Sisekommunikatsioon on prioriteet. Juba aastal 2021 pidas personalivaldkonna ekspert Josh Bersin oluliseks rõhutada, et sisekommunikatsioon kuulub iga organisatsiooni personalitöö põhivertikaali – sarnaselt maksudele või töötamist puudutavatele seadustele. See tähendab, et suurepärane suhtlus töötajatega peaks olema iga ettevõtte iganädalases kavas.
Sarnaselt teistele HR-valdkonna terminitele nagu “kultuur”, “kaasatus” või “kogemus” on ka sisekommunikatsioon ettevõtetele erineva tähendusega. Laias laastus tähendab sisesuhtlus ettevõtte sees info jagamist sellisel moel, et töötajatel oleks oma tööülesanded võimalik edukalt sooritada. See, millist infot jagatakse ja kuidas seda tehakse, varieerub ettevõtteti üsna palju.
Enamik ettevõtteid jagab reeglina palju operatsionaalset infot – ehk teadaandeid nende sündmuste kohta, mis puudutavad töötajate igapäevatööd. Muutused töökorralduses ning ettevõtte äritulemused on samuti levinud sisekommunikatsiooni osa.
Suhtlusvahend, mille kaudu ettevõte oma infot jagab, võib üsna palju piirata seda, kui palju infot töötajatega jagada saab ning kui lihtne on jagatule tagasisidet anda. Digitaalsed kanalid, millest kirjutasime lähemalt oma blogipostituses “Ettevõtte sisekommunikatsiooni kanalid: plussid, miinused & ideed nende arendamiseks”, on info jagamiseks väga head, sest muudavad teadete vastuvõtmise protsessi paindlikuks ja lihtsaks, lubavad hõlpsasti infole vastata ja vajadusel juba jagatud sisu korrata. Reeglina toetavad digikanalid ka mahukat sisu, nagu galeriid või videod.
Digitaalse suhtluse kiire kasv on aga muutnud ka seda, millist tüüpi infot töötajad saavad. Selle hulka kuulub nii personalivaldkonna professionaalide kui ka ettevõtte juhtide poolt sageli nö pehmeks sisuks kutsutav uudisvoog: lood ettevõtte projektidest, toredatest kolleegidest ja klientidepoolsest tunnustusest.
Ent kas seesuguste “pehmete uudiste” sees peitub tegelikult midagi enamat? Selles postituses uurime, milline seesuguse kommunikatsiooni peidetud väärtus tegelikult on – ja kuidas sedasorti info jagamine sinu ettevõtte tulemusi ja töötajate raholuli mõjutab.
1. Ettevõtte edulugude jagamine
Paljud töötajad ei pruugi päris lõpuni aru saada, kuidas nende tööülesanded ettevõtte üldisesse edusse panustavad. Eriti keerukas võib see olla siis, kui nad töötavad mõne suure projekti pisikese detaili kallal. Võib olla korralik väljakutse mõelda “suurele pildile” tootmisliinil tegutsedes või andmeid ettevõtte ressursiplaneerimise süsteemi sisestades. Et panna töötajad nende töö ja tööandja üle rohkem uhkust tundma, on vältimatult tähtis aidata neil oma töö väärtust näha.
Kahtlemata aitab ettevõttel seda teha nende uudiste jagamine, mis puudutavad edukalt lõppenud projekte ja tähtsaid ärilisi saavutusi. Tihti seesugust otsest mõju töötaja tehtul ei ole või on seda raske näha – näiteks puhastus- või logistikateenuseid pakkuvate firmade puhul. Sellisel juhul saab juhtkond jagada töötajatega seda, kui mõni nende väärtuslik klient on omakorda mõne tähtsa projektiga hakkama saanud. See ütleb töötajatele kahte asja: nende ettevõttel läheb hästi ja nende pakutavad teenused või tooted on hinnas, mis muudab omakorda nende töökohti kindlamaks.
2. Muutuste tutvustamine
Muutused pole organisatsioonide jaoks kunagi lihtsad, ja uuringud ütlevad, et enamik töötajaid seisab neile vastu. McKinsey poolt läbi viidud uuringu järgi kukub 70% algatatud muutustest läbi – peamiselt just seetõttu, et töötajad ei tule nendega kaasa.
Muutuste õnnestumiseks on eluliselt tähtis võtta arvesse töötajate vaatenurka toimuvale. Reeglina ettevõtted ka teevad seda, tehes finants- ja muude plaanide kõrval analüüse ka “inimfaktori” mõju kohta toimuvale.
Jagades infot tulevaste projektide ja ees ootavate plaanide kohta pakud sa oma töötajatele võimalust kujundada välja oma arvamus ja hinnata, kuivõrd nad muutuseks vajalikuks pühendumiseks valmis on. Ise infot jagades võimaldad sa oma töötajatel kujundada arvamuse faktide, mitte kuulujuttude põhjal. Jagades seda, milliseid investeeringuid või uusi projekte on ettevõttel kavas teha, paned sa oma töötajad ka suuremat kaasatust tundma: eriti siis, kui annad neile võimaluse loetut tagasisidestada.
