Tämän vuoden lokakuussa selvitimme GuavaHR-projektia johtavien työntekijöiden onnistunutta sisäistä viestintää asiakastutkimuksen avulla. Halusimme kuitenkin myös tietää, mistä he ovat ylpeimmät yrityksensä sisäisessä viestinnässä.
Koska kirjanpitäjillä, kouluttajilla, koordinaattoreilla, markkinointipäälliköillä sekä sihteereillä ja avustajilla on usein johtava rooli sisäisessä viestinnässä, nämä vastaukset antavat myös käsityksen tätä työtä tekevien ammattilaisten ideoista.
Edellytykset. Mitä pidetään onnistuneen sisäisen viestinnän merkkinä?
Tutkimuksessamme annetut vastaukset jaettiin kolmeen pääaiheeseen. Vastaajien mukaan onnistuneelle sisäiselle viestinnälle oli ominaista tiedon laatu ja tapa miten (kenelle, kuinka nopeasti) se siirtyy.
Menestystä mitattiin kuitenkin myös sisäisen viestinnän vaikutuksella yrityksen toimintaan ja kulttuuriin: miten se vaikuttaa yhtenäisyyden, työntekijöiden ja työnantajan väliseen suhteeseen ja missä määrin se mahdollistaa työntekijöiden osallistumisen.
Seuraavat ovat osallistujien tärkeimmät vastaukset kysymykseen: mitä yrityksen sisäisen viestinnän menestys merkitsee sinulle?
1. Tietovirta ja sen ominaisuudet
- Tiedot lähetetään ja vastaanotetaan nopeasti ja ajoissa
- ”Menestys on, että ennakoimme kysymyksiä.”
- ”Nopea tiedonkulku sekä ylhäältä alas ja alhaalta ylös.”
- Oikeat tiedot kaikille
- ”Tiedot kulkevat myös johtajilta kaikille, joten on vähemmän tilanteita, joissa joku sanoo” En ole koskaan kuullut siitä ”.”
- ”Jos kaikki työntekijät ovat samalla tietokentällä. ”
- Tiedot ovat selkeitä
- ”Tiedot tavoittavat mahdollisimman monen työntekijän nopeasti ja yksiselitteisesti.”
- ”Tiedot suoraan lähteestä.”
- Tiedot ovat visuaalisesti houkuttelevia
- ”Menestys on, kun tiedot ovat huomiota herättäviä.”
2. Yhtiön ja sen jäsenten yhtenäisyys
- Työntekijät tuntevat yrityksen toiminnan
- ”Työntekijät ovat kiinnostuneita ja haluavat olla tietoisia siitä, mitä yrityksessä todella tapahtuu.”
- ”Työntekijät ovat tietoisia yrityksen toiminnasta, sekä sisäisestä että ulkoisesta.”
- Työnantaja tavoittaa jokaisen työntekijän
- ”Jos jokainen työntekijä yrityksessä tuntuu tärkeältä, on kuultavissa ja sillä on oikeus mielipiteeseensä.”
3. Työntekijän osuus ja suhde työnantajaan
- Työntekijöillä on rohkeutta jakaa näkemyksensä yrityksen kanssa ja esittää kysymyksiä
- ”Työntekijät ovat mukana ja heillä on mahdollisuus kysyä tarvitsemiaan tietoja.”
- ”Että työntekijät uskaltavat ja haluavat jakaa ajatuksensa yrityksen kanssa.”
- ”Menestys on, että sisäinen viestintä toimii kahdenvälisesti.”
Mistä olet ylpein sisäisessä viestinnässäsi?
Seuraavaksi pyysimme kutakin vastaajaa nimeämään kolme asiaa, joista he ovat ylpeimmät omassa GuavaHR-ympäristössään. He ovat enimmäkseen ylpeitä siitä, että sisäinen viestintä täyttää ensisijaisen tarkoituksensa ja tavoittaa mahdollisimman monen työntekijän. Vielä parempi, jos viestintä tapahtuu kahdenvälisesti.
