Oletko kuullut Paul Watzlawickista? Hän oli perheterapeutti, joka tutki järjestelmien viestintäprosesseja. Perheesi on järjestelmä. Yhteiskunta on järjestelmä. Ja organisaatiosi on myös järjestelmä.
Monilahjakkaan Gregory Batesonin työn pohjalta Watzlawick kollegoineen määritteli viisi perusaksioomaa, jotka ovat kaikkien ihmisten välisen viestinnän perusta. Näistä viidestä mielestämme mielenkiintoisin kohta on ajatus analogisesta ja digitaalisesta viestinnästä. Se tekee paljon helpommaksi päättää, mitkä kanavat sopivat käytettäviksi yrityksen viestintäkanavina ja mitkä on parasta jättää taakse.
Mitä ovat analogiset ja digitaaliset viestinnän menettelytavat?
Watzlawick oli 1960-luvulla työskennellyt kaveri, joten digitaalisella käsitteellä on tässä erilainen määritelmä kuin meillä yleensä. Digitaalisen muodon viitatessa sanalliseen sisältöön, analoginen muoto viittaa siihen, KUINKA viesti toimitetaan eli sanattomaan viestintään.
Vasta kun suhde on todella, todella hyvä, voit keskittyä vain sisältöön tai kuten Watzlawick sanoi, viestinnän digitaaliseen tasoon.
Esimerkiksi kun olet todella työskennellyt hyvän viestinnän luomiseksi kumppanisi kanssa, sinun ei aina tarvitse kysyä ”Onko jotain vialla?” heidän äänensä kuulostaessa vaisulta. Sen sijaan voit luottaa heihin ja keskittyä siihen, mitä he sanovat.
Työntekijäsuhteet ovat kuitenkin usein vaikeita. Watzlawick opetti meille, että useimmissa suhteissa ihmiset taipuvat luottamaan vaistoihinsa ja keskittymään evoluutiohistoriallisesti vanhempaan viestintätapaan: analogiseen.
Joten kun joku sanoo voivansa hyvin, mutta kuulet heidän äänensä värisevän, luotat jälkimmäiseen ja sivuutat heidän viestinsä sisällön. Tai kun kokouksen pitäjä sanoo, että ajatuksesi ja mielipiteesi merkitsevät – mutta ei anna aikaa palautteelle tai kysymyksille – huomaat ristiriidan ja alat suhtautua heidän sanoihinsa varauksella.
Kuinka Voin Valita Paremmat Viestintäkanavat?
Se, minkä Watzlawick määritteli, tarkoittaa, että kun sävysi, kehonkielesi, visuaalinen ilmaisusi, käyttäytymisesi tai viestintäkanavasi eivät vastaa viestiä… sanomasi sisällöllä ei oikeastaan ole väliä. Samoin oikea kanava voi lähettää viestin omasta puolestaan.
Joten kuinka valita loputtomasta viestintäkanavien valikoimasta – ilmoitustauluista, sovelluksista, televisiosta, sähköpostista, kokouksista, intranetistä jne. – viestiessäsi työntekijöillesi varastossa, tuotannossa, ratin takana tai delitiskillä?
Paul Watzlawickin ja hänen kollegoidensa löydösten avulla autamme sinua selvittämään mahdolliset piiloviestit, joita käyttämäsi kanava lähettää, ja valitsemaan ne, jotka auttavat rakentamaan parempia yrityksenlaajuisia suhteita.
Kuinka vertasimme viestintäkanavia?
Tässä artikkelissa pyrimme ottamaan huomioon sekä työntekijöiden että työnantajien näkökulmat viestintäkanaviin. Mikäli käytät kanavaa, joka ei sovellu tehtävään, se ei yksinkertaisesti tavoita vastaanottajaa, ja siksi työntekijän näkökulma on melko merkityksellinen.
Koska HR-työntekijöiden täytyy kuitenkin usein esitellä mahdollisen sisäisen viestintäkanavan edut ja haitat johdolle saadakseen tukea ja rahoitusta, sisällytimme tavoitteeseen tärkeät mittarit sitäkin varten.
Hinta ja muut kustannukset. Vertasimme alkuperäistä hankintahintaa (televisioille, sovelluksille jne.) sekä ylläpitokustannuksia, jos niitä on (tekstiviestit, kokoukset jne.).
Helppokäyttöisyys. Sinun täytyy todella astua työntekijöidesi kenkiin tämän suhteen. Toimistotyöntekijöille helppokäyttöisyys ei aina tarkoita helppokäyttöisyyttä varastotyöntekijälle, kuorma-autonkuljettajalle tai kassalle.
Mitattavuus ja tavoittavuus. Johtopäätösten tekemiseksi sisäisen viestintäkanaviesi kehittämiseksi vertasimme myös sitä, kuinka hyvin kanavan tavoittavuutta ja käyttöä voidaan mitata ja tutkimusten ja kokemuksemme perusteella, kuinka hyvin kanava ensinnäkään tavoittaa vastaanottajansa.
