Viestintä on johtamisen ydintoiminto. Tietojen antamisen ja vastaanottamisen lisäksi se luo kulttuurin, antaa työntekijöille mahdollisuuden keskustella ja antaa palautetta, lisää sitoutumista, vähentää henkilöstön vaihtuvuutta, auttaa työntekijöitä saamaan käsityksen yrityksen visiosta ja arvoista, tukee muutosta, hoitaa kriisejä ja paljon muuta. Jätä viestintä huomioimatta – ja todennäköisesti eri osa-alueilla syntyy suuria ongelmia.
Tämä artikkeli opastaa sinua käyden läpi huonon viestinnän 11 tärkeintä ominaisuutta ja antaa sinulle vaihtoehdon jokaiselle ongelmalle. Näiden vakavien viestintäongelmien kuvaamisen lisäksi käymme tässä artikkelissa läpi myös joitain toimialakohtaisia viestintäkysymyksiä.
Katsotaanpa yksitoista suurta sisäisen viestinnän huolenaihetta ja miksi niillä on niin paljon merkitystä.
11 työpaikan viestintäongelmaa
1. Reaktiivisuus proaktiivisuuden sijaan
Ennakoivan käyttäytymisen tarve kasvaa yleensä muutosten, kuten fuusioiden, yritysostojen tai kriisien aikana. Sana ”reaktiivinen” tarkoittaa sinänsä, että tapahtumien hallinta on jonkun muun käsissä ja että olet jo tekemisissä viestintähätätilanteen kanssa, kun taas proaktiivisuus eli ennakoivuus antaa sinun suunnitella ja tehdä etukäteen valintoja sekä mukauttaa seuraavia viestejä työntekijöiden palautteen perusteella. Tiedon puute johtaa juoruihin, mikä voi aiheuttaa uuden kriisin jo olemassa olevien haasteiden lisäksi.
Tehokas viestintä tarkoittaa kommunikointia ennen muutosta, muutoksen aikana ja sen jälkeen, eikä pelkästään henkilöstön päivittämistä, kun kaikki on jo tehty. Kun odotat muutoksen tapahtuvan tai kriisin olevan tulossa, pyydä viestintätiimiäsi osallistumaan strategiaan tai projektisuunnitteluun heti ensimmäisestä kokouksesta alkaen.
2. Varjoviestintä
Yksityisillä viesteillä ja puheluilla on aikansa ja paikkansa yritysviestinnässä, mutta sosiaalisen median säännöllinen käyttö yritysviestinnässä on mahdollinen uhka. Jos yrityksen johto näyttää esimerkkiä jakamalla tietoja Facebook- tai WhatsApp-chattien kautta, syntyy työntekijöiden välisiä yksityisiä keskusteluita, joita johto ei enää hallitse. Tämä luo ns. varjoviestinnän.
Tällaiset keskustelut ovat puolestaan ihanteellisia väärän tiedon ja juorujen ilmaantumiselle. Valitettavasti tietoja, jotka eivät ole henkilöstöhallinnon tai viestintähenkilöstön saatavilla, on myös erittäin vaikea osoittaa vääräksi.
Varjoviestintä voi yltyä myös silloin, kun työntekijöille annetut työkalut eivät sovellu työhön. Siksi ratkaisu on hyvin yksinkertainen: luo viralliset viestintäkanavat ja anna työkaluja, jotka todella vastaavat työntekijöiden tarpeita.
3. Väärän työkalun käyttäminen
Suuri ryhmäsähköposti, jolla ei ole mahdollisuutta kohdentamiseen; ilmoitustaulu kaupungin toisella puolella, joka on päivitettävä manuaalisesti; tietonäytöt, joissa ei ole mahdollisuutta kaksisuuntaiseen viestintään ja ehdotuslaatikot ovat vain muutama tuskallinen esimerkki.
Oikeilla työkaluilla saat haluamasi tuloksen oikeaan aikaan. Käytä viestintätyökaluja, jotka mahdollistavat yksityiskohtaisen kohdistamisen ja aiheuttavat mahdollisimman vähän tietomelua. Valitse nykyaikaiset ratkaisut, jotka eivät vaadi fyysistä läsnäoloa. Ota käyttöön kaksisuuntainen viestintä ja takaa kaikkien yksityisyys ja turvallisuus tarjoamalla nimettömiä tapoja ilmoittaa sinulle tärkeistä ongelmista. Palvele myös niiden käyttäjien tarpeita, joilla ei ole tietokonetta.
