Oma töötajatega kriisi ajal suhtlemine ja neile info edastamine on raske. Kui sul ei ole selle jaoks just spetsiaalset kriisikommunikatsiooni tiimi, on tõenäoline, et esimesed kriisijärgsed nädalad on kommunikatsiooni seisukohalt pigem reaktiivsed kui proaktiivsed.
Kunagi pole aga hilja oma kommunikeerimise viise kohendada, eriti siis, kui traumaatilise sündmuse või selle tagajärgede lõpp ei ole veel silmapiiril. Järgnevalt anname sulle kümme lihtsat ja selget kriisikommunikatsiooni soovitust, mida oma igapäevases suhtluses edaspidi kasutada.
Tee seda:
- kasuta kommunikeerides kolmeastmelist kiirbriifingu mudelit. See tähendab, et jagad oma töötajatega seda, mida ettevõte juba teab ja mille kohta saab infot jagada, mida ettevõte veel ei tea ning milliste teemadega ettevõte parasjagu tegeleb.
- tõlgi olulised sõnumid kõikidesse ettevõtte keeltesse. Kasuta selleks kiiruse huvides usaldusväärset automaattõlget ja kontrolli see manuaalselt üle või palu teksti ülelugemisel abi töötajalt, kelle emakeeles tõlge on.
- jätka normaalse info jagamist. Kõige sellega, mis annab töötajatele tugipunkti ja kontakti normaalsusega, tasub jätkata, usuvad kriisikommunikatsiooni spetsialistid. Leia lihtsalt kohane tasakaal ja ole tähelepanelik teemade osas, mida jagamiseks valid.
- kaasa oma juht ja palu tal töötajatega suhelda. Juhtide pöördumised on GuavaHRi statistika põhjal töötajate jaoks kõige olulisemad. Juhtide postitusi loetakse enim, neid kommenteeritakse enim, nende peale on enamik töötajaskonnast valmis telefonirakenduse või veebibrauseri avama. Statistika näitab, et videoformaadis teated-pöördumised on töötajate seas veel eriliselt hinnatud.
- mõõda info kohalejõudmist. See aitab vältida lisaks põhikriisile paralleelselt lahti rulluvaid kommunikatsioonikriise. Kui mõõdetav meedium, näiteks töötajarakendus, ka kõigi töötajateni ei ulatu, siis vähemalt on sul teada, kes pole infot kätte saanud või lugeda jõudnud, ning neid on võimalik telefoni või sõnumi teel eraldi teavitada.
Väldi järgnevat:
- metafoorid. Traumeeritud inimesed on hüpertundlikud ja kurnatud, seega vajavad nad selgust ja lihtsust igas aspektis – ka kommunikatsioonis.
- sotsiaalmeedia. Kui ettevõtte juhtkond julgustab praegu oma töötajaid sotsiaalmeedias suhtlema. tekivad neis keskkondades sellised töötajatevahelised vestlused, mida juhtkond ei kontrolli. Sellised vestlused on aga omakorda ideaalne pinnas valeinfo tekkimiseks ja levimiseks: ning infot, millele puudub personali- või kommunikatsioonitöötajal ligipääs, on ka äärmiselt keeruline ümber lükata. Kasuta pigem spetsiaalset töötajarakendust.
- naljatlemine ja meemide jagamine. Isegi kui need, kes traumaatilisest sündmusest otseselt mõjutatud on, võivad huumorit toimetulekumehhanismina kasutada, siis ametliku info jagajad seda tegema ei peaks.
- keerulised ja tekstilt tähelepanu röövivad disainid. Väldi kõige kriitilisemate teadaannete puhul visuaale täielikult ning vali teiste jaoks lihtsamad pildid või fotod. Välista täielikult tundlik materjal, mis võiks mõne töötaja jaoks päästikuna toimida või mille nägemist töötaja kuidagi vältida ei saa.
- mitmetimõistetavad sõnumid. Palu kellelgi oma postitusi enne avaldamist lugeda, et mõista, kas see, mida öelda soovisid, on ka lugejale selge. Seeläbi väldid potentsiaalseid lisakonflikte.