Komunikacja wewnętrzna jest obecnie częścią HR – tak samo jak płace, podatki czy zarządzanie opieką – twierdzą analitycy branżowi, w tym wizjoner HR Josh Bersin. Tematu komunikacji wewnętrznej nie da się już uniknąć. Dlatego proces komunikacji wewnętrznej w każdej firmie powinien być prowadzony w sposób systemowy.
Inspiracją dla tego artykułu są nasi klienci: najlepsze przykłady skutecznej komunikacji wewnętrznej w małych i średnich firmach działających w branży produkcyjnej, logistycznej czy handlu detalicznego. Są to branże, w których większość siły roboczej nie pracuje przy biurku, co szczególnie utrudnia komunikację między pracownikami. Naturalnie wiele firm spoza tych branż również ma problemy z komunikacją wewnętrzną, a sytuacja staje się jeszcze trudniejsza, jeśli połączymy pracę bez biurka z pracownikami zdalnymi.
Wszyscy nasi klienci znacznie poprawili sposób, w jaki ich firma komunikuje się podczas korzystania z GuavaHR i są zadowoleni z uzyskanych wyników. Jednak niektóre z nich radzą sobie lepiej niż inne – i chcieliśmy wiedzieć, dlaczego.
W tym artykule poprowadzimy Cię przez studia historie klientów osiągających najlepsze wyniki. Przeprowadzono szczegółowe wywiady, aby zrozumieć, co robią inaczej niż pozostali. Wszystko po to, aby pomóc Ci przenieść strategię komunikacji wewnętrznej na wyższy poziom!
Dlaczego Warto Usprawniać Komunikację Wewnętrzną?
Zanim przejdziemy do tematu, ustalmy parę rzeczy. Dlaczego w pierwszej kolejności należy usprawnić komunikację wewnętrzną? Kto i w jaki sposób na tym zyskuje?
Wyobraź sobie jakąkolwiek relację, np. taką jak ta, którą ludzie łączą ze swoim partnerem: jeśli masz świetną komunikację z tą osobą, możesz na jej podstawie zbudować wszystko. Podobnie jest z komunikacją wewnętrzną w firmie. Wartościowe rozmowy prowadzą do lepszych relacji. Wszystko jest lepsze. Komunikacja jest jak most, przez który możesz dostarczyć dowolny towar, którego potrzebujesz.
Skuteczna komunikacja wewnętrzna jest warunkiem wszystkiego; dlatego należy usprawnić związane z nią kwestie..
Jakie Cele Powinna Mieć Twoja Strategia Komunikacji Wewnętrznej?
Aby coś ulepszyć, trzeba to najpierw zmierzyć. W tym artykule skupimy się na trzech kluczowych miernikach skutecznej komunikacji, które wykorzystujemy w GuavaHR. Są to: przyjęcie, aktywność i wkład pracownika lub użytkownika. Zarówno nasze średnie przyjęcie, jak i aktywność w mierzonym okresie wyniosły 83% – co jest świetne – ale wśród naszych klientów o wysokich wynikach obie średnie wyniosły aż 96%. Jeśli chodzi o wkład, wyniki wyniosły odpowiednio 33% i 63%.
Podsumujmy te trzy terminy.
Przyjęcie mierzy odsetek wszystkich pracowników, którzy zarejestrowali się w naszej aplikacji do komunikacji wewnętrznej i procesów HR, GuavaHR. Ponieważ aplikacje dla pracowników zwykle nie są obowiązkowe, musimy mierzyć stopień ich wykorzystania.
Aktywność mierzy konsumentów treści publikowanych za pośrednictwem naszej aplikacji GuavaHR: komunikację, materiały e-learningowe, formularze itp.
Wkład pokazuje tych, którzy nie tylko konsumują, ale także tworzą treści i korzystają z samych narzędzi komunikacji: na przykład komentując, głosując, publikując i tworząc wydarzenia.
Te wskaźniki nie są specyficzne dla GuavaHR: możesz zmierzyć sukces w tych trzech przypadkach za pomocą dowolnego rodzaju narzędzia komunikacji wewnętrznej. W przypadku niektórych narzędzi, takich jak tablica ogłoszeniowa czy telewizor wewnętrzny, jest to po prostu trudniejsze i mniej precyzyjne. Ale jak to mówią – błędy, które popełniasz, korzystając z nieodpowiednich danych, są znacznie mniejsze niż te, które popełniasz bez danych. Więc daj z siebie wszystko, aby to zmierzyć!
