Ar teko girdėti apie Paulą Watzlawicką? Jis buvo šeimos terapeutas, tyrinėjęs komunikacijos procesus sistemose. Jūsų šeima yra sistema. Visuomenė yra sistema. Ir jūsų organizacija taip pat yra sistema.
Remdamiesi daugialypio talento Gregorio Batesono darbais, Watzlawickas ir jo kolegos apibrėžė penkias pagrindines aksiomas, kuriomis yra grindžiama visa žmonių komunikacija. Iš šių penkių – mums įdomiausia atrodo idėja apie analoginius ir skaitmeninius komunikacijos tipus. Tai tikrai leidžia daug paprasčiau nuspręsti, kurie kanalai tinkami naudoti kaip įmonės komunikacijos kanalai, o kuriuos geriau apeiti.
Kokie yra Analoginiai ir Skaitmeniniai Komunikacijos Modalumai?
Watzlawickas darbavosi septintajame dešimtmetyje, todėl čia žodžio „skaitmeninis“ apibrėžimas yra kiek kitoks nei mus įprasta. Nors skaitmeninis modalumas nurodo į žodinį turinį – KAS yra sakoma, – tuo tarpu analoginis modalumas nurodo, į – KAIP yra pristatoma žinutė, – dar žinoma kaip neverbalinė komunikacija.
Tik tada, kai santykiai yra tikrai labai geri, galite pradėti sutelkti dėmesį tik į turinį arba, kaip sakė Watzlawick – į skaitmeninį komunikacijos lygį.
Pavyzdžiui, kuomet tikrai stengiatės užmegzti gerą bendravimą su savo partneriu, ne visada privalote klausti: „Ar kažkas negerai?, nes viskas yra jaučiame iš balso. Vietoj to, galite pasitikėti ir susikoncentruoti tiesiogiai į tai, kas yra sakoma.
Tačiau darbuotojų santykiai, dažnu atveju, yra sunkesni. Watzlawickas mus išmokė, kad daugumoje santykių žmonės yra linkę pasitikėti savo nuojauta ir sutelkti dėmesį į evoliuciškai senesnį modalumą – analoginį.
Taigi, kai kas nors sako, kad viskas gerai, bet girdite, kad jo balsas skamba dreba, pasitikėsite tuom, o ne tiesiogine žinute. Arba kuomet susitikimo vedėjas pasakys, kad jūsų mintys ir nuomonės yra svarbios, tačiau nepalieka laiko atsiliepimams ar klausimams – jūs pastebėsite šį neatitikimą ir pradėsite priimti jo žodžius su žiupsneliu druskos.
Kaip Galiu Pasirinkti Geresnius Komunikacijos Kanalus?
Tai, ką apibrėžė Watzlawick, reiškia, kad kai jūsų tonas, kūno kalba, išvaizda, elgesys ar komunikacijos kanalas nesutampa su žinute… jūsų sakomas turinys iš tikrųjų nebėra toks svarbus. Lygiai taip pat tinkamas kanalas gali pats išsiųsti žinutę.
Taigi, kaip išsirinkti iš daugybės komunikacijos kanalų tipų – skelbimų lentos, programėlės, televizoriai, el. laiškai, susitikimai, intranetas ir t.t. – bendraujant su darbuotojais sandėlyje, gamyboje, valdžioje ar už prekystalio?
Based on the findings of Paul Watzlawick and his colleagues, we’ll help you peel back the implicit messages your current channel is sending and which should be chosen to help build better company-wide relationships.
Kaip Palyginome Komunikacijos Kanalus?
Šiame straipsnyje, mūsų tikslas yra išnagrinėti tiek darbuotojų, tiek darbdavio požiūrį į komunikacijos kanalus. Kaip siuntėjas, jūs galite labai daug ką padaryti su pačia žinute – jei naudojate kanalą, kuris netinka šiai užduočiai, žinutė tiesiog nebus priimta. Darbuotojo požiūris yra gana aktualus.
Kadangi žmogiškųjų išteklių darbuotojai dažnai turi pateikti vadovybei būsimo vidinio komunikacijos kanalo privalumus ir trūkumus, kad galėtų gauti paramą ir finansavimą – mes įtraukėme ir šiam tikslui svarbius rodiklius.
Kaina ir kitos išlaidos. Palyginome pradinę įsigijimo kainą (televizorių, programėlių ir t.t.), taip pat priežiūros išlaidas, jei tokių yra (teksto žinutėms, susitikimams ir pan.).
Naudojimo paprastumas. Čia reikėtų įsijausti į savo darbuotojo vaidmenį. Ofiso darbuotojų žinios ne visada gali būti vienodos su sunkvežimio vairuotojais ar kasininkais.
