“År 2020 var fullt av överraskningar,” säger Eva Marševska, HR-specialist, och Rūta Kovalioviene, personalchef på Via 3L Lithuania. “Först började vi året med en ny familj – gruppen Via 3L. Sedan hela den här situationen med pandemin, och nya regler gällande kommunikation och säkerhet på jobbet.”
“Vi ville ha en kanal för hela vårt team. Det var en nödvändighet eftersom alla anställda på vårt företag använde e-post. Endast 30% av våra anställda jobbar med en dator, och därför hade vi kommunikationsproblem,” säger Eva och Rūta. “Så först skapade vi en Facebook-grupp. Det var inte en dålig idé och vi såg att 50% av våra kollegor har Facebook. Det var bättre än inget, men det räckte inte för oss.”
80% ombord på bara 4 veckor
Via 3L blev medlemmar i det interna kommunikationsverktyget GuavaHR i september 2020, efter en framgångsrik implementation i den estländska delen av Via 3L hösten 2019. Inom 4 veckor använde mer än 80% av deras personal GuavaHR, och 98% av dem använde plattformen aktivt. Allt skedde med stöd av GuavaHR:s digitala onboardingprocess, och Via 3L:s personalavdelnings aktiva arbete.
”Viktigast av allt är att vi gjorde våra läxor innan vi drog igång onboardingprocessen för att få alla kollegor att känna sig som en del av ett team. Vi är väldigt öppna och uppmuntrar vår personal att också vara det. Vi gick upprepade gånger ut med att Guava är platsen där vi kan dela båda bra och dåliga nyheter och idéer. Jag tror att det hjälpte för att driva upp aktivitetsnivån,” säger Eva och Rūta.
Stöd från VD:n har varit avgörande
Ett aktivt stöd och deltagande från VD:n, Gintautas Čečys, spelade också en viktig roll i tillämpningen av denna nya teknologi. ”Vår VD är en av de mest aktiva medlemmarna på Guava, och en stark supporter av olika initiativ från personalavdelningen.”
Gintautas är den person som uppdaterar personalen med information relaterad till pandemin och situationen i företaget, och öppet delar information om kvartalsrapporter, inkomster och förluster. ”Vår VD är den som främjar öppenhet och tillit bland personalen, och GuavaHR hjälper honom med det,” säger Eva och Rūta.
En ny vana under utveckling
Jämfört med tidigare lösningar som Via 3L har testat ser de GuavaHR som den bästa lösningen för dem, och särskilt deras lagerteam. ”Det är bra för oss då alla anställda kan ladda ner appen i sina mobiler, och alla därmed vet vad som sker inom företaget. Runt 90% av våra kollegor använder nu GuavaHR.”
GuavaHR blev ett värdefullt kommunikationsverktyg för Via 3L under pandemin, när viktig information behövde skickas ut snabbt och nå alla anställda. ”Vi delade all information om situationen inom företaget, lunchscheman, nya restriktioner, och eftersom vi inte haft möjligheten att träffas live har även information om kvartalsrapporter flyttat till Guava.”
Nu använder de Guava för alla sorters kommunikation som verkar viktig. ”Från födelsedagshälsningar till videomeddelanden om kvartalsrapporter. För att veta vad som sker inom ditt företag måste du följa nyhetsflödet. Först frågade personalen var all information kom ifrån. Nu vet alla att de ska kolla i Guava. Det är som en ny vana som bildats,” säger Eva och Rūta.
Efter 4-5 månader med GuavaHR, vilka har varit de tydligaste och viktigaste förändringarna bland personalen och dess interna kommunikation? ”Vi är stolta över att vi har fler kommentarer, och antalet personer som skriver inlägg ökar. De viktigaste aspekterna är aktivitet och engagemang.”
Personalen är involverad i förändringarna
Men det handlar om mer än att bara dela nyheter, det är helhetsbilden som har förändrats. ”Vi kan säga att tack vare Guava så vet personalen nu mer om vad som sker på företaget. De hittar enkelt all information i sitt nyhetsflöde och är personligen involverade och engagerade i förändringarna.”
Och det finns flera enklare saker att vara stolt över. ”Vi har fått många positiva kommentarer på en väldigt enkel sak – födelsedagshälsningar i Guava. Tidigare hade vi en kalender med kollegors födelsedagar på en anslagstavla, men efter att vi flyttade till Guava har alla möjligheten att önska någon grattis på födelsedagen virtuellt, men personligen, och detta gör folk glada.”
Ett uttryck för gemenskap
“I framtiden vill vi uppmuntra en mer aktiv delning av problem, händelser, uppskattning och prestationer via Guava genom att organisera en vänlighetsmånad med olika uppgifter eller tävlingar för personalen – eller kanske till och med deras barn.”
I år planerar Via 3L att öppna ett nytt lager i Kaunas, berättar Eva och Rūta. “GuavaHR kommer att bli plattformen där alla anställda I företaget kan kommunicera med varandra, träffa kollegor från andra lagerlokaler, och se eller delta i företagets förändringar och tillväxt. Vi tror att Guava kan vara ett uttryck för gemenskap.”
Både Eva Marševska och Rūta Kovalioviene anser att det interna kommunikationsverktyget GuavaHR är ett verktyg värt att överväga. “Om du har många anställda som är svåra att nå samtidigt, om kommunikationen inom företaget inte fungerar som du vill, eller om du vill involvera personalen i din problemlösning och öka deras engagemang och motivation – då är GuavaHR helt klart ett verktyg som är värt din uppmärksamhet.”