Jak firma Print Best poprawiła komunikację, szkolenia BHP i produktywność dzięki GuavaHR | Historia sukcesu

We współczesnej drukarni precyzja i niezawodność to nie tylko kwestia maszyn – są one równie istotne dla ludzi. W Print Best, jednej z największych drukarni książek w regionie bałtyckim, szybki rozwój oraz system pracy w trybie 24/7 na wielu zmianach stworzyły nowe wyzwania w zakresie informowania, angażowania i łączenia pracowników. Ponad 150 osób z różnych narodowości, pracujących w czterech zmianach, często miało problem z dostępem do ważnych informacji – wiadomości gubiły się, były źle rozumiane lub docierały z opóźnieniem.

Ostatnio rozmawialiśmy z Triin Nuudi, Menedżerką ds. Zgodności i Zrównoważonego Rozwoju w Print Best, oraz Liiną Heinaste, Menedżerką HR. Podzieliły się z nami tym, jak GuavaHR stała się nieodzowną częścią codzienności w Print Best – wzmacniając komunikację wewnętrzną, podnosząc zaangażowanie pracowników i kształtując kulturę pracy. To, co kiedyś było jednostronnym przekazywaniem informacji, przekształciło się w prawdziwie połączone, wielojęzyczne środowisko pracy.

O Print Best

Print Best to jeden z największych producentów książek w krajach bałtyckich, drukujący zarówno dla dużych, jak i mniejszych wydawnictw w całej Europie. Zespół, który liczy już 150 osób i obejmuje 4–5 różnych narodowości, łączy przemysłową doskonałość z dbałością o zrównoważony rozwój i nowoczesną kulturę pracy.

Wyzwanie: szybki rozwój i złożone środowisko pracy

W ostatnich latach Print Best szybko się rozwija i przeszedł na czterozmianowy system pracy. To przyniosło nowe wyzwania:

• zapewnienie płynnej komunikacji wewnętrznej między zmianami,
• przezwyciężenie barier językowych między pracownikami,
• umożliwienie szkoleń i nauki bez konieczności gromadzenia wszystkich w jednym miejscu.

Triin, Menedżerka ds. Zgodności i Zrównoważonego Rozwoju w Print Best, wspomina:

„Posiadanie 150 osób z czterech–pięciu różnych narodowości w jednej przestrzeni informacyjnej było ogromnym wyzwaniem. Informacje nie docierały do pracowników, a czasem w połowie drogi ‘zaczynały żyć własnym życiem’. To wyglądało jak zabawa w głuchy telefon.”

Pracownicy nie mieli łatwego sposobu, by reagować, zadawać pytania czy przekazywać informacje zwrotne. Jednostronna komunikacja rodziła frustrację, a istniejące kanały nie pozwalały na kierowanie wiadomości do konkretnych zespołów czy w odpowiednich językach.

Odkrycie GuavaHR

Historia odkrycia GuavaHR przez Print Best to czysty zbieg okoliczności. Podczas wydarzenia poświęconego symbiozie przemysłowej firma trafiła na mentorów z przedsiębiorstwa, które już korzystało z GuavaHR – i gorąco polecało to rozwiązanie.

„Mieli o GuavaHR bardzo dobre zdanie i zdaliśmy sobie sprawę, że to dokładnie to, czego potrzebujemy, by rozwiązać nasze problemy z komunikacją wewnętrzną. Decyzję podjęliśmy bardzo szybko i nigdy jej nie żałowaliśmy.” – Triin

Wdrożenie i onboarding

Przyjęcie GuavaHR w Print Best nie polegało wyłącznie na instalacji nowego oprogramowania, ale także na zmianie sposobu myślenia. Platforma została dostosowana (i wciąż jest rozwijana) do potrzeb firmy, a zespół GuavaHR zapewniał szybkie odpowiedzi i praktyczne wsparcie przez cały proces.

Reakcje pracowników były różne – niektórzy od razu chwalili to narzędzie, inni potrzebowali więcej czasu. Jak wyjaśnia Triin:

„Powody były bardzo ludzkie: strach przed czymś nowym i nieznanym, obawy przed problemami technicznymi, czy po prostu niechęć do pobierania ‘kolejnej aplikacji’. Ponieważ to nasze główne narzędzie do komunikacji i e-learningu, dołączenie do Guavy jest obowiązkowe, a my staraliśmy się, by proces był jak najbardziej płynny. Uprzedzenia pojawiają się przy każdej dużej zmianie i nie było to dla nas zaskoczeniem.”

Dziś:

• 97% pracowników dołączyło,
• tygodniowe zaangażowanie wynosi około 90–95%.