Tiedonkulku. Seuraavaksi tarkastelimme, mihin suuntaan viestintäkanavat sallivat keskustelun virrata: ylhäältä alas (työntekijät ovat vain vastaanottajia), alhaalta ylös (työntekijät kutsutaan mukaan ja he voivat herättää keskusteluja), vaakasuoraan (saman osaston, yksikön, sijainnin jne. ihmiset voivat viestiä keskenään). Olemme käsitelleet yksisuuntaisen organisaation viestinnän puutteita tarkemmin blogikirjoituksessamme: Työpaikan 11 suurinta viestintäongelmaa.
Huomiointi. Tällä halusimme ymmärtää, kuinka hyvin osallistujat voivat yleensä pysyä keskittyneinä kutakin viestintäkanavaa käytettäessä.
Toistettavuus. Tämä mittari liittyy saman tiedon useita kertoja jakamisen yksinkertaisuuteen: jotkut viestit on yksinkertaisesti toistettava, olipa kyseessä sitten muistutus tulevasta yritystapahtumasta, terveystarkastuksesta tai ISO-standardoinnin määräajasta.
Valinnanvapaus. Tämä kattaa yhden yksinkertaisen, mutta ratkaisevan kysymyksen: voiko työntekijä valita milloin ja missä kuluttaa kanavaa – voivatko he tehdä sen itselleen sopivimpana ajankohtana vai onko se rajoitettu kymmenen minuutin kahvitauolle ensimmäisen kerroksen ruokalassa?
Erinomainen yhteensopivuus. Tähän keräämme kaikki sisäisen viestinnän ideat, jotka sopivat kyseiselle kanavalle erittäin hyvin – niin yksinkertaista se on.
Mahdolliset ongelmat. Tähän osioon sisältyvät kaikki esteet ja huolenaiheet, joita saattaa nousta esiin tämän kanavan toteuttamisen tai käytön aikana.
Mahdolliset piiloviestit. Tämä on Watzlawickin idea: kanava voi itsessään lähettää viestin vastaanottajalle joko sen sisällön ristiriitaisuudesta (30 minuutin kokous suuren strategisen muutoksen osalta on siitä yksi esimerkki) tai viestimällä piiloviestin siitä, mitä vastaanottajalta todella odotetaan ja mitä hänestä ajatellaan (ja joskus myös lähettäjältä).
Parannusehdotukset. Kuinka hyödyntää täysimääräisesti tätä sisäisen viestinnän kanavaa ja jos teet jo paljon – mitä voit lisätä mennäksesi vieläkin pidemmälle.
Joten – ryhdytäänpä liikeviestintään.
Eri viestintäkanavat: vertailu
Valitsimme vertailuumme 7 eri viestintäkanavaa: kokoukset (sekä kasvotusten että verkossa), tekstiviestit ja ilmoitustaulut (joihin sisältyvät sisäiset televisiot) sekä useita digitaalisia viestintäkanavia, kuten sähköpostit, sosiaalinen media, chat-ratkaisut ja työntekijäsovellukset (sisältäen intranetit).
1. Kokoukset (kasvotusten ja verkossa)
Kokoukset ovat tärkeä viestintäkanava, koska ihmisinä tarvitsemme kasvokkaista vuorovaikutusta. Kenties tiedät sen toimistovitsin kaikista niistä kokouksista, jotka olisi voinut hoitaa sähköpostilla. Tilanne on kuitenkin toinen yrityksissä, kun kyse on toimiston ulkopuolella työskentelevien työntekijöiden välisestä viestinnästä. Kokoukset voivat olla hyödyllisiä suhteiden kannalta ja merkitä tärkeyttä, sillä toimitusjohtaja tai esimies on ottanut aikaa tullakseen puhumaan suoraan työntekijöilleen.
Hinta ja muut kustannukset. Vaikka ne ovat näennäisesti ilmaisia, kokoukset ovat hyvin kalliita: jokainen – joskus yli 100 ihmistä – käyttää arvokasta aikaansa, usein tuottavimpana aikanaan. Ja nämä kustannukset ovat jatkuvia.
Helppokäyttöisyys. Kasvotusten: jos ymmärrät kieltä tai saatavilla on käännös, on helppoa osallistua (ei niin helppoa osallistua itse). Verkossa: vaihtelee todella paljon riippuen IT-taidoista ja aikatauluista.
Mitattavuus ja tavoittavuus. Tavoittavuus on hyvä – mikäli kaikki kutsutut ovat paikalla, ja paikalla olijoiden mittaaminen on helppoa (mutta on vaikeampaa ymmärtää, kuka todella kuunteli).
Tiedonkulku. Kaikki hyvin: ylhäältä alas, alhaalta ylös ja vaakasuoraan.
Huomiointi. Hyvä – mikäli kokous pidetään lyhyenä (enintään 30 min).
Toistettavuus. Kokouksissa kuultua tietoa on vaikeaa toistaa, sillä ihmiset eivät halua tuhlata aikaansa kuulemalla samaa asiaa uudelleen.
