Kommunikation är en avgörande ledarskapsfunktion. Utöver att kunna ge och ta emot information skapar det även en kultur som låter de anställda ge feedback, ökar engagemang, minimerar rotationen av personal, hjälper anställda förstå företagets vision och värderingar, främjar förändring, hanterar kriser, och mycket mera. Ignorera kommunikationen och stora problem inom olika områden kommer att uppstå.
Den här artikeln guidar dig genom 11 nyckelegenskaper som dålig kommunikation har, och ger dig en lösning på respektive problem. Utöver att allmänt beskriva dessa allvarliga kommunikationsproblem kommer vi även att gå igenom en del industrispecifika problem i artikeln.
Så låt oss ta en närmare titt på 11 stora kommunikationsproblem och varför de spelar roll.
1. Reaktivitet framför proaktivitet
Behovet av proaktivt uppförande uppstår vanligtvis under perioder med mycket förändring, som till exempel sammanslagningar, förvärv eller under en kris. Ordet ”reaktiv” beskriver per definition att kontrollen över händelser ligger i någon annans händer, och du har då redan ett akut kommunikationsproblem.
Att vara proaktiv, å andra sidan, gör att du kan planera och fatta beslut i förväg, och anpassa dina kommande budskap baserat på feedback från de anställda. En brist på information leder till skvaller, vilket i sin tur kan leda till en helt annan kris ovanpå de utmaningar du redan står inför.
Effektiv kommunikation innebär att kommunicera före, under och efter förändringen, inte bara att uppdatera de anställda efter att förändringen redan har skett. Om du förväntar en förändring eller ser en kris på inkommande, be ditt kommunikationsteam att delta i strategin eller projektplaneringen redan från det allra första mötet.
2. Skuggkommunikation
Privata meddelanden och samtal är ofta rätt väg att gå i företagskommunikation, medan vanlig användning av sociala medier för företagskommunikation kan utgöra ett potentiellt hot. Om företagets ledning sätter ett exempel genom att dela information via till exempel Facebook eller WhatsApp uppstår privata konversationer mellan anställda som inte längre styrs av ledningen. Detta skapar något som kallas för skuggkommunikation.
Konversationer som sker i det mörka är perfekta platser för felaktig information och skvaller att uppstå och gro. Tyvärr är det även väldigt svårt att hantera information som inte är tillgänglig för HR-avdelningen eller kommunikationspersonal.
Skuggkommunikation kan även uppstå när de verktyg som ges till de anställda inte är lämpliga för ändamålet. Lösningen här är därför väldigt enkel: etablera officiella kommunikationskanaler och använd verktyg som främjar dina anställdas behov.
3. Användning av fel verktyg
Ett stort gruppmejl som inte riktar sig till specifika personer, en anslagstavla på andra sidan stan som manuellt måste uppdateras, informationsskärmar där tvåvägskommunikation inte är möjlig, samt en icke-anonym förslagslåda är bara några smärtsamma exempel på felaktiga verktyg.
Rätt verktyg ger dig de resultat du vill se, och dessutom på ett tidsenligt sätt. Använd kommunikationsverktyg som låter dig informera bara rätt personer och skapa så lite oljud som möjligt. Välj moderna lösningar som inte kräver någon fysisk närvaro. Säkra att tvåvägskommunikation är möjligt och garantera allas integritet och säkerhet genom att ha anonyma sätt att rapportera viktiga problem på. Tänk även på dem som inte har tillgång till en dator.
4. Allt läggs på lokala chefer
Lokala platschefer bör inte vara ensamma budbärare åt sina team, men ofta är de tyvärr det. Istället bör företagets interna kommunikationsstrategi stötta chefernas redan komplicerade roll.
Snarare än att uppmuntra de anställda att skicka frågor och problem via närmsta chefen, ge dem istället en direkt kanal till den person de behöver få tag i. Att ställa viktiga frågor öppet kan även hjälpa andra anställda som kan ha samma frågor, och det främjar således teamwork för att lösa problem.
5. Passivt framför aktivt lyssnande
En del av oss lyssnar på musik när vi tränar eller har Netflix på i bakgrunden när vi hänger med kompisar. Det är passivt lyssnande, och det är inte dåligt i sig. Men det finns lite utrymme för passivt lyssnande i kommunikationen på arbetsplatsen.
Enkelt sagt: passivt lyssnande innebär att höra någon, men inte att lyssna på dem. Aktivt lyssnande kräver feedback på vad du just har hört som reflekterar den andres tankar för att bekräfta att du förstått vad den sagt. Det kräver betydligt mer medvetande och verkliga kunskaper att lyssna.
