”Asiakkaat eivät tiedä, ovatko kuriirit työntekijöitämme vai eivät. He luulevat olevansa, koska kuriirit näyttävät meiltä ja tekevät asiamme. Kuriirit itse luulevat tai tuntevat usein myös virheellisesti, että he työskentelevät meillä. Ja se näyttää myös olevan järkevää. Ajattelemme heitä omina työntekijöinä ”, sanoo DPD-kuriirien kouluttaja Kristiina Raha ja yksi GuavaHR: n alustan johtajista, joka luotiin erityisesti heidän kuriirilleen.
Vaikka toimitusyrityksille kuriirit ovat todellakin asiakkaan ensimmäinen ja usein ainoa yhteys koko yritykseen, he eivät välttämättä ole kyseisen yrityksen työntekijöitä. DPD on kuitenkin päättänyt, että tämä ei tarkoita sitä, että niitä kohdellaan eri tavoin, vaan että molempien edut syntyvät läheisestä kontaktista ja yhtenäisyydestä. Tasan vuosi sitten kaikki DPD: n kanssa yhteistyössä toimineet kuriirit liittyivät GuavaHR: n DPD: n työntekijöiden, GuavaHR: n ensimmäisten asiakkaiden, esimerkin mukaisesti.
Etäisyys yhdistää
GuavaHR-ympäristön käynnistämisen idea DPD-kuriireille alkoi siitä, että osapuolet näkivät päivittäin, että tietoa on tarpeen jakaa nopeasti ja samanaikaisesti monien kuriirien kanssa, mutta he haluaisit myös yksinkertaisesti vaihtaa vaikutelmia. Tähän asti vain saman alihankkijan kuriirit olivat olleet yhteydessä toisiinsa, koska he olivat samassa tiimissä ja joutuivat työskentelemään yhdessä jaettujen alueiden vuoksi.
”Sähköpostien tai skanneriviestien lisäksi, jotka eivät lähetä kuvaa ja joita merkkien lukumäärä rajoitti, meillä ei ollut muita vaihtoehtoja”, Kristiina kuvailee puutteita viestinnässä, joka johti liittymiseen GuavaHR: ään. ”Ajoittain käytettiin myös Facebook messenger ryhmäkeskusteluja, jotka eivät sopineet meille, koska ne eivät ole riittävän turvallisia sisäiseen käyttöön eikä chat ollut yleinen kaikille kuriirille. Tavoitteenamme oli tuoda kuriirit yhteen ja yhdistää tiedot. Halusimme saada heidät mukaan yhä enemmän, jotta he tuntisivat olevansa yhtenäisiä DPD: n kanssa ”, hän lisää.
Toteutusprosessi ja tottuminen uuteen digitaaliseen ratkaisuun osoittautuivat odotettua helpommaksi. ”En tiedä johtuuko se pandemian takia vai koska meillä oli paljon kerrottavaa kuriirille ja päinvastoin”, Kristiina vahvistaa. ”Muistan, että DPD: n työntekijöiden työtilassa oli aluksi enemmän pelkoa julkaista, mutta kuriirit ovat rennompia. He eivät pelkää ilmaista mielipiteensä ja kertovat nopeammin ongelmista. Lisäksi he eivät näe toisiaan niin paljon ja heillä ei ole niin paljon yhteyttä toisiinsa ”, Kristiina kertoo syyt, miksi heidän välinen kommunikointi aktivoitui.
Huolet ilmaistaan paremmin
Miten vuokratyöntekijöiden osallistuminen eroaa työntekijöiden osallistumisesta? Kristiina sanoo, että koska kuriirit eivät ole toimistotyöntekijöitä, jotkut asiat eivät ole heille ollenkaan tärkeitä tai mielenkiintoisia. Heidän kanssaan kuitenkin jaetaan DPD: yhteisiä tavoitteita ja aiheita, kuten vuoden parhaat työntekijät.
”Sisältö on heille tarkasti suunnattu: henkilökohtaiset tarinat toimistoihmisistä, joiden kanssa he ovat tekemisissä, muutokset työmenetelmissä ja operatiiviset työongelmat – jos laitteille tai pakettiautoille tapahtuu jotain”, Kristiina listaa. Lisäksi he ovat GuavaHR: n kautta pyytäneet kuriirien mielipidettä esimerkiksi pakettiautomaattien kehittämisestä, koska he ovat niiden todellisia asiantuntijoita.
Mutta mitä kuriirit itse jakavat ympäristössä? ”Heitä yhdistää yhteinen ongelma. Kuriirimme keskustelevat Guavassa paljon asioista, joista he eivät pidä: kuinka pakettiautomaattien sijainti ei näytä kohtuulliselta, miksi jotkut menettelyt ovat sellaisia kuin ne ovat. He haluavat tietää, onko myös muilla tällaisia ongelmia ja voisiko niitä muuttaa millään tavalla ”, Kristiina selittää.
Tärkeää tietoa liikkuu viipymättä
Kristiinan mukaan ilman Guavaa hän saisi tietoa ongelmista ja huolista vain esimerkiksi jokavuotisen tyytyväisyystutkimuksen aikana, paljon myöhemmin. ”Ja jotkut asiat eivät koskaan pääse mihinkään ilman Guavaa. Olemme korostaneet, että jos sinulla on idea, puhu siitä Guavassa heti. Ei ole mitään järkeä odottaa – aloitetaan tekeminen ”, Kristiina uskoo. He yrittävät vastata kaikkiin esitettyihin kysymyksiin ja sanoa, pystyvätkö he tekemään asialle jotain tai aikovat tehdä niin.