Valinnanvapaus. Työntekijät eivät voi valita milloin he kuluttavat, ennakoitavuus ja rutiini voivat kuitenkin olla erittäin hyödyllisiä, varsinkin kriisitilanteessa.
Erinomainen yhteensopivuus. Kokoukset toimivat erittäin hyvin kaikille strategisille aloitteille, tärkeistä ongelmista keskustelemiselle ja lyhyiden toistuvien istuntojen muodossa muutosten kommunikoimiseen edellisen kokouksen jälkeen.
Mahdolliset ongelmat. Mahdolliset ongelmat koskevat puhujan pätevyyttä sekä motivaatiota. Esimerkiksi globaalin strategiamuutoksen uutisten välittämisen tulokset voivat vaihdella riippuen siitä, puhuuko asiasta toimitusjohtaja, PR-edustaja vai varastopäällikkö.
Viimeisten vuosien COVID-19-uhan takia monet meistä ovat tottuneet myös videoneuvotteluratkaisuihin. Vaikka meitä on huijattu uskomaan, että videoneuvottelusovellukset mahdollistavat toivotun kasvokkaisen viestinnän, todellista silmäkontaktia ei koskaan tapahdu, ja kasvojen ilmeet ovat niin selkeitä kuin kameran laatu sallii. Pidäthän siis mielessäsi, että videokokoukset eivät korvaa oikeassa elämässä tapahtuvia kokouksia, ja sinun on silti löydettävä tapa mahdollistaa myös todellinen vuorovaikutus.
Mikä on tämän kanavan mahdollinen piiloviesti?
Kysymyksille ja palautteelle jätetty aika; kuinka tiiviisti kokous on järjestetty ja puhujan valmistautuminen voivat kertoa paljon. Työntekijäsi voivat tuntea itsensä merkityksettömiksi, jos heille ei anneta mahdollisuutta vastata, tai he saattavat kokea, ettet kunnioita heidän aikaansa, jos kokoukset venyvät yli ajan tai eivät tunnu tärkeiltä.
Kuinka voit parantaa tällaisten viestintäkanavien käyttökokemusta?
Mikäli käytät kokouksia säännöllisesti, kuinka voit parantaa niitä? Lähetä kokousmateriaaleja ennakkoon ja jälkikäteen, anna tehtäviä varmistaaksesi, että osallistujat todella saivat tiedon, ja jatka asiaa toisessa kanavassa. Joissakin aiheissa voit tehdä kyselyjä kokouksen lopussa testataksesi, ymmärsivätkö ihmiset keskustellun aiheen.
2. Sähköpostit
Sähköpostit eivät häviä minnekään pian ja todennäköisesti pysyvät käytössä vielä vuosia eteenpäin. Mikäli pidät kirjallisesta viestinnästä, olet todennäköisesti myös sähköpostien kannattaja. Niitä kuitenkin käytetään yhä vähemmän yritysviestinnässä.
Hinta ja muut kustannukset. Sähköpostit ovat ilmaisia yksityiskäytössä ja alkavat 5€ kuukaudessa käyttäjää kohden yrityskäytössä. Ylläpito on ilmaista, mutta saattaa joskus vaatia IT-osaston apua.
Helppokäyttöisyys. Se on aika helppo.
Mitattavuus ja tavoittavuus. Ei helppo mitata, ellet lähetä sähköposteja massalähettämisohjelmistosta (mikä puolestaan lisää kustannuksia). Tavoittavuus on hyvä – tavoitat jokaisen, jolla on sähköposti, ja 80 % ajasta se on paljon, mutta kaikkien meneminen saapuneisiin viesteihinsä voi viedä aikaa.
Tiedonkulku. Kaikki hyvin: ylhäältä alas, alhaalta ylös ja vaakasuoraan.
Huomiointi. Heikko: toimiston ulkopuolella työskentelevät sivuuttavat usein sähköpostit, jos niitä ei tarvita kiireellisiin tehtäviin.
Toistettavuus. Se on helppo toistaa, mutta toisella ja kolmannella kerralla saat vielä vähemmän huomiota.
Valinnanvapaus. Työntekijät voivat valita milloin lukevat sähköpostin, olettaen että heillä on laite, jolla he voivat tehdä sen myös kotona.
Erinomainen yhteensopivuus. Sähköpostit sopivat parhaiten keskitason kiireellisyysasteen operatiiviseen tietoon, joka ei tarvitse nopeaa keskustelua.
Mahdolliset ongelmat. Sähköpostien ongelmat ovat kaksijakoisia. Ensinnäkin niitä on niin valtava määrä, että tärkeät asiat hukkuvat muun tiedon joukkoon. Toiseksi sähköpostia päivittäin käyttämättömät henkilöt (joita ovat suurin osa toimiston ulkopuolella työskentelevistä) voivat kamppailla sellaisten asioiden kanssa, jotka toimistotyöntekijät kokevat yksinkertaisiksi: vastaaminen kaikille tai vain lähettäjälle, sähköpostien lähettäminen oikealle listalle (todennäköisesti he eivät edes yritä) ja niin edelleen.