4. Kaiken jättäminen johtajille
Etulinjan johtajien ei pitäisi olla vastuussa siitä, että he ovat ainoat viestinviejät tiiminsä jäsenille, mutta sitä he usein kuitenkin ovat. Yrityksen sisäisen viestintästrategian pitäisi pikemminkin tukea heidän jo erittäin monimutkaista rooliaan.
Sen sijaan, että kannustaisit henkilöstön jäseniä lähettämään kysymyksiä ja huolia suoraan esimiehen välityksellä, tarjoa heille suora kanava tavoittaa tarvitsemansa työntekijä. Tärkeiden kysymysten esittäminen julkisesti voi auttaa myös muita työntekijöitä, joilla saattaa olla samoja kysymyksiä ja auttaa ratkaisemaan ongelmat tiimityöllä.
5. Ei kuunnella aktiivisesti = Kuunnellaan passiivisesti
Jotkut laittavat taustamusiikkia treeneihin tai pitävät Netflixiä taustalla ollessaan ystävien kanssa. Se on passiivista kuuntelua, eikä siinä itsessään ole kaikki huonoa. Mutta työpaikkaviestinnässä passiivisuuteen ei ole paljoa tilaa.
Yksinkertaisesti sanottuna: passiivinen kuuntelu tarkoittaa jonkun kuulemista, ei kuuntelemista. Aktiiviseen kuunteluun kuuluu palautteen antaminen juuri kuulemastasi ja toisten ajatusten heijastaminen vahvistamaan sitä, että ymmärrät toisen oikein. Se vaatii paljon enemmän tietoisuutta toisen käyttäytymisestä sekä joitakin kunnollisia kuuntelutaitoja.
Sen sijaan, että valmistelisit argumenttisi päässäsi, kun toinen henkilö puhuu, kehitä kuuntelutaitoasi olemalla täysin läsnä ja heijastamalla takaisin. Tällä tavalla muistat myös sisällön paremmin.
6. Jonkun jättäminen ulkopuolelle
Tämä tapahtuu usein etulinjassa ja ensimmäisen linjan työntekijöiden viestinnässä, jossa erot yksittäisten työntekijöiden välillä ovat suuria, mutta jätetään usein huomiotta. Tiimin jäsenet, joilla ei ole yrityssähköposteja tai -laitteita, jotka tekevät etätöitä tai joilla sattuu olemaan pahansuopa tai passiivinen johtaja, jätetään yksinkertaisesti pois. Vaikka tällaiset työntekijät saattavat olla vain puhelinsoiton päässä, kukaan sisäinen viestintäpäällikkö 500 hengen yrityksessä ei koskaan tuhlaisi aikaansa informoidakseen työntekijöitä niin aikaa vievällä tavalla.
Kuinka kutsua jokainen työntekijä mukaan ja välttää työpaikan viestintäongelmat? Valitse ensin mobiililaitteille tarkoitettu viestintätyökalu, joka tarjoaa pääsyn niin tietokoneiden, älypuhelinten kuin tablettienkin kautta. Varmista, että rekisteröinti on mahdollista useilla tavoilla: sähköpostilla, puhelinnumerolla, QR-koodilla tai PIN-koodilla. Valitse vain sellainen palveluntarjoaja, joka tukee kaikkia yrityksessäsi käytettäviä kieliä. Asenna muutama julkinen teline tableteille tai anna ihmisten käyttää tietokonetta. ”Kaikki” tarkoittaa enemmän kuin vain ”kaikki toimistossa”.
7. Viestintä vain yksisuuntaisesti
Työpaikan viestintäongelmat alkavat naiivilla olettamuksella, että työntekijät ymmärtävät jokaisen annettavan tiedon eikä heillä ole koskaan mitään kysyttävää. Mikään ei voi olla kauempana totuudesta ja silti jotkut johtajat valitsevat edelleen viestintäratkaisun, joka ei tarjoa vaihtoehtoa kysymyksille, kommenteille tai palautteelle.
Kun valitset oikeat työkalut viestintään työpaikalla, etsi ratkaisuja, jotka lisäävät työntekijöiden sitoutumista. Anna heille ääni: kommenttiosion, raporttilomakkeen, ehdotuslaatikon, ryhmäkeskustelujen, viestien luomisen, palautelomakkeen, chat- tai pulssikyselyn kautta. Ja jätä aikaa kysymyksiin myös kokousten lopussa.
