„2020 metai buvo pilni netikėtumų“, – pradeda personalo specialistė Eva Marševska ir Via 3L Lituva personalo vadovė Rūta Kovaliovienė. „Pirmiausia metus pradėjome nuo naujos šeimos – grupė VIA 3L. Tada visa ši situacija su pandemija, naujos taisyklės dėl bendravimo ir saugos darbe “.
„Mes norėjome turėti tam tikrą kanalą visai mūsų komandai. Tai buvo labai reikalinga, nes ne visi mūsų įmonės darbuotojai naudojasi el. paštu. Tik 30% mūsų darbuotojų dirba su kompiuteriu, todėl turėjome šiokių tokių bendravimo problemų“, – apibūdina Eva ir Rūta. „Taigi pirmiausia sukūrėme grupę Facebook’e. Tai nebuvo bloga idėja, tačiau pamatėme, kad tik 50% kolegų turi Facebook’ą. Geriau nei nieko, bet šito mums nepakako“.
Prisijungė 80% vos per 4 savaites
Via 3L prisijungė prie vidinės komunikacijos įrankio GuavaHR rugsėjį, 2020 metais, sekant sėkmingą Via 3L Estijos filialo įgyvendinimą rudenį. Per 4 savaites daugiau nei 80% visų jų darbuotojų priėmė GuavaHR, ir 98% jį naudoja aktyviai. Visa tai buvo padaryta su GuavaHR internetinio adaptavimo ir įvedimo proceso pagalba, ir atsidavusiu Via 3L žmogiškųjų išteklių skyriaus darbu.
„Svarbiausia, kad prieš pradėdami, atlikome daug namų darbų, kad visi kolegos jaustųsi tikra komanda. Esame labai atviri ir skatiname darbuotojų atvirumą. Mes kartojome, kad Guava yra ta vieta, kur galime paskelbti geras ir blogas bei idėjas. Manau, dėl to mūsų aktyvumas buvo aukštas“, – galvoja Eva ir Rūta.
Generalinio direktoriaus parama buvo labai svarbi
Aktyvus jų generalinio direktoriaus Gintauto Čečio dalyvavimas ir palaikymas taip pat buvo labai svarbus priimant šią naują technologiją. „Mūsų generalinis direktorius yra vienas aktyviausių Guava narių ir stiprus įvairių žmogiškųjų išteklių iniciatyvų rėmėjas.“
Gintautas yra tas asmuo, kuris informuoja darbuotojus apie pandemijos naujienas ir situaciją įmonėje, atvirai dalijasi visais ketvirčio rezultatais, pajamomis ar nuostoliais. „Mūsų generalinis direktorius yra tas, kuris skatina darbuotojų atvirumą ir pasitikėjimą, todėl GuavaHR su šituo labai padeda“, – sako Eva ir Rūta.
Naujas plėtojimo įprotis
Palyginti su ankstesniais sprendimais, kuriuos išbandė Via 3L, jie mano, kad GuavaHR buvo geriausia idėja jiems ir ypač jų sandėlio komandai. „Visų pirma, mums tai puikiai tinka, nes visi komandos nariai gali įdiegti programėlę savo telefonuose ir visi žino, kas vyksta įmonėje. Šiuo metu GuavaHR naudoja apie 90% mūsų kolegų.“
GuavaHR tapo labai vertinga VIA 3L komunikacijos priemone per visą pandemijos laikotarpį, kai svarbią informaciją reikėjo kuo greičiau pasidalyti ir ji turėjo pasiekti visus darbuotojus. „Pasidalinome visa informacija apie situaciją įmonėje, pietų tvarkaraščius, naujus apribojimus ir kadangi nėra galimybės susitikti tiesiogiai, mūsų ketvirčio rezultatų įrašai taip pat persikėlė į Guava.“
Dabar jie naudoja Guava bet kokio tipo bendravimui, kuris atrodo svarbus. „Pradedant sveikinimais su gimimo diena ir baigiant vaizdo įrašais apie ketvirčio rezultatus. Norėdamas sužinoti, kas vyksta tavo organizacijoje, turi sekti naujienas. Iš pradžių kolegos klausė, iš kur tokia informacija. Dabar visi žino, kad turėtų patikrinti Guava. Tai tarsi naujas įprotis“, – tikina Eva ir Rūta.
Po tų 4–5 mėnesių GuavaHR naudojimo, kokie buvo pastebimiausi ir svarbiausi jų darbo jėgos ir vidinės komunikacijos pokyčiai? „Didžiuojamės, kad dabar turime daugiau komentarų, daugėja žmonių, rašančių įrašus. Svarbiausi aspektai yra aktyvumas ir įsitraukimas “.
Darbuotojai yra įtraukti į pokyčius
Tačiau tai yra adaugiau nei tiesiog dalijimasis naujienomis, tai yra didesnis vaizdas, kuris labai pasikeitė. „Galime pasakyti, kad Guava dėka, darbuotojai dabar žino daugiau apie tai, kas vyksta įmonėje, gali lengvai rasti visą informaciją iš savo naujienų kanalo ir patys dalyvauja pokyčiuose.“
Tačiau yra ir daugiau paprastų dalykų, kuriais galima didžiuotis. „Girdėjome daug gerų atsiliepimų apie labai paprastą dalyką – sveikinimus gimtadienio proga per GuavaHR. Prieš tai skelbimų lentoje buvo paskelbtas kalendorius su kolegų gimtadieniais, tačiau nuo tada, kai prisijungėme prie Guava, visi turėjome galimybę palinkėti kam nors su laimingo gimtadienio virtualiai, tačiau asmeniškai, ir tai daro žmones laimingesnius“.
Bendrumo išraiška
„Ateityje norime paskatinti dar aktyviau dalintis problemomis, įvykiais, dėkingumu ir pasiekimais per Guava, organizuodami Gerumo Mėnesį, su skirtingomis užduotimis ar konkursais darbuotojams – o gal net ir jų vaikams.“
Šiais metais Via 3L planuoja atidaryti naują sandėlį Kaune, Eva ir Rūta dalinasi. „Taigi GuavaHR taps platforma, kurioje visi įmonės darbuotojai galės bendrauti, susitikti su kolegomis iš kitų sandėlių ir pamatyti ar net dalyvauti pokyčiuose ir įmonės augime. Manome, kad Guava bus bendrumo išraiška “.
Tiek Eva Marševska, tiek Rūta Kovaliovienė mano, kad vidinės komunikacijos priemonė GuavaHR yra priemonė, kurią verta apsvarstyti. „Jei turite daug darbuotojų, kuriuos vienu metu gana sunku pasiekti; jei bendravimas įmonės viduje neveikia taip gerai, kaip norėtumėte; jei norite įtraukti visus darbuotojus į savo problemų sprendimą ir padidinti jų bendrą įsitraukimą bei motyvaciją – tuomet GuavaHR yra tikrai jūsų dėmesio vertas įrankis.“