Vai esat dzirdējuši par Polu Vatslaviku (Paul Watzlawick)? Viņš bija ģimenes terapeits, kurš pētīja komunikācijas procesus sistēmās. Jūsu ģimene ir sistēma. Sabiedrība ir sistēma. Un jūsu organizācija arī ir sistēma.
Balstoties uz talantīgo Gregorija Batesona (Gregory Bateson) darbu, Vatslaviks un viņa kolēģi definēja piecas pamata aksiomas, kas ir visas cilvēku komunikācijas pamatā. No šīm piecām mums visinteresantākā šķiet ideja par analogajiem un digitālajiem komunikācijas veidiem. Tā patiešām atvieglo lēmumu, kurus kanālus izmantot kā kā uzņēmuma komunikācijas kanālus un no kuriem labāk atteikties.
Kādas ir analogās un digitālās komunikācijas modalitātes?
Vatslaviks bija puisis, kurš strādāja 60. gados, tāpēc termins digitāls šeit nozīmē pavisam ko citu nekā mums. Kamēr digitālā modalitāte attiecas uz verbālo saturu, proti, uz to, KAS tiek teikts, analogā modalitāte attiecas uz to, KĀ tiek piegādāts ziņojums, jeb neverbālā komunikācija.
Tikai tad, kad attiecības ir patiešām labas, jūs varat sākt koncentrēties uz saturu vai, kā izteicās Vatslaviks, komunikācijas digitālo līmeni.
Piemēram, kad jūs esat strādājis, lai izveidotu patiešām labu komunikāciju ar savu partneri, jums ne vienmēr ir jājautā: “vai tev viss labi?”, kad viņu balss izklausās vāja. Tā vietā jūs varat uzticēties viņiem un koncentrēties uz to, ko viņi saka.
Bet darbinieku attiecības bieži vien ir sarežģītas. Vatslaviks mums mācīja, ka lielākajā daļā attiecību cilvēki mēdz uzticēties savai priekšnojautai un koncentrēties uz evolucionāri vecāko modalitāti: analogo.
Tātad, kad kāds saka, ka viņiem klājas labi, bet jūs dzirdat, ka viņu balss trīc, jūs uzticaties savai priekšnojautai un neņemat vērā viņu ziņojuma saturu. Vai arī tad, kad sapulces organizētājs saka, ka jūsu domas un viedokļi ir svarīgi – bet neatstāj laiku atsauksmēm vai jautājumiem –, jūs pamanīsiet neatbilstību un sāksiet apšaubīt viņa vārdus.
Kā es varu izvēlēties labākus komunikāciju kanālus?
Tas, ko Vatslaviks definēja, nozīmē, ja jūsu tonis, ķermeņa valoda, vizuālais izskats, uzvedība vai saziņas kanāls neatbilst ziņojumam… tad tam, ko jūs sakāt, nav nekāda jēga. Un tieši tāpat pareizais kanāls var pats sniegt ziņu.
Tātad, kā izvēlēties no nebeidzamiem komunikāciju kanālu veidiem – ziņojumu dēļiem, lietotnēm, televizoriem, e-pastiem, sapulcēm, iekštīkliem utt. –, sazinoties ar saviem darbiniekiem noliktavā, ražotnē, pārvadājuma laikā vai pie kases?
Izmantojot Pola Vatslavika un viņa kolēģu secinājumus, mēs palīdzēsim jums saprast iespējamos netiešos ziņojumus, kas tiek sūtīti caur kanālu, kuru pašlaik izmantojat, un kurus kanālus izvēlēties, lai palīdzētu veidot labākas attiecības visā uzņēmumā.
Kā mēs salīdzinājām komunikāciju kanālus?
Šajā rakstā mēs centāmies ņemt vērā gan darbinieku, gan darba devēja perspektīvas komunikāciju kanālos. Nav daudz, ko jūs kā sūtītājs varat darīt ar pašu ziņojumu. Ja jūs izmantojat kanālu, kas nav piemērots uzdevumam, ziņojums vienkārši netiks saņemts, un tādēļ darbinieka skatu punkts ir diezgan būtisks.
Bet, tā kā personāla nodaļas darbiniekiem bieži vien ir jāuzrāda potenciālā iekšējā komunikāciju kanāla plusi un mīnusi vadībai, lai saņemtu atbalstu un finansējumu, mēs iekļāvām arī šim mērķim svarīgus rādītājus.
Cena un citas izmaksas. Mēs salīdzinājām sākotnējo iegādes cenu (televizoriem, lietotnēm utt.), kā arī uzturēšanas izmaksas, ja tādas ir (īsziņām, sapulcēm utt.).Mēs esam apsprieduši vienvirziena organizatoriskās komunikācijas trūkumus tālāk mūsu emuāra ierakstā šeit: 11 galvenās komunikācijas problēmas darba vietā.
