Kaasaegses trükikojas ei ole täpsus ja usaldusväärsus olulised ainult masinate, vaid ka inimeste jaoks. Print Bestis, ühes Eesti juhtivas raamatutrükikojas, tekitasid kiire kasv ja ööpäevaringne mitme vahetusega töötamine uusi väljakutseid töötajate informeerimisel, kaasamisel ja ühenduses hoidmisel. Kuna neljas vahetuses töötas üle 150 mitmest eri rahvusest töötaja, läksid olulised sõnumid sageli kaduma, neid mõisteti valesti või need jõudsid kohale hilinemisega.
Rääkisime hiljuti Print Besti jätkusuutlikkuse ja vastavuse juhi Triin Nuudiga ning personalijuhiga Liina Heinastega. Nad rääkisid, kuidas GuavaHR on saanud Print Besti igapäevaelu oluliseks osaks, tugevdades sisemist suhtlust, suurendades töötajate kaasatust ja kujundades töökultuuri. Mis varem tugines ühesuunalistele infokildudele, on nüüd arenenud tõeliselt ühendatud, mitmekeelseks inforuumiks.
Print Bestist
Print Best on üks Eesti riikide suurimaid raamatutootjaid, kes toodab raamatuid nii suurtele kui ka väikestele kirjastustele kogu Euroopas. Print Best, mille kasvav meeskond koosneb 150 töötajast neljast kuni viiest erinevast rahvusest, ühendab tööstusliku tipptaseme pühendumusega jätkusuutlikkusele ja kaasaegsele töökultuurile.
Väljakutse: kiire kasv ja keeruline töökeskkond
Viimastel aastatel on Print Best kiiresti kasvanud ja läinud üle neljale vahetusele. See tekitas uusi väljakutseid:
- Sujuv sisekommunikatsioon vahetuste vahel.
- Keelebarjääride ületamine töötajate vahel.
- Koolitus- ja õppimisvõimaluste pakkumine ilma, et kõik peaksid olema samas ruumis.
Nagu Print Besti vastavus- ja jätkusuutlikkuse juht Triin meenutab:
„150 inimese, kes kuuluvad nelja-viie erineva rahvuse hulka, ühine infoväli oli suur väljakutse. Teave ei jõudnud töötajateni ja mõnikord muutus see poole peal „oma elu elama”. See oli nagu telefonimäng.”
Töötajatel ei olnud lihtsat viisi reageerida, küsimusi esitada või tagasisidet anda. Ühesuunaline suhtlus tekitas frustratsiooni ja olemasolevad kanalid ei võimaldanud suunata sõnumeid konkreetsetele meeskondadele või keeltele.
GuavaHRi avastamine
Lugu sellest, kuidas Print Best avastas GuavaHR-i, on üsna juhuslik. Tööstusliku sümbioosi üritusel leidis ettevõte mentori, kes oli juba GuavaHR-i kasutaja ja soovitas lahendust soojalt.
„Nad kiitsid GuavaHR-i ainult ja me mõistsime, et see on just see, mida me vajame oma sisekommunikatsiooni probleemide lahendamiseks. Otsus tehti väga kiiresti ja me pole seda kunagi kahetsenud.” – Triin
Rakendamine ja kasutuselevõtt
GuavaHRi kasutuselevõtt Print Bestis ei tähendanud ainult uue tarkvara juurutamist, vaid ka mõtteviisi muutmist. GuavaHRi paindlik platvorm võimaldas kasutada ettevõtte jaoks vaid neid funktsioone, mida ettevõte vajas, GuavaHRi meeskond pakkus kogu protsessi vältel kiireid vastuseid ja praktilist tuge.
Töötajate reaktsioonid olid väga erinevad. Mõned kiitsid tööriista kohe, teised vajasid rohkem aega. Triin selgitab:
„Põhjused olid väga inimlikud: hirm uue ja tundmatu ees, mure tehnilise poolega hakkama saamise pärast või lihtsalt vastumeelsus „veel ühe rakenduse“ alla laadida. Kuna tegemist on meie suhtlus- ja e-õppe tööriistaga, on Guava kasutamine töötajatele kohustuslik ja me oleme protsessi teinud võimalikult sujuvaks. Eelarvamused kaasnevad iga suurema muutusega ja see ei üllatanud meid.“
Praeguseks on:
- 97% töötajatest on liitunud
- Nädalane aktiivsus umbes 90–95%
Kuna GuavaHRi abil korraldatakse ettevõtte kvaliteedi ja tööohutuse töövahend, pidid kõik töötajad sellega liituma. Ülemineku hõlbustamiseks pakkus personaliosakond 1:1 tuge neile, kes vajasid abi rakenduse allalaadimisel või sisselogimisel. Aja jooksul kasvas kaasatus, eriti kui GuavaHR seoti vabamas ja interaktiivsemas tegevuses.
