När det gäller virtuella onboardingprocesser är det värt att tänka på ramverket Informera-Välkomna-Guida, som utvecklats av Klein & Heuser1. Enligt detta ramverk ska onboarding fokusera på tre aspekter: att informera, välkomna och guida.
Detta strukturerade tillvägagångssätt för ditt digitala onboarding-program kan hjälpa dig att se till att ny frontlinjepersonal enkelt hittar sin plats inom organisationen.
I den här artikeln ska vi fokusera på informationen, som inkluderar alla de aktiviteter som den nya frontlinjepersonalen genomgår under onboardingprocessen, för att hjälpa dem få den information de behöver och lättare kunna anpassa sig inom organisationen.
Varför är information viktigt?
Att informera nyanställda är viktigt då det kan hjälpa dem att känna sig mer förberedda på nya utmaningar. Att introduceras för ny information och veta var de ska vända sig om de har frågor kan vara ett lugnande verktyg för ny frontlinjepersonal. Detta hjälper dem att känna sig mer självsäkra och förberedda, särskilt då personal på frontlinjen ofta inte har ett snabbt och enkelt sätt att kontakta någon på när de behöver hjälp.
Personal utan skrivbord och kontor är ofta utspridda på olika fysiska platser och är troligare att tala olika språk, vilket kan leda till ytterligare utmaningar gällande kommunikationen av viktig information.
Hur bör information delas?
Ett informativt tillvägagångssätt innebär att all viktig information som nyanställda behöver för att utföra sitt jobb eller bli mer familjära med organisationen måste delas med dem. Detta kan ske på flera olika sätt, inklusive bland annat att:
- presentera nyanställda för viktiga dokument att läsa,
- hålla föredrag/presentationer,
- dela förinspelade utbildningsvideor,
- tilldela självinlärningsmoduler,
- hålla virtuella träningstillfällen.
Varje aktivitet eller uppgift ska även följas upp med kunskapskontroller för att säkerställa att dina informationsmetoder faktiskt fungerar och hjälper ny personal att uppnå sina onboarding-mål. För att göra allt detta framgångsrikt bör du välja ett verktyg som låter dig ladda upp och dela dokument, organisera e-inlärningsmaterial och ange deadlines och schemalagda events på ett sätt som bäst passar organisationens behov.
Vad bör du tänka på gällande information till nyanställda?
Tydliga och specifika informationsprocesser
En avgörande aspekt gällande hur du informerar ny personal är att frontlinjepersonalen i din organisation måste ha en tydlig bild av var de hittar informationen de behöver under den tid de jobbar inom organisationen. Detta inkluderar allt från information om löner och semester, till standardprocesser och beskrivningar av arbetsuppgifter. Att ha en designerad ”partner” eller någon ur personalavdelningen som går igenom detta med nykomlingen kan vara extremt hjälpsamt. Tidig information kan inkludera de allra viktigaste arbetsuppgifterna och en förklaring av hur informationen som finns tillgänglig är organiserad.
När arbetsgivaren kommunicerar var ny frontlinjepersonal hittar information är det viktigt att det sker på ett väldigt specifikt sätt. Som exempel bör arbetsgivaren inte bara nämna databasen där information hittas (t.ex. GuavaHR) utan även visa de specifika mapparna (t.ex. Dokument – Personligt – Anställningsavtal).
Övergripande innebär detta att personen som ansvarar för att informera den nyanställda under onboardingprocessen bör ha rätt kunskap och förmågan att vara specifik i sin kommunikation. En checklista för onboarding som är skräddarsydd för din organisations skrivbordslösa personal kan vara ett användbart verktyg för att säkerställa att all nödvändig information når den nyanställda.
Information för nu eller senare
En del information är troligtvis avgörande för personalen att gå igenom redan första veckan (t.ex. säkerhet och säkerhetsregler, lön och förmåner, vision och uppdrag) medan det för annan information kan räcka att känna till var den hittas för framtida behov. Med verktyg som GuavaHR kan en personlig e-inlärningssekvens skapas för varje nyanställd person, för att säkerställa att de får all nödvändig information redan från början.
Det är även viktigt att organisationen tydligt förmedlar sina förväntningar på ny frontlinjepersonal. Detta inkluderar vilken information den nyanställde förväntas gå igenom på egen hand och när detta ska vara gjort. Detta är särskilt viktigt för skrivbordslös personal i och med de utmaningar som deras jobb innebär gällande att arbeta på olika platser och språk. En steg-för-steg-guide kan vara bra för att förmedla tydliga förväntningar.
Ett annat alternativ är att använda ett system som låter dig ange kurser med automatiska deadlines som den nya personalen måste markera som klara. Uppgifter kan ha en påminnelsefunktion som ger både chefer och personalen sinnesro.
Tider och möjligheter för frågor
Att bara tilldela uppgifter räcker dock inte. Din nyanställde har troligtvis frågor, och att ha möjligheten att prata igenom all den nya informationen de fått kan hjälpa den att bättre bearbeta informationen. Regelbundna personliga check-in-samtal mellan nykomlingen och chefen bör därför också inkluderas i den virtuella onboardingprocessen gällande punkten information.
För en mer personlig lösning ger GuavaHR dig möjligheten att skapa en grupp för ny personal där de kan ställda frågor och där de kan få snabba svar. På så vis kan din nya skrivbordslösa personal även lära sig från varandras frågor.
Vilka är några av de utmaningar jag kan stå inför?
En av de vanligaste utmaningarna med en virtuell informationspraxis är att ny personal lätt blir överväldigad av stora mängder information. Detta kan bli tröttsamt och ha en omotiverande effekt. I forskning av Christina Goodermote2 stöttade ett hälsovårdsförtag sina nyanställda genom att skapa ett inlärningsschema som även gav tid för egna studier, utbildningsmoduler och diskussioner med kollegor. För att se till att nyanställda inte skulle känna sig ensamma i all ny information engagerade företaget även annan personal för att de dem mini-genomgångar.
Vad händer härnäst?
Även om den här artikeln har skrivits med frontlinjepersonal i fokus gäller innehållet också virtuell onboarding i allmänhet. I nästa artikel ska vi fokusera på delen om välkomnande, i ramverket för Informera, Välkomna & Guida.