Izmantošanas ērtums. Jums patiešām jāiejūtas darbinieka ādā, lai izprastu šo. Tuvas attiecības ar biroja darbiniekiem, iespējams, ne vienmēr ir vienlīdzīgas attiecībām ar noliktavas darbinieku, kravas automašīnas vadītāju vai kasieri.
Mērogs un sasniedzamība. Lai veiktu jebkādus secinājumus, kas veicinātu jūsu iekšējo komunikāciju kanālu attīstību, mēs arī salīdzinājām, vai un cik labi var izmērīt kanāla sasniedzamību un lietojumu, un, pamatojoties uz pētījumiem un mūsu pieredzi, cik labi kanāls vispār sasniedz adresātus.
Informācijas plūsma. Tālāk mēs apskatījām, kurā virzienā komunikācijas kanāli ļauj diskusijai plūst: no augšas uz leju (darbinieki ir vienkārši saņēmēji), no apakšas uz augšu (darbinieki tiek aicināti un spēj izraisīt diskusijas), horizontāli (cilvēki tajā pašā nodaļā, vienībā, atrašanās vietā utt.).
Uzmanība. Šeit mēs vēlējāmies saprast, cik labi dalībnieki koncentrējas sazinoties ar konkrētu kanālu.
Atkārtojamība. Šī metrika ir saistīta ar vienas un tās pašas informācijas koplietošanas vienkāršību vairākos gadījumos: daži ziņojumi vienkārši jāatkārto, neatkarīgi no tā, vai tas ir atgādinājums par gaidāmo uzņēmuma pasākumu, veselības pārbaudi vai ISO standartizācijas termiņu.
Izvēles brīvība. Tas ietver vienu vienkāršu, bet būtisku jautājumu: vai darbinieks var izvēlēties, kad un kur patērēt kanālu – vai viņi to var izdarīt sev ērtākajā laikā, vai arī tas ir ierobežots līdz 10 minūtēm kafijas pauzes laikā ēdnīcā 1. stāvā?
Lieliska saderība. Šeit mēs apkopojam visas iekšējās komunikācijas idejas, kurām šis kanāls ir ļoti piemērots – vienkārši.
Iespējamās problēmas. Šajā sadaļā ir ietverti visi šķēršļi un bažas, kas var rasties šī kanāla ieviešanas vai izmantošanas laikā.
Iespējamie netiešie ziņojumi. Tā ir Vatslavika ideja: pats kanāls var nosūtīt saņēmējam ziņojumu, kurā norādīta pretruna ar saturu (30 minūšu tikšanās milzīgām stratēģiskām izmaiņām ir viens piemēriem), vai arī paziņot netiešu ziņu par to, kas patiešām tiek gaidīts no saņēmēja (un dažreiz arī sūtītāja).
Idejas uzlabojumiem. Kā maksimāli izmantot šo iekšējo komunikāciju kanālu un ja jūs jau daudz darāt – ko jūs varētu pievienot, lai attīstītos vēl tālāk.
Tātad – ķersimies pie biznesa komunikācijas.
Dažādi komunikāciju kanāli: salīdzinājums
Salīdzinājumam mēs izvēlējāmies 7 dažādus komunikāciju kanālus: sanāksmes (gan klātienē, gan tiešsaistē), īsziņas un ziņojumu dēļus (kas ietver iekšējos televizorus), kā arī vairākus digitālos saziņas kanālus, piemēram, e-pastus, sociālos medijus, tērzēšanas veida risinājumus un darbinieku lietotnes (kas ietver iekštīklus).
1. Sanāksmes (klātienē un tiešsaistē)
Sanāksmes ir būtisks komunikāciju kanāls, jo mums kā cilvēkiem ir nepieciešama komunikācija aci pret aci. Varbūt jūs zināt biroja joku par visām sanāksmēm, kas varētu būt e-pasta vēstules. Tomēr tas ir pavisam cits stāsts uzņēmumos, kad runa ir par darbinieku komunikāciju darba vietā. Sanāksmes var būt labas attiecību uzlabošanai un norāda, ka izpilddirektors vai vadītājs ir veltījuši laiku, lai runātu tieši ar saviem darbiniekiem.
Cena un citas izmaksas. Lai gan tās šķiet bezmaksas, sanāksmes ir ļoti dārgas: ikviens – dažreiz vairāk nekā 100 cilvēki – tērē savu dārgo laiku, bieži vien produktīvāko stundu laikā. Un šīs izmaksas ir nemainīgas.
Izmantošanas ērtums. Aci pret aci: ja jūs saprotat valodu vai ir pieejams tulkojums, tad sanāksmēs ir viegli piedalīties (iejusties sevī gan nav tik viegli). Tiešsaistē: tas ir atkarīgs no IT prasmēm un grafika.
Mērogs un sasniedzamība. Sasniedzamība ir laba – ja visi uzaicinātie piedalās, un ir viegli noteikt, kurš piedalījās (bet grūtāk saprast, kurš patiesībā klausījās).