Üks silmapaistev algatus oli mais toimunud kogu ettevõtet hõlmav sammude väljakutse. GuavaHR meeskond arendas isegi lahenduse jälgimaks kollektiivset sammude eesmärki. Kuna töötajad registreerisid oma sammud otse GuavaHR-is – koos fotode ja kommentaaridega –, muutus väljakutse platvormi kasutamine mängulisemaks ja sotsiaalsemaks.
Kuigi töötajad hakkasid kiiresti uudiseid jälgima, võttis neil kauem aega, et saada julgust ise postitada. Vastutavad juhid pidid samuti kohanema ja vajavad mõnikord ikka veel meeldetuletusi: „Aga Guava?! See oleks seal lihtsalt lahendatav!”
Peamised tulemused ja eelised
Alates GuavaHRi kasutuselevõtust on Print Best näinud selget paranemist nii tõhususes kui ka töökultuuris.
- Parem suhtlusvoog
GuavaHR sai oluliste uuenduste, klientide tagasiside ja osakonnapõhiste uudiste jaoks peamiseks platvormiks. Suhtlus on nüüd kahesuunaline: töötajad saavad kohe reageerida, kommenteerida ja tagasisidet anda. - Keelebarjääri ületamine
Töötajad valivad oma eelistatud keele ja GuavaHR tõlgib automaatselt postitused, kommentaarid ja e-õppe sisu. See muudab kogu suhtluse võõrkeelsetele töötajatele kättesaadavaks ilma täiendava käsitsi tõlkimiseta. - E-õppe ja koolituse laiendamine
See, mis varem vahetustega töötamisel oli keeruline, on nüüd mobiilis igal ajal võimalik. Ohutusreeglid, uute töötajate sisseelamine ja sisemised juhised edastatakse juba GuavaHRi e-õppe platvormi kaudu, mis aitab ettevõttel vähendada paberitööd, ning plaane on veelgi kättesaadava info hulka laiendada. - Kultuuri ja kaasatuse edendamine
Alates sünnipäevade ja tähtpäevade tähistamisest kuni vabaajaveetmise jagamiseni sammuvõistluse ajal on GuavaHR aidanud edendada tunnustust ja ühtekuuluvust. - Aja kokkuhoid ja tõhususe parandamine
Kiiraruandevormid rikete, haiguspuhkuste või parandusettepanekute jaoks on üha populaarsemad, vähendades paberitööd ja kiirendades reageerimisaega.
GuavaHRi roll täna ja tulevane koostöö
Projektipõhine tööinfo asub endiselt Print Besti ERP-süsteemis, kuid GuavaHR on saanud kogu ettevõtte kommunikatsiooni tugisambaks. See võimaldab Print Bestil jagada varasemast sagedamini ja kaasavamalt mitte ainult eeskirju ja uuendusi, vaid ka tunnustust ja väärtusi.
„Guava mängib võtmerolli kõige projektipõhise töö ümber toimuva kommunikeerimisel.“, lisab Triin.
Print Best kavatseb laiendada GuavaHRi e-õppe platvormi kasutamist uute töötajate sisseelamiseks ja jätkuõppeks, tagades, et töötajad jäävad kiiresti muutuvas keskkonnas kaasatud, informeeritud ja turvaliseks.
Kokkuvõte
Print Besti ja GuavaHRi koostöö näitab, kuidas õige digitaalne tööriist võib muuta sisemist suhtlust, töötajate pühendumust ja ettevõtte kultuuri isegi keerulises, mitmekeelses tööstuslikus töökeskkonnas.
„Nagu Liina ütles, tundub see nagu rätsepatööna valmistatud ülikond,“ järeldab meeskond. „Meie jaoks sobib Guava ideaalselt ja me soovitame seda kindlasti.“
Print Bestile on GuavaHR muutunud enamaks kui suhtlusvahendiks – see on platvorm, mis tugevdab kultuuri, toetab õppimist ja tagab, et ükski töötaja ei jääks tahaplaanile.