Uuden työntekijän perehdyttäminen on myös vaikeaa, kun sähköposti on ollut tärkein viestintäkanava tähän mennessä: heidät on hankala sisällyttää meneillään oleviin yrityskeskusteluihin, ja menneen, mutta edelleen olennaisen tiedon eteenpäin lähettäminen on aikaa vievää.
Sähköpostin avulla siirrettävän tiedon määrä voi vaikuttaa hyvältä, mutta pidempiä sähköposteja ei yleensä lueta loppuun asti, ja suurin osa lukijoista jättää ne kesken ensimmäisten 5–10 rivin jälkeen.
Mikä on tämän kanavan mahdollinen piiloviesti?
Käyttämällä sähköposteja yritys voi lähettää viestin, etteivät he oikeastaan välitä työntekijöidensä monimuotoisuudesta: johto tietää, että suurin osa heistä ei ole toimistossa valmiina johtamaan pitkiä ketjuja, mutta he käyttävät silti sähköpostia ensisijaisesti.
Lisänä sovellukselle tai intranetiin sähköpostit saattavat kuitenkin olla hyödyllisiä pienemmille ryhmille, erityisesti jos työntekijät ovat vanhempia eivätkä ole tottuneet chat-työkaluihin.
Kuinka voit parantaa tällaisten viestintäkanavien kokemusta?
Parantaaksesi sähköpostirutiinejasi ja avausprosenttejasi, varmista, että opetat työntekijöitäsi käyttämään CC- ja BCC-kenttiä välttääksesi tahattomat vastaukset koko vastaanottajalistan jäsenille, luo ja päivitä listoja säännöllisesti ja lähetä tietoa niin monelle henkilölle kuin tarpeellista, mutta mahdollisimman harvalle. Käytä tarkkoja otsikkoja ja käännä kirjeet kaikille yrityksen kielille. Mikäli käytät muita tiedotusvälineitä, ohjaa henkilöstöäsi niihin keskustelemaan lisää ja lukemaan enemmän. Kaiken kaikkiaan tämä antaa sinulle paljon paremman tavoittavuuden.
3. Oma sisäinen viestintäkanava (sovellus tai intranet)
Työntekijäsovellukset ovat digitaalisen viestinnän Graalin malja nykyaikaisille yrityksille. Sisäisen Viestinnän innovaattorit ja strategit pitävät työntekijäsovelluksia tehokkaimpina viestintäkanavina. Niihin kuuluu yleensä myös chat-toiminto ja ne voivat sisältää erilaisia henkilöstöhallinnon lisäosia, kuten koulutusta, dokumentointia ja projektinhallintatyökaluja. Hyvä työntekijäsovellus voi siksi todella parantaa tiimisi viestintää ja auttaa yritystä menestymään entistäkin paremmin.
Joissakin työntekijäsovelluksissa on omistettu tila, joka toimii virallisena viestintäkanavana. Tämä tarkoittaa organisaation tehtävän, vision, arvojen, tavoitteiden, menettelytapojen ja käytäntöjen jakamista sekä nykyisille työntekijöille että yhä enemmän myös asiakkaille, kumppaneille ja entisille työntekijöille. Lähitulevaisuudessa näemme sisäisen viestinnän yhdistyvän ulkoiseen viestintään yhä enemmän.
Hinta ja muut kustannukset. Omistettujen ratkaisujen hinnat alkavat 1,5–2 eurosta ja voivat nousta yli 10 euroon työntekijää kohden, sisältäen mahdollisuuden ostaa erillisiä lisäosia. Yleensä myös toteutuksesta veloitetaan erikseen (jos kerrot lukeneesi tämän artikkelin, saat sen ilmaiseksi!). Mikäli kyseessä on yritykselle räätälöity intranet (eikä sovellus, joka päivittyy säännöllisesti), myös kehittämisestä ja jatkuvasta ylläpidosta aiheutuu kustannuksia.
Helppokäyttöisyys. Mikäli kanava on moderni, se on helppokäyttöinen ja ihmiset kokevat sen samankaltaiseksi kuin päivittäiset sosiaalisen median kanavansa. Mikäli kyseessä on yritykselle erityisesti rakennettu intranet, se voi vanhentua nopeasti – ellet sitten arvaa oikein, mihin suuntaan digitaalinen kehitys on menossa.
Mitattavuus ja tavoittavuus. Molemmat ovat erittäin hyviä: GuavaHR-alustassa keskimääräinen tavoittavuutemme on 86 % kuukausittain.
Tiedonkulku. Kaikki hyvin: ylhäältä alas, alhaalta ylös ja vaakasuoraan.
Huomiointi. Melko hyvä, sillä sovellukset palvelevat pääasiassa ei-operatiivista tietoa, joka on hitaampaa, ja ihmiset saavat vilauksen ilmoituksista vilauksen siitä, mistä on kyse.