Informācijas plūsma. Viss labi: no augšas uz leju, no apakšas uz augšu un horizontāli.
Uzmanība. Laba – ja sapulce ir īsa (līdz 30 min).
Atkārtojamība. Sanāksmēs dzirdēto informāciju ir grūti atkārtot, jo cilvēkiem nepatīk tērēt laiku, dzirdot to pašu atkal un atkal.
Izvēles brīvība. Darbinieki nevar izvēlēties, kad tajās piedalīties, tomēr paredzamība un rutīna var būt ļoti noderīgi, īpaši krīzes laikā.
Lieliska saderība. Sanāksmes darbojas patiešām labi jebkurai stratēģiskai iniciatīvai, diskusijai par svarīgiem jautājumiem un īsu atkārtotu sesiju veidā, lai paziņotu par pārmaiņām kopš pēdējās sanāksmes.
Iespējamās problēmas. Iespējamās problēmas ietver runātāja kompetenci, kā arī motivāciju. Piemēram, globālās stratēģijas izmaiņu ziņu pasniegšanas rezultāti var atšķirties atkarībā no tā, vai runā izpilddirektors, PR pārstāvis vai noliktavas vadītājs.
Pēdējo gadu laikā COVID-19 draudu dēļ daudzi no mums ir pieraduši arī pie videokonferenču risinājumiem. Lai gan mēs esam apmānīti domāt, ka videokonferenču programmatūra ļauj mums iegūt vēlamo aci pret aci komunikāciju, tur nekad nav īsta acu kontakta, un sejas izteiksmes ir tik izteiktas, cik to pieļauj kameras kvalitāte. Tāpēc paturiet prātā, ka video sanāksmes neaizstāj reālās sanāksmes, un jums joprojām ir jāatrod veids, kā iespējot reālu saziņu.
Kāds ir iespējamais netiešais ziņojums?
Laiks, kas atlicis jautājumiem un atsauksmēm; cik lakoniski tiek organizēta sanāksme un runātāja sagatavošanās var pateikt daudz. Jūsu darbinieki var justies nesvarīgi, ja viņi nesaņem atbildi, vai arī viņi var justies, ka jūs necienat viņu laiku, ja sanāksmes turpinās pēc noteiktā laikā vai nešķiet svarīgas.
Kā jūs varat uzlabot šādu komunikāciju kanālu pieredzi?
Ja jūs regulāri izmantojat sanāksmes, kā jūs varat tās uzlabot? Izsūtiet materiālus pirms un pēc sanāksmes, dodiet uzdevumus, lai nodrošinātu, ka dalībnieki patiešām ieguva informāciju un turpina darbu citā kanālā. Dažām tēmām sanāksmes beigās varat veikt viktorīnas, lai pārbaudītu, vai cilvēki saprata apspriesto.
2. E-pasts
E-pasta ziņojumi nekur tuvākajā nākotnē nepazudīs, un, iespējams, tiks izmantoti vēl gadiem ilgi. Ja jūs esat rakstiskās saziņas fans, jūs, iespējams, lieliski protat izveidot e-pastus. Tomēr korporatīvajā saziņā tos izmanto arvien mazāk.
Cena un citas izmaksas. E-pasta ziņojumi ir bezmaksas privātai lietošanai un no 5 EUR mēnesī vienam lietotājam korporatīvai lietošanai. Apkope ir bezmaksas, taču dažreiz var gadīties, ka jāiesaistās IT nodaļai.
Izmantošanas ērtums. Tas ir diezgan vienkārši.
Mērogs un sasniedzamība. To nav viegli izmērīt, ja vien jūs nesūtāt e-pastus no masveida e-pasta vēstuļu sūtīšanas programmatūras (kas pēc tam palielina izmaksas). Sasniedzamība ir laba – jūs sasniegsiet visus, kam ir e-pasta adrese, un 80% laika tas ir daudz, bet tas var aizņemt laiku, līdz visi pārbauda savas iesūtnes.
Informācijas plūsma. Viss labi: no augšas uz leju, no apakšas uz augšu un horizontāli.
Uzmanība. Slikta: e-pasti, ja tie nav nepieciešami steidzamiem uzdevumiem, bieži netiek ņemti vērā dabinieku vidū, kas nestrādā birojā.
Atkārtojamība. Tos ir viegli atkārtot, taču otro un trešo reizi jūs pievērsīsiet e-pastiem arvien mazāk uzmanības.
Izvēles brīvība. Viņi var izvēlēties, kad lasīt e-pastu, pieņemot, ka viņiem ir ierīce, kas to var izdarīt arī mājās.
Lieliska saderība. E-pasta ziņojumi ir vislabāk piemēroti vidējas steidzamības operatīvai informācijai, kurai nav nepieciešama ātra diskusija.