Istället för att förbereda ditt motargument i huvudet medan den andra personen talar, utveckla din förmåga att lyssna aktivt genom att vara helt närvarande och reflektera. Du kommer då dessutom minnas bättre vad som sagts.
6. Någon lämnas utanför
Detta sker ofta i kommunikation med de yttersta anställda, där skillnaderna mellan individuella anställda är stora, och det är ett problem som ofta ignoreras. Anställda som inte har tillgång till företagsmejl eller enheter, som sitter på en avlägsen plats, eller som råkar ha en giftig eller passiv chef, lämnas helt enkelt utanför kommunikationen.
Även om sådana anställda kanske bara är ett telefonsamtal bort ska ingen intern kommunikationschef i ett företag med 500 anställda behöva lägga tid på att informera personal på ett så tidskrävande sätt.
Så hur bjuder vi in alla anställda att vara med i samtalet för att således undvika kommunikationsproblem på arbetsplatsen? Välj ett mobilvänligt kommunikationsverktyg som kan användas både på datorer, mobiler och surfplattor. Se till att det är möjligt att registrera sig på flera sätt: e-post, mobilnummer, QR-kod eller PIN-kod. Välj endast en leverantör som kan hantera alla språk i ditt företag. Ha offentliga surfplattor eller ge de anställda tillgång till en dator. ”Alla” sträcker sig längre än ”alla på kontoret”.
7. Envägskommunikation
Problem med kommunikation på arbetsplatsen börjar ofta med det naiva antagandet att alla anställda förstår all information som delas med dem och aldrig behöver ställa frågor. Inget kan vara mindre sant, men ändå väljer många chefer en kommunikationslösning som inte ger möjlighet till frågor, kommentarer eller feedback.
För att välja rätt verktyg för kommunikation på arbetsplatsen, välj en lösning som främjar engagemang hos de anställda. Ge dem en röst: via en kommentarsektion, rapporteringsformulär, förslagslådor, gruppdiskussioner, inlägg, feedbackformulär, chatt eller undersökningar. Tillåt även tid för frågor vid slutet av möten.
8. Brist på kommunikationsstandarder
Det är helt okej att inte ha perfekt designade visuella lösningar på din kommunikation. Men försök undvika att skicka ut stora klumpar text som helt ignorerar alla de formateringsmöjligheter som finns. Detsamma gäller kroppsspråk och ögonkontakt: kommunikatörerna i ditt team bör åtminstone känna till vad man bör och inte bör göra.
Om du ser att din VD eller en annan person kan behöva lite hjälp med deras mejl, skriftlig kommunikation eller kommunikationsidéer, peka dem varsamt i rätt riktning – det är din unika förmåga som de har anställt dig för. Det kan vara en bra idé att skapa en standard för folk i företaget att följa, men se till att den är enkel och inte tar död på någons initiativ eller stänger in dem i strikta ramar.
9. Positiv feedback försvinner
Föreställ dig en anställd i ett stort bageri som aldrig ser den härliga feedback han fått på den specialbeställning han utfört. Om det inte finns ett enkelt sätt för den yttersta personalen att direkt dela positiv feedback med andra anställda, då kommer de aldrig att göra det. Eller så kan feedbacken gå förlorad i de många mejlen mellan flera avdelningar som skiljer två personer från varandra.
Skapa en kanal i ditt interna kommunikationssystem som bara är till för hyllningar och positiv feedback. Det finns tre fördelar med detta: meddelandet når den person det är riktat till, alla anställdas energi höjs, och ditt företags värderingar står tydligt ut ur mängden.
10. Oregelbunden eller sällsynt kommunikation
Att inte kommunicera alls kommer inte på frågan. Att vara tyst eller oregelbunden i kommunikationen är också dåligt, då det sänder två signaler till dina anställda: att du inte vet vad du gör och att dina anställda inte är en prioritering.
Om du har mycket på schemat kan du tillämpa ett strategiskt tillvägagångssätt: planera intern kommunikation i Excel, schemalägg inlägg, engagera andra innehållsskapare och titta på dina IC-analyser för hur kommunikationsmönster påverkar dina anställda. Om du håller relationen till dina anställda intakt och aktiv är chanserna större att de kommer att lyssna när du verkligen måste informera dem om något omedelbart.
