Sisekommunikatsioon on nüüdsest osa personalitöö põhiprotsessidest, nn core-HR’ist, ütlevad valdkonnaanalüütikud eesotsas personalitöö visionääri Josh Bersiniga. See tähendab, et sisekommunikatsiooni pole enam kauem võimalik vältida: sisesuhtlus tasub igas ettevõttes muuta süsteemseks protsessiks.
Selle artikli kirjutamiseks saime inspiratsiooni oma klientidelt: logistika-, tootmis- ning jaemüügivallas tegutsevatelt ettevõtetelt õpitud parimatest efektiivse sisekommunikatsiooni näidetest. Tegemist on sektoritega, kus suur osa töötajaskonnast ei asu kontoris, muutes sellega sisekommunikatsiooni üsna keeruliseks. Ka paljud teised ettevõtted nendest sektoritest väljas on hädas sama murega, ja asi muutub veel eriti peadmurdvaks siis, kui tuua valemisse kaugtöö tegijad.
Kõik GuavaHRi kliendid on oluliselt oma ettevõtte sisekommunikatsiooni meie kliendiks olemise ajal parandanud ning on oma tulemustega rahul. Ent mõned neist on olnud erakordselt edukad – meie soov oli uurida, kuidas.
Selles artiklis tutvustamegi sulle klientidega tehtud intervjuude olulisimaid leide, et saada aru, mida nad üksteisele sarnaselt – ja teistest erinevalt teevad. Kõik selleks, et saaksid oma sisekommunikatsioonistrateegia uuele tasemele viia!
Miks peaks sisekommunikatsiooni parandamisega üldse tegelema?
Enne, kui asume sinuga uusi teadmisi jagama, avame veidi ka oma teemavaliku tausta. Miks on üldse vaja sisekommunikatsiooni parandada? Kellele see kasu toob, ja kuidas?
Kujutle mis tahes suhet – näiteks seda, mis inimesel oma elukaaslasega on. Kui selles suhtes on kommunikatsioon paigas ja suhtlemine toob probleemide asemel lahendusi, saab sellele omakorda mida iganes rajada. Sama lugu on ettevõtte sisesuhtlusega. Kahepoolse suhtluse võimaldamine ja selle hoidmine viib paremate suheteni. Ja mitte ainult: parema töökliimani, paremate tulemusteni, parema tiimitunnetuseni. Hea kommunikatsiooniga on kõik parem. Mõnes mõttes on kommunikatsioon justkui nagu sild, mida mööda vedada mis tahes parasjagu vajalikke kaupu.
Seega on hea sisekommunikatsioon igas üksuses kõige järgneva eeldus. Seega on kommunikatsiooni parandamine ja arendamine tohutu väärtusega.
Milliseid mõõdikuid me selles artiklis analüüsime?
Selleks, et midagi paremaks muuta, tuleb seda esmalt mõõta – et hiljem usaldusväärselt hinnata, kas parandustest oli kasu. See artikkel keskendub kolmele põhilisele efektiivse suhtluse mõõdikule, mida me GuavaHRi rakenduses kasutame. Need on kasutajate – ehk töötajate – liitumine, aktiivsus ja panustamine.
Meie keskmised liitumis- ja aktiivsusprotsendid olid mõõdetud perioodil mõlemad 83%, mis on väga hea tulemus. Ent meie kõige edukamate klientide keskmine, kellega otsustasime läbi viia põhjalikud intervjuud, oli 96%. See tähendab, et nende ettevõtte töötajatest kasutab rakendust 96%, ja neist omakorda 96% teeb seda aktiivselt. Panustamisprotsendid olid kahel võrreldud grupil vastavalt 33% ning 63%.
Vaatame lühidalt, mida need kolm mõõdikut täpselt näitavad.
Liitumine mõõdab, mitu protsenti töötajaid on oma ettevõtte sisekommnikatsiooni ja personalitöö protsesside rakendusega liitunud. Kuna reeglina pole nende rakenduste kasutamine ettevõtte poolt kohustuslikuks muudetud, tuleb liitumisprotsenti mõõta ja selle tõstmisega aktiivselt tööd teha.
Aktiivsus näitab selle sama rakenduse sisu tarbijate hulka: uudiste lugejaid, koolituste läbijaid, küsitlustele vastajaid, dokumentide kinnitajaid, ja nii edasi.