Iespējamās problēmas. Problēmas ar e-pastu ir divējādas. Pirmkārt, ir tik milzīgs e-pastu daudzums, ka svarīgās ziņas pazudīs starp citām lietām. Otrkārt, cilvēki, kuri neizmanto e-pastu katru dienu (kas visbiežāk ir darbinieki, kas nestrādā birojā) varētu saskarties ar grūtībām lietās, kas biroja darbiniekiem liekas pašsaprotamas: atbildēt visiem vai tikai sūtītājam, izsūtīt e-pastus uz pareizo sarakstu (visticamāk, viņi pat nemēģinās), un tā tālāk.
Jauna darbinieka iesaistīšana arī ir sarežģīta, ja e-pasts līdz šim ir bijis vissvarīgākais komunikāciju kanāls: ir grūti viņus iekļaut jau notiekošajās uzņēmuma sarunās un laikietilpīgi nosūtīt viņiem visu iepriekšējo informāciju, kas joprojām ir būtiska.
Informācijas apjoms, ko jūs varat pārsūtīt ar e-pasta ziņojumiem, šķiet labs, tomēr garāki e-pasta ziņojumi netiek lasīti līdz galam, un lielākā daļa tiek pamesti pēc pirmajām 5 līdz 10 rindām.
Kāds ir iespējamais netiešais ziņojums?
Izmantojot e-pastus, uzņēmums varētu nosūtīt ziņu, ka viņiem īsti nerūp viņu darbinieku dažādība: vadība zina, ka lielākā daļa no viņiem neatrodas birojā, nav gatavi vadīt garas sarunas, taču viņi tik un tā galvenokārt izmanto e-pastu.
Kā papildinājums lietotnei vai iekštīklam e-pasta ziņojumi var būt rīks mazākām grupām, it īpaši, ja darbinieki ir vecāki un nav pieraduši pie tērzēšanas rīkiem.
Kā jūs varat uzlabot šādu komunikāciju kanālu pieredzi?
Lai uzlabotu savas e-pasta rutīnas un atvēršanas biežumu, pārliecinieties, ka izglītojat savus darbiniekus izmantot CC un BCC, lai izvairītos no nejaušas atbildes uz visu adresātu sarakstu, izveidotu un regulāri atjauninātu sarakstus un izsūtītu informācijuu tik daudz cilvēkiem, cik nepieciešams, bet tajā pat laikā iespējami maz cilvēkiem. Izmantojiet precīzas virsraksta līnijas un tulkojiet vēstules visās uzņēmuma valodās. Ja izmantojat citus medijus, virziet savus cilvēkus tur, lai apspriestu tālāk un lasītu vairāk. Kopumā tas dod jums daudz labāku sasniedzamību.
3. Īpašs iekšējo sakaru kanāls (lietotne vai iekštīkls)
Darbinieku lietotnes ir digitālo sakaru kanālu Svētais Grāls mūsdienu uzņēmumiem. Iekšējās komunikācijas novatori un stratēģi uzskata, ka darbinieku lietotnes ir visefektīvākie komunikāciju kanāli. Tie parasti ietver arī tērzēšanas funkciju un var ietvert dažādus personāla papildinājumus, piemēram, apmācības, dokumentāciju un projektu vadības rīkus. Tādējādi laba darbinieku lietotne patiešām var uzlabot jūsu komandas komunikāciju un palīdzēt uzņēmumam kļūt par vēl veiksmīgāku biznesu.
Dažām darbinieku lietotnēm ir īpaša telpa, kas uzņemas oficiāla saziņas kanāla lomu. Tas nozīmē dalīties organizācijas misijā, redzējumā, vērtībās, mērķos, procedūrās un politikā – gan pašreizējiem darbiniekiem, gan arvien vairāk klientiem, partneriem un bijušajiem darbiniekiem. Tuvākajā nākotnē mēs paredzam, ka iekšējā komunikācija arvien vairāk apvienosies ar ārējo.
Cena un citas izmaksas. Specializētie risinājumi sākas no 1,5-2 EUR līdz 10+ EUR uz vienu darbinieku ar iespēju iegādāties papildinājumus. Parasti ir arī papildu maksa par ieviešanu (ja jūs pastāstiet mums, ka izlasījāt šo rakstu, jūs saņemsiet to bez maksas!). Ja tas ir iekštīkls, kas īpaši izveidots uzņēmumam (nevis lietotne, kas regulāri veic atjauninājumus), ir arī izstrādes un pastāvīgas uzturēšanas izmaksas.
Izmantošanas ērtums. Ja tas ir moderns, to ir viegli lietot, un cilvēkiem tas šķiet līdzīgs viņu ikdienas sociālo mediju kanāliem. Ja tas ir iekštīkls, kas būvēts īpaši uzņēmumam, tas var ātri novecot – ja vien jūs neuzminat tieši to, kur virzās digitālā attīstība.
Mērogs un sasniedzamība. Abi ir ļoti labi: uzņēmumā GuavaHR mūsu vidējā sasniedzamība ir 86% mēnesī.