Zespół GuavaHR wspierał Print Best nie tylko personalizacją i szybkim kontaktem, ale także stworzył specjalny licznik kroków, by zachęcić pracowników do aktywności.

Ponieważ GuavaHR to narzędzie do komunikacji w zakresie jakości i bezpieczeństwa pracy, dołączenie było obowiązkowe. Aby ułatwić proces, dział HR zapewniał indywidualne wsparcie dla osób, które potrzebowały pomocy przy instalacji aplikacji czy logowaniu. Z czasem zaangażowanie rosło – szczególnie gdy GuavaHR zaczęto wykorzystywać także do luźniejszych i interaktywnych aktywności.

Jedną z wyróżniających się inicjatyw był firmowy konkurs kroków w maju. Zespół GuavaHR przygotował specjalną funkcję do śledzenia wspólnego celu. Pracownicy wpisywali swoje kroki bezpośrednio w GuavaHR – wraz ze zdjęciami i komentarzami – co nadało platformie bardziej zabawny, społeczny charakter.

Choć pracownicy szybko przyzwyczaili się do śledzenia aktualności, potrzebowali więcej czasu, by sami zacząć publikować. Menedżerowie odpowiedzialni za komunikację również musieli się dostosować i czasem wciąż potrzebują przypomnień: „Ale Guava?! To można łatwo załatwić tam!”

Obecnie najbardziej aktywnymi użytkowniczkami pozostają Triin i Liina, które prowadziły ten projekt i nadal dają przykład pozytywnego zaangażowania.

Kluczowe wyniki i korzyści

Od wdrożenia GuavaHR Print Best odnotował wyraźną poprawę zarówno w efektywności, jak i kulturze pracy.

Lepszy przepływ komunikacji
GuavaHR stała się podstawową platformą do publikowania ważnych aktualizacji, informacji zwrotnych od klientów i wiadomości działowych. Komunikacja jest teraz dwustronna – pracownicy mogą natychmiast reagować, komentować i udzielać feedbacku.

Pokonanie bariery językowej
Pracownicy ustawiają preferowany język, a GuavaHR automatycznie tłumaczy posty, komentarze i treści e-learningowe. Dzięki temu cała komunikacja jest dostępna dla osób obcojęzycznych bez dodatkowych tłumaczeń.

Rozwój e-learningu i szkoleń
To, co wcześniej było trudne w systemie zmianowym, jest teraz dostępne w dowolnym momencie na telefonie. Zasady BHP, onboarding i regulaminy wewnętrzne są już przekazywane przez platformę e-learningową GuavaHR, co pozwala firmie ograniczyć papierologię, a plany zakładają dalszy rozwój.

Budowanie kultury i zaangażowania
Od świętowania urodzin i rocznic, po luźne udostępnianie treści podczas wyzwania krokowego – GuavaHR wspiera budowanie więzi i docenianie pracowników.

Oszczędność czasu i poprawa efektywności
Formularze szybkich zgłoszeń dotyczących awarii, zwolnień lekarskich czy propozycji usprawnień zyskują na popularności, zmniejszając ilość papierowych dokumentów i przyspieszając reakcje.

Rola GuavaHR dziś i plany na przyszłość

Informacje projektowe nadal znajdują się w intranecie (system ERP), ale GuavaHR stała się kręgosłupem komunikacji ogólnofirmowej. Pozwala Print Best dzielić się częściej i bardziej inkluzywnie niż kiedykolwiek – nie tylko zasadami i aktualnościami, ale także wartościami kulturowymi i docenianiem pracowników.

„Guava odgrywa kluczową rolę w komunikowaniu wszystkiego, co dotyczy pracy projektowej.” – dodaje Triin.

Print Best planuje rozwijać wykorzystanie platformy e-learningowej GuavaHR do onboardingu i szkoleń ciągłych, zapewniając, że pracownicy będą zawsze zaangażowani, poinformowani i bezpieczni w dynamicznym środowisku.

Podsumowanie

Współpraca między Print Best a GuavaHR pokazuje, jak odpowiednie narzędzie cyfrowe może odmienić komunikację wewnętrzną, zaangażowanie pracowników i kulturę organizacyjną – nawet w złożonym, wielojęzycznym środowisku przemysłowym.

„Jak ujęła to Liina, to jak garnitur szyty na miarę” – podsumowuje zespół. „Dla nas Guava to idealne rozwiązanie i absolutnie je polecamy.”

Dla Print Best GuavaHR stała się czymś więcej niż narzędziem komunikacyjnym – to platforma, która wzmacnia kulturę, wspiera naukę i gwarantuje, że żaden pracownik nie zostanie pominięty.