyväisyyttä. Digitaaliset kanavat paitsi nopeuttavat viestien toimittamista jokaiselle työntekijälle, myös mahdollistavat laajemman tiedon jakamisen laajemman yleisön kesken.
Etätyönä olevien projektipäälliköiden päivitykset tai asiakastuen asiantuntijoilta saatu positiivinen palaute ovat usein aidompia kuin viestintäpäälliköiltä saadut kiillotetut versiot. Pohjimmiltaan sisäinen viestintä muistuttaa tuolia: sen pitkän aikavälin kestävyys hyötyy siitä, että sillä on enemmän jalkoja.
Jos haet loistavaa digitaalista työkalua sisäiseen viestintään, älä etsi enää. Varaa ilmainen esittelymme ja aloitetaan sisäinen viestintäsi!