Informācijas plūsma. Viss labi: no augšas uz leju, no apakšas uz augšu un horizontāli.
Uzmanība. Diezgan laba, jo lietotnes lielākoties rūpējas par neoperatīvu informāciju, kas ir lēnāka, un cilvēki iegūs ieskatu no paziņojumiem par to, kas tas viss ir.
Atkārtojamība. Viegla un to var izdarīt vairākos veidos, piespraužot, atzīmējot svarīgo, nosūtot atgādinājumus utt.
Izvēles brīvība. Noteikti – jūs varat izvēlēties gan ierīci (viedtālrunis, dators, planšetdators, TV), gan arī laiku. Ja jums nepatīk paziņojumi ārpus darba laika, tos parasti var noteiktos laikos izslēgt.
Lieliska saderība. Darbinieku lietotnes ir lieliski piemērotas gandrīz visai uzņēmuma mēroga komunikācijai: steidzamai (ja izmantojat tērzēšanu vai konkrētu kanālu), stratēģiskai, korporatīvai, kā arī sociālai komunikācijai. Parasti lietotnēm ir īpaši formāli un neformāli komunikācijas kanāli, lai parādītu, ka abi ir svarīgi un tiem ir sava vieta.
Iespējamās problēmas. Paturiet prātā tehnoloģiju adaptācijas periodu: lielākajai daļai cilvēku ir vajadzīgs laiks, lai to pieņemtu. Lai gan mūsu statistika liecina, ka vecāki darbinieki ir tikpat aktīvi lietotāji kā citi, kad viņi jau ir iesaistīti, viņu adaptācijas periods ir ilgāks.
Kāds ir iespējamais netiešais ziņojums?
Īpaša lietotne uzņēmuma iekšējai komunikācijai parāda, ka komunikācija patiešām ir svarīga jūsu organizācijai un ir viens no tās stūrakmeņiem, uz kura var balstīties viss pārējais.
Kā jūs varat uzlabot šādu komunikāciju kanālu pieredzi?
Ja jūsu organizācijai jau ir darbinieku lietotne, mums ir detalizēts raksts par to, kā uzlabot tās adaptāciju, lietotāju aktivitāti, kā arī ieguldījumu. Lūdzu, skatiet rakstu šeit: Kā uzlabot savu iekšējo komunikāciju.
4. Ziņojumu dēļi un iekšējais televizors
Gan ziņojumu dēļi, gan iekšējie ekrāni, kas parasti atrodami rūpnīcās un noliktavās, noteikti ir labāki nekā nekāda informācija, taču ar tiem ir vairākas lielas problēmas, no kurām galvenā ir fakts, ka tiek atspējota jebkāda divvirzienu komunikācija.
Cena un citas izmaksas. Izmaksas televizoriem ir augstas, un tāpat ir pastāvīgi sistēmas atjauninājumi, lai jūsu informācija plūstu. Izmaksas, kas saistītas ar ceļošanu pa pilsētu vai valsti, lai atjauninātu ziņojumu dēļus dažādās vietās, ir vēl lielākas: jūs, iespējams, to darāt, kad jums tik un tā jādodas uz noteikto vietu, un tas var notikt neregulāri, reti vai nevienmērīgi dažādās vietās, atstājot dažus cilvēkus bez informācijas.
Izmantošanas ērtums. Labi darbiniekam – no saņēmēja ir nepieciešama neliela darbība vai tā vispār nav nepieciešama. Tomēr tā ir problēma administratoram.
Mērogs un sasniedzamība. Abi ir salīdzinoši neiespējami – nav laba veida, kā uzzināt, kurš ir saņēmis jūsu ziņojumu.
Informācijas plūsma. Tikai no augšas uz leju. Jūs varat reaģēt (rakstīt uz papīra, lai kaut kam pieteiktos, vai skenēt QR kodu), taču dialogam vai diskusijai nav iespējas bez turpmākas darbības, izmantojot sapulces, e-pastu, lietotnes utt.
Uzmanība. Nav laba, it īpaši, ja televizori atrodas vietās, kas paredzētas atpūtai, vai pārejas zonās, piemēram, ģērbtuvēs, kad darbs vēl nav sācies, turklāt darbiniekiem tas var šķist uzmācīgi. Arī uzmanība laika gaitā pasliktinās (skatiet nākamo diskusijas punktu).
Atkārtojamība. Ziņojumus ir viegli atkārtot, un tā ir arī liela problēma (mēs zinām – to nav viegli izdarīt pareizi!). Jūsu cilvēki redzēs tos pašus ziņojumus tūkstošiem reižu vairāku nedēļu laikā, kas galu galā liks viņiem ignorēt kanālu kopumā, jo saturs reti mainās.
Izvēles brīvība. Tās nav – jums ir jāpatērē informācija, kur atrodas ziņojumu dēlis vai TV, un pat tad, jums ir jāievēro noteiktais temps.