Panustamine tähistab neid töötajaid, kes mitte ainult ei tarbi, aga ka loovad teiste jaoks tarbitavat sisu: näiteks kommenteerivad, postitavad, loovad sündmusi.
Need mõõdikud ei ole GuavaHRi-spetsiifilised: tegelikult saab neid kolme mõõta iga sisekommunikatsioonilahenduse puhul. Mõnel juhul, näiteks siis, kui kasutad teadetetahvlit või sisetelevisiooni, on seda lihtsalt keerulisem teha ning tulemused ei pruugi sama täpsed tulla. Ent nagu öeldakse: vead, mida tehakse ebatäpse andmestiku kasutamisel on oluliselt väiksemad kui need vead, mida tehakse siis, kui andmeid üldse mitte kasutada. Seega – mõõta tasub!
Niisiis: küsisime oma kõige paremate tulemustega klientidelt, mida nad teinud on, et oma sisekommunikatsiooni kolme olulisemat näitajat tõsta. Järgnevalt saad teada, mida me neilt õppisime.
Samm number 1: paranda kommunikatsiooni liitujate arvu tõstmise kaudu
Nagu eelnevalt kirjeldatud, mõõdab liitumine seda, mitu protsenti töötajaid on oma ettevõtte sisekommnikatsiooni ja personalitöö protsesside rakendusega liitunud. Mida intervjueeritavad meile rääkisid?
1: Sisekommunikatsiooni tasub suhtuda samal moel nagu ohutusse
Kui uus töötaja ettevõttega liitub, peab ta sageli läbima nimekirja jagu ohutust ja terviseteemasid puudutavaid punkte. Kui ta seda ei tee, ei tohi ta oma tööülesannetega alustada. Mõistlik, sest ohutu tegutsemine on elutähtis nii töötajale endale, tema tööandjale kui ka kliendile. Aga miks peaks sisekommunikatsiooni kuidagi vähemtõsiselt suhtuma?
See oli üks meie peamisi avastusi: kõik meie parimate tulemustega kliendid lähenesid sisekommunikatsioonile iga uue töötajaga süsteemselt. Nad võtsid aega, selgitamaks, miks nad üldse sisesuhtlusesse panustavad, miks seda vaja on, kuidas nad seda teevad, milline on kogu asjas töötaja roll, kuidas nende platvorme kasutada – ja nii edasi. Täpselt nii, nagu ohutusteemaga, oli neil ka sisekommunikatsioonile süsteemne lähenemine.
2: Muuda oma sisekommunikatsiooni kanal osaliselt kohustuslikuks
Paljud personalitöötajad usuvad, et eduka kommunikatsiooni võti peitub täielikus vabatahtlikkuses. Meie kõige paremaid tulemusi saavutavad kliendid usuvad oma kogemuse põhjal aga muud. Veelgi enam: ka nende töötajate rahulolu on küsitluste järgi paranenud osaliselt seetõttu, et sisekommunikatsioon on moel või teisel kohustuslik osa nende tööpäevast.
See, kui sa oma sisekommunikatsioonikanalid vähemalt osaliselt kohsutuslikuks muudad, annab sinu töötajatele signaali, et asi peab olema oluline. Efektiivne suhtlus ei ole mitte tore boonus, vaid osa ettevõtte põhiprotsessidest.
Meie kõige edukamad kliendid tõid ka häid näiteid, kuidas seda saavutada. Üks võimalus on muuta suhtluskanal kohustuslikuks, mainides see ära töölepingus. See pole seaduslikult siduv, aga muudab asja ametlikumaks. Teine võimalus on kaasata sisesuhtluse kanal oma siseprotsessidesse, näiteks ISO-standarditega seonduvasse – sel moel muutub sisesuhtluse kanali vältimine kas lihtsalt ebamugavaks või võimatuks.
Soovid, et sinu liitumisprotsent pöörasel kiirusel kasvaks? Loosi oma töötajate vahel välja mõni auhind – ja vii see läbi selles samas kanalis. Või jaga ettevõtte soodustusi või tooteid ainult suhtluseks mõeldud rakenduses või kanalis. Üks meie klientidest soovis oma töötajatele pakkuda võimalust tellida endale tankla sooduskaart, ning selle tellimiseks vajalik sooviavaldus tuli esitada GuavaHRi rakenduses. Hetkega said nad pardale 20 töötajat, keda oli enne olnud võimatu liituma saada.