”Haluan uskoa, että kuriirit tuntevat itsensä huomatuksi. Minulle on myös ilmoitettu, että aiemmin ei ollut paikkaa sanoa mitään. Voit puhua puhelimessa, mutta vain yksi henkilö kuuntelee sinua, ja jos hän ei käsittele ongelmasi, se pysyy niin. Mutta Guavassa toinen kuriiri huomaa postisi kautta, että hänellä on myös tämä ongelma, etkä voi sivuuttaa sitä ”, vahvistaa Kristiina.
Myös asiakkaiden tai työtovereiden kiitoksilla on paikka ympäristössä. GuavaHR: ssä on täysin erillinen kanava nimeltä Kiitos! tähän, ja se saa paljon käyttöä. ”Johdon kiitokset on tärkeät myös kuriireille. Kiitoksella on paljon suurempi ääni ja suurempi yleisö Guavassa kuin muualla ”, Kristiina sanoo.
Yhteisen viestintäkanavan olemassaolo on itsestään selvää
Aluksi Kristiina pelkäsi, että yhteinen ympäristö työtietojen vaihtamiseen ei kiinnosta kuriireja lainkaan. Tämä pelko osoittautui turhaksi. ”Kriisitilanteen kannalta Guava tuli todella hyvään aikaan, se auttoi meitä paljon tuolloin. Ehkä se auttoi myös nostamaan adoptiota ja aktiivisuutta ”, sanoo kriisin alkaessa helmikuun 2020 toisella puoliskolla perehdytysprosessia toteuttanut Kristiina. ”Tavoitteenamme on, että jokainen kuriiri, joka liittyy meihin, tulee myös Guavan käyttäjiksi ja käy siellä kerran viikossa. ”
Tyytyväisyystutkimus paljasti myös, että he ovat tyytyväisiä ratkaisuun, eikä Kristiina ole saanut mitään negatiivista palautetta. ”He pitävät itsestään selvänä, että tällaisen viestintäkanavan on oltava olemassa”, Kristiina sanoo. Hän lisää, että voidaan nähdä, että kuriirit keskustelevat Guavassa luetuista. ”Kysyt jonkun tietävätkö he jo tietystä asiasta, ja he vastaavat, että joo-joo, olen jo lukenut Guavasta.”
Mitä hyötyä ympäristön käytöstä on Kristiinalle itselleen? ”Jos vähintään 70% kuriireista on lukenut tärkeän viestini, tiedän, että minun ei tarvitse alkaa soittaa jollekulle nimenomaan tästä syystä”, hän nauraa. Ja hän lisää, että hän odottaa aina innolla kuriirien kommenttien ja viestien lukemista – olipa kyseessä huolet, kuvaukset heidän onnistuneista työpäivistään, juhlitaanko isänpäivää vai onnitellaanko kollegoita toimistossa. ”Olemme erittäin onnellisia niistä”, Kristiina vahvistaa.
Yritys itse muodostaa työympäristön
Mutta mitä suosittelee Kristiina niille, jotka ovat huolissaan ongelmien lisääntymisestä kommunikoidessaan vuokratyöntekijöiden kanssa tai pelkäävät kritiikkiä, joka tulee kaikille julkiseksi viestintäkanavan avulla? ”Jokainen voi lähettää mitä tahansa sosiaaliseen mediaan myös työnantajastaan. Sinun on oltava valmis olemaan rehellinen , koska tällainen ympäristö todella antaa yritykselle sen mahdollisuuden. DPD: ssä olemme päättäneet, että haluamme tietää, mikä on vialla, jotta voimme parantaa asioita. Guavan käyttäminen ei ole pelkästään ruudun merkitsemistä. Se tuo todella lisäarvoa ”, Kristiina sanoo.
Jokainen yritys itse suunnittelee GuavaHR-ympäristön ilmapiirin, Kristiina uskoo. ”Tapa, jolla suunnittelet sen, olipa se rento tai muodollisempi, niin ihmiset tulevat sen kanssa”, hän selittää. Kristiinan mukaan ympäristön ylläpitäjien tulisi miettiä, mitkä säännöt tulisi asettaa kaikille alussa, ja nämä säännöt tulisi myös ottaa käyttöön käyttäjille. ”Ja sitten vain julkaiset! Jos teet virheen, teet sopimattoman viestin tai sanot jotain väärin, sinun ei pitäisi pelätä pyytää anteeksi. Jos et ole varma viestistä, keskustele siitä muiden kanssa. Teimme saman alussa ”, Kristiina neuvoo.
Kristiina myöntää, että vakinaisen ja vuokrahenkilöstön yhtenäisyyden tunteeseen vaikuttaa suurelta osin yritys itse. Kuriiriympäristössä tapahtuvaa tietoa vaihdetaan jatkuvasti DPD: n päähenkilöiden kanssa. ”Henkilökohtaisesti minusta tuntuu, että olemme nyt paljon lähempänä toisiamme”, Kristiina lopettaa.