Lieliska saderība. Nav nekas, ko ziņojumu dēļi un televizori dara, ko nevarētu aizstāt ar funkciju darbinieku lietotnē, tomēr ziņojumu dēļi var darboties tādās sociālajās lietās kā spēlēs, izlozēs, reģistrācijai un brīvprātīgās informācijas plūsmai. Ja jums ir darbinieki, kuri nevēlas izmantot digitālos risinājumus, jums dažreiz ir nepieciešams dubultot svarīgāko informāciju viņiem pieejamā veidā.
Iespējamās problēmas. Būtībā nav īsti nekas cits kā problēmas, no kurām lielākā ir informācija, kas tiek pasniegtā nepareizā laikā, kad darbinieki vēlas atpūsties (ģērbtuvēs vai kafejnīcās) vai kad viņu uzmanība tiek pievērsta citur (blakus ražošanas līnijām vai noliktavu telpām).
Kāds ir iespējamais netiešais ziņojums?
Pirmkārt un galvenokārt, tas var nodot ziņu, ka darbinieku atbilde nav svarīga, jo informācijas paneļi ir domāti tikai vienvirziena komunikācijai (ja vien jums nav patiešām radošs risinājums). Tāpat, ja ziņojumu dēlis izskatās netīrs un novecojis, vai arī jūsu televizors kādu laiku nedarbojas, jūsu darbinieki varētu justies, ka saziņai vienkārši nav jēgas.
Kā jūs varat uzlabot šādu komunikāciju kanālu pieredzi?
Dažas darbinieku lietotnes un iekštīkli piedāvā risinājumus iekšējo televizoru sinhronizēšanai, izmantojot RSS plūsmas: šādā veidā informācija tiek pastāvīgi atjaunināta (bet tā joprojām nav personiska vai divvirzienu), un ekrāns darbosies kā ziņu portāls, kas mudina lietotājus patērēt vairāk informācijas citur.
5. Īsziņa
Lai gan liela daļa mūsdienu iekšējās komunikācijas ir pārvietota uz lietotnēm, vecā labā īsziņa joprojām tiek izmantota kā daļa no biznesa komunikācijas.
Cena un citas izmaksas. Tās izmaksā apmēram 5-10 centus par vienu ziņu, bet ziņojumu garums mainās atkarībā no valodas un rakstzīmju skaita. Sūtītājam ir jābūt skaidram, izmantojot pakalpojumu sniedzēja starpniecību, lai jūsu darbinieki zinātu, no kurienes nāk ziņa.
Izmantošanas ērtums. Ļoti vienkārši.
Mērogs un sasniedzamība. Jūs varat sasniegt ikvienu ar tālruņa numuru, bet nav vienkārša veida, kā noteikt sasniedzamību.
Informācijas plūsma. Tikai no augšas uz leju, ja vien darbinieki nezina, kam viņi atbildēs.
Uzmanība. Cilvēki pievērš lielu uzmanību īsziņām ES, bet daudz mazāk ASV.
Atkārtojamība. Viegli, taču laika gaitā dārgi.
Izvēles brīvība. Vidēja: atšķirībā no paziņojumiem, jūs dažreiz nevarat (un nevēlaties) izslēgt īsziņu paziņojumus un varat saņemt informāciju ārpus darba laika.
Lieliska saderība. Ātriem paziņojumiem par steidzamiem jautājumiem, piemēram, negadījumiem, un izmaiņām plānotajās aktivitātēs, kas notiek tuvākajā laikā.
Iespējamās problēmas. Īsziņā vieta ir diezgan ierobežota, un jūs, visticamāk, rakstīsiet mazāk, ja zināt, ka jums burtiski jāmaksā par katru vārdu. Sasniegt pagaidu darbiniekus vai darbiniekus ar ārvalstu numuru, kā arī daudzvalodu komunikācija var būt sarežģīta.
Kāds ir iespējamais netiešais ziņojums?
Īsziņas ir lieliskas, jo tās šķiet personiskas un pasaka saņēmējam, ka jūs patiešām vēlaties, lai viņi saņemtu jūsu ziņu. Tomēr tās var uzskatīt par uzmācīgām, un tās parasti redz uzreiz gan darba laikā, gan ārpus tā.
Kā jūs varat uzlabot šādu komunikāciju kanālu pieredzi?
Dažas darbinieku lietotnes ļauj izsūtīt īsziņas papildus ziņu publicēšanai, lai apmierinātu tos darbiniekus, kuri mazāk izmanto tehnoloģijas – un tā ir lieliska kombinācija! Arī teksta ziņojumapmaiņas principu izskaidrošana jauna darbinieka pieņemšanas laikā padara kanālu efektīvāku.