Kindlasti on see samm uute töötajatega kergem, sest nad janunevad uue info järele. Samuti puuduvad neil sügavale juurdunud uskumused, kuidas selles ettevõttes asjad käinud on ega karda vanadel harjumustel minna lasta.
Samm number 2: paranda sisekommunikatsiooni aktiivsuse tõstmise kaudu
Nüüd, kui sinu liitumisprotsent on kõrgem ja uued inimesed on sisekommunikatsiooniprotsessidega liitunud, saame asuda kasutajate aktiivsuse tõstmise juurde. Nagu eelnevalt kirjeldasime, näitab aktiivsus sisu tarbijate hulka: uudiste lugejaid, koolituste läbijaid, küsitlustele vastajaid, dokumentide kinnitajaid, ja nii edasi.
1: Ebaõnnestunud planeerimine tähendab ebaõnnestumise planeerimist
Suhete ehitamine nõuab järjepidevust. Oma töötajate ootele jätmine või nende ignoreerimine on halb märk, sest ütleb neile, et ettevõtte juhtkonna suhtlusoskused on puudulikud, rääkimata kahjust üldisele töötajaskonna enesetundele. Selleks, et luua töötajatega sellised suhted, mida saab hiljem nii igapäevasuhtluses, aga ka kriisi korral ära kasutada, peab kommunikatsiooni parandamise üks osa olema selle planeerimine.
Kindlasti pole vaja detailselt järgneva kuue kuu sõnumeid kirja panna. Ent proovi teha nii, et sul oleksid planeeritud tegevused olemas järgmiseks 30 päevaks: mõtle, mida igal nädalal töötajatega jagada soovid. Näiteks kui oled siiani saatnud välja kaks korda kuus ilmuvat uudiskirja, jaga see info laiali nii, et saaksid üle päeva midagi töötajatega jagada. Tekita töötajates harjumus regulaarselt ettevõtte käest infot saada.
Oluline on, et sa oma töötajat korraga suure hulga infoga üle ei koormaks, vastasel juhul hakatakse seda lihtsalt ignoreerima. Järjepidev ühtlane infojaotus juhtkonna poolt annab töötajatele eeskuju efektiivsest kommunikatsioonist ja aitab neil ka oma oskusi arendada. Neile eeskuju andes lood usaldust ning kui töötaja selleks valmis on, saab ta hiljem juba ise panustades sulle samaga vastata.
2: Aita töötajal harjumust kujundada
Eelmistes lõikudes mainitud järjepidevus ja info ühtlane jagamine moodustavad harjumuse tekkimise tehnilise poole. Ent harjumused saavad mingi piirini kujuneda ka loomulikult, kui sinu jagatavat infot tajutakse olulise või huvitavana.
Vestlused meie kõige paremaid tulemusi saavutanud klientidega näitasid, et tegevjuhi poolt jagatava infoga ei suuda naljalt ükski teine uudis võistelda. Kui sisekommunikatsioonirakenduse kasutamisaktiivsus mis tahes põhjusel ajutiselt langeb, aitab tegevjuhi ülevaade või tervitusvideo rakenduse kasutamise harjumuse alati taasluua. Ka GuavaHRi analüütika näitab selgelt sama tulemust.
Ent ka kõik muu, mis töötajaid ettevõtte infoväljas hoiab, on oluline, ning seda tuleks regulaarselt nendega jagada: iganädalased müügiosakondade kokkuvõtted, klientide tagasiside, ettevõtte arenguplaanid, vastused töötajate esitatud küsimustele, ja nii edasi.
Teine võimalus töötajates harjumuse kujundamiseks on see, kui personalitöötajad kõik infopalved teie sisekommunikatsioonikanalisse suunavad. Sel viisil saab ühele küsimusele antud vastusest kasu oluliselt rohkem töötajaid, mis tugevdab harjumust veelgi – kui nüüd keegi töötajarakenduses mingit infot jagab, läheb rohkem töötajaid seda vaatama, sest see võib ka nende jaoks oluline olla.
Ning viimaks: on mõistetav, et sisekommunikatsiooniga alustades on ettevõttel metsik hulk asju, mida nad oma töötajatelt vajaksid, ning mille küsimisest nad alustada tahaks (räägime sellest täpsemalt panustamise teemalises sektsioonis). Ent harjumuse kujundamiseks tuleb alustada küsimisest, mida vajavad sinu töötajad.