Išmatuojamumas ir pasiekiamumas. Kad galėtume padaryti kokias nors išvadas ir plėtoti vidinius komunikacijos kanalus, mes taip pat palyginome kaip gerai galima išmatuoti kanalo pasiekiamumą ir jo panaudojimą bei remiantis tyrimais ir mūsų patirtimi – kaip kanalas yra linkęs pasiekti gavėjus.
Informacijos srauto eiga. Toliau, pažvelgėme į tai, kuria kryptimi komunikacijos kanalai leidžia diskutuoti: iš viršaus į apačią (darbuotojai yra tiesiog gavėjai), iš apačios į viršų (darbuotojai kviečiami ir gali kelti diskusijas), horizontaliai (žmonės tame pačiame skyriuje, vienete, vietoje ir t.t. yra įgalinti bendrauti. Vienpusio organizacinio bendravimo trūkumus aptarėme plačiau mūsų tinklaraščio įraše čia: 11 Pagrindinių Bendravimo Problemų Darbo Vietoje.
Dėmesys. Čia, mes norėjome suprasti, kaip gerai dalyviai gali išlikti susikaupę komunikuodami su tam tikru kanalu.
Pakartojamumas. Ši metrika yra susijusi su tuo, kaip yra paprasta dalintis ta pačia informacija keletą kartų: kai kuriuos pranešimus reikia pakartoti, nesvarbu, ar tai būtų priminimas apie artėjantį įmonės įvykį, sveikatos patikrinimas ar ISO standartizacijos termino pabaiga.
Pasirinkimo laisvė. Tai apima vieną paprastą, bet esminį klausimą: ar darbuotojas gali pasirinkti, kada ir kur vartoti kanalą, ar gali tai padaryti jam patogiausiu laiku, ar apsiribojama 10 minučių kavos pertraukėle 1 aukšto valgykloje?
Puikus atitikimas. Čia surinkome visas vidinės komunikacijos idėjas, kurioms šis kanalas tinka – taip paprasta.
Galimos problemos. Šiame skyriuje aptarsime visas kliūtis ir nerimus, kurie gali iškilti diegiant ar naudojant šį kanalą.
Galimi netiesioginiai pranešimai. Tai Watzlawicko idėja: pats kanalas gali išsiųsti pranešimą gavėjui, nurodant jo kontraindikaciją turiniui (30 minučių trukmės susitikimas didžiuliam strateginiam pokyčiui yra vienas iš to pavyzdžių) arba perduodant numanomą žinutę apie tai, ko iš tikrųjų tikimasi ir, ar pagalvota apie gavėją (o kartais ir apie siuntėją).
Idėjos tobulėjimui. Kaip išnaudoti visas šio vidinės komunikacijos kanalo galimybes, o jei jau ir taip daug stengiatės ir darote ką galėtumėte pridėti ar pakeisti, kad pasiektumėme dar geresnių rezultatų.
Taigi – pereikime prie dalykinės komunikacijos.
Skirtingi Komunikacijos Kanalai: Palyginimas
Palyginimui pasirinkome 7 skirtingus komunikacijos kanalus: susitikimus (tiek akis į akį, tiek internetinius), tekstinius pranešimus ir skelbimų lentas (įskaitant vidinius televizorius), taip pat kelis skaitmeninės komunikacijos kanalus, tokius kaip el. laiškai, socialiniai tinklai, internetinių pokalbių sprendimus ir darbuotojų programėles (įskaitant intranetus).
1. Susitikimai (akis į akį ir internetiniai)
Susitikimai yra pagrindinis bendravimo kanalas, nes mums, kaip žmonėms, reikia akis į akį bendravimo. Galbūt teko girdėti juokelį, kad vietoj kai kurių susitikimų būtų užtekę ir elektroninio laiško. Kaip bebūtų, įmonėse, kuriose nėra ofisinių darbo vietų, komunikacija gali būti šiek tiek kitokia. Susitikimai gali būti naudingi santykiams ir padidinti pačio įvykio svarbumą, kuomet CEO ar vadovas skyrė savo laiko ateiti ir tiesiogiai pasikalbėti su savo žmonėmis.
Kaina ir kitos išlaidos. Nors iš pažiūros nemokami, susitikimai kainuoja labai brangiai: visi, kartais daugiau nei 100 žmonių gaišta savo brangų laiką, dažnai produktyviausiomis darbo valandomis. Ir tokios išlaidos yra pastovios.
Naudojimo paprastumas. Asmeniškai: jei suprantate kalbą arba yra prieinamas vertimas – dalyvauti lengva (ne taip lengva įsitraukti pačiam). Internetu: tikrai skiriasi priklausomai nuo IT įgūdžių ir darbo tvarkaraščio.
Išmatuojamumas ir pasiekiamumas. Pasiekiamumas yra geras – jei visi pakviesti dalyvauja ir nėra sunku išmatuoti, kas dalyvavo (bet sunkiau suprasti, kas iš tikrųjų klausėsi).
Informacijos srauto eiga. Tinka viskas: iš viršaus į apačią, iš apačios į viršų ir horizontaliai.