Toistettavuus. Helppoa ja voidaan tehdä useilla tavoilla kiinnittämällä, merkitsemällä tärkeäksi, lähettämällä muistutuksia jne.
Valinnanvapaus. Ehdottomasti – voit valita sekä laitteen (älypuhelin, tietokone, tabletti, TV) että ajan. Mikäli et pidä ilmoituksista työajan ulkopuolella, ne voidaan yleensä myös hiljentää tiettyinä aikoina.
Erinomainen yhteensopivuus. Työntekijäsovellukset sopivat erinomaisesti lähes kaikkeen yrityksen laajuiseen viestintään: kiireelliseen (jos käytät chattia tai tiettyä kanavaa), strategiseen, yritys- sekä sosiaaliseen viestintään. Yleensä sovelluksissa on omat omistetut viralliset ja epäviralliset viestintäkanavat, jotta voidaan osoittaa, että molemmat ovat merkityksellisiä ja niillä on oma paikkansa.
Mahdolliset ongelmat. Pidä mielessä teknologian sopeutumiskäyrä: useimmat ihmiset tarvitsevat aikaa sopeutumiseen. Vaikka tilastomme osoittavatkin, että vanhemmat työntekijät ovat yhtä aktiivisia käyttäjiä kuin muutkin jo mukana ollessaan, heidän sopeutumisprosessinsa vie vain hieman enemmän aikaa.
Mikä on tämän kanavan mahdollinen piiloviesti?
Oman yrityksen sisäisen viestinnän omistetun sovelluksen käyttö osoittaa, että viestintä on todella tärkeää organisaatiollesi, ja että se on yksi yrityksen peruspilareista, jonka varaan kaikkea muuta voi rakentaa.
Kuinka voit parantaa tällaisten viestintäkanavien käyttökokemusta?
Mikäli organisaatiollasi on jo työntekijäsovellus, meillä on perusteellinen artikkeli siitä, kuinka voit parantaa sen käyttöönottoa, käyttäjien aktiivisuutta sekä osallistumista. Katso artikkeli täältä: Kuinka Parantaa Sisäistä Viestintää.
4. Ilmoitustaulut ja sisäiset televisiot
Yleensä tehtaissa ja varastoissa nähtävät ilmoitustaulut sekä sisäiset näytöt ovat ehdottomasti parempia kuin täysi tiedottomuus, mutta niissä on useita suuria ongelmia, joista pääongelmana on kaksisuuntaisen kommunikaation täydellinen puuttuminen.
Hinta ja muut kustannukset. Televisioiden kustannukset ovat korkeat, samoin jatkuvat järjestelmäpäivitykset tietosi virtaamiseksi. Matkustamisen kulut ilmoitustaulujen päivittämiseksi eri sijainneissa, kaupungeissa tai maissa aiheuttaa vielä suurempia kustannuksia: todennäköisesti teet sen, kun sinun täytyy mennä paikan päälle muutenkin, ja se saattaa tapahtua epäsäännöllisesti, harvoin tai epätasaisesti eri sijaintien välillä, jättäen jotkut ihmiset silmukan ulkopuolelle tai laahaamaan perässä.
Helppokäyttöisyys. Hyvä työntekijälle – vastaanottajalta ei tarvita paljon tai lainkaan toimia. Ylläpitäjälle se on kuitenkin hankala.
Mitattavuus ja tavoittavuus. Molemmat ovat suhteellisen mahdottomia – ei ole hyvää tapaa tietää, kuka on saanut viestisi.
Tiedonkulku. Ainoastaan ylhäältä alas. Voit reagoida (kirjoittaa paperille ilmoittautumista varten tai skannata QR-koodin), mutta keskustelu tai vuoropuhelu ei ole mahdollista ilman jatkoa kokousten, sähköpostien, sovellusten jne. avulla.
Huomiointi. Ei hyvä, varsinkin jos televisiot ovat rentoutumiseen tarkoitetuilla alueilla tai siirtymäalueilla, kuten pukuhuoneissa, kun työ ei ole vielä alkanut, ja ihmiset voivat kokea sen tunkeilevana. Huomio huononee myös ajan myötä (katso seuraavaa keskustelukohtaa).
Toistettavuus. Viestien toistaminen on helppoa, ja se on myös suuri ongelma (tiedämme – sen tekeminen oikein ei ole helppoa!). Henkilöstösi näkee samat viestit tuhansia kertoja useiden viikkojen aikana, mikä lopulta saa heidät unohtamaan koko kanavan, koska sisältö harvoin muuttuu.
Valinnanvapaus. Sitä ei oikeastaan ole – sinun on kulutettava tietoa siellä, missä ilmoitustaulu tai televisio on, ja jopa silloin sinun on noudatettava valittua tahtia.
