Bendravimas yra pagrindinė lyderystės funkcija. Be informacijos davimo ir gavimo, tai taip pat sukuria kultūrą, leidžia darbuotojams diskutuoti ir pateikti atsiliepimus, skatina įsitraukimą, mažina kaitą, padeda jūsų darbuotojams susidaryti įspūdį apie įmonės viziją ir vertybes, palaiko pokyčius, valdo krizę ir dar daugiau. Palikite ryšius be jūsų dėmesio – ir gali kilti didelių problemų įvairiose srityse.
Šiame straipsnyje aptarsime 11 pagrindinių prastos komunikacijos savybių ir pateiksime kiekvienos problemos sprendimą. Šiame straipsnyje ne tik aprašysime šias rimtas komunikacijos problemas, bet ir tam tikras pramonei būdingas komunikacijos problemas.
Pažvelkime vienuolika pagrindinių vidinės komunikacijos problemų ir kodėl jos tokios svarbios.
11 komunikacijos problemų darbo vietoje
1. Reaktyvumas vietoj aktyvumo
Proaktyvaus elgesio poreikis paprastai išauga per pokyčius, tokius kaip susijungimai, įsigijimai ar krizių, metu. Žodis „reaktyvus“ pats savaime reiškia, kad įvykių valdymas yra kažkieno rankose ir jūs jau susiduriate su komunikacijos avariją.
Kita vertus, būdamas iniciatyvus, galite iš anksto planuoti ir kurti pasirinkimus iš ankto ir koreguoti būsimus pranešimus pagal darbuotojų atsiliepimus. Informacijos trūkumas sukelia apkalbas, o tai gali sukelti dar vieną krizę, prie jau esamų iššukių, su kuriais jau tvarkotės.
Efektyvus bendravimas reiškia bendravimą prieš pokyčius, jų metu ir po jų, o ne tik darbuotojų atnaujinimą po to, kai viskas jau įvyko. Kai tikitės pokyčių arba matote artėjančią krizę, paprašykite savo komunikacijos komandos dalyvauti strategijos ar projekto planavime nuo pat pirmo susitikimo.
2. Šešėlinė komunikacijos
Privačios žinutės ir skambučiai turi savo laiką ir vietą dalykiniame bendravime, tačiau galimas pavojus yra reguliarus socialinės medijos naudojimas verslo komunikacijai. Jei įmonės vadovybė rodo pavyzdį, dalindamasi informacija per Facebook ar WhatsApp pokalbius, kyla privačių pokalbių tarp darbuotojų, kurių vadovybė nebekontroliuoja. Tai sukuria vadinamąjį šešėlinę komunikaciją.
Tačiau pokalbiai, vykstantys šešėlyje, idealiai tinka klaidingai informacijai ir apkalboms atsirasti. Deja, informaciją, kuri nėra prieinama žmogiškųjų išteklių ar komunikacijos darbuotojams, taip pat labai sunku diskredituoti.
Šešėlinė komunikacija taip pat gali kilti, kai darbuotojams suteiktos priemonės yra netinkamos darbui. Todėl sprendimas čia yra labai paprastas: sukurkite oficialius komunikacijos kanalus ir pateikite įrankius, kurie iš tikrųjų atitinka jūsų darbuotojų poreikius.
3. Netinkamų įrankių naudojimas
Didelės grupės el. laiškas be darbuotojų grupės pasirinkimo, skelbimų lentoje kitoje miesto pusėje, kurią reikia atnaujinti rankiniu būdu, informaciniai ekranai be dvipusio ryšio ir neanoniminė pasiūlymų dėžutė, – tai tik keli skaudūs pavyzdžiai .
Tinkami įrankiai leidžia pasiekti norimą rezultatą ir tai atlikti laiku. Naudokite bendravimo įrankius, kurie leidžia atlikti išsamų taikymą ir sukuria kuo mažiau triukšmo. Pasirinkite modernius sprendimus, kuriems nereikia fizinio buvimo. Įgalinkite abipusį bendravimą ir garantuokite kiekvieno privatumą bei saugumą, pateikdami anoniminius būdus, kaip pranešti apie svarbias problemas. Taip pat patenkinti poreikius tų, kurie neturi prieigos prie kompiuterio.
