„Rok 2020 był pełen niespodzianek” – zaczyna Eva Marševska, Specjalista ds. HR i Rūta Kovalioviene, HR Manager z Via 3L Litwa. „Najpierw, rok rozpoczęliśmy z nową rodziną – grupą VIA 3L. Potem cała ta sytuacja z pandemią, nowe zasady dotyczące komunikacji i bezpieczeństwa w pracy.”
“Chcieliśmy mieć pewien kanał dla całego naszego zespołu. Było to bardzo potrzebne, ponieważ nie wszyscy pracownicy naszej firmy korzystają z poczty elektronicznej. Tylko 30% naszych pracowników pracuje z komputerem, więc mieliśmy pewne problemy z komunikacją” – opisują Eva i Rūta. „Więc najpierw stworzyliśmy grupę na Facebooku. Nie był to zły pomysł, ale dowiedzieliśmy się, że tylko 50% zespołu ma Facebooka. Lepsze to niż nic, ale nam to nie wystarczało.
80% zespołu na pokładzie w zaledwie 4 tygodnie
Via 3L dołączyła do narzędzia komunikacji wewnętrznej GuavaHR we wrześniu 2020 r., po udanym wdrożeniu estońskiego oddziału Via 3L jesienią 2019 r. W ciągu 4 tygodni ponad 80% wszystkich jej pracowników zaczęło używać GuavaHR, a 98% z nich korzystało z niego aktywnie. Wszystko to odbyło się przy wsparciu internetowego procesu adopcji i onboardingu GuavaHR oraz ciężkiej pracy działu HR Via 3L.
„Co najważniejsze, przed wdrożeniem odrobiliśmy dużo pracy domowej, aby wszyscy współpracownicy czuli się jak prawdziwy zespół. Jesteśmy bardzo otwarci i zachęcamy do otwartości pracowników. Powtarzaliśmy, że Guava to miejsce, w którym możemy zamieszczać dobre i złe wiadomości, pomysły. Myślę, że dzięki temu nasza aktywność była wysoka” – uważają Eva i Rūta.
Wsparcie CEO było kluczowe
Aktywny udział i wsparcie ich dyrektora generalnego, Gintautasa Čečysa, również odegrały cenną rolę w przyjęciu tej nowej technologii. „Nasz dyrektor generalny jest jednym z najbardziej aktywnych członków Guavy i silnym zwolennikiem różnych inicjatyw HR”.
Gintautas to osoba, która na bieżąco przekazuje pracownikom informacje o pandemii i sytuacji w firmie, otwarcie dzieli się wszystkimi wynikami kwartalnymi, przychodami czy stratami. „Nasz CEO jest tym, który promuje otwartość i zaufanie wśród pracowników, więc GuavaHR naprawdę mu w tym pomaga” – mówią Eva i Rūta.
Nowy nawyk w rozwoju
W porównaniu z poprzednimi rozwiązaniami, które wypróbowała Via 3L, uważają, że GuavaHR był dla nich najlepszym pomysłem, a zwłaszcza dla ich zespołu magazynowego. „Przede wszystkim to dla nas świetne, ponieważ wszyscy członkowie zespołu mogą zainstalować aplikację na swoich telefonach i wszyscy wiedzą, co się dzieje w firmie. Obecnie około 90% naszych kolegów pracuje w GuavaHR”.
GuavaHR stał się bardzo cennym narzędziem komunikacji dla VIA 3L podczas pandemii, kiedy ważne informacje musiały być przekazywane tak szybko, jak to możliwe i musiały dotrzeć do wszystkich pracowników. „Dzieliliśmy się wszystkimi informacjami o sytuacji w firmie, harmonogramach obiadów, nowych ograniczeniach, a ponieważ nie ma możliwości spotkania się na żywo, zapisy naszych kwartalnych wyników również przeniosły się do Guawy”.
Teraz używają GuavaHR do każdego rodzaju komunikacji, która wydaje się ważna. „Zaczynając od życzeń urodzinowych, a kończąc na filmach o wynikach kwartalnych. Aby dowiedzieć się, co dzieje się w Twojej organizacji, musisz śledzić aktualności. Na początku koledzy pytali, skąd wzięły się te informacje. Teraz wszyscy wiedzą, że powinni sprawdzić GuawęHR. To jak nowy nawyk” – zapewniają Eva i Rūta.
Po 4–5 miesiącach korzystania z GuavaHR, jakie były najbardziej zauważalne i ważne zmiany wśród ich pracowników i komunikacji wewnętrznej? „Jesteśmy dumni, że teraz mamy więcej komentarzy, rośnie liczba osób piszących posty. Najważniejsze aspekty to aktywność i zaangażowanie.”
Pracownicy są zaangażowani zmianami
Ale to coś więcej niż tylko dzielenie się wiadomościami, to szerszy obraz, który bardzo się zmienił. „Możemy powiedzieć, że dzięki GuavieHR pracownicy wiedzą teraz więcej o tym, co dzieje się w firmie, mogą łatwo znaleźć wszystkie informacje ze swojego kanału informacyjnego i sami biorą udział w zmianach”.
Ale są też prostsze rzeczy, z których można być dumnym. „Słyszeliśmy wiele dobrych opinii o bardzo prostej rzeczy – życzeniach urodzinowych w GuavaHR. Wcześniej mieliśmy kalendarz z urodzinami kolegów wywieszony na tablicy ogłoszeń, ale odkąd dołączyliśmy do Guavy, każdy miał okazję życzyć komuś wszystkiego najlepszego wirtualnie, ale personalnie, a to sprawia, że ludzie są szczęśliwi”.
Ekspresja wspólnoty
„W przyszłości chcemy zachęcić do jeszcze aktywniejszego dzielenia się problemami, wydarzeniami, wdzięcznością i osiągnięciami za pośrednictwem GuawyHR, organizując Miesiąc Życzliwości z różnymi zadaniami lub konkursami dla pracowników – a może nawet ich dzieci”.
W tym roku Via 3L planuje otworzyć nowy magazyn w Kownie, na terenie Evy i Rūty. „Tak więc GuavaHR stanie się platformą, na której wszyscy pracownicy firmy będą mogli komunikować się, spotykać kolegów z innych magazynów i widzieć, a nawet uczestniczyć w zmianach i rozwoju firmy. Uważamy, że GuavaHR będzie ekspresją wspólnoty”.
Zarówno Eva Marševska, jak i Rūta Kovalioviene uważają, że narzędzie komunikacji wewnętrznej GuavaHR jest narzędziem wartym rozważenia. „Jeśli masz wielu pracowników, do których trudno jest dotrzeć jednocześnie; jeśli komunikacja w firmie nie działa tak dobrze, jak byś chciał; jeśli chcesz zaangażować wszystkich pracowników w rozwiązywanie problemów oraz zwiększyć ich zaangażowanie i motywację – GuavaHR jest zdecydowanie narzędziem wartym Twojej uwagi.”