Kun kyseessä on virtuaalisen perehdytyksen käytökset, voi olla hyvää ottaa huomioon Kleinin ja Heuserin 1 kehittämä Inform-Welcome-Guide (IWG) -kehys. Siellä ehdotetaan, että perehdytyksessä tulisi keskittyä kolmen tyyppisiin käytäntöihin: tiedottaminen, vastaanottaminen ja opastaminen.
Tämän lähestymistavan luominen virtuaaliseen perehdytys-ohjelmaan voi olla hyödyllinen tapa varmistaa, että uudet etulinjan työntekijät löytävät paikkansa organisaatiossasi helposti.
Tässä artikkelissa keskitymme tiedotuskäytäntöihin, jotka sisältävät kaikki aktiviteetit, joita uudet etulinjan työntekijät suorittavat perehdytyksen aikana ja joiden tarkoituksena on auttaa heitä hankkimaan tarvittavat tiedot sopeutuakseen paremmin organisaatiossa.
Miksi tiedottaa?
Tiedotuskäytännöt ovat tärkeitä, koska ne auttavat uusia tulokkaita tuntemaan olonsa valmistautuneemmaksi ottamaan vastaan uusia tehtäviä. Uusien tietojen tutustuminen ja tietäminen mihin epäselvissä tilanteissa voi palata, voi olla lohduttava uusille etulinjan työntekijöille. Tämä auttaa heitä tuntemaan itsevarmuutta, varsinkin kun etulinjan työntekijöillä ei aina ole nopeaa ja helppoa tapaa ottaa yhteyttä jonkun kanssa epäilystapauksissa.
Etulinjan työntekijä on myös hajallaan fyysisen sijainnin suhteen ja puhuu todennäköisemmin eri kieliä, mikä voi aiheuttaa uusia haasteita tärkeän tiedon välittämiselle.
Miltä tiedotuskäytännöt näyttävät?
Tiedotuskäytäntöjen tulisi välittää kaikki tärkeät tiedot, jotka uusien työntekijöiden on tietävä tehtäviensä suorittamiseksi tai yrityksen tuntemiseen yleensä. Tämä voidaan tehdä monin eri tavoin, mukaan lukien muun muassa:
- asiakirjojen esittäminen uusille työntekijöille,
- pitämällä esityksiä,
- jakaa ennalta nauhoitettuja harjoitusvideoita,
- virtuaalikoulutusten järjestäminen.
Kaikkia näitä toimintoja tai tehtäviä on myös seurattava tietotarkastuksilla sen varmistamiseksi, että tiedottamiskäytännöt auttavat uutta etulinjan henkilökuntaa saavuttamaan tavoitteensa. Voit tehdä tämän kaiken valitsemalla työkalun, jonka avulla voit tallentaa ja jakaa asiakirjoja, järjestää verkko-oppimista ja asettaa määräaikoja ja kalenteritapahtumia organisaation tarpeita parhaiten vastaavalla tavalla.
Mitä on pidettävä mielessä tiedottamisen suhteen?
Selkeät ja tarkat tiedotuskäytännöt
Olennainen osa tiedotuskäytäntöjä on, että organisaatiosi etulinjan työntekijöillä on oltava selkeä käsitys siitä, mistä he voivat löytää tietoja, joita he saattavat tarvita työskentelynsä ajan. Tämä sisältää kaiken palkanlaskentaa ja lomia koskevista tiedoista vakiotoimintamenettelyihin ja tehtäväohjeisiin. Erikoisen hyödyllinen voi olla se, että nimetty ’onboarding buddy’ tai HR-tiimin jäsen opastaa tulokkaan läpi tärkeimmät tiedot ja selittää, miten tiedot on järjestetty.
Kun työnantaja viestii siitä, mistä uudet etulinjan työntekijät voivat löytää tietoa, on tärkeää, että tämä tehdään erittäin tarkasti. Esimerkiksi heidän ei pitäisi mainita vain tietokantaa, josta tietoa löytyy (esim. GuavaHR), mutta myös erityiset kansiot (esim. Asiakirjat – Henkilökohtainen – Sopimus).