8. Viestintästandardien puuttuminen
On hyväksyttävää vaikkei viestinnässäsi ole täydellisesti suunniteltuja grafiikoita. Mutta yritä välttää lähettämästä suurta tekstimäärää ja jättämättä huomioimatta kaikkia käytettävissä olevia muotoiluvaihtoehtoja. Sama koskee kehon kieltä ja katsekontaktia: työryhmän pääviestijöiden tulisi olla perehtyneitä ainakin perusasioihin mitä tehdä ja mitä ei.
Jos huomaat, että toimitusjohtajasi tai joku muu tarvitsee apua sähköpostin, kirjoitusviestintätaitojen tai viestintäideoiden suhteen, tönäise heitä varovasti oikeaan suuntaan – ne ovat ainutlaatuisia taitojasi, joihin he ovat palkanneet sinut. Noudatettavan standardin luominen ihmisille yrityksessäsi voi olla hyvä idea, mutta tee se yksinkertaiseksi, jotta se ei sammuta jonkun aloitetta tai aseta heitä tiukkaan muottiin.
9. Positiivisen palautteen puuttuminen
Kuvittele leivonnaistehtaan työntekijää, joka ei koskaan saa erinomaista palautetta tietystä tekemästään tilauksesta. Jos ensilinjan työntekijöillä ei ole helppoa tapaa jakaa palautetta muiden työntekijöiden kanssa heti, he eivät tee sitä. Tai palaute katoaa useiden sähköpostien sekaan monien osastojen tai noiden kahden ihmisen välillä.
Luo sisäiseen viestintääsi kanava, joka on tarkoitettu vain kiitoksille ja hyvälle palautteelle. Sen edut ovat kolminkertaiset: viesti todella tavoittaa henkilön, joka sen on tarkoitus tavoittaa, kaikki tiimin jäsenet saavat energiabuustin ja yrityksesi arvot erottuvat selvästi.
10. Epäsäännöllinen tai satunnainen viestintä
Ei ole olemassa sellaista asiaa, ettei kommunikoitaisi. Hiljaisuus tai epäjohdonmukaisuus on myös viestintää ja se lähettää henkilöstöllesi kaksi selkeää viestiä: ettet tiedä mitä teet ja että työntekijät eivät ole etusijalla.
Jos aikataulusi on tiukka, määritä strateginen lähestymistapa: suunnittele sisäinen viestintä eteenpäin Excelin avulla, ajoita viestejä, ota mukaan muut sisällöntuottajat ja tutki IC-tilastojasi. Jos pidät työntekijäsuhteesi ennallaan ja aktiivisena, on todennäköistä, että kun sinun on todella ilmoitettava heille jotain välittömästi, he ovat kuuntelemassa.
11. Palautteen pyytäminen ilman seurantaa
Pulssikyselyt, joissa työntekijöitä pyydetään raportoimaan hyvinvoinnistaan tai tyytyväisyydestään viikoittain, ovat hyviä. Mutta jälkiseurannan puuttuminen sekä kertomatta jättäminen mihin päätöksiin heidän vastauksensa ovat vaikuttaneet, jättää heidät miettimään, miksi käännyit heidän puoleensa alun perinkään. Jos pyydät toistuvasti heidän palautettaan, mutta et koskaan anna palautetta, voit odottaa heidän motivaationsa kuolevan.
Varmista pikemminkin, että teet kuukausittaisen yleiskatsauksen työntekijöiden esille nostamista asioista ja niiden vaikutuksista sekä tarjoat yleiskatsauksia eNPS-, pulssi- tai tyytyväisyystutkimuksen tuloksista. Tämä lisää liiketoiminnan avoimuutta ja tehostaa sitoutumista.
Toimialakohtaiset viestintäongelmat
Iso osa viestinnän haasteista organisaatiossa riippuu myös tietystä toimialasta. Esimerkiksi huonolla viestinnällä yrityksessä, jossa on hajautettua työvoimaa, kuten logistiikassa ja yrityksessä, jolla on monimutkainen raportointilinja, kuten vähittäiskaupassa, on eroja. Tarkastellaan yksi kerrallaan päätoimialoja ja niiden työpaikkaviestinnän haasteita.