3: Ära tee kõike ise
Kui oled alles hiljuti oma sisesuhtlusele keskendumisega algust teinud, moodustab enamuse sellest suure tõenäosusega ühepoolne ülalt-alla kommunikatsioon. Panustajate tekkimine võtab aega. Seetõttu on vaja sisu, millega sisesuhtlust üleval hoida, ka nendeks aegadeks, kui peamiste kommunikeerijate motivatsioon ja entusiasm langema hakkavad.
Üks variant on kutsuda appi ettevõtte saadikud. Need on eriti aktiivsed töötajad või suisa ettevõtte fännid, kes ühel või teisel põhjusel oma ettevõttest väga-väga hoolivad. Kui sinu inimesed usuvad, et sisekommunikatsioon on ettevõttele tähtis, on nad ka altimad panustama. Muuda saadikud osaks ettevõtte kultuurist: leia mõni fänn või üksuse esindaja ning palu neil panustada. Oma järgmises postituses räägime lähemalt, kuidas selliseid inimesi leida ja neid julgustada.
Teine võimalus üksinda kaasava sisu loomiseks ilma pöörase rabelemiseta on valida lisafunktsioonidega sisekommunikatsiooniplatvorm. See tähendab, et kogu organisatsioon kasutab üht ja sama tööriista nii suhtluse, e-õppe, puhkuseavalduste esitamise, palgasedelite vaatamise, küsitluste korraldamise ja teiste personalitöö protsesside jaoks. Kui neid teemasid puudutav samuti osaks ettevõtte uudisvoost teha, on selles toimuv pidevalt värske, oluline ja mitmekülgne.
Samm number 3: paranda sisekommunikatsiooni panustajate kaasamise kaudu
Nüüd on sul loodetavasti mitu ideed nii töötajate liituma saamiseks kui ka nende kasutamisaktiivsuse tõstmiseks. Suuremat panustajate protsenti soovib enamik ettevõtteid, ent see on miski, millega kõik hädas on.
Nagu sissejuhatuses selgitatud, tähistab panustamisprotsent neid töötajaid, kes mitte ainult ei tarbi, aga ka loovad teiste jaoks tarbitavat sisu: näiteks kommenteerivad, postitavad, loovad sündmusi.
1: Alusta pisikeste sammudega
Selleks, et panustajate hulka suurendada, on vaja esmalt kasvatada töötajate kaasatust. Sõltuvalt sellest, milline on olnud ettevõtte ja iga töötaja isiklik tööminevik, võivad madala kaasatuse põhjused varieeruda. Esmalt on üsna tõenäoline, et sinu töötajad on lihtsalt häbelikud. Ent on ka keerulisemaid olukordi, kus töötajaskond kas ei usalda ettevõtet eelnevate negatiivsete kogemuste tõttu suhtlusega – vastamata küsimused, täitmata lubadused -, või on nende sõnavõttudele kunagi negatiivsed tagajärjed olnud. Seetõttu alusta pisikeste sammudega ja (taas)loo oma töötajate usaldus ja osalus järk-järgult.
Näiteks on meie parimaid tulemusi saavutanud kliendid alustanud sellest, et korraldavad oma töötajaskonna seas loosimisi. Auhinnana on hästi töötanud ühisüritus võitjate valitud kohas – ja fotosid toimunust saab hiljem ka sisekommunikatsiooni osana kasutada. Esimeses kvartalis palu oma töötajatel loosis osalemiseks lihtsalt kommentaariks oma nimi kirjutada. Teises kvartalis palu neil kirjutada oma nimi ja lisada näiteks üks ettevõtte väärtus. Kolmandas kvartalis palu lisaks nimele pakkuda välja üks idee ettevõtte arenguks (mis tahes teema teil parasjagu päevakorral on – kasuta seda). Ja nii edasi.
Sellise lähenemise tulemusena oled sa oma töötajates kujundanud harjumuse sinu kommunikatsioonile reageerida ja andnud neile julguse sõna sekka öelda. Panustajaskonna suurendamisest ei tasu mõelda mitte kui sprindist, vaid nagu maratonist. Spordist rääkides – üks meie klientidest korraldas oma töötajaskonna seas UEFA EURO 2020 raames enustusvõistluse. Enne igat mängu said töötajad lihtsas hääletuskastis valida, kumba meeskonda nad võitjaks ennustavad, ning osalejate vahel jagati välja toredaid auhindu. Järgmine kord, kui sa töötajatelt millegi olulise jaoks küsitluses osaleda palud, on neil juba olemas kogemus, kuidas seda teha.