Zapytaliśmy więc naszych klientów, którzy osiągają najlepsze wyniki, co robią, aby poprawić komunikację wewnętrzną, aby poprawić te trzy wskaźniki i która strategia komunikacji wewnętrznej przyniosła najlepsze rezultaty. Oto, czego się dowiedzieliśmy.
Krok 1: Popraw Komunikację Wewnętrzną Poprzez Zwiększenie Przyjęcia
Jak wyjaśniono wcześniej, przyjęcie mierzy odsetek wszystkich pracowników, którzy zarejestrowali się w naszej aplikacji do komunikacji wewnętrznej i procesów HR, GuavaHR. Czego dowiedzieliśmy się z wywiadów?
1: Traktuj Komunikację Wewnętrzną Tak, Jakby Dotyczyła Bezpieczeństwa i Higieny Pracy
Za każdym razem, gdy nowy pracownik dołącza do firmy, często musi przejść listę kontrolną zadań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy – w przeciwnym razie nie może rozpocząć pracy. Ma to sens, bo najważniejsze jest bezpieczeństwo: dla pracownika, dla pracodawcy, dla klienta. Ale dlaczego zakładamy, że powinniśmy inaczej prowadzić komunikację wewnętrzną?
To było jedno z naszych kluczowych odkryć: każdy z najlepiej radzących sobie klientów stosował systematyczne podejście do komunikacji korporacyjnej ze swoimi nowymi pracownikami. Poświęcili czas na wyjaśnienie, dlaczego w ogóle zajmują się komunikacją wewnętrzną, dlaczego jest to potrzebne, jak to robią, jaka jest w niej rola pracownika, jak korzystać z ich systemów – i tak dalej. Miały podejście systemowe, podobnie jak do bezpieczeństwa i higieny pracy.
2: Uczyń Kanały Komunikacji Wewnętrznej Półobowiązkowymi
Wielu menedżerów HR uważa, że aby komunikacja otwarta była skuteczna, uczestnictwo w niej powinno być w 100% dobrowolne. Jednak nasi najskuteczniejsi klienci niekoniecznie się z tym zgadzają. Co więcej, według badań satysfakcji, zwiększyło to również satysfakcję ich pracowników.
Uczynienie dotychczasowych narzędzi komunikacji wewnętrznej przynajmniej częściowo obowiązkowymi jest sygnałem, jak ważne jest to dla firmy. Skuteczna komunikacja nie jest funkcją, którą warto mieć – jest jej integralną częścią.
Nasi najskuteczniejsi klienci podają świetne przykłady sposobów osiągnięcia tego celu. Po pierwsze, możesz sformalizować kanały, włączając je do umowy o pracę. Nie jest to prawnie wiążące, ale czyni je bardziej oficjalnym. Innym sposobem jest włączenie dwukierunkowego kanału komunikacji do ISO lub innych procesów wewnętrznych, tak aby jego uniknięcie stało się trudne lub niemożliwe.
Chcesz, aby Twoje przyjęcie gwałtownie wzrosło? Wylosuj nagrodę wśród swoich pracowników i zorganizuj loterię w aplikacji pracowniczej. Możesz też skorzystać z naszych ofert rabatowych na własne usługi lub produkty, wyłącznie za pośrednictwem wybranych kanałów. Jeden z naszych klientów zaprosił swoich pracowników do zapisania się na firmową kartę rabatową na lokalną stację benzynową… i poprosił o przesłanie formularza za pośrednictwem GuavaHR. Do aplikacji dołączyło 20 pracowników, do których wcześniej nie można było dotrzeć.
Naturalnie ten krok jest znacznie łatwiejszy w przypadku nowych pracowników, ponieważ są oni bardziej spragnieni nowych informacji. Ponadto nie mają głęboko zakorzenionego doświadczenia w tym, jak coś zostało już zrobione i nie boją się porzucić starych sposobów.
Krok 2: Popraw Komunikację Wewnętrzną Poprzez Zwiększenie Aktywności
Teraz, gdy Twoje przyjęcie ma się lepiej i ludzie dołączyli aplikacji, możemy przystąpić do zwiększania ich aktywności. Jak wyjaśniono wcześniej, aktywność mierzy konsumentów treści publikowanych za pośrednictwem naszej aplikacji GuavaHR: komunikację, materiały e-learningowe, formularze itp.