Logistiikka ja varastointi
Logistiikkayritykset kohtaavat suuren valikoiman viestintähaasteita, koska kuriirit tai kuljettajat ovat ratissa suurimman osan ajasta. Tällaisten yritysten työntekijöille pitäisi tarjota ensin mobiiliratkaisut.
Varastossa paljastuu erilaisia viestintähaasteita, kuten kiireellisistä turvallisuusongelmista ilmoittaminen ja palautteen saaminen korjausprosessista.
Tuotanto
Tuotantoyrityksellä on yleensä useita tehtaita eri paikoissa. Ja jos työpaikalla tapahtuva viestintä tarkoittaa, että uutisia jaetaan esitteissä tai etulinjan johtajien kautta, on turvallista olettaa, että eri työntekijät saavat tietoa hyvin eri aikoina.
Toinen tärkeä asia, joka haittaa tuottavuutta ja työntekijöiden sitoutumista, on tietämättömyys tekemäsi tuotteen loppukäyttäjästä. Positiivista asiakaspalautetta julkaistaan usein yrityksen sosiaalisessa mediassa tai verkkosivulla, mutta harvoin lähetetään takaisin alkuperäisille tekijöilleen.
Rakentaminen
Rakennustyöläiset ovat hajallaan eri rakennustyömailla, mikä tarkoittaa, että he näkevät vain paikalla olevat kollegansa, mutta heillä ei ole kuvaa organisaatiosta kokonaisuutena. Mobiilisti toimivat sisäiset viestintäkanavat tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden tutustua koko liiketoimintaan, kun taas sähköposti tai kirjoitettu viesti painetussa esitteessä yksinkertaisesti lisäävät kuilua heidän ja organisaation välillä.
Matkailu- ja ravintola-ala
Työpaikalla tapahtuvassa viestinnässä on haasteita, jotka sisältävät sekä erityisyksiköt ja päivittäiset viestit, että suuremmat koko yrityksen kattavat ongelmat. Ensinnäkin asiat eivät kulkeudu pääkonttoriin tai ylimpään johtoon. Toiseksi, asiat ovat epäjärjestyksessä myös hotellin tai ravintolan sisällä. Siivous- ja vastaanottohenkilöstö ovat sekaisin ja huoneet, jotka on siivottava kello 14.00 mennessä ovat epäsiistejä , kun taas myöhään saapuvien huoneet valmistellaan ensin.
Jälleenmyynti
Virheet työpaikalla tapahtuvassa viestinnässä ilmenevät usein asiakasviestinnässä. Kaupoista saattaa puuttua tietoja alennustarjouksista tai ne eivät ole ajan tasalla yhteistyökumppaneiden tai tuotemerkkien käynnistämien myyntikampanjoiden sääntöjen kanssa. Tai sitten hinta- tai tuotetiedot puuttuvat.
Valitettavasti se näkyy myös päinvastoin: asiakkaiden tai tuotteiden ongelmat saavuttavat pääkonttorin suurilla viiveillä, koska sähköpostit tai staattiset mobiilissa toimivat intranetit eivät vain tee työtä mobiilimyynnin henkilöstölle.
Energia
Hajautettu työvoima energiasektorilla vaikeuttaa työsuhteiden kehittämistä. Tällaiset työntekijät eivät ehkä ole koskaan käyneet toimistossasi, ja siksi heitä on vaikea tavoittaa käymään läpi lyhyesti työtehtäviä tai saada palautetta. Tiedot toimitetaan heille henkilökohtaisissa keskusteluissa, joten henkilökuntaan tutustumista ei koskaan tapahdu.
Kuinka muuttaa ongelmat tehokkaaksi viestinnäksi?
Kuten luultavasti jo tiedät, kaikki alkaa oikeasta työkalusta: siitä, joka on kattava, mobiili ja edullinen yritykselle, jolla on etulinjan työntekijöitä. Oikea työkalu helpottaa myös edellä mainittujen 11 ongelman välttämistä.
Käytettävissä on paljon erilaisia viestintävälineitä, jotka auttavat HR- ja IC-osastoja tiedon levittämisessä ja keräämisessä työpaikalla. Erilliset HR-työkalut, kuten GuavaHR, toimivat ponnahduslautana tietojen jakamiseen, ryhmäaloitteisiin, projektikeskusteluun ja muuhun auttaakseen kohonneen mielialan ja moraalin suhteen. Aloita kommunikointi tänään!