4. Viską palikti priekinės linijos vadovams
Priekinės linijos vadovai neturėtų būti atsakingi už tai, kad yra vieninteliai savo komandos narių pranešimų siuntėjai, tačiau dažnai jie tokie ir yra. Įįmonės vidinės komunikacijos strategija turėtų paremti jų ir taip labai sudėtingą vaidmenį.
Užuot raginę darbuotojus paskelbti savo klausimus ir rūpesčius per savo tiesioginį vadovą, suteikite jiems tiesioginį kanalą, kad pasiektų reikiamą darbuotoją. Viešai užduodami svarbūs klausimai taip pat gali padėti kitiems darbuotojams, kuriems galėjo kilti tie patys klausimai, ir padės komandiniam darbui išspręsti problemas.
5. Neklausyti aktyviai = Klausytis pasyviai
Kai kurie įsijungia foninę muziką mūsų treniruočių sesijoms arba leidžia Netflix fone, kai bendrauja su draugais. Tai pasyvus klausymasis, ir tai nėra savaime blogai. Tačiau yra mažai vietos būti pasyviam darbo vietoje.
Paprasčiau tariant: pasyvus klausymasis reiškia girdėti, bet nesiklausytų. Aktyvus klausymasis apima atsiliepimų apie tai, ką ką tik girdėjote, pateikimą ir vienas kito minčių atspindėjimą, kad patvirtintumėte, jog teisingai supratote kitą asmenį. Tam reikia daug daugiau suvokti savo elgesį ir kai kurių tikrų klausymo įgūdžių.
Užuot ruošę savo argumentus savo galvoje, kol kitas žmogus kalba, ugdykite savo klausymo įgūdžius būdami visiškai šalia ir duodami atsaką atgal. Tokiu būdu jūs taip pat geriau įsiminsite turinį.
6. Palikti kažką už grupės ribų
Tai dažnai atsitinka bendraujant su priekine linija ir pirmosios linijos darbuotojais, kai atskirų darbuotojų skirtumai yra didžiuliai, tačiau dažnai praleidžiama pro pirštus. Komandos nariai, neturintys įmonės el. paštų ar įrenginių, esantys atokioje vietoje arba turintys toksišką ar pasyvų vadovą, tiesiog paliekami nuošalyje.
Nors tokie darbuotojai gali būti tik per telefono skambučio atstumą, nei vienas vidinės komunikaicjos vadovas, 500 žmonių įmonėje niekada neturėtų gaišti savo laiko, kad taip informuotų darbuotojus.
Kaip pakviesti kiekvieną darbuotoją į ratą ir išvengti bendravimo darbo vietoje problemų? Pasirinkite pirmiausia mobiliesiems skirtą ryšio priemonę, kuri suteikia prieigą tiek su kompiuteriais, tiek išmaniaisiais telefonais ir planšetiniais kompiuteriais. Įsitikinkite, kad registruotis galima keliais būdais: el. paštu, telefono numeriu, QR kodu arba PIN kodu. Rinkitės tik tokį tiekėją, kuris tinka visoms jūsų įmonės kalboms. Nustatykite kelis viešus planšetinių kompiuterių stovus arba leiskite žmonėms naudoti kompiuterį. „Visi“ eina toliau nei „visi biure“.
7. Komunikavimas tik į vieną pusę
Darbo vietos bendravimo problemos prasideda nuo naivios prielaidos, kad darbuotojai supranta kiekvieną jiems pateiktą informaciją ir niekada neturi ko paklausti. Niekas negali būti toliau nuo tiesos, tačiau kai kurie vadovai vis tiek ieško komunikavimo sprendimo, kuris nesuteikia jokios galimbės paklausti, komentuoti ar palikti atsiliepimą.
Rinkdamiesi tinkamas komunikacijos priemones darbo vietoje, ieškokite sprendimų, skatinančių darbuotojų įsitraukimą. Suteikite jiems balsą: per komentarų skiltį, ataskaitos formą, pasiūlymų dėžutę, grupines diskusijas, įrašų kūrimą, atsiliepimų formą, pokalbius ar greitas apklausas. Susitikimų pabaigoje taip pat palikite šiek tiek laiko klausimams.
8. Komunikacijos standartų trūkumas
Nėra nieko blogo neturėti tobulai suprojektuotų vizualų savo komunikacijai. Tačiau stenkitės nesiųsti didelės teksto dalies ir neatsižvelgti į visus galimus formatavimo pasirinkimus. Tas pats pasakytina apie kūno kalbą ir akių kontaktą: pagrindiniai jūsų darbo komandos komunikatoriai turėtų būti susipažinę bent su pagrindais „Ką daryti, ko nedaryti“.
