Komunikācija ir galvenā vadības funkcija. Papildus informācijas sniegšanai un saņemšanai tā arī rada kultūru, ļauj darbiniekiem apspriest un sniegt atsauksmes, veicina iesaistīšanos, mazina kadru mainību, palīdz jūsu darbiniekiem gūt priekšstatu par uzņēmuma redzējumu un vērtībām, atbalsta pārmaiņas, pārvalda krīzi un vēl daudz ko citu. Atstājiet komunikāciju neuzraudzītu, un, iespējams, radīsies lielas problēmas dažādās jomās.
Šis raksts palīdzēs jums iepazīties ar 11 sliktas komunikācijas galvenajām īpašībām un sniegs risinājumu katrai problēmai. Papildus šo nopietno komunikācijas problēmu aprakstīšanai mēs šajā rakstā izskatīsim arī dažus nozarei specifiskus komunikācijas jautājumus.
Apskatīsim vienpadsmit galvenās iekšējās komunikācijas problēmas un to, kāpēc tām ir tik liela nozīme.
11 komunikācijas problēmas darba vietā
1. Reaktivitāte proaktivitātes vietā
Nepieciešamība pēc proaktīvas rīcības parasti palielinās pārmaiņu laikā, piemēram, apvienošanās, pārņemšanas vai krīzes laikā. Vārds “reaktīvs” pats par sevi nozīmē, ka notikumu kontrole ir kāda cita rokās, un jums jau ir ārkārtas situācija saistībā ar komunikāciju.
Toties proaktīva darbība ļauj iepriekš plānot un izdarīt izvēli, un pielāgot nākamos ziņojumus, pamatojoties uz darbinieku atsauksmēm. Informācijas trūkums noved pie tenkām, kas varētu pievienot vēl vienu krīzi pie izaicinājumiem, ar kuriem jums jau jātiek galā.
Efektīva komunikācija nozīmē saziņu pirms pārmaiņām, to laikā un pēc tām, nevis tikai atskaitīšanās personāla nodaļas darbiniekiem pēc tam, kad viss jau ir noticis. Kad jūs sagaidāt pārmaiņas vai redzat, ka tuvojas krīze, lūdziet savai komunikācijas komandai iesaistīties stratēģijā vai projekta plānošanā jau no pirmās sanāksmes.
2. Ēnu komunikācija
Privātajiem ziņojumiem un zvaniem ir savs laiks un vieta biznesa komunikācijā, tomēr regulāra sociālo mediju izmantošana biznesa komunikācijai var būt bīstama. Ja uzņēmuma vadība rāda piemēru, daloties informācijā, izmantojot Facebook vai WhatsApp tērzēšanu, rodas privātas sarunas starp darbiniekiem, kuras vadība vairs nekontrolē. Tas rada to, ko sauc par ēnu komunikāciju.
Tomēr sarunas, kas notiek paslepus, ir ideāli piemērotas dezinformācijas un tenku izplatīšanai. Diemžēl informāciju, kas nav pieejama personāla vai sakaru nodaļas darbiniekiem, ir ārkārtīgi grūti diskreditēt.
Ēnu komunikācija var palielināties arī tad, ja darbiniekiem izsniegtie rīki nav piemēroti darbam. Tāpēc risinājums šeit ir ļoti vienkāršs: izveidojiet oficiālus komunikāciju kanālus un izdaliet rīkus, kas atbilst jūsu darbinieku vajadzībām.
3. Nepareizu rīku izmantošana
E-pasts lielai grupai bez mērķauditorijas atlases iespējas, ziņojumu dēlis pilsētas otrā pusē, kas ir manuāli jāatjaunina, informācijas ekrāni bez divvirzienu komunikācijas iespējas un neanonīms ieteikumu lodziņš ir tikai daži sāpīgi piemēri.
Pareizie rīki dod jums vēlamo rezultātu un dara to savlaicīgi. Izmantojiet komunikācijas rīkus, kas ļauj veikt detalizētu mērķauditorijas atlasi un rada pēc iespējas mazāku troksni. Izvēlieties mūsdienīgus risinājumus, kuriem nav nepieciešama fiziska klātbūtne. Iespējojiet divvirzienu saziņu un garantējiet ikviena privātumu un drošību, nodrošinot anonīmus veidus, kā informēt jūs par svarīgām problēmām. Neaizmirstiet arī par tiem, kuriem nav piekļuve datoram.