Dėmesys. Geras – jei susitikimas trumpas (iki 30 min.).
Pakartojamumas. Susitikimuose išgirstą informaciją sunku pakartoti, nes žmonės nemėgsta gaišti laiko girdėdami tą patį dalyką dar kartą.
Pasirinkimo laisvė. Darbuotojai negali pasirinkti, kada visą tai priimti, tačiau nuspėjamumas ir rutina gali būti labai naudingi, ypač krizės metu.
Puikus atitikimas. Susitikimai puikiai tinka bet kokios strateginės iniciatyvos pradžiai, labai svarbių klausimų aptarimui, trumpų ir pasikartojančių sesijų forma, siekiant pranešti apie pokyčius po paskutinio susitikimo.
Galimos problemos. Galimos problemos apima kalbėtojo kompetenciją ir motyvaciją. Pavyzdžiui, naujienų apie pasaulinės strategijos pasikeitimą pateikimo rezultatai gali skirtis priklausomai nuo to, ar kalba CEO, viešųjų ryšių atstovas ar sandėlio vadovas.
Dėl pastarųjų metų COVID-19 grėsmės, daugelis iš mūsų priprato ir prie vaizdo konferencijų sprendimų. Nors buvome apgaudinėjami ir patikėjome, kad vaizdo konferencijų programinė įranga leidžia palaikyti norimą bendravimą akis į akį, iš tikrųjų niekada nevyksta akių kontaktas, o veido išraiškos yra tokios ryškios, tik tiek, kiek leidžia kameros kokybė. Taigi atminkite, kad vaizdo susitikimai nepakeičia tikro gyvenimo susitikimų ir vis tiek turite atrasti būdą, kaip įgalinti tikrą bendravimą.
Kokia yra Galima Numanoma Žinutė?
Liko laiko klausimams ir atsiliepimams: kaip glaustai buvo suorganizuotas susirinkimas ir koks buvo kalbėtojo pasirengimas – gali labai daug pasakyti. Jūsų darbuotojai gali jaustis nesvarbūs, jei nespėja reaguoti arba gali jaustis, kad jūs negerbiate jų laiko arba gali pasijusti nesvarbūs, jei susitikimai trunka ilgiau nei turėtų.
Kaip Galite Pagerinti Tokių Komunikacijos Kanalų Patirtį?
Jei reguliariai naudojatės susitikimais, kaip galėtumėte tai patobulinti? Siųskite naudingą medžiagą prieš ir po susitikimo, paskirkite užduotis, kad dalyviai tikrai gautų informaciją, ir tęskite informacijos perdavimą kitu kanalu. Kai kurių temų atveju, susitikimo pabaigoje galite atlikti apklausą, kad patikrintumėte, ar žmonės suprato, kas buvo aptarta.
2. Elektroniniai Laiškai
El. laiškai greitu metu tikrai niekur nedings ir tikriausiai išliks dar daugelį metų. Jei esate rašytinės komunikacijos gerbėjas, tikriausiai taip pat esate už elektroninius laiškus Kaip bebūtų, įmonių komunikacijoje jie naudojami vis rečiau.
Kaina ir kitos išlaidos. El. laiškai yra nemokami asmeniniam naudojimui ir nuo 5€ per mėnesį vienam vartotojui įmonėje. Priežiūra yra nemokama, tačiau kartais gali nutikti taip, kad IT skyriui teks įsikišti.
Naudojimo paprastumas. Tai gana paprasta.
Išmatuojamumas ir pasiekiamumas. Nelengva išmatuoti, nebent siunčiate el. laiškus iš masinio el. pašto siuntimo programos (o tai padidina išlaidas). Geras pasiekiamumas – pasieks visus, kas turi el. paštą, ir 80% atveju, tai yra išties daug, bet gali šiek tiek užtrukti, kol visi patikrins savo gautųjų pašto žinutes.
Informacijos srauto eiga. Tinka viskas: iš viršaus į apačią, iš apačios į viršų ir horizontaliai.
Dėmesys. Prastas: el. laiškai, jei jie nėra reikalingi skubioms užduotims atlikti, dažniausiai yra nepaisomi ne biuro darbuotojų.
Pakartojamumas. Lengva pakartoti, bet antrą ir trečią kartą sulauksite dar mažiau dėmesio.
Pasirinkimo laisvė. Galima pasirinkti, kada skaityti el. laišką, darant prielaidą, kad turimas įrenginys, su kuriuo tai galima atlikti ir namuose.
Puikus atitikimas. El. laiškai geriausiai tinka vidutinio skubumo darbinei informacijai, kurios nėra būtina skubiai aptarti.