Erinomainen yhteensopivuus. Ei oikeastaan ole mitään, mitä ilmoitustaulut ja televisiot tekevät, mitä ei voitaisi korvata työntekijäsovelluksen toiminnolla. Ilmoitustaulut voivat kuitenkin toimia sosiaalisiin asioihin kuten peleihin, arvontoihin, ilmoittautumisiin ja vapaaehtoisiin tiedonvaihtoihin. Mikäli sinulla on työntekijöitä, jotka eivät halua ottaa käyttöön digitaalisia ratkaisuja, saatat joutua tarjoamaan tärkeimmät asiat heille kaksinkertaisena helposti saatavilla olevalla tavalla.
Mahdolliset ongelmat. Periaatteessa niissä ei ole oikeastaan mitään muuta kuin ongelmia, suurimpana niistä tiedon saapuminen väärään aikaan, kun työntekijät haluavat levätä (pukuhuoneissa tai ruokaloissa) tai heidän huomionsa ollessa muualla (tuotantolinjojen tai varastotilojen vieressä).
Mikä on tämän kanavan mahdollinen piiloviesti?
Ennen kaikkea se voi välittää viestin, että työntekijöiden vastaus ei ole tärkeää, koska hallintapaneelit on tarkoitettu vain yksisuuntaiseen viestintään (ellet sitten ala erittäin luovaksi). Lisäksi, jos ilmoitustaulu näyttää sotkuiselta ja vanhentuneelta tai jos TV on poissa käytöstä jonkin aikaa, työntekijät saattavat kokea, ettei viestintä yksinkertaisesti ole tärkeää.
Kuinka voit parantaa tällaisten viestintäkanavien käyttökokemusta?
Jotkut työntekijäsovellukset ja intranetit tarjoavat ratkaisuja sisäisten TV-ruutujen synkronoimiseksi RSS-syötteiden avulla: näin tieto ainakin päivittyy jatkuvasti (mutta ei silti ole henkilökohtaista tai kaksisuuntaista), ja ruutu toimii uutisportaalina kannustaen käyttäjiä kuluttamaan enemmän tietoa muualta.
5. Tekstiviestit
Vaikka suuri osa nykyaikaisesta sisäisestä viestinnästä on siirtynyt sovelluksiin, vanhaa kunnon tekstiviestiä käytetään yhä osana liiketoiminnan viestintää.
Hinta ja muut kustannukset. Tekstiviesti maksaa noin 5-10 senttiä, mutta viestin pituus voi vaihdella kielen ja merkkimäärän mukaan. Lähettäjän on myös oltava vakiintunut palveluntarjoajan kautta, jotta työntekijät tietävät, mistä viesti tulee.
Helppokäyttöisyys. Erittäin helppoa.
Mitattavuus ja tavoittavuus. Voit tavoittaa kaikki puhelinnumerolla, mutta tavoittavuutta ei ole helppo mitata.
Tiedonkulku. Vain ylhäältä alas, elleivät työntekijät tiedä, kenelle vastaavat.
Huomiointi. EU:ssa ihmiset kiinnittävät paljon huomiota tekstiviesteihin, mutta tekevät niin paljon vähemmän Yhdysvalloissa.
Toistettavuus. Helppoa – mutta lopulta kallista.
Valinnanvapaus. Niin ja näin: toisin kuin ilmoitukset, et voi aina (etkä halua) sulkea tekstiviesti-ilmoituksia pois päältä ja saatat saada tietoa myös työajan ulkopuolella.
Erinomainen yhteensopivuus. Nopeita ilmoituksia kiireellisistä asioista, kuten onnettomuuksista, ja tulevaisuudessa tapahtuvien suunniteltujen toimintojen muutoksista.
Mahdolliset ongelmat. Tekstiviestissä voi sanoa rajallisesti asioita ja kommunikoit todennäköisesti vähemmän, jos tiedät, että jokainen sana kirjaimellisesti maksaa. Monikielinen viestintä ja tilapäistyöntekijöiden tai ulkomaalaisilla numeroilla työskentelevien työntekijöiden tavoittaminen voi myös olla vaikeaa.
Mikä on tämän kanavan mahdollinen piiloviesti?
Tekstiviestit ovat loistavia, koska ne tuntuvat henkilökohtaisilta ja kertovat vastaanottajalle, että haluat todella saada viestisi perille heille. Ne voidaan kuitenkin nähdä tunkeilevina ja nähdään yleensä välittömästi sekä työajan aikana että sen ulkopuolella.
Kuinka voit parantaa tällaisten viestintäkanavien käyttökokemusta?
Jotkut työntekijäsovellukset sallivat tekstiviestien lähettämisen lisäksi viestien julkaisemisen vastatakseen vähemmän teknologisesti lahjakkaiden työntekijöiden tarpeisiin – ja se on loistava yhdistelmä! Lisäksi tekstiviestien periaatteiden selittäminen uusien työntekijöiden perehdytyksessä tekee kanavasta tehokkaamman.