6. Sociālie mediji
Ar sociālo mediju mēs domājam kanālus, kas ietver gan ziņu plūsmas komponentu, gan ziņojumapmaiņas lietotnes. Vispazīstamākais no tiem ir Facebook, taču citas izvēles ietver Vero, LinkedIn, TikTok, Instagram un vairākus citus, un tas atšķiras dažādās valstīs. Dažus no tiem var izmantot kā primāro iekšējo sakaru kanālu, citus, lai uzlabotu darbinieku pieņemšanu vai komandas veidošanu. Papildus tam ir arī uz ziņojumapmaiņu orientēti sociālo mediju kanāli: Viber, Telegram, WhatsApp un tamlīdzīgi.
Cena un citas izmaksas. Lielākajai daļai platformu tas ir bez maksas.
Izmantošanas ērtums. Darbiniekam tas ir viegli un pazīstami, tomēr personāla nodaļas vadītājam tas var būt sarežģīti: pat dažu šo kanālu biznesa versijas nepiedāvā atbalstu vai tas ir ļoti ierobežots, turklāt nav integrācijas ar citiem kanāliem.
Mērogs un sasniedzamība. Facebook izmantošana samazinās gan ES, gan ASV, tomēr, ja jūsu darbiniekiem ir konti un viņi pieņem jūsu pieprasījumus, jūs varēsiet viņus visus sasniegt. Sasniedzamība var maldināt jūs, sniedzot priekšstatu, ka visi lasa jūsu ziņu, tomēr, iespējams, viņi to vienkārši palaida garām vai tikai atvēra paziņojumu.
Informācijas plūsma. Viss labi: no augšas uz leju, no apakšas uz augšu un horizontāli. Tomēr, ja jums ir darbaspēks vairākās valodās, iespējams, ka valodu minoritātes izmanto pilnīgi atšķirīgu sociālo mediju platformu nekā lielākā daļa.
Uzmanība. Nav laba, jo jūsu ziņas un ziņojumi tiks zaudēti starp citiem ziņu plūsmas atjauninājumiem – un tie, ar kuriem jūsu darbinieki mijiedarbojas visvairāk, tiks rādīti vispirms. Arī algoritmi vienmēr mainās.
Atkārtojamība. Ziņu ir viegli atkārtot sociālajos tīklos.
Izvēles brīvība. Vidēja. Tas ir līdzīgs īsziņām: jā, jūs varat izvēlēties, kad un kur mijiedarboties ar kanālu. Bet jūs nevarat īsti izvairīties no darba ziņām vai ierakstiem ārpus darba laika, jo tie ir blakus personīgajām ziņām un rakstiem, gaidot, kad jūs tos lasīsiet un atbildēsiet uz tiem.
Lieliska saderība. Darba devēja zīmola ziņojumu publicēšana ar nolūku, lai darbinieki tos atkārtoti koplietotu.
Iespējamās problēmas. Ēnu sakari ir galvenā problēma saistībā ar šo kanālu. Ja uzņēmums rāda piemēru, daloties informācijā, izmantojot Facebook vai citus neoficiālus saziņas kanālus, rodas privātas sarunas starp darbiniekiem, kuras vadība vairs nekontrolē. Šādā veidā var ātri parādīties dezinformācija un baumas.
Diemžēl arī informāciju, kas nav pieejama personāla vai sakaru darbiniekiem, ir ārkārtīgi grūti diskreditēt. Ēnu sakari var pieaugt arī tad, ja darbiniekiem izsniegtie rīki nav piemēroti darbam (piemēram, kad iekštīkls ir slikts, jūs jebkurā gadījumā izmantosiet Facebook).
Vēl viena problēma ir saistīta ar drošību un iespējamām datu noplūdēm, kas notikušas pagātnē un, iespējams, turpināsies. Tāpēc vienmēr ir daļa no informācijas, ar kuru jūs negribat dalīties šādā vidē.
Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, tas varētu būt izaicinājums izvēlēties pareizo platformu. Facebook varētu būt pārāk garlaicīgs jaunākiem darbiniekiem, TikTok ir pārāk intensīvi orientēts uz video, un LinkedIn ir pārāk korporatīvs.
Kāds ir iespējamais netiešais ziņojums?
Sociālo mediju kanālu, piemēram, Facebook vai Vero, izmantošana var likt domāt, ka uzņēmums neciena savu darbinieku darba un personīgās dzīves līdzsvaru, pastāvīgi iejaucoties starp viņu partnera, randiņu, bērnu, vecāku un draugu ziņojumiem.
Kā jūs varat uzlabot šādu komunikāciju kanālu pieredzi?
Ja jūsu vēlamajā sociālo mediju kanālā būtu pieejama biznesa versija, tas būtu pirmais solis – tas rada zināmu barjeru starp darbu un atpūtu.
7. Tērzēšanas veida risinājumi
Tērzēšanas veida risinājumi ir tūlītējās ziņojumapmaiņas risinājumi, piemēram, Slack un Teams, bet arī ziņojumapmaiņas lietotnes, piemēram, Viber, Telegram vai WhatsApp (lai gan tās robežojas ar sociālo mediju kanāliem). Biznesa ziņojumi bieži darbojas, un tērzēšanas funkcionalitāti pieprasa uzņēmumi, kas vēlas uzlabot savus digitālos komunikāciju kanālus.