Galimos problemos. El. pašto problemos yra dvejopos. Pirma, kiekis yra toks didelis, kad svarbūs laiškai gali būti prarasti tarp kitų dalykų. Antra, žmonės, kurie kasdien nesinaudoja el. paštu (tai yra dauguma dirbančių ne ofise), gali susidurti su kai kuriomis problemomis, kurios biuro darbuotojams yra aiškiai suprantamos: kaip atsakyti visiems arba tik siuntėjui, el. laiškų siuntimas į reikiamą gavėjų sąrašą (greičiausiai jie to net nebandys) ir t.t.
Priimti naują darbuotoją taip pat sunku, kuomet el. paštas iki to laiko buvo laikomas svarbiausiu komunikacijos kanalu: nepatogu įtraukti naujus darbuotojus į bet kokius jau vykstančius įmonės pokalbius, bei gali užimti daug laiko persiųsti visą prieš tai buvusią informaciją, kuri vis dar gali būti svarbi.
Informacijos kiekis, kurį manote, kad galite perduoti el. laiškais, atrodo geras, tačiau ilgesni el. laiškai nėra perskaitomi iki galo ir dauguma uždaromi po pirmų 5-10 eilučių.
Kokia yra Galima Numanoma Žinutė?
Naudojant el. laiškus, įmonė gali išsiųsti pranešimą, kad joms tikrai nerūpi darbuotojų įvairovė: nors vadovybė žino, kad dauguma jų nėra biure, ar pasiruošę skaityti ilgas temas, tačiau vis tiek renkasi el. laiškus.
Tačiau kaip programėlių ar intraneto priedas, el. laiškai gali būti įrankis mažesnėms grupėms, ypač jei darbuotojai yra vyresni ir nėra įpratę prie gyvų-pokalbių įrankių.
Kaip Galite Pagerinti Tokių Komunikacijos Kanalų Patirtį?
Norėdami pagerinti el. pašto rutiną ir laiškų atidarymo rodiklį, būtinai mokykite savo darbuotojus naudoti CC ir BCC langelius, kad išvengtumėte netyčinių atsakymų į visą gavėjų sąrašą, kurkite ir reguliariai atnaujinkite gavėjų sąrašus bei siųskite informaciją tiek žmonių, kiek reikia, bet kuo mažiau, jei tai įmanoma. Naudokite tikslius laiškų pavadinimus ir išverskite laiškus į visas įmonės kalbas. Jei naudojate kitas medijas, nukreipkite savo žmones ten, kad jie ir toliau skaitytų bei diskutuotų. Apskritai, tai suteikia daug geresnį pasiekiamumą.
3. Dedikuotas Vidinio Ryšio Kanalas (programėlė arba intranetas)
Darbuotojų programėlės yra šventasis skaitmeninių komunikacijos kanalų gralis šiuolaikinėms įmonėms. Vidinės komunikacijos inovatoriai ir strategai, darbuotojų programėles laiko pačiais efektyviausiais komunikacijos kanalais. Tai paprastai apima gyvų pokalbių funkciją, gali apimti įvairius ŽI priedus, tokius kaip mokymai, dokumentacija ir projektų valdymo įrankiai. Taigi, gera darbuotojo programėlė tikrai gali pagerinti jūsų komandos komunikaciją ir padėti įmonei tapti dar sėkmingesniu verslu.
Kai kurios darbuotojų programėlės turi dedikuotą erdvę, kuri atlieka oficialaus ryšio kanalo vaidmenį. Tai reiškia dalijimąsi organizacijos misija, vizija, vertybėmis, tikslais, procedūromis ir politika – ne tik su esamais darbuotojais, bet vis labiau ir su klientais, partneriais bei buvusiais darbuotojais. Artimiausiu metu, pastebime, kad vidinė komunikacija vis labiau susilieja su išorine komunikacija.
Kaina ir kitos išlaidos. Dedikuoti sprendimai prasideda nuo 1,5-2Є iki 10+Є vienam darbuotojui, su galimais priedais, kuriuos galima įsigyti papildomai. Paprastai už įdiegimą taip pat imamas papildomas mokestis (jei pasakysite, kad perskaitėte šį įrašą, gausite įdiegimą nemokamai!). Jei tai intranetas, sukurtas specialiai įmonei (o ne programėlė, reguliariai siunčianti naujinimus) – tai taip pat turės kūrimo ir nuolatinės priežiūros išlaidų.
Naudojimo paprastumas. Jei tai šiuolaikiška, tuomet bus lengva naudotis, o žmonėms atrodo, kad tai panašu į kasdienius socialinių tinklų kanalus. Jei tai specialiai įmonei sukurtas intranetas, jis gali greitai pasenti – nebent tiksliai atspėsite, kur link krypsta skaitmeninė plėtra.
Išmatuojamumas ir pasiekiamumas. Abu yra labai geri: GuavaHR programėlės mūsų vidutinis pasiekiamumas yra 86% per mėnesį.
Informacijos srauto eiga. Tinka viskas: iš viršaus į apačią, iš apačios į viršų ir horizontaliai.