4. Viss tiek atstāts tieši iesaistīto vadītāju ziņā
Tieši iesaistītajiem vadītājiem nevajadzētu būt vienīgajiem ziņotājiem saviem komandas locekļiem, tomēr viņi bieži vien ir. Drīzāk uzņēmuma iekšējās komunikācijas stratēģijai būtu jāatbalsta viņu jau tā ļoti sarežģītā loma.
Tā vietā, lai mudinātu darbiniekus ziņot par saviem jautājumiem un bažām, izmantojot savu tiešo vadītāju, nodrošiniet viņiem tiešu kanālu, lai sasniegtu nepieciešamo darbinieku. Svarīgu jautājumu uzdošana sabiedrībā var palīdzēt arī citiem darbiniekiem, kuriem varētu būt tādi paši jautājumi, un tas ļaus kopā atrisināt problēmas.
5. Neklausās aktīvi = klausās pasīvi
Daži treniņu laikā uzliek fona mūziku vai skatās Netflix, pavadot laiku kopā ar draugiem. Tā ir pasīva klausīšanās, un tā pati par sevi nav slikta. Bet darba vieta nav piemērota pasīvai komunikācijai.
Vienkārši sakot: pasīvā klausīšanās nozīmē dzirdēt kādu, nevis klausīties viņos. Aktīvā klausīšanās ietver atgriezeniskās saites sniegšanu par tikko dzirdēto un domu atspoguļošanu, lai apstiprinātu, ka pareizi sapratāt otru cilvēku. Tas prasa daudz lielāku izpratni par savu uzvedību, un tur nepieciešamas faktiskas klausīšanās prasmes.
Tā vietā, lai sagatavotu argumentu galvā, kamēr otra persona runā, attīstiet savas klausīšanās prasmes, pilnībā atrodoties klāt un atspoguļojot sarunu biedra domas. Tādā veidā jūs labāk atcerēsieties arī saturu.
6. Cilvēku neiekļaušana
Tas bieži notiek tieši iesaistīto un pirmo iesaistīto darbinieku komunikācijā, kur atšķirības starp atsevišķiem darbiniekiem ir milzīgas, bet bieži tiek ignorētas. Komandas locekļi, kuriem nav korporatīvo e-pastu vai ierīču, kuri atrodas attālā vietā vai kuriem ir toksisks vai pasīvs vadītājs, vienkārši netiek iekļauti.
Lai gan šādi darbinieki varētu būt tikai tālruņa zvana attālumā, nevienam iekšējās komunikācijas vadītājam nekad nevajadzētu tērēt laiku, lai informētu darbiniekus tik laikietilpīgā veidā, īpaši ja uzņēmumā ir 500 darbinieku.
Kā iesaistīt katru darbinieku un izvairīties no darba vietas komunikācijas problēmām? Izvēlieties mobilo sakaru rīku, kas nodrošina piekļuvi, izmantojot gan datorus, gan viedtālruņus un planšetdatorus. Pārliecinieties, ka reģistrēšanās ir iespējama vairākos veidos: e-pasts, tālruņa numurs, QR kods vai PIN kods. Izvēlieties tikai pakalpojumu sniedzēju, kas rūpējas par visām jūsu uzņēmuma valodām. Iestatiet dažus publiskus planšetdatoru stendus vai ļaujiet cilvēkiem piekļūt datoram. “Visi” ir vairāk nekā “visi birojā”.
7. Tikai vienvirziena komunikācija
Darba vietas komunikācijas problēmas sākas ar naivu pieņēmumu, ka darbinieki saprot katru pasniegto informāciju un ka nekad nav jautājumu. Nekas nevarētu būt tālāk no patiesības, un tomēr daži vadītāji joprojām meklē komunikācijas risinājumu, kas nepiedāvā iespēju jautājumiem, komentāriem vai atsauksmēm.
Izvēloties pareizos komunikācijas rīkus darba vietā, meklējiet risinājumus, kas veicina darbinieku iesaistīšanos. Dodiet viņiem balsi, izmantojot komentāru sadaļu, ziņojuma veidlapu, ieteikumu lodziņu, grupu diskusijas, ziņu izveidi, atsauksmju veidlapu, tērzēšanas vai impulsu aptaujas. Un atstājiet kādu laiku jautājumiem arī sanāksmju beigās.
