När det gäller virtuella onboardingprocesser är det värt att tänka på ramverket Informera-Välkomna-Guida, som utvecklats av Klein & Heuser1. Enligt detta ramverk ska onboarding fokusera på tre aspekter: att informera, välkomna och guida.
Detta strukturerade tillvägagångssätt för ditt digitala onboarding-program kan hjälpa dig att se till att ny frontlinjepersonal enkelt hittar sin plats inom organisationen.
Guidning är den tredje och sista komponenten i Klein & Heusers ramverk, och det är den som vi ska fokusera på i den här artikeln. Med guidningsprinciper handlar allt om att se till att ditt virtuella onboarding-program ger ny frontlinjepersonal tillräckligt med stöd.
Varför är guidning viktigt?
Att börja på ett nytt företag eller i en ny organisation med en virtuell miljö kan göra att du känner dig väldigt ensam bland alla nya människor och all information. För att undvika att ny frontlinjepersonal ska få den här känslan bör du ha guidningsprocesser som en del av din virtuella onboarding. Guidning hjälper ny frontlinjepersonal att känna att de har stöd och får hjälp med att navigera i den nya organisationen.
Hur ska guidningen se ut?
Guidning inkluderar både personliga och informativa aspekter för att en nyanställd ska känna sig hemma. Å ena sidan inkluderar guidning information om hur organisationen och individuella personer inom den kan hjälpa och stötta den nyanställde. Å andra sidan inkluderar guidning mer formella och strukturerade processer, som t.ex. utbildning, som ger skrivbordslös personal den information den behöver för att kunna navigera genom sina arbetsuppgifter.
Vad bör du tänka på gällande guidning av nyanställda?
Onboarding-partners
Även om en ”partner” som kan hjälpa den nyanställde även har nämnts i artiklarna om information och välkomnande är det just gällande guidning som de är extra viktiga. Ny personal kan tveka att ställa frågor om de känner att de gör det för ofta. En onboarding-partner bör göra det tydligt från början att nykomlingen inte ska tveka att höra av sig och att alla frågor är välkomna – det är det de finns där för!
För att inte överväldiga dina existerande anställda i sina roller kan det vara bra att ge en nyanställd en andra kontaktperson. Detta kan även ge dem en bättre inblick i arbetets uppgifter och organisationen som helhet, om den andra personen har en annan position än den primära partnern. Det är även bra för att hjälpa nykomlingen bygga relationer (läs mer om varför det är viktigt i artikeln om välkomnande).
Dagliga check-in-samtal
För en mer strukturerad start kan nykomlingens kontaktperson i början ha dagliga möten med personen. Möten i realtid kanske inte alltid är möjliga pga. arbetets upplägg, och om så är fallet rekommenderar vi en eller två sådana check-in-samtal första månaden, eller användning av ett frågeformulär som frontlinjepersonalen fyller i när den har tid. Ett verktyg som GuavaHR kan användas för att skapa, lagra och sätta påminnelser för ett sådant formulär.
Att få ventilera
Kontakt med partnern, check-in-samtal eller en anonym feedbackfunktion kan hjälpa till att identifiera eventuella utmaningar som nykomlingen kan ha genom att ge den utrymme att prata av sig. Den nivå av förtroende som krävs för att detta ska ske är dock en stor utmaning.
Frontlinjepersonal är ofta skeptisk kring hur pass anonym deras feedback faktiskt är och delar ogärna med sig av problem med kollegor på grund av missförtroende. Detta kan bero på en rädsla för att förlora jobbet som konsekvens. Därför är det viktigt att garantera sekretess med alla verktyg som används, inklusive relationen med onboarding-partnern.
Vilka utmaningar kan du stå inför?
Faran med guidning som princip är att frontlinjepersonalen kan tveka att fortsätta på egen hand när onboardingprocessen är över. Om du utnämner en partner är det därför viktigt att den inte håller nykomlingens hand för mycket och fortfarande ger nykomlingen utrymme och uppmuntran att utforska på egen hand.
En partner bör även tydligt definiera början och slutet på relationen i kontexten för onboarding (t.ex. en månad). Målet med guidning – och onboardingprocessen som helhet – är att ny frontlinjepersonal ska kunna fortsätta självständigt och med självförtroende inom organisationen.
Det kan även ske att frontlinjepersonal upplever att de inte får tillräckligt betalt för att delta i övriga aktiviteter efter en lång och mödosam arbetsdag. Du kan därför stöta på ett motstånd från deras sida att engagera sig i saker du har föreslagit, även om de är ämnade att hjälpa dem, om de bara känns som onödiga extrauppgifter. Kom ihåg att inte överbelasta dina nyanställda med onboarding-aktiviteter och att se till att de har tillgång till alla aktiviteter vid en tid som passar dem bäst. Att dela framgångshistorier från tidigare nyanställda på frontlinjen kan också öka motivationen att delta.
Vad händer härnäst?
Även om den här artikeln har skrivits med frontlinjepersonal i fokus gäller innehållet också virtuell onboarding i allmänhet. Vi har nu täckt alla tre stegen i ramverket Informera, Välkomna & Guida på vår blogg, så se till att du har läst på om alla tre. I nästa inlägg ska vi diskutera nykomlingars proaktivitet och hur du uppmuntrar dem digitalt.