Dėmesys. Gana geras, nes programėlės dažnai teikia netiesioginę darbinę informaciją, kuri yra lėtesnė, o žmonės gali suprasti apie ką yra kalbą vos užmetę akį į pranešimą.
Pakartojamumas. Paprastas ir tai galima padaryti keliais skirtingais būdais prisegant ar pažymint svarbią informaciją, siunčiant priminimus ir pan.
Pasirinkimo laisvė. Visapusiška – galite pasirinkti tiek įrenginį (išmanųjį telefoną, kompiuterį, planšetę, televizorių), tiek laiką. Jei jums nepatinka pranešimai ne darbo valandomis, jie taip pat gali būti nutildyti tam tikru laiku.
Puikus atitikimas. Darbuotojų programėlės puikiai tinka beveik visai įmonės komunikacijai: skubiai (jei naudojate gyvus pokalbius ar konkretų kanalą), strateginiam, verslo ir socialiniam bendravimui. Paprastai, programėlės turi tam skirtus formalius ir neformalius komunikacijos kanalus, kad parodytų, jog abu yra svarbūs ir turi savo vietą įmonėje.
Galimos problemos. Turėkite omenyje technologijos pritaikymo kreivę: daugumai žmonių reikia laiko, kad viską įsisavintų. Nors mūsų statistika rodo, kad vyresni darbuotojai yra tokie pat aktyvūs vartotojai, kaip ir kiti, tačiau jų įsiliejimo procesas užtrunka ilgiau.
Kokia yra Galima Numanoma Žinutė?
Įmonės vidinei komunikacijai skirtos programėlės turėjimas rodo, kad komunikacija yra tikrai svarbi jūsų organizacijai ir yra vienas iš pagrindinių jos ramsčių, ant kurių galima remti visą kitą.
Kaip Galite Pagerinti Tokių Komunikacijos Kanalų Patirtį?
Jei jūsų organizacija jau turi darbuotojų programėlę, turime išsamų straipsnį, kaip pagerinti jos pritaikymą, vartotojų aktyvumą ir indėlį. Galite perskaityti šį straipsnį čia: Kaip Pagerinti Vidinę Komunikaciją .
4. Skelbimų Lentos ir Vidinė Televizija
Įprastai gamyklose ir sandėliuose, tiek skelbimų lentos, tiek vidiniai ekranai yra tikrai geriau nei jokios informacijos, tačiau su jais yra keletas didelių niuansų, kurių pagrindinis yra dvipusio ryšio nebuvimas.
Kaina ir kitos išlaidos. Televizorių išlaidos yra didelės, taip pat nuolatiniai sistemos atnaujinimai, kad jūsų informacijos sklaida išliktų sklandi. Kelionės po miestą ar visą šalį, norint atnaujinti įvairiose vietose esančias skelbimų lentas, kainuoja dar daugiau: tikriausiai tai darote, kuomet jau būtinai turite nuvykti į vietą, ir tai tikriausiai vyks nereguliariai, retai arba netolygiai tarp vietovių, paliekant dali žmonių be informacijos.
Naudojimo paprastumas. Naudinga darbuotojui – iš gavėjo reikia mažai veiksmų arba jų visai nereikia. Daug vargo administratoriui.
Išmatuojamumas ir pasiekiamumas. Abu yra nelabai įmanomi – nėra gero būdo sužinoti, kas gavo jūsų žinutę.
Informacijos srauto eiga. Tik iš viršaus į apačią. Galite reaguoti (užrašyti ant popieriaus, kad pasižymėtumėte ar užsiregistruotumėte arba nuskenuotumėte QR kodą), bet dialogas ar diskusija yra neįmanomi be tolesnių veiksmų, naudojant susitikimus, el. paštą, programėles ir t.t.
Dėmesys. Nėra labai geras, ypač jei televizoriai yra poilsiui skirtose arba pereinamose patalpose, pavyzdžiui, rūbinėse, kai darbai dar net neprasidėjo – tai gali pasirodyti įkyru. Dėmesys taip pat pablogėja einant laikui (žiūrėkite kitą diskusijos punktą).
Pakartojamumas. Žinutės gali lengvai kartotis, o tai taip pat yra didelė problema (žinome, kad tai nėra taip paprasta!). Jūsų žmonės matys tas pačias žinutes tūkstančius kartų per kelias savaites, kas galiausiai privers ignoruoti visą komunikacijos kanalą, nes turinys keičiasi retai.
Pasirinkimo laisvė. Jos tikrai nėra – informaciją privaloma vartoti ten, kur yra lenta ar televizorius, ir net tada turite sekti jums parinktą tempą.