8. Trūkst komunikācijas standartu
Tas nekas, ka ar jūsu komunikācijai nav perfekti izstrādāti vizuālie materiāli. Bet mēģiniet izvairīties no lielu teksta gabalu izsūtīšanas un visu pieejamo formatēšanas iespēju ignorēšanu. Tas pats attiecas uz ķermeņa valodu un acu kontaktu: galvenajiem komunikatoriem jūsu darba komandā ir vismaz jāiepazīstas ar pareizo un nepareizo rīcību pamatiem.
Ja pamanāt, ka jūsu izpilddirektoram vai citai personai var būt nepieciešama palīdzība ar viņu e-pastu, rakstiskām komunikācijas prasmēm vai komunikācijas idejām, uzmanīgi pavirziet viņus pareizajā virzienā – viņi nolīga jūs pateicoties jūsu unikālajām prasmēm. Standarta izveide cilvēkiem jūsu biznesā varētu būt laba ideja, taču padariet to vienkāršu, lai tas nenomāktu kāda iniciatīvu vai neliktu viņus stingros grožos.
9. Pozitīvo atsauksmju pazudināšanu
Iedomājieties konditorejas fabrikas darbinieku, kurš nekad nesaņem lieliskas atsauksmes par viņa pagatavoto īpašo pasūtījumu. Ja nav vienkārša veida, kā pirmie iesaistītie darbinieki var dalīties ar pozitīvām klientu atsauksmēm ar citiem darbiniekiem, viņi to nedarīs. Vai arī atsauksmes tiks pazaudētas daudzos e-pastos starp vairākām nodaļām starp šiem diviem cilvēkiem.
Izveidojiet kanālu savā iekšējā komunikācijas kanālā, kas paredzēts tikai slavēšanai un labām atsauksmēm. Tam ir trīs priekšrocības: ziņa sasniegs vajadzīgo personu, visi komandas dalībnieki saņems enerģiju, un jūsu biznesa vērtības tiks skaidri izceltas.
10. Neregulāra vai reta komunikācija
Nav tādas lietas kā komunikācijas neesamība. Klusēšana vai pretrunīgi ziņojumi arī ir komunikācija, un tā sniedz jūsu cilvēkiem divus skaidrus ziņojumus: ka jūs nezināt, ko darāt, un ka jūsu darbinieki nav jūsu prioritāte.
Ja jūsu grafiks ir saspringts, izveidojiet stratēģisku pieeju: plānojiet iekšējo komunikāciju uz priekšu, izmantojot Excel plānotāju, ieplānojiet ziņas, iesaistiet citus satura veidotājus un izpētiet savu IC analīzi par to, kā jūsu komunikācijas modeļi ietekmē jūsu darbinieku komunikācijas modeļus. Ja jūs aktīvi uzturat attiecības ar saviem darbiniekiem, iespējams, ka tad, kad jums patiešām ir jāinformē viņus cik vien ātri iespējams, viņi jūsos ieklausīsies.
11. Domu prasīšanu, bet vēlmju neizpildīšana
Impulsu aptaujas, kurās darbiniekiem katru nedēļu lūdz ziņot par savu labsajūtu vai apmierinātību, ir lieliskas. Bet, ja jūs neizpildāt viņu vēlmes un nestāstat, kurus lēmumus viņu atbildes ir ietekmējušas, tad viņi nesapratīs, kāpēc jūs vispār pie viņiem vērsāties. Ja jūs atkārtoti lūdzat darbinieku ieguldījumu, bet nekad nesniedzat atgriezenisko saiti, gaidiet, ka viņu motivācija pazudīs.
Drīzāk pārliecinieties, ka veicat ikmēneša pārskatu par darbinieku izvirzītajiem jautājumiem un to ietekmi, un sniedziet pārskatus par eNPS, impulsa vai apmierinātības aptaujas rezultātiem. Tas uzlabo uzņēmējdarbības pārredzamību un veicina iesaistīšanos.
Nozarei raksturīgas komunikācijas problēmas
Runājot par komunikācijas izaicinājumiem organizācijā, daudz kas ir atkarīgs arī no konkrētās nozares. Piemēram, slikta komunikācija uzņēmumā ar izkliedētu darbaspēku, piemēram, loģistikā, salīdzinājumā ar uzņēmumu ar sarežģītu ziņošanas līniju, piemēram, mazumtirdzniecībā, ir atšķirīga. Apskatīsim galvenās nozares un to darba vietas komunikācijas problēmas pa vienam.
Loģistika un noliktavas
Loģistikas uzņēmumi saskaras ar dažādiem komunikācijas izaicinājumiem, jo kurjeri vai autovadītāji lielāko daļu laika ir ceļā. Darbiniekiem šajos uzņēmumos ir jānodrošina mobilie komunikāciju risinājumi.