Jei pastebite, kad jūsų generaliniam direktoriui ar kitam asmeniui gali prireikti pagalbos dėl el. pašto, rašytinių bendravimo įgūdžių ar bendravimo idėjų, švelniai pastumkite juos teisinga linkme – tai yra jūsų unikalūs įgūdžiai, dėl kurių jie jus pasamdė. Sukurti standartą, kuriuo galėtų vadovautis jūsų verslo žmonės, gali būti gera idėja, tačiau padarykite paprastai, kad nepražudytumėt kažkieno iniciatyvos ir neispaustumėį jų į griežtus rėmus.
9. Neleiskite teigiamiems atsiliepimams prapulti
Įsivaizduokite konditerijos fabriko darbuotoją, kuris niekada negauna puikių atsiliepimų už specialų užsakymą, kurį atliko. Jei pirmosios eilės darbuotojams nėra lengvo būdo kuo greičiau pasidalinti teigiamais klientų atsiliepimais su kitais darbuotojais, jie to nepadarys. Arba grįžtamasis ryšys bus prarastas daugelyje el. laiškų, tarp daugelio skyrių, tarp tų dviejų žmonių.
Sukurkite kanalą savo vidinio bendravimo kanale, kuris skirtas tik pagyrimams ir geriems atsiliepimams. Nauda yra trejopa: žinia iš tikrųjų pasieks tą žmogų, kurį ketinama pasiekti, visi komandos nariai įgis energijos, o jūsų verslo vertybės aiškiai išsiskirs.
10. Nereguliarus ar retas bendravimas
Nėra tokio dalyko kaip nebendravimas. Tylėjimas ar nenuoseklumas taip pat yra bendravimas, todėl jūsų žmonėms siunčiamos dvi aiškios žinutės: kad jūs nežinote, ką darote, ir kad jūsų darbuotojai nėra jūsų prioritetas.
Jei jūsų tvarkaraštis yra įtemptas, nustatykite strateginį požiūrį: iš anksto planuokite vidinę komunikaciją naudodami Excel planavimo priemonę, planuokite pranešimus, įtraukite kitus turinio kūrėjus ir peržiūrėkite savo IC analizę, kaip jūsų bendravimo modeliai veikia jūsų darbuotojus. Jei išlaikysite savo darbuotojų santykius nepažeistus ir aktyvius, yra tikimybė, kad kai jums tikrai reikės kuo greičiau juos informuoti, jie jau bus pasiruošę klausytis.
11. Prašymas prisidėti ir nesekti toliau
Greitos, reguliaros apklausos, kuriuose prašoma darbuotojų kas savaitę pranešti apie savo savijautą ar pasitenkinimą, yra puikios. Tačiau neduodant atsako atgal, ar npasakyti jiems, kokiems sprendimams jų atsakymai turėjo įtakos, verčia susimąstyti, kodėl iš pradžių kreipėtės į juos. Jei pakartotinai prašote darbuotojo indėlio, bet niekada nepateikiate atsiliepimų, tikėkitės, kad jų motyvacija išnyks.
Verčiau kas mėnesį apžvelkite darbuotojų iškeltas problemas ir jų poveikį ir pateikite eNPS, greitų ar pasitenkinimo apklausų rezultatus. Tai padidina verslo skaidrumą ir skatina įsitraukimą.
Pagal industriją būdingos komunikacijos problemos
Kalbant apie komunikacijos iššūkius organizacijoje, daug kas priklauso ir nuo konkrečios pramonės šakos. Pavyzdžiui, prasta komunikacija įmonėje, kurioje yra išsibarsčiusi darbo jėga, pavyzdžiui logistikoje, palyginti su įmone, kurios ataskaitų teikimo linija yra sudėtinga, tokioje kaip mažmeninėje prekyboje, turi savitų skirtumų. Pažvelkime į pagrindines pramonės šakas ir komunikacijos darbo vietoje iššūkius po vieną.
Logistika ir sandėliavimas
Logistikos įmonės susiduria su dideliu komunikacijos iššūkių pasirinkimu, nes kurjeriai ar vairuotojai dažniausiai būna kelyje. Tokių įmonių darbuotojams turi būti teikiami mobiliesiems skirti sprendimai.