Puikus atitikimas. Skelbimų lentose ir televizoriuose tikrai nėra nieko, ko negalėtų pakeisti darbuotojo programėlės funkcija, tačiau skelbimų lentos gali būti naudojamos socialiniams dalykams, pavyzdžiui, žaidimams, piešimui, registracijai ar savanoriškiems informacijos srautams. Jei turite darbuotojų, nenorinčių imtis jokių skaitmeninių sprendimų, kartais tiesiog reikia padvigubinti svarbiausius dalykus jiems prieinamu būdu.
Galimos problemos. Iš esmės nėra nieko kito, tik problemos, iš kurių didžiausia yra informacijos gavimas netinkamu metu, kai darbuotojai nori pailsėti (rūbinėse ar kavinėse) arba kai jų dėmesys yra kitur (šalia gamybos linijų ar sandėlio patalpų).
Kokia yra Galima Numanoma Žinutė?
Tai gali perteikti žinutę, kuriai darbuotojų atsakymas nėra svarbus, nes prietaisų ekranai yra skirti tik vienpusiam bendravimui (nebent esate tikrai kūrybingi). Be to, jei skelbimų lenta atrodo netvarkinga ir pasenusi arba jūsų televizorius kurį laiką neveikė – jūsų darbuotojai gali manyti, kad komunikacija paprasčiausiai nebeturi reikšmės.
Kaip Galite Pagerinti Tokių Komunikacijos Kanalų Patirtį?
Kai kurios darbuotojų programėlės ir intranetai siūlo vidinių televizorių sinchronizavimo sprendimus naudojant RSS kanalus: tokiu būdu informacija gali būti nuolat atnaujinama (bet vis tiek ne suasmeninta ar dvipusė) ir ekranas gali veikti kaip naujienų portalas, skatinantis vartotojus vartoti daugiau informacijos iš kitų šaltinių.
5. Tekstinės Žinutės
Nors didžioji dalis šiuolaikinės vidinės komunikacijos persikėlė į programėles, seni geri tekstiniai pranešimai vis dar naudojami kaip verslo komunikacijos dalis.
Kaina ir kitos išlaidos. Tai kainuoja apie 5-10 centų už žinutę, tačiau žinutės ilgis gali skirtis priklausomai nuo kalbos ir simbolių skaičiaus. Siuntėjas taip pat turi būti nustatytas per paslaugų teikėją, kad jūsų darbuotojai žinotų, iš ko yra gaunamas pranešimas.
Naudojimo paprastumas. Labai paprasta.
Išmatuojamumas ir pasiekiamumas. Galite pasiekti kiekvieną telefono numerį, tačiau nėra paprasto būdo išmatuoti pasiekiamumą.
Informacijos srauto eiga. Tik iš viršaus į apačią, nebent darbuotojai žino, kam gali atsakyti.
Dėmesys. ES žmonės skiria daug dėmesio tekstinėms žinutėms, o JAV kur kas mažiau.
Pakartojamumas. Paprasta, bet galiausiai brangu.
Pasirinkimo laisvė. Taigi, kitaip nei programiniai pranešimai telefonu, kartais negalite (ir nenorite) išjungti tekstinių žinučių pranešimų ir galite gauti informaciją ne darbo valandomis.
Puikus atitikimas. Greiti pranešimai apie neatidėliotinas problemas, tokias kaip nelaimingi atsitikimai ir artimiausiu metu įvyksiantys planuojami veiklos pokyčiai.
Galimos problemos. Galite pasakyti tik tiek, kiek telpa tekstinėje žinutėje ir greičiausiai mažiau bendrausite, jei žinosite, kad kiekvienas žodis, tiesiogine prasme, jums kainuos. Taip pat gali būti sunku bendrauti keliomis kalbomis ir pasiekti laikinus darbuotojus ar darbuotojus su užsienietiškais numeriais.
Kokia yra Galima Numanoma Žinutė?
Teksto pranešimai yra geri tuom, nes jie jaučiasi gana asmeniški ir leidžia gavėjui žinoti, kad tikrai norite, kad jūsų žinutė būtų jiems perduota. Tačiau, žinutės kartais gali būti įvertintos kaip įkyrios, nes paprastai yra iš karto pastebimos tiek darbo metu, tiek už jo ribų.
Kaip Galite Pagerinti Tokių Komunikacijos Kanalų Patirtį?
Kai kurios darbuotojų programėlės be pranešimų ir įrašų leidžia siųsti ir tekstinius pranešimus, skirtus tiems darbuotojams, kurie yra mažiau susipažinę su technologijomis – tai puikus derinys! Be to, paaiškinus tekstinių pranešimų principus naujo darbuotojo priėmimo metu, kanalas tampa dar efektyvesnis.
6. Socialiniai Tinklai
Kalbant apie socialinius tinklus, turime omenyje kanalus, kurie apima tiek naujienų srauto komponentą, tiek pranešimų siuntimo programėles. Labiausiai žinomas iš jų yra Facebook, tačiau egzistuoja ir kiti pasirinkimai priklausomai nuo šalies – Vero, LinkedIn, TikTok, Instagram bei keletas kitų. Kai kurie iš jų gali būti naudojami kaip pagrindinis vidinės komunikacijos kanalas, kiti siekiant pagerinti naujų darbuotojų įsivažiavimą ar komandos formavimą. Be to, yra ir į žinutes orientuoti socialinių medijų kanalai – Viber, Telegram, WhatsApp ir panašios aplikacijos.