Toties noliktavā rodas dažādas komunikācijas problēmas, piemēram, kā ziņot par steidzamām drošības problēmām un saņemt atgriezenisko saiti par to, kā notiek problēmu risināšanas process.
Ražošana
Vidējam ražošanas uzņēmumam parasti ir vairākas rūpnīcas dažādās vietās. Un, ja komunikācija darbavietā nozīmē, ka ziņas tiek izplatītas brošūrās vai caur tieši iesaistītajiem vadītājiem, var droši pieņemt, ka dažādi darbinieki saņem informāciju ļoti dažādos laikos.
Vēl viens svarīgs jautājums, kas kavē produktivitāti un darbinieku iesaistīšanos, ir informācijas trūkums par mērķauditoriju, kurai tiek gatavots produkts. Pozitīvas klientu atsauksmes bieži tiek publicētas uzņēmuma sociālajos medijos vai tīmekļa lapā, bet reti tiek nosūtītas atpakaļ sākotnējiem radītājiem.
Būvniecība
Būvstrādnieki ir izkaisīti pa dažādām būvlaukumiem, kas nozīmē, ka viņi redz tikai savus tiešos kolēģus, bet viņiem nav priekšstata par organizāciju kopumā. Mobilie iekšējie sakaru kanāli piedāvā šiem darbiniekiem iespēju iepazīt uzņēmumu kopumā, savukārt e-pasts vai rakstisks ziņojums uz drukātas brošūras vienkārši palielina plaisu starp viņiem un organizāciju.
Apkalpošanas nozare
Darbavietas komunikācija apkalpošanas nozarē nāk ar izaicinājumiem, kas aptver gan konkrētas vienības, gan ikdienas ziņojumus, kā arī lielākas, uzņēmuma mēroga problēmas. Pirmkārt, jautājumi nesasniedz galveno mītni vai augstāko vadību. Otrkārt, arī viesnīcās vai restorānos lietas ir haotiskas. Uzkopšanas un reģistratūru darbinieki nesadarbojas, un telpas, kurām jābūt tīrām līdz 14:00, paliek netīrītas, kamēr istabas viesiem, kas ierodas vēlu, tiek sagatavotas vispirms.
Mazumtirdzniecība un vairumtirdzniecība
Kļūdas komunikācijā darbavietā bieži kļūst acīmredzamas klientu komunikācijā. Veikaliem varētu pietrūkt informācijas par atlaižu piedāvājumiem vai arī viņiem nav informācijas par partneru vai zīmolu pārdošanas spēļu noteikumiem. Vai arī iespējams trūkst informācijas par cenu vai pašu produktu.
Diemžēl notiek arī otrādi: problēmas ar klientiem vai produktiem sasniedz galveno mītni ar lielu kavēšanos, jo e-pasta ziņojumi vai statiskie mobilie iekštīkli vienkārši nepalīdzēs mobilajiem mazumtirdzniecības darbiniekiem.
Enerģētika un komunālie pakalpojumi
Izkaisītais darbaspēks enerģētikas un komunālo pakalpojumu nozarē ārkārtīgi apgrūtina darba attiecību attīstību. Šādi darbinieki, iespējams, nekad nav bijuši jūsu birojā, un tāpēc viņus ir grūti sasniegt, lai uzzinātu par darba uzdevumiem vai dzirdētu viņu viedokli. Informācija viņiem tiek piegādāta, izmantojot individuālas sarunas, tāpēc personāla iepazīšana nekad īsti nenotiek.
Kā pārvērst problēmas par efektīvu komunikāciju?
Kā jūs droši vien jau zināt, viss sākas ar pareizo rīku: tādu, kas ir iekļaujošs, mobils un pieejams uzņēmumam ar tieši iesaistītiem darbiniekiem. Pareizais rīks ļaus jums daudz vieglāk izvairīties no iepriekšminētajām 11 problēmām.
Pastāv dažādi saziņas līdzekļi, kas pieejami, lai palīdzētu HR un IC nodaļam īstenot informācijas izplatīšanu un vākšanu darba vietā. Īpaši HR rīki, piemēram GuavaHR darbojas kā tramplīns informācijas apmaiņai, grupu iniciatīvām, projektu diskusijām un daudz ko citu, lai palīdzētu ar uzlabotu garastāvokli un morāli. Sāciet komunikāciju jau šodien!