2: Pöördu töötajate poole mõne abipalvega
Sinu inimestele on tohutult oluline suure pildi nägemine ja tunnetamine, mil moel nad ettevõtte edusse panustanud on. Kuigi sisekommunikatsiooni protsesside süstematiseerimist tuleks alustada töötajate vajaduste rahuldamisest, võid panustajate kaasamisel mõelda julgemalt ettevõtte vajadustele ja oma töötajatelt abi küsida.
Ühe meie eriti eduka kliendi ettevõttes on igal töötajal võimalus ettevõttele müügivihjeid jagada. Kui nad peaksid oma igapäevatoimetusi tehes märkama, et nende teenus või toode pole kusagil saadaval, annavad nad sellest GuavaHRi kaudu teada. Iga kuu teeb müügimeeskond GuavaHRis ülevaate, kui palju vihjeid nad sel kuul said, kui mitu neist edukalt klientideks saadi, kui mitme kallal nad veel tööd teevad – ja tunnustavad nimeliselt neid, kes sellele kaasa aitasid. See tõstab töötajaskonna moraali ning annab märku, et toimumas on palju häid asju – ja seda ühise pingutuse tulemusena.
Töötajatelt abi palumise näiteid on aga veel: kutse nomineerida kuu parimaid kolleege, palve aidata valida kodulehe vestlusroboti välimust, ettepanek raporteerida kiiret reageerimist vajavaid parandustöid, ja nii edasi.
Kuidas olla kindel, et ettevõtte sisekommunikatsioon muutub paremaks?
Kuidas siis ikkagi teada, kas eelnevate nõuannete põhjal sisse viidud muudatused on edu toonud? Üks võimalus on töötajatelt rahuloluküsitluse raames paar korda aastas uurida, kuidas nad ettevõtte sisesuhtlusega rahul on. Sel moel võid aga olulist infot saada liiga pika viivitusega. Teine võimalus on teha järeldusi tööjõuvoolavuse põhjal, aga see viis kipub üsna kulukaks muutuma.
On ütlus: pimeduse hind on suurem kui valgusele tehtav kulutus. Kaasaegsed sisekommunikatsioonitööriistad, kui teha hea valik, võimaldavad sul tehnilise poole pärast pead mitte murda ja mõõdavad olulise ära sinu eest. See, mida mõõdetakse, kipub olema ka see, mille nimel pingutatakse – lisaks saad adekvaatse pildi, kas sinu loodud muudatused on olnud edukad või mitte.
Kui vajad abi oma sisekommunikatsiooni parandamisega, võib GuavaHR sulle selleks hästi sobida – täida ära meie kontaktivorm ja mõtleme koos!
Kas sisekommunikatsiooni parandamine on väga ajakulukas?
Küsisime oma parimaid tulemusi saavutanud klientidelt ka selle kohta, milliseid muid positiivseid arenguid nad enda töös märganud on. Selgus, et varasemalt kulutasid nad iga nädal 2-10 tundi infomaterjalide kujundamisele, koostamisele, trükkimisele, tõlkimisele, jagamisele ning kindlustamisele, et tiimijuhid kõigega kursis on ja oma töötajatega saadud infot ka päriselt jagavad. GuavaHRi kasutades oli nüüd keskmine suhtlusele kuluv aeg nädalas mitte rohkem kui kaks tundi.
Intervjueeritavad lisasid ka, et töötajad kasutavad vähem aega informatsiooni otsimisele, säästes seeläbi umbes tunni igas kuus. Juba mõnekümne töötajaga on see päris suur hulk lisaaega.
Ent ajasäästu aitavad luua ka need samad eelpoolmainitud lisafunktsioonid ehk see, kui sinu sisesuhtlus, e-õpe, uute töötajate pardalesaamise protsess, dokumentatsioon ja kõik muu asub ühes kohas. See on aga juba omaette teema, seega kui tunned huvi, täida ära meie kontaktivorm ja räägime sulle kõigest lähemalt!
