Viime viikolla 70% kaikista GuavaHR:n sisäisen viestintäalustan kautta luotuista postauksista liittyi COVID-19:n. Kriisiviestintä etsii paikkaa: erityistilanne on saanut yritykset kokeilemaan sekä tekstiviestejä että sosiaalista mediaa. Useat suuret yritykset ovat perustaneet viestintäryhmän jakamaan tietoja työntekijöille erityistilanteesta, mutta GuavaHR:n tutkimuksen mukaan jokaisessa viidennessä virolaisessa yrityksessä henkilöstöpäällikkö vastaa kriisiviestinnästä.
Koska erityistoimenpiteitä vaativa tilanne ei todennäköisesti ole vielä ohi, yrityksen kriisiviestinnän henkilöstön päähaasteet ovat edelleen vielä jonkin aikaa:
- Kuinka usein työntekijöille ilmoitetaan
- Miten tehdä se
- Mitä tietoja jakaa työntekijöille
- Mitä viestintäkanavaa käyttää
Kuinka usein ja miten tietoja jaetaan?
”Tietojen jakaminen päivittäin on tärkeää, vaikka uutta tietoa ei olisikaan – se vahvistaa aiemmin ilmoitetun ja osoittaa, että yrityksen johto ajattelee jatkuvasti näitä asioita”, sanoo GuavaHR:n asiakaspalvelupäällikkö Britt Velling.
Hän korostaa kriisiviestinnän asiantuntijan Ilona Leibin viikko sitten järjestetyssä webinaarissa jakamaa ajatusta: viestintäkanava täytyy olla koko ajan auki. ”Kriisin aikana tärkeintä on pitää työntekijät ajan tasalla ja jakaa tietoja heidän kanssaan säännöllisesti. Suosittelemme, että teet sen päivittäin”, Velling lisää ja kannustaa käyttämään kolmiosaista pikakuvausmallia:
- Jaettavat tiedot, jotka yritys tietää jo ennalta
- Tiedot, joita yritys ei vielä tiedä
- Minkä ongelmien ja kysymysten kimpussa yritys on tällä hetkellä
Mitä tietoja jaetaan?
COVID-19 viestien lukumäärä on tehnyt suuren harppauksen GuavaHR:n ympäristössä: jopa 70% viime viikolla. Erityistilanteessa on epäilemättä parempi jakaa enemmän tietoa ja tehdä se useammin, kuin pitää työntekijät pimennossa ja antaa heidän itse hankkia tietonsa. Muista, että paniikkia ei aiheuta tiedon määrä, vaan myös viestin sisältö. ”Uskomme, että nämä tilastot osoittavat myös, että toimivan, nopean, mitattavan ja osallistavan viestintäkanavan tarve on erityistilanteessa erityisen voimakas”, Velling lisää.
Velling suosittelee, että yritysjohtajat ottavat yhteyttä työntekijöihin hinnalla millä hyvänsä. ”GuavaHRssä 80% johtajista on jo virtuaalisesti puhunut työntekijöilleen ja jakanut hätäviestit. Tilastojemme mukaan johtajien julkaisut ovat työntekijöille tärkeimmät: heitä luetaan ja kommentoidaan eniten ja suurin osa työntekijöistä on valmiita avaamaan puhelinsovelluksen tai verkkoselaimen”, hän vahvistaa.
Pitäisikö sinun jakaa myös tietoja, jotka eivät ole juuri nyt pakottavia, mutta kuitenkin tärkeitä – kuten liiketoiminnan kehittämisstrategiat? “Useimmat työntekijät haluavat ja tarvitsevat normaalin arjen tuntua kaaoksen keskellä, joten pidä myös ”tavalliseen tapaan” ajattelutapa mielessä,” sanoo Velling.
Missä jakaa tietoja työntekijöiden kanssa?
Vaikka tekstiviestit ja puhelut ovat epäilemättä paikallaan kriisitilanteissa, sosiaalisen median käyttö yritysviestintään on enemmän uhka. ”Tässä on syy kommunikaatio-ongelmiin, kuten shadow communications, toisin sanoen piilotettuun viestintään, joka on piilotettu työnantajalta”, Velling selittää.
”Jos yrityksen johto kannustaa työntekijöitään kommunikoimaan sosiaalisessa mediassa ja myös näyttää esimerkkiä jakamalla tietoja siellä – Facebookissa, WhatsAppissa – syntyy näissä ympäristöissä myös työntekijöiden välisiä keskusteluja, joita johto ei enää hallitse. Näistä keskusteluista voi kuitenkin helposti alkaa leviämään väärää tietoa, jota on viestintähenkilöstön vaikea kumota. Jos yritys ei tarjoa työntekijöilleen viestintäkanavaa, niin piilotettua viestintää on helppo syntyä”, Velling sanoo.
Toinen tärkeä näkökohta oikean ympäristön valinnassa on, että lähetetyn tiedon saatavuus on mitattavissa: tämä auttaa estämään pääkriisin rinnalla eteneviä viestintäkriisejä. ”Jos mitattava väline ei tavoittaa kaikkia työntekijöitä, tiedät ainakin, kuka ei ole saanut tai lukenut tietoja, ja heille voidaan ilmoittaa erikseen puhelimitse tai tekstiviestillä”, Velling selittää.
On suositeltavaa valita kriisiviestintään vähimmäismäärä kanavia ja olla niiden kanssa johdonmukainen. ”Jos käytät erityisesti yrityksille suunniteltua sovellusta, luo erilliset ryhmät hätätilanteita, hygieniaa, kotona työskentelevien kollegoiden tietojenvaihtoa varten, mutta myös etulinjan työntekijöiden henkisen hyvinvoinnin tukemiseksi vaikeina aikoina”, Velling kertoo esimerkkejä siitä, kuinka heidän asiakkaansa ovat käyttäneet GuavaHR viime viikkoina.
”Anna ihmisten kertoa, miten he selviävät eri rintamilla – kotona, tuotannossa. Se vahvistaa tiimihenkeä, lisäksi yhteisö auttaa toisiaan ja tekee sen helpommaksi johdolle.”