Yksi tärkeistä tekijöistä näyttää kuitenkin olevan myös se, että sisäisestä viestinnästä on tullut säännöllinen tapa, ja ylpeyttä voidaan tuntea paitsi tiedon sisällöstä myös sen ulkonäöstä. Jälkimmäinen on avain nykyaikaiseen ja jännittävään sisäiseen viestintään.
Tässä on joitain osanottajien vastauksia.
1. Koko yrityksen osallistuminen
- Yritysjohtajien osallistuminen sisäiseen viestintään
- ”Olen saanut toimitusjohtajan julkaisemaan postauksia!”
- ”Johtajien kokoamat julkaisut.”
- Sisäisen viestinnän avustajien moninaisuus
- ”Kun muut kollegat kirjoittavat postauksia.”
- ”Osastopäälliköiden ja työntekijöiden itsensä lähettämät julkaisut, kuten myyntivoittojen jakaminen.”
- ”Kun työntekijät lähettävät postauksen omasta aloitteestaan.”
- Työntekijöiden osallistuminen
- ”Työntekijät vastaavat yhä enemmän postauksiin.”
- ”Kun työntekijät tykkäävät ja kommentoivat.”
- ”Olen ylpeä siitä, miten se yhdistää eri työntekijät.”
- ”Olemme luoneet ryhmät, joita työntekijät ovat halunneet ja mistä he voivat saada heitä kiinnostavaa tietoa.”
- Osallistuminen tunnustamisen kautta
- ”Voimme tunnustaa, voimme onnitella (vauvan syntymä, vuosipäivät, syntymäpäivät).”
2. Kiinnostus tietoon ja sen kulutukseen
- Korkea käyttöaste
- ”Liittyminen on ollut odotettua aktiivisempaa.”
- ”Tietojen saatavuus, sillä 76% työntekijöistä on liittynyt Guavaan.”
- ”Erittäin suuri osa kutsutuista on liittynyt.”
- Uutisten ja ilmoitusten hyvä luettavuus
- ”Julkaisujen luettavuuden osuus on korkea, joskus yli 80%.”
- Korkea käyttöaktiivisuus
3. Sisällöntuotannon prosessi ja tulokset
- Sisäisen viestintärutiinin syntyminen
- ”On vakiintunut tapa lähettää säännöllisesti.”
- Jaettujen uutisten visuaalinen houkuttelevuus
- ”Hyvin suunnitellut julkaisut.”
- ”Se näyttää houkuttelevalta, kun kirjaudut sisään.”
- ”Tietojen esittäminen on parempi kuin ennen.”
Päätelmät. Mitä oppia tästä tutkimuksesta?
Ensinnäkin, jotta voimme olla ylpeitä sisäisestä viestinnästä, on ensin pystyttävä mittaamaan sen saapuminen ja kulutus. Tietojen kartoittaminen on avain onnistuneeseen sisäiseen viestintään. Toiseksi sisäisen viestinnän menestys liittyy suoraan siihen, kuinka monen ihmisen odotetaan olevan mukana. Jos ensimmäisessä vaiheessa kerrotaan, että mukana on liian vähän ihmisiä, sinulla on mahdollisuus tehdä jotain toisessa vaiheessa sen muuttamiseksi.
Kolmanneksi menestyksen edellytys on kaksisuuntainen viestintä, johon työntekijä haluaa ja uskaltaa olla sananvaltainen ja kiinnostunut. Rohkeus kuitenkaan ei voi tulla vaan työntekijältä, yrityksen viestintä ja kulttuuri takaavat turvallisuuden tunteen. Ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, jos haluat yrityksesi sisäisen viestinnän tuottavan sinulle iloa ja ylpeyttä, harjoittele tätä toimintaa säännöllisesti. Tavan luominen ja kehittäminen on taattu menestyksen lähde.
Menestyksekkäitä viestintähetkiä!