Grįžus į sandėlį, kyla įvairių bendravimo problemų, pavyzdžiui, kaip pranešti apie neatidėliotinus saugos klausimus ir gauti atsiliepimų apie tai, kaip vyksta taisymo procesas.
Gamyba
Vidutinė gamybos įmonė paprastai turi keletą gamyklų įvairiose vietose. O jei bendravimas darbo vietoje reiškia, kad naujienos platinamos lankstinukuose arba per pirminius vadovus, galima drąsiai manyti, kad skirtingi darbuotojai informaciją gauna labai skirtingu laiku.
Kita svarbi problema, trukdanti produktyvumui ir darbuotojų įsitraukimui, yra nieko nežinojimas apie jūsų gaminamo produkto galutinį vartotoją. Teigiami klientų atsiliepimai dažnai skelbiami įmonės socialinėje medijoje ar tinklalapyje, tačiau retai siunčiami atgal pradiniams kūrėjams.
Statybos
Statybininkai yra išsibarstę po įvairias statybvietes, o tai reiškia, kad jie mato tik savo tiesioginius kolegas, tačiau neturi bendro visos organizacijos vaizdo. Mobilieji vidiniai komunikacijos kanalai tiems darbuotojams siūlo galimybę pažinti visą verslą, per el. paštą ar rašytinę žinutę, atspausdintame lapelyje – tiesiog padidina atotrūkį tarp jų ir organizacijos.
Apgyvendinimas
Bendravimas darbo vietoje apgyvendinimo, svetingumo srityje yra susijęs su iššūkiais, apimančiais tiek konkrečius padalinius, tiek kasdienius pranešimus, tiek su didesnėmis visos įmonės problemomis. Visų pirma, klausimai nepasiekia vadovų ar vadovybės. Antra, dalykai taip apt netvarkingi viešbučio ar restorano viduje. Namų tvarkymo ir registratūros darbuotojai yra nesusiderinę, o kambariai, kuriuos reikia išvalyti iki 14 val. yra netvarkingi, o kambariai į kuriuos svečiai atvyks tik vakare – yra pirmiausia sutvarkomi.
Mažmeninė ir didmeninė prekyba
Bendravimo darbo vietoje klaidos, dažnai išryškėja bendraujant su klientais. Parduotuvėse gali trūkti informacijos apie nuolaidų pasiūlymus arba jos neatitinka partnerių ar prekės ženklų, atnaujintų pardavimo taisyklių. Arba trūksta kainų ar informacijos apie produktą.
Deja, yra atvirkščiai: problemos, susijusios su klientais ar produktais, pasiekia vadovybę labai vėluodamos, nes laiškai ar statinis mobiliųjų įrenginių intranetas tiesiog to nepadarys, hiper mobiliesiems mažmeninės prekybos darbuotojams.
Energija ir komunalinės paslaugos
Dėl išsibarsčiusios darbo jėgos, energetikos ir komunalinių paslaugų sektoriuje labai sunku plėtoti darbo santykius. Tokie darbuotojai galbūt niekada nebuvo jūsų biure, todėl juos sunku pasiekti su trumpa informacija apie darbo užduotis ar išgirsti jų atsiliepimą. Informacija jiems pristatoma per pokalbius „vienas su vienu“, todėl susipažinimas su personalu niekada neįvyksta.
Kaip iš problemų persiversti į efektyvų bendravimą?
Kaip jūs tikriausiai jau žinote, viskas prasideda nuo tinkamo įrankio: to, kuris yra įtraukus, pritaikytas mobiliesiems ir įperkamas įmonei, kurioje dirba pirmos linijos darbuotojai. Tinkamas įrankis padės jums daug lengviau išvengti pirmiau minėtų 11-kos problemų.
Yra daug įvairių komunikacijos priemonių, padedančių žmogiškųjų išteklių ir direktorių skyriams siekti, skleisti ir rinkti informaciją darbo vietoje. Dedikuotos žmogiškųjų išteklių priemonės, tokios kaip GuavaHR, yra tramplinas keistis informacija, grupių iniciatyvoms, projektų diskusijoms ir dar daugiau, kad padėtų pakelti nuotaiką ir moralę. Pradėkite bendrauti šiandien!