Kaiken kaikkiaan tämä tarkoittaa, että perehdtytysprosesseista tiedottamisesta vastaavalla henkilöllä on oltava tarvittavat taidot ja tietoisuus, jotta he voivat olla tarkkoja kommunikoidessaan uusien työntekijöiden kanssa. Organisaatiosi eutlinjan työntekijöille tehty perehdyttämisen tarkistuslista voi olla hyödyllinen työkalu sen varmistamiseksi, että kaikki tarvittavat tiedot välitetään uudelle tulokkaalle.
Tiedot nyt ja myöhemmin
On todennäköistä, että osa tiedoista on tärkeät työntekijöille ensimmäisen työviikon aikana (esim. turvallisuussäännöt, korvausta ja etuuksia koskevat tiedot, visio ja tehtävä), kun taas muiden tietojen kanssa voi yksinkertaisesti riittää se, että työntekijä tiedä mistä niitä löytää. GuavaHR: n kaltaisilla työkaluilla jokaiselle uudelle etulinjan työntekijälle voidaan luoda henkilökohtainen verkko-oppimisjärjestys sen varmistamiseksi, että he kattavat kaiken tarvittavan tiedon heti alusta alkaen.
On myös tärkeää, että organisaatio välittää selkeästi heidän odotuksensa uusille etulinjan työntekijöille. Tähän sisältyy se, mitä tietoja uusien tulokkaiden odotetaan käyvän läpi yksin ja milloin tämä on tehtävä. Tämä on erityisen tärkeää johtuen etätyön luonteesta ja haasteista, joita se tuo työhön eri paikoissa ja eri kielillä. Kirjallinen opas voi olla hyödyllinen selkeiden odotusten esittämisessä.
Toinen vaihtoehto olisi käyttää järjestelmää, jonka avulla voit tehdä kursseja automaattisilla määräajoilla, jotka uusi työntekijä merkitsee suorituksen jälkeen. Tehtäville voidaan asettaa muistutuksia, joka antaa sekä johtajille että työntekijöille mielenrauhan.
Aika ja mahdollisuudet kysymyksiin ja vastauksiin
Pelkkä tehtävien osoittaminen ei kuitenkaan riitä. Uusilla työntekijöilläsi on todennäköisesti kysymyksiä, joten mahdollisuus keskustella äskettäin hankituista tiedoista auttaa heitä käsittelemään sitä paremmin. Siksi säännöllinen kahdenkeskinen keskustelu uuden tulokkaan ja heidän esimiehensä välillä tulisi myös sisällyttää virtuaalisiin perehdytyskäytäntöihin.
GuavaHR antaa sinulle mahdollisuuden luoda ryhmä uusille etulinjan työntekijöillesi, jossa he voivat lähettää kaikki kysymyksensä ja saada nopeammin vastauksia. Näin uudet työntekijät voivat myös oppia toistensa kysymyksistä.
Mitkä ovat haasteita?
Yksi virtuaalisen informaation käytäntöjen yleisistä haasteista on, että uudet tulokkaat saavat suuria määriä uutta tietoa. Tästä voi tulla väsyttävää ja demotivoivaa. Christina Goodermote: n tutkimuksen mukaan terveydenhuollon yritys tuki uusia työntekijöitään luomalla opetusaikataulun, joka sisältää aikaa itsenäiseen opiskeluun, koulutusmoduuleihin ja keskusteluihin kollegoiden kanssa. Sen varmistamiseksi, että uudet tulokkaat eivät pääse tuntemaan itsensä yksin kaiken uuden tiedon keskellä, yritys sitoutti myös muut työntekijät antamaan heille mini-opetusohjelmia.
Mitä seuraavaksi?
Vaikka tämä artikkeli on kirjoitettu keskittyen etulinjan työntekijöihin, sen sisältö koskee myös virtuaalista perehdytystä yleensä. Tulevassa artikkelissamme keskitymme Inform-Welcome-Guide tervetuliaisosaan.