6. Sosiaalinen media
Sosiaalisella medialla tarkoitamme kanavia, jotka kattavat sekä uutissyötekomponentin että viestisovellukset. Tunnetuin niistä on Facebook, mutta muita vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Vero, LinkedIn, TikTok, Instagram ja useat muut, ja ne vaihtelevat eri maissa. Joitakin niistä voidaan käyttää ensisijaisena sisäisenä viestintäkanavana, toisia rekrytoinnin tai tiimihengen luomisen parantamiseen. Lisäksi on myös viestipainotteisia sosiaalisen median kanavia: Viber, Telegram, WhatsApp ja vastaavat.
Hinta ja muut kustannukset. Suurimmat osat alustoista ovat ilmaisia.
Helppokäyttöisyys. Työntekijälle se on helppoa ja tuttua, mutta HR-päällikölle se voi olla hankalaa: joidenkin kanavien yritysversiot eivät tarjoa lainkaan tai vain hyvin rajallista tukea, eivätkä ne integroidu muiden kanavien kanssa.
Mitattavuus ja tavoittavuus. Facebookin käyttö vähenee sekä EU:ssa että Yhdysvalloissa, mutta jos ihmisilläsi on tilejä ja he hyväksyvät pyyntösi, tavoitat heidät kaikki. Tavoittavuus saattaa saada sinut uskomaan, että kaikki lukevat viestisi, mutta he saattavatkin vain selata sen ohi tai avata ilmoituksen.
Tiedonkulku. Kaikki hyvin: ylhäältä alas, alhaalta ylös ja vaakasuoraan. Mikäli sinulla on työntekijöitä useilla kielillä, on todennäköistä, että kielivähemmistöt käyttävät aivan erilaista sosiaalisen median alustaa kuin enemmistö.
Huomiointi. Ei hyvää, sillä viestisi hukkuvat muiden uutissyötteiden päivitysten sekaan – ja ne, joihin työntekijät reagoivat eniten, pusketaan esiin ensin. Lisäksi algoritmit muuttuvat jatkuvasti.
Toistettavuus. Viestin toistaminen sosiaalisessa mediassa on helppoa.
Valinnanvapaus. Niin ja näin. Se on samankaltaista kuin tekstiviestien kanssa: kyllä, voit valita milloin ja missä vuorovaikutat kanavan kanssa. Mutta et voi todella välttää työhön liittyviä viestejä tai julkaisuja työajan ulkopuolella, koska ne ovat henkilökohtaisten viestien ja julkaisujen vieressä, odottaen sinua lukemaan ja vastaamaan.
Erinomainen yhteensopivuus. Työnantajan brändäysviestien jakaminen tarkoituksena saada työntekijät jakamaan niitä uudelleen.
Mahdolliset ongelmat. Varjoviestintä on tämän kanavan suurin ongelma. Mikäli yritys antaa esimerkin jakamalla tietoa Facebookissa tai muissa epävirallisissa viestintäkanavissa, syntyy yksityisiä keskusteluja työntekijöiden välille, joita ei enää hallita johdon toimesta. Tämä luo täydellisen ympäristön virheellisen tiedon ja juorujen leviämiselle.
Valitettavasti tiedot, joihin HR:llä tai viestinnän henkilöstöllä ei ole pääsyä, on myös äärimmäisen vaikea kumota. Varjoviestintä voi myös lisääntyä, kun työntekijöille jaetut työkalut eivät kykene hoitamaan tehtäväänsä (esimerkiksi kun intranet on huono, turvaudut Facebookiin joka tapauksessa).
Toinen aihe koskee tietoturvaa ja mahdollisia tietovuotoja, joita on sattunut aiemmin ja todennäköisesti sattuu myös tulevaisuudessa. On siis aina olemassa osa tietoa, jota et tunne turvalliseksi jakaa tällaisessa ympäristössä.
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, oikean alustan valitseminen voi olla haaste. Facebook voi olla liian tylsä nuorille, TikTok liian videokeskeinen ja intensiivinen, ja LinkedIn liian yrityslähtöinen.
Mikä on tämän kanavan mahdollinen piiloviesti?
Sosiaalisen median kanavien, kuten Facebookin tai Veron, käyttö voi välittää viestin, että yritys ei kunnioita työntekijöidensä työn ja henkilökohtaisen elämän tasapainoa, tunkeutuen jatkuvasti heidän kumppaneidensa, päivämääriensä, lastensa, vanhempiensa ja ystäviensä viestien sekaan.
Kuinka voit parantaa tällaisten viestintäkanavien käyttökokemusta?
Mikäli suosikki sosiaalisen median kanavallasi on saatavilla yritysversiona, tämä olisi ensimmäinen askel – se luo jonkinlaisen rajan työn ja vapaa-ajan välille.
7. Chat-ratkaisut
Chat-ratkaisut ovat pikaviestintäratkaisuja, kuten Slack ja Teams, mutta myös viestintäsovelluksia kuten Viber, Telegram tai WhatsApp (vaikka ne ovatkin lähellä sosiaalisen median kanavia). Yritysviestit ovat usein operatiivisia, ja yritykset pyytävät chat-toimintoa parantaakseen digitaalisia viestintäkanaviaan.
