Ettevõtete jaoks, kus töötab suur hulk eesliinitöötajaid, on kommunikatsioon sageli suurimaks väljakutseks. Paljud töötajad ei tööta laua taga, kontrollivad harva e-kirju, võivad isegi jagada nutiseadmeid või töötada erinevate graafikute alusel, näiteks öövahetustes, kus teave võib kergesti kaduma minna. Samal ajal on sõnumite selge edastamine kriitilise tähtsusega tootlikkuse, ohutuse ja kaasatuse seisukohalt.
GuavaHR-is oleme oma klientidelt palju õppinud, mis tegelikult praktikas toimib. Edastamine ei tähenda ainult uudise „saatmist” – see tähendab tagamist, et õiged inimesed seda tegelikult näevad, mõistavad ja selle järgi tegutsevad. Siin on viis praktilist viisi, kuidas meie kliendid on parandanud oma sisemise suhtluse ulatust ja kvaliteeti:
1. Täiustage sisseelamisprotsessi kommunikatsiooni osas
Töötajate sisseelamine paneb aluse sellele, kuidas töötajad suhtuvad ettevõtte teabesse. Sageli ei tea uued töötajad, kust otsida operatiivteavet, uusi eeskirju või personaliosakonna teadaandeid, mis viib infopuuduse ning pahameeleni. Parem lähenemisviis on sisseelamisprotsessis kinnistada ettevõtte kommunikatsiooniharjumusi. Näidake töötajatele, milliseid kanaleid ettevõte kasutab, kuidas digitaalsetesse platvormidesse sisse logida ja milliseid teavitusi nad oodata võivad. Kaaluge lihtsa „kuidas leida meie ettevõttes infot” juhendi loomist uute töötajate jaoks. Kui kõik mõistavad esimesest päevast alates, kust leida teavet, vähendate hilisemat segadust ning ajakulu.
Mida oleme GuavaHR-is näinud: uute töötajate liitumine Guava infoportaaliga esimesel töönädalal võib varieeruda 50% kuni 100% vahel. See on kõrgem ettevõtetes, kus uute töötajate sisseelamisel toimub lühike kommunikatsioonikanalite tutvustus. Kui alguses kulutada iga töötaja kohta vaid 5–10 minutit, säästab see hiljem tunde probleemide lahendamise aega.
2. Määrake info-sõber madalamate tehnoloogiaoskustega töötajatele
Kõik töötajad ei tunne end digitaalsete vahenditega võrdselt mugavalt. Eesliinimahukates tööstusharudes on sageli töötajaid, kes ei ole tehnoloogiliselt nii kogenud või kes kõhklevad rakenduste ja platvormide kasutamisel. Ilma lisatoetuseta on risk, et need töötajad jäävad ettevõtte inforuumist välja. „Info-sõbra” süsteem on lihtne, kuid tõhus lahendus. Pange tehnoloogiat hästi tundvad töötajad kokku nendega, kes vajavad rohkem abi, et nad saaksid üksteist toetada sõnumite lugemisel ja mõistmisel. See loob kaasatuse, enesekindluse ja tagab, et keegi ei jääks infost ilma.
Mida oleme GuavaHR-is näinud: mõned ettevõtted laiendavad oma olemasolevat „töösõbra” süsteemi ka kommunikatsiooni valdkonda või määravad spetsiaalse tugiisiku. See isik saab toetada mitut kolleegi ja on esimene abipakkuja murede korral ning saab jagada uudiseid ka kolleegidega, kes ei ole ”otseühenduses”. Sageli pole need isikud otsesed juhid, kes on ülekoormatud kiireloomuliste ülesannetega ja info ajakohane edastamine ei pruugi olla nende esmane mure. Spetsiaalne partner tagab, et sõnumid jagatakse ja küsimustele vastatakse järjepidevalt.
3. Sihtige sõnumeid segmenteerides, et need oleksid asjakohased
Kui töötajad on üle ujutatud neile mittevajalikest uudistest, lakkavad nad tähelepanu pööramast. Seetõttu on segmenteerimine väga oluline. Suunates sõnumid konkreetsetele vahetustele, asukohtadele või rollidele, saate tagada, et töötajad saavad ainult neile asjakohast teavet. Näiteks ei vaja masinaoperaator sama teavet kui laojuhtaja. Uudiste kohandamisega vähendate mitte ainult ülekoormust, vaid suurendate ka kaasatust. Inimesed loevad sõnumeid palju tõenäolisemalt, kui nad teavad, et sisu on mõeldud just neile.