11. Förfrågan om input följs inte upp
Undersökningar som ber anställda rapportera om deras välmående eller belåtenhet på veckobasis är en bra idé. Men att inte följa upp eller berätta för dem vilka beslut deras svar har påverkat gör att de undrar varför du ens frågade dem från första början. Om du ofta ber om input från anställda men aldrig ger feedback kan du förvänta dig att deras motivation dör ut.
Genomför istället en månadsvis granskning av problem och deras inverkan som personalen ser, och dela översikter över resultaten av dessa undersökningar. Detta främjar företagets transparens och ökar engagemanget hos de anställda.
Industrispecifika kommunikationsproblem
När det gäller kommunikationsutmaningar inom en organisation hänger mycket på vilken industri det rör sig om. Dålig kommunikation i en utspridd personalstyrka, som till exempel inom logistik, skiljer sig från dålig kommunikation i ett företag med en komplicerad hierarki, som till exempel inom handel. Låt oss titta närmare på de största industrierna och de kommunikationsutmaningar de kan stå inför en i taget.
Logistik & Lager
Logistikföretag står inför stora kommunikationsutmaningar eftersom leverantörer och förare ofta är ute på vägarna det mesta av tiden. De anställda i ett sådant företag bör få tillgång till mobilvänliga kommunikationslösningar.
På lagret uppstår andra kommunikationsutmaningar, som till exempel hur akuta säkerhetsfrågor rapporteras, och hur de anställda får uppdateringar om hur processen med att lösa ett problem går.
Produktion
Det genomsnittliga produktionsföretaget har flera fabriker på olika plaster. Om arbetsplatskommunikation innebär att nyheter delas ut på flygblad eller via lokala platschefer kan vi anta att olika anställda får ta del av information vid olika tillfällen.
Ett annat stort problem som är ett hinder för produktiviteten och engagemanget hos de anställda är när personalen inte vet något om slutkunden av produkten de tillverkar. Positiv feedback från kunder publiceras ofta på företags sociala medier och hemsidor, men delas sällan med personalen.
Byggbranschen
Arbetare inom byggbranschen är utspridda på olika byggarbetsplatser, vilket innebär att de bara träffar sina närmsta kollegor och saknar en helhetsbild av organisationen. Mobil intern kommunikation ger de anställda ett sätt att lära känna företaget bättre, medan e-post eller ett tryckt skriftligt budskap bara ökar gapet mellan dem och organisationen.
Hotell & Restaurang
Arbetsplatskommunikation inom turism, hotell och restaurang medför utmaningar som involverar både specifika enheter och dagliga meddelanden, så väl som större, företagstäckande problem. För det första når problem inte huvudkontoret eller cheferna på högsta nivå. För det andra är saker oorganiserade inne på ett hotell eller en restaurang. Housekeeping och receptionen är inte synkade, och rum som måste städas innan incheckningen klockan 14 är inte färdiga, medan de som har en sen ankomst blir städade först.
Detaljhandeln
Fel i kommunikation på arbetsplatsen blir ofta uppenbara i kommunikationen med kunder. Butiker kan sakna information om erbjudanden eller inte vara uppdaterade om reglerna kring kampanjer lanserade av partners eller specifika varumärken. Eller så kan priser eller produktinformation fattas.
Tyvärr gäller samma sak åt andra hållet: det dröjer länge innan problem med kunder eller produkter når huvudkontoret, och mejl eller statiska intranät räcker inte till för den mobila personalen på butiksgolvet.
El & Underhåll
En utspridd personalstyrka inom elsektorn gör det extremt svårt att utveckla relationer på arbetsplatsen. Sådan personal kanske aldrig har varit på ditt kontor, och det är svårt att nå dem eller höra tillbaka från dem. Information levereras via konversationer en och en, och personalen lär aldrig riktigt känna varandra.
Hur kan problem omvandlas till effektiv kommunikation?
Som du säkert redan förstått vid det här laget börjar allt med rätt verktyg: ett som inkluderar personalen, främjar mobil användning och är prisvärt för ett företag med frontlinjearbetare. Rätt verktyg gör det dessutom betydligt enklare att undvika de 11 problem vi listat i den här artikeln.
Det finns många olika kommunikationsverktyg på marknaden som hjälper personalavdelningen och interna kommunikatörer i deras jobb att sprida och samla in information på arbetsplatsen. Dedikerade HR-verktyg som till exempel GuavaHR fungerar som en språngbräda för information som delas, gruppinitiativ, projektdiskussioner, med mera, för att hjälpa till att höja humöret och moralen på arbetsplatsen. Så börja kommunicera idag!