Hinta ja muut kustannukset. 2 eurosta (Microsoft Teamsis) jopa 6 euroon (Slack) työntekijää kohti.
Helppokäyttöisyys. Se on melko helppoa, mutta riippuen työkalusta, haku ei välttämättä toimi tarpeen mukaan (edes Facebook Messenger ei ole ratkaissut tätä ongelmaa vuosiin).
Mitattavuus ja tavoittavuus. Voit tavoittaa kaikki älypuhelimilla tai tietokoneilla. Kaikkien kanavien ja keskustelujen hallitseminen on kuitenkin toteutettavissa vain pk-yrityksissä, joissa on enintään 100 työntekijää tai kaiken ollessa erittäin hyvin järjestettyä (kaikilla työntekijöillä ei kuitenkaan ole taitoja tai kokemusta noudattaa rakennetta).
Tiedonkulku. Kaikki hyvin: ylhäältä alas, alhaalta ylös ja vaakasuoraan.
Huomiointi. Parhaimmillaan kohtalainen. Arkipäiväisestä keskustelusta syntyy kymmeniä tai satoja ilmoituksia, ja siksi ajan myötä tapahtuu samoin kuin sähköpostien kanssa: tärkeät hitaat tiedot häviävät, ja operatiiviset yksityiskohdat välittyvät.
Toistettavuus. Helppoa, mutta viestit katoavat vielä enemmän kuin sähköpostit. On kuitenkin olemassa tapoja parantaa tärkeiden julkaisujen suunnittelua niin, että ne huomataan paremmin selatessa.
Valinnanvapaus. Kyllä ja ei: kyllä, jos kyseessä on liiketoimintaratkaisu kuten Slack; ei, jos kyseessä on jotakin WhatsAppin kaltaista, jota käytetään myös henkilökohtaisiin viesteihin.
Erinomainen yhteensopivuus. Chat-ratkaisut ovat loistavia pienille ryhmille ja tiimiviestintään sekä täydellisiä operatiiviseen viestintään, kuten ”Kuka voi ottaa kassan 5 haltuunsa 10 minuutissa”. Lisäksi sosiaaliset keskustelut tuntuvat virtaavan siellä luonnollisesti.
Mahdolliset ongelmat. Yrityksenlaajuisena kanavana pikaviestimet eivät saavuta odotettua tavoitetta.
Mikä on tämän kanavan mahdollinen piiloviesti?
Toisaalta chat-ratkaisut voivat osoittaa työntekijöillesi, ettet halua hämmentää heitä vielä yhdellä sovelluksella ja välität heidän mukavuudestaan. Kuitenkin, kun ajanmukaiset tekniset taidot ovat päivä päivältä oleellisempia, tämä voisi saada yrityksen vaikuttamaan muiden jäljessä laahaavalta.
Kuinka voit parantaa tällaisten viestintäkanavien käyttökokemusta?
Selkeiden ohjeiden määrittäminen siitä, mihin chat-ratkaisu on tarkoitettu (ja mihin ei), helpottaa työntekijöiden kanavan käyttöä ja ohjaa heitä muihin medioihin lisätiedon saamiseksi.
Onko olemassa vääriä viestintäkanavia?
Ei. Toisen järjestelmällisten ajattelijoiden ja terapeuttien idean mukaan ei ole olemassa oikeita tai vääriä viestintäkanavia: jokin joko toimii tai sitten ei. Oikeat viestintäkanavat sinulle ovat ne, jotka toimivat.
Sanomme aina uusille asiakkaillemme, jotka epäröivät sen kanssa, mitä he tekisivät ilmoitustaulujensa ja sisäisten televisioidensa kanssa GuavaHR-alustalle rekisteröitymisen jälkeen – säilytäkkää ne! Niiden käytössä ei ole mitään vikaa, kunhan ainakin yksi työntekijä saa niistä uutta tietoa tai muistutuksen vanhasta. Mikäli olette tyytyväisiä työhön ja lisäkustannuksiin – käyttäkää niitä.
Kuitenkin… paras viestintäkanava sinulle on se, joka ei vain välitä viestiä, vaan myös parantaa suhteita ja auttaa yrityksen viestintää kehittymään edelleen. Eikä se tapahdu kaikkien saatavilla olevien eri viestintäkanavien avulla.
Olisiko GuavaHR loistava viestintäkanava yrityksellesi?
GuavaHR on työntekijäsovellus ja HR-ratkaisu yrityksille, joilla on toimiston ulkopuolella työskentelevää henkilöstöä. Mikäli etsit tuotetta, joka ohjaa työntekijöidesi perehdytyksen sovellukseen, tukee sinua matkalla ja tarjoaa valikoiman lisäosia – oppimisesta ilmiantoon -, voisimme olla hyvä valinta. Täytä lomakkeemme ja saadaan sisäiset viestintäkanavasi kertomaan oikeita asioita!