Kaina ir kitos išlaidos. Dauguma platformų yra nemokamos.
Naudojimo paprastumas. Tai paprasta ir pažįstama darbuotojui, tačiau personalo vadovui gali būti šiek tiek sudėtingiau: net kai kurių šių kanalų verslo versijos neteikia pagalbos iškilus klausimams arba yra labai ribota, taipogi nėra integracijos su jokiais kitais kanalais.
Išmatuojamumas ir pasiekiamumas. Facebook naudojimas mažėja tiek ES, tiek JAV, tačiau jei jūsų žmonės turės paskyras ir priims jūsų užklausas, galėsite pasiekti juos visus. Pasiekiamumas gali priversti jus manyti, kad visi skaito jūsų įrašą, tačiau gali būti, kad jie tiesiog slinko per naujienų srautą ar atidarė pranešimą.
Informacijos srauto eiga. Tinka viskas: iš viršaus į apačią, iš apačios į viršų ir horizontaliai. Tačiau, jei turite darbuotojų, kurie kalba skirtingomis kalbomis, tikėtina, kad kalbinės mažumos naudojasi visiškai kitokia socialinių tinklų platforma nei dauguma.
Dėmesys. Nėra labai geras, nes jūsų įrašai ir pranešimai bus prarasti tarp kitų naujienų srauto pranešimų – o tie, kuriuos labiausiai mėgsta jūsų darbuotojai, bus rodomi pirmiausiai. Be to, algoritmai nuolat keičiasi.
Pakartojamumas. Labai paprasta pakartoti žinutę socialiniuose tinkluose.
Pasirinkimo laisvė. Vidutiniška. Tai panašu į tekstinių pranešimų siuntimą: taip, galite pasirinkti, kada ir kur bendrauti su kanalu. Tačiau jūs tikrai negalite išvengti pamatyti su darbu susijusių pranešimų ar žinučių ne darbo valandomis, nes jie yra greta asmeninių pranešimų ir žinučių bei laukia, kol perskaitysite ir atsakysite.
Puikus atitikimas. Darbdavio prekės ženklo įrašų skelbimas su ketinimu, kad darbuotojai jais pasidalins.
Galimos problemos. Šešėlinė komunikacija yra pagrindinė šio klausimo problema. Jei įmonė rodo pavyzdį, dalindamasi informacija per Facebook ar kitus neoficialius komunikacijos kanalus, tarp darbuotojų kyla privatūs pokalbiai, kurių nebekontroliuoja vadovybė. Tai puikiai tinka dezinformacijai ir apkalboms atsirasti.
Deja, informaciją, kuri nepasiekiama žmogiškųjų išteklių ar komunikacijos darbuotojams, taip pat labai sunku diskredituoti. Šešėlinė komunikacija taip pat gali iškilti, kuomet darbuotojams išduodamos priemonės yra netinkamos užduočiai (pavyzdžiui, kai intranetas neveikia tinkamai, jūs rinksitės Facebook).
Kita tema yra susijusi su saugumu ir galimu duomenų nutekėjimu, kuris įvyko praeityje ir tikriausiai įvyks ateityje. Taigi, visada yra dalis informacijos, kurios negalite dalintis saugiai tokioje aplinkoje.
Paskutinis, bet ne ką mažiau svarbus dalykas – gali būti sunku išsirinkti tinkamą platformą. Facebook gali būti per daug nuobodus jaunesniems, TikTok per daug orientuotas į vaizdo įrašus ir intensyvus, o LinkedIn per daug korporatyvus.
Kokia yra Galima Numanoma Žinutė?
Socialinių tinklų, tokių kaip Facebook ar Vero, naudojimas gali sudaryti vaizdą, kad įmonė negerbia savo darbuotojų darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyros, nuolat įsiverždama tarp sutuoktinio, pasimatymų, vaikų, tėvų ar draugų žinučių.
Kaip Galite Pagerinti Tokių Komunikacijos Kanalų Patirtį?
Jei jūsų pasirinktame socialinių tinklų kanale yra pasiekiama verslo versija, tai būtų pirmasis žingsnis ką turėtumėte padaryti – tai sukurs tam tikrą barjerą tarp darbo ir asmeninio gyvenimo.
7. Gyvų Pokalbių Tipo Sprendimai
Gyvų pokalbių sprendimai yra momentinių pranešimų sprendimai, tokie kaip Slack ar Teams, taip pat pranešimų siuntimo programėlės, kaip Viber, Telegram ar WhatsApp (nors jos ribojasi su socialinių tinklų kanalais). Verslo žinutės dažnai veikia gerai, o gyvų pokalbių funkcionalumo reikalauja įmonės, norinčios patobulinti savo skaitmeninio ryšio kanalus.