Cena un citas izmaksas. No 2 EUR (Microsoft Teams) līdz 6 EUR (Slack) uz vienu darbinieku.
Izmantošanas ērtums. Tas ir diezgan viegli, tomēr, atkarībā no rīka, meklēšana var nedarboties tik labi, cik nepieciešams (pat Facebook Messenger gadiem ilgi nav atrisinājis šo problēmu).
Mērogs un sasniedzamība. Jūs varēsiet sasniegt ikvienu ar viedtālruni vai datoru. Tomēr visu kanālu un pavedienu atrašana ir iespējama tikai ar MVU līdz 100 darbiniekiem vai tad, kad viss ir ļoti labi organizēts (bet ne visiem darbiniekiem ir prasmes un pieredze, lai ievērotu struktūru).
Informācijas plūsma. Viss labi: no augšas uz leju, no apakšas uz augšu un horizontāli.
Uzmanība. Vidēja, labākajā gadījumā. Ikdienas tērzēšanā būs desmitiem vai simtiem paziņojumu, un tādējādi laika gaitā notiek tas pats, kas ar e-pastiem: svarīga lēna informācija pazūd, un tiek piegādāta mazsvarīga operatīvā informācija.
Atkārtojamība. Viegla, bet ziņojumi pazūd pat vairāk nekā e-pasti. Tomēr ir veidi, kā uzlabot svarīgu ziņojumu dizainu, lai ritināšanas laikā tos labāk pamanītu.
Izvēles brīvība. Jā un nē: jā, ja tas ir biznesa risinājums, piemēram, Slack; nē, ja tas ir kaut kas līdzīgs WhatsApp, ko izmanto arī personiskām ziņām.
Lieliska saderība. Tērzēšanas veida risinājumi ir lieliski piemēroti mazākām grupām un komandas komunikācijai, kā arī operatīvai komunikācijai, piemēram, “Kas 10 minūtēs var pārņemt 5. kasi”. Arī sociālās sarunas tur mēdz plūst dabiski.
Iespējamās problēmas. Kā uzņēmuma kanāls, ziņojumi nesasniegs gaidīto mērķi.
Kāds ir iespējamais netiešais ziņojums?
No vienas puses, tērzēšanas veida risinājumi var parādīt darbiniekiem, ka nevēlaties tos sajaukt ar vēl vienu lietotni un ka jums rūp viņu ērtības. Tomēr, tā kā jaunākās tehnoloģiju prasmes katru dienu kļūst arvien aktuālākas, tas varētu likt uzņēmumam šķist atpalikušam no citiem.
Kā jūs varat uzlabot šādu komunikāciju kanālu pieredzi?
Stingras vadlīnijas par to, kam tērzēšanas veida risinājums ir domāts (un kam nē), palīdz darbiniekiem vieglāk izmantot kanālu un vērsties pie citiem nesējiem, lai iegūtu papildu informāciju.
Vai ir nepareizi komunikāciju kanāli?
Nav. Vēl viena sistēmisko domātāju un terapeitu ideja ir tāda, ka nav pareizu vai nepareizu komunikāciju kanālu: kaut kas vai nu darbojas, vai arī nē. Pareizie komunikāciju kanāli ir tie, kuri darbojas.
Mēs vienmēr sakām saviem jaunajiem klientiem, kuri vilcinās par to, ko darīt ar saviem paziņojumu dēļiem un iekšējiem televizoriem pēc pierakstīšanās GuavaHR – saglabājiet tos! To lietošanā nav nekā slikta, ja vien ir vismaz viens darbinieks, kurš no viņiem saņem jaunu informāciju vai atgādinājumu par veco. Ja jūs apmierina to darbs un papildu izmaksas – lai tie paliek.
Tomēr … labākais komunikācijas kanāls jums ir tas, kas ne tikai piegādā ziņu, bet arī uzlabo attiecības un palīdz biznesa sakariem attīstīties. Un tas nenotiek ar visiem dažādajiem pieejamajiem saziņas kanāliem.
Vai GuavaHR varētu būt lielisks komunikāciju kanāls jūsu uzņēmumam?
GuavaHR ir darbinieku lietotne & HR risinājums uzņēmumiem ar darbaspēku, kas nestrādā pie galda. Ja jūs meklējat produktu, kas palīdzēs jūsu darbiniekiem iejusties lietotnē, atbalstīs jūs darba laikā un piedāvās plašu papildinājumu klāstu – sākot no e-apmācībām līdz trauksmes celšanai –, mēs varētu lieliski sadarboties. Aizpildiet mūsu veidlapu un ļaujiet jūsu iekšējiem komunikāciju kanāliem pateikt pareizo lietu!