Ka siis, kui uudised pole kõigi jaoks positiivsed, on avatus ja läbipaistvus paremad kui töötajate teadmatuses hoidmine, lootes, et nad ise lüngad täidavad. Mõnel juhul võib aga jagatav näidata hoopis seda, et organisatsioonil on vahendeid tulevikku investeerimiseks, mis toob ühel hetkel omakorda kaasa paremad töötingimused ja suurema turvalisuse selle osas, et töökohad on kindlad ja püsivad.
3. Uute nägude tutvustamine
Selleks, et uus töötaja saaks sujuvalt ettevõttesse sisse elada, on nende tutvustamine kolleegidele esmatähtis (loe selle teema kohta rohkem meie postitusest “Töötajat tutvustava intervjuupostituse 8 liiki + 31 intervjuuküsimust”). Oma uue kolleegi kohta üht-teist teades kipuvad esmakohtumised palju sujuvamalt minema. Suurtes ettevõtetes võib olla mõistlik jagada infot võtmeisikute kohta või minna inimeste tutvustamisega rohkem süvitsi osakonna või tiimi tasandil. Väiksemates ettevõtetes tasub aga tutvustada igat uut tulijat.
Töötajate oskusi, hobisid, nende tausta või kogemusi jagades lood parema pinnase omavaheliste sidemete tekkeks ettevõtte sees. Inimesed hindavad ägedaid kolleege, olgu see siis keegi, kes mägesid vallutab, aias imesid korda saadab või lihtsalt millegi erilisega tegeleb. Kui töötaja tunneb, et on oma kolleegidega lähedane, kipub ka tema kaasatus kõrgem olema.
Sama reegel kehtib ka sinu ettevõttes juba kanda kinnitanud töötajate kohta, kellel on tööga mitteseonduvaid põnevaid lugusid või oskusi. Kui sinu organisatsioonis peaks näiteks leiduma keegi, kes maratoniks treenib või mõnes vabatahtlikke koondava organisatsiooni projektis kaasa lööb, võiks nende lugude jagamine suurendada kuuluvustunnet ja näidata, et nende kolleegid toetavad nende pingutusi või unistusi.
Eriliselt oluline on jagada infot nende uute töötajate kohta, kellel on muljetavaldav CV või mõni eriti eriline oskus. See näitab ettevõtte töötajatele, et nende tööandja on ahvatlev ka tõeliselt talendikate spetsialistide jaoks. Mõju töötajale võib olla nii kindluse tõusus – nad tunnevad, et nende tulevik on ka edaspidi selle ettevõttega seotud –, või rahulolu ning kaasatuse paranemises.
4. Kliendipoolse kiituse tähistamine
Kõigile meeldib olla hinnatud ja märgatud. Ja kõikidel ettevõtetel – vähemalt teoorias – on kliendid, kes nende tooteid või teenuseid armastavad. Jaga seda infot oma töötajatega julgesti. Nii töötajate uhkusetunne oma ettevõtte üle kui ka rõõm enda rolli üle selles saavad kinnistatud.
Oluline on, et sedasorti tunnustust jagades keskenduksid tiimidele või osakondadele, selle asemel et valida välja konkreetsed indiviidid, keda kiita. Näiteks võid selle asemel, et öelda “Jaan mainiti möödunud nädalal ära kolmes positiivses tagasisides”, sõnastada tunnustuse hoopis nii: “Meie osakonnal oli imeline nädal – saime korduvalt tagasisidet, et oleme oma kliendid rõõmsaks teinud!”
Digitaalse suhtluse vahendid, GuavaHR nende hulgas, muudavad klientide tagasiside jagamise nende originaalkujul väga lihtsaks. Ent kui digitaalseid vahendeid teie ettevõttes ei kasutata, saad rahulolevast kliendist kirjutada näiteks artikli, selle siselehe kujul välja printida või teadetetahvlile kinnitada.
Lisaks tujutõstvale efektile on see töötajatele kinnitus ka selle kohta, et neile tööd andval ettevõttel läheb hästi ja et nende kliendid on toimuvaga rahul. Ning see viib juba omakorda positiivsete mõjudeni iga töötaja tööelus.
Miks valida digitaalne suhtluskanal?
Eelpool välja toodud info jagamine võib töötajate kaasatust ja tööga rahulolu suurendada ning tööjõuvoolavust vähendada. Digitaalsete kanalite kasutamine ei muuda infovahetusprotsessi ainult kiiremaks ja igale töötajale mugavamaks, aga võimaldab ka olulist infot otse allikast suurema publikuga jagada.
Teadaanded projektijuhtidelt, kes kontorist kaugel asuvad või tagasiside klienditoe spetsialistidelt võib olla hoopis siiramad, usutavamad ja autentsemad kui sama info lihvitud variant ettevõtte kommunikatsiooniosakonnalt. Oma olemuselt on sisekommunikatsioon nagu tool: selle jätkusuutlikkus sõltub pikas plaanis sellest, kui mitu jalga tal all on.
Kui otsid oma ettevõttele eriti head digitaalset tööriista, võid julgelt GuavaHRi suunas vaadata. Broneeri meie tasuta demo ja teeme sinu sisekommunikatsiooni tõhustamisega algust!