Kaina ir kitos išlaidos. Nuo 2€ (Microsoft Teams) iki 6€ (Slack) vienam darbuotojui.
Naudojimo paprastumas. Tai gana paprasta, tačiau, priklausomai nuo platformos, paieška gali veikti ne taip gerai, kaip norėtųsi ar reikėtų (net Facebook Messenger šios problemos neišsprendė daugelį metų).
Išmatuojamumas ir pasiekiamumas. Galėsite pasiekti visus išmaniuosius telefonus ar kompiuterius. Tačiau, keliauti per visus kanalus ir temas įmanoma tik MVĮ, kuriose dirba iki 100 darbuotojų, arba kuomet viskas yra itin gerai organizuota (tačiau ne visi darbuotojai turi įgūdžių ir patirties, kad galėtų laikytis struktūros).
Informacijos srauto eiga. Tinka viskas: iš viršaus į apačią, iš apačios į viršų ir horizontaliai.
Dėmesys. Vidutinis, geriausiu atveju. Kasdieniame pokalbyje bus dešimtys ar šimtai pranešimų, taigi, laikui bėgant, atsitiks tas pats, kas ir su el. laiškais – pasimes svarbi informacija.
Pakartojamumas. Lengva, bet žinutės pasimeta dar labiau nei el. laiškuose. Tačiau yra būdų, kaip pagerinti svarbių įrašų dizainą, kad jie būtų geriau pastebėti sraute.
Pasirinkimo laisvė. Taip ir ne. Taip, jei tai verslo sprendimas, pavyzdžiui, Slack. Ne, jei tai kažkas panašaus į WhatsApp, kas labiau naudojama asmeniniams pranešimams.
Puikus atitikimas. Gyvų pokalbių tipo sprendimai puikiai tinka mažesnėms grupėms ir komandiniam bendravimui. Taip pat puikiai tinka darbiniai komunikacijai, pavyzdžiui, – „Kas gali perimti 5 kasos aparatą per 10 minučių“. Be to, socialiniai pokalbiai ten paprastai vyksta natūraliai.
Galimos problemos. Kaip visos įmonės kanalas, žinutės galimai nepasieks norimo tikslo.
Kokia yra Galima Numanoma Žinutė?
Viena vertus, pokalbių tipo sprendimai gali parodyti darbuotojams, kad nenorite jų painioti su dar viena programėle ir rūpinatės jų patogumu. Tačiau, kadangi naujausi techniniai įgūdžiai kasdien tampa vis aktualesni, dėl to įmonė gali atsilikti nuo kitų.
Kaip Galite Pagerinti Tokių Komunikacijos Kanalų Patirtį?
Turint tvirtas gaires, kam skirtas (ir kas nėra skirtas) pokalbių tipo sprendimas, darbuotojai galės lengviau naudotis kanalu ir ieškoti papildomos informacijos į kitose medijose.
Ar Yra Netinkamų Komunikacijos Kanalų?
Ne. Kita sisteminių mąstytojų mintis yra ta, kad nėra tinkamų ar netinkamų komunikacijos kanalų, kažkas arba veikia, arba tiesiog neveikia. Tinkami komunikacijos kanalai yra tie, kurie veikia.
Savo naujiems klientams mes, kurie dvejoja, ką reikėtų daryti su savo skelbimų lentomis ir vidiniais televizoriais, prisiregistravus prie GuavaHR, mes visada sakome – pasilikite juos! Naudotis šiomis priemonės nėra nieko blogo, jei tik yra bent vienas darbuotojas, kuris iš jų gauna naują informaciją ar priminimą apie seną. Jei papildomas darbas ir papildomos išlaidos jums netrukdo – tuomet pasilikite juos.
Kaip bebūtų… geriausias komunikacijos kanalas jums yra tas, kuris ne tik perduoda žinutę, bet ir gerina santykius bei padeda ir toliau plėtoti verslo komunikaciją. Ir taip nevyksta su visais prieinamais komunikacijos kanalais.
Ar GuavaHR Gali Būti Geras Komunikacijos Kanalas Jūsų Įmonei?
GuavaHR yra darbuotojų programėlė ir žmogiškųjų išteklių sprendimas įmonėms, kuriose dirbama ne prie stalo. Jei ieškote produkto, kuris padėtų jūsų darbuotojams pradėti naudotis programėle, palaikytų jus jūsų kelionės metu ir pasiūlytų įvairių priedų – nuo elektroninių mokymų iki informacijos perdavimo – mes galime būti puikus pasirinkimas. Užpildykite formą ir užtikrinkite, kad jūsų vidiniai komunikacijos kanalai komunikuotų teisingą informaciją!