Enligt The Human Capital Institute (HCI) lyckas 88% av organisationer inte med bra onboarding1. Så vad gör de för del? I den här artikeln får du en överblick över vad (virtuell) onboarding är, hur det alltmer blir en nödvändig process, och varför onboarding är viktigt för ditt företag och dina anställda.
Organisatorisk socialisering
För att kunna förstå varför onboarding är viktigt behöver vi först ta ett steg tillbaka och titta närmare på organisatorisk socialisering. Organisatorisk socialisering är den inlärnings- och anpassningsprocess som nyanställda genomgår för att bli effektiva medlemmar i organisationen2. Denna dynamiska process sker när en person tar sig an en ny roll inom organisationen, antingen genom att byta position eller genom att komma till organisationen utifrån. Som en del skulle uttrycka det3, det handlar om hur organisatoriska outsiders blir organisatoriska insiders. Onboarding är således en version av organisatorisk socialisering och spelar en nyckelroll för hur pass väl en nykomling anpassar sig i sin nya roll, på ett sätt som bemöter både organisationens och individens behov.
Vilka är bevisen på socialisering?
Forskning4 har visat de positiva resultat som effektiv socialisering innebär: det är mindre troligt att nyanställda säger upp sig eller känner sig frustrerade över att inte passa in eller inte kunna utföra sitt arbete på ett bra sätt. Enligt HCI kan ett bra onboardingprogram öka mängden nyanställda som stannar kvar länge med 82%5.
Detta är särskilt viktigt för nyanställda på frontlinjen eftersom det är troligt att de arbetar med ett tight schema och i ett stort team, vilket ger dem mindre tid till att lära känna sina kollegor och prata om jobbet. Nyanställda som är troligare att stanna hos företaget tack vare bra taktiker kring organisatorisk socialisering innebär även att eventuella utbildningskostnader är väl spenderade pengar. En hög omsättning är ett allvarligt problem kring kontorslös personal (så hög som upp till 100% i matvarubutiker och snabbmatskedjor), vilket gör framgångsrik onboarding ännu viktigare.
Varför onboarding digitalt?
Bland andra processer har onboarding blivit en alltmer virtuell/distanserad process. Den globala COVID-19-pandemin har haft en enorm inverkan på detta, men en del organisationer och företag väljer en virtuell miljö för att det helt enkelt passar deras företags behov bättre. Som exempel är digital onboarding ofta lämpligt för frontlinjepersonal som är utspridda på flera platser. De kan dessutom arbeta på oregelbundna tider och tala flera olika språk. Virtuell onboarding innebär mer flexibilitet, till exempel genom att skapa förinspelade utbildningsvideor, ge information på flera språk, samt ge frontlinjepersonal tillräckligt med tid för att gå igenom onboardinguppgifterna.
Kom ihåg…
Eileen Cooke9, chef för företagsinlärning och utveckling på CVS Health, poängterar att onboarding av frontlinjepersonal måste ske på ett sätt så ny personal kan utföra sitt arbete effektiv direkt när de kommer ut på arbetsgolvet. Därför bör all onboardingutbildning vara relevant och omedelbart tillämplig – ytterligare kunskaper och ”bra att ha”-information kan läggas till senare.
Vanliga utmaningar
Här kommer en möjlighet att lära sig av andras misstag: låt oss ta en närmare titt på några av de vanliga problem som organisationer stöter på när de hanterar onboarding av ny personal. För det första, enligt HCI7 tenderar onboardingprogram som fokuserar på processer och pappersarbete att misslyckas. Tyvärr gör 58% av organisationer just detta. Å andra sidan kan ett partnerprogram under onboardingprocessen (en taktik som implementeras av mindre en hälften av organisationer) öka chansen att lyckas rejält. Det är därför viktigt att hitta en balans mellan formella och sociala aspekter av onboarding.
För det andra är det föga troligt att bara en veckas onboarding räcker. HCI rekommenderar att onboarding fortgår I minst 90 dagar från den nyanställdes första dag. Detta bör dock rimligen justeras beroende på typen av jobb och företag.
För det tredje, inkonsekvent tillämpning är en av de största utmaningarna som organisationer står inför när de försöker tillämpa ett framgångsrikt onboardingprogram. Den goda nyheten är att program som GuavaHR kan bidra med struktur och konsekvens i ditt program. Detta är viktigt att överväga eftersom forskning8 tyder på att onboardingprocesser upplevs som mer hjälpsamma när de är ett krav snarare än bara uppmuntran. Att få frontlinjepersonal att bocka av onboardinguppgifter kan därför vara bra.
Slutligen kan det vara en stor utmaning att få alla chefer ombord när du säljer in idén om ett onboardingprogram i din organisation. Vi rekommenderar att du använder fakta och siffror från den här artikeln för att få igenom förslaget!
Onboarding: En epilog
För att sammanfatta inkluderar onboarding både formella och informella processer och policys som är designade med målet att socialisera den nyanställde. Även om det finns flera sätt att karaktärisera onboarding på så fokuserar vi i vår blogg på Klein & Heusers ramverk Informera, Välkomna & Guida (IWG)6, med separata artiklar som täcker respektive aspekt. Scrolla ner för att hitta dem!