Mida oleme GuavaHR-is näinud: töötajad saavad olulistest uuendustest tihti esmalt teada rakendusesisesete või e-posti teavituste ehk nn ”notificationite” kaudu. Kui neid kasutatakse juhusliku ja ebaolulise teabe edastamiseks, õpivad töötajad neid kiiresti ignoreerima. Kuna teavitused on efektiivse suhtluse jaoks väga olulised, peavad ettevõtted neid kasutama tähelepanelikult ning tagama, et need oleksid alati asjakohased.
4. Hoia sõnumid lihtsad, selged ja mitmekeelsed
Eesliini töötajad on hõivatud ja sageli pidevalt liikvel. Neil pole aega ega kannatust pikkade, tekstirohkete teadaannete jaoks. Kõige tõhusamad sisemised sõnumid on lühikesed, visuaalsed ja kergesti loetavad: mõelge loeteludele, videotele või infograafikatele. Samal ajal on paljud eesliinitöötajad mitmekeelsed. Kui info avaldatakse ainult ühes keeles, on suur tõenäosus, et osa töötajatest jääb infota või mõistab seda valesti. Andes töötajatele võimaluse tõlkida info emakeelde, paraneb info edastamine, väheneb vigade arv ning ettevõtte näitab, et mõeldakse kõigi töötajate peale. Lihtsus ja kättesaadavus tagavad koos, et sõnumid jõuavad tõepoolest kohale.
Mida oleme GuavaHR-is näinud: alates GuavaHR-i kasutuselevõtust on paljud ettevõtted hakanud kasutama lühemaid ja lakoonilisemaid sõnumeid. Samuti oleme näinud, et kui töötajatel on valikuvõimalus, eelistab enamik neist sõnumeid tõlkida ja lugeda oma emakeeles, mitte ainult ettevõtte ametlikus keeles.
5. Kasutage QR-koode kiireks ja lihtsaks juurdepääsuks
Lõpuks mõelge infole juurdepääsetavusele füüsilistes ruumides. QR-koodide paigutamine puhkeruumidesse, riietusruumidesse või sissepääsudesse annab töötajatele kiire ja lihtsa viisi vajaliku teabe kättesaamiseks. Olgu tegemist vahetuste graafiku, ohutusjuhendi või ettevõtte teadaandega, piisab vaid telefonikaameraga skaneerimisest. See meetod on eriti tõhus tööstusharudes, kus töötajatel ei pruugi olla pidevat juurdepääsu arvutitele. See vähendab takistust info juurdepääsule ja tagab, et sõnumid on kõigile igal ajal kättesaadavad.
Mida oleme GuavaHR-is näinud: ettevõtted on rakendanud QR-koode spetsiaalselt kahepoolsete suhtluskanalite loomiseks. Töötajad kasutavad neid ohutus- ja kvaliteediprobleemide teatamiseks, parandusettepanekute esitamiseks või isegi potentsiaalsete klientide leidmiseks. Teine edukas kasutusvõimalus on kiire juurdepääsu võimaldamine aeg-ajalt vajaminevale teabele, näiteks koolitusmaterjalidele või abijuhenditele, mis on seotud konkreetse masina või tootmisliiniga.
Järeldus:
Edastatavuse parandamine on midagi enamat kui lihtsalt sõnumite saatmine See tähendab tagamist, et töötajatel on võimalik infole tegelikult juurde pääseda, seda mõista ja selle põhjal tegutseda. Suhtluskanalite sisseelamisprotsessis tutvustamisega, tehniliselt vähem kogenud kolleegide toetamisega, uuenduste kohandamisega, suhtluse lihtsana ja mitmekeelsena hoidmisega ning juurdepääsu lihtsustamisega QR-koodi skaneerimisega saavad ettevõtted tagada, et nende sisemine suhtlus tõesti toimib.