1: Jeśli Nie Planujesz, Planujesz Porażkę
Budowanie relacji wymaga konsekwencji. Ghosting wobec pracowników jest zły, świadczy o braku umiejętności komunikacyjnych i źle wpływa na morale pracowników. Aby zbudować produktywne więzi z całym zespołem, które można wykorzystać w życiu codziennym, a także w przypadku kryzysu, zaplanowana komunikacja musi stanowić część procesu w celu poprawy komunikacji.
Nie musisz planować wszystkiego szczegółowo na najbliższe 6 miesięcy. Ale zaplanuj zajęcia na następne 30 dni: zastanów się, co chcesz robić co tydzień. Na przykład, jeśli wcześniej wysyłałeś biuletyn co dwa tygodnie, rozłóż informacje tak, aby móc udostępniać lub publikować coś co drugi dzień. Wyrób sobie nawyk otrzymywania wiadomości od swoich pracowników.
Nie chcesz jednak przytłaczać pracowników informacjami – w przeciwnym razie zostaną one zlekceważone. Jednak konsekwencja i równomierna dystrybucja ze strony kierownictwa są ważne, aby dać pracownikom dobry przykład i pomóc im także w rozwijaniu własnych umiejętności komunikacyjnych. Modeluj idealne zachowanie, aby wzbudzić ich zaufanie i aby mogli odwzajemnić się później, gdy poczują się na tyle pewnie, by wnosić własny wkład.
2: Stwórz Nawyk
Konsekwencja i równomierna dystrybucja stanowią techniczną stronę kształtowania nawyku. Jednak nawyki – do pewnego stopnia – ukształtują się także w sposób naturalny, gdy zawartość aplikacji lub innych narzędzi komunikacji będzie postrzegana jako ważna lub interesująca.
Wywiady z naszymi najskuteczniejszymi klientami pokazały nam, że nie ma dla nich nic ważniejszego niż post od ich dyrektora generalnego. Jeśli aktywność spadnie, post od dyrektora generalnego pomoże ją zwiększyć i odtworzyć nawyk. Nasze dane dotyczące aktywności również to potwierdzają.
Ale wszystko inne, co pozwala im być na bieżąco z sytuacją firmy, jest również świetne i powinno być regularnie udostępniane: cotygodniowe aktualizacje działu dotyczące sprzedaży lub finansów, opinie klientów, odpowiedzi na prośby o informacje przesyłane przez pracowników i tak dalej.
Innym sposobem na wyrobienie nawyku jest kierowanie przez dział HR wszelkich próśb o informacje do Twojego głównego kanału. W ten sposób więcej pracowników może skorzystać z odpowiedzi, ponownie wzmacniając nawyk – za każdym razem, gdy pojawia się nowa informacja, sprawdzają, co to jest, bo może być to dla nich istotne.
Wiemy, że kuszące jest rozpoczęcie komunikacji od pytania o rzeczy ważne dla firmy (więcej o tym porozmawiamy w sekcji wkładu). Aby jednak wyrobić w sobie nawyk, najpierw zapoznaj się z potrzebami pracowników.
3: Nie Rób Wszystkiego Sam
Kiedy dopiero zaczynasz komunikację wewnętrzną, na początku jest to głównie komunikacja jednokierunkowa i komunikacja odgórna. Jak wiemy, rozwój wkładu wymaga czasu. Dlatego też, gdy opadnie pierwszy entuzjazm nadawcy, potrzebujesz treści, która podtrzyma Cię na duchu.
Jedną z opcji jest rekrutacja ambasadorów. Są to komunikatywni współpracownicy lub fani firmy, którzy z tego czy innego powodu naprawdę dbają o miejsce, w którym pracują. Jeśli Twoi ludzie wierzą i czują, że komunikacja wewnętrzna jest ważna, chętniej pomagają. Wprowadź ambasadorów w kulturę firmy: znajdź fana firmy lub rzecznika z każdego działu i poproś ich o współpracę. W następnym artykule opowiemy więcej o tym, jak znaleźć i zachęcić takie osoby.
Inną możliwością tworzenia angażujących treści bez konieczności robienia wszystkiego samodzielnie, jest wybranie narzędzia do komunikacji wewnętrznej z dodatkami. Oznacza to, że cała organizacja korzysta z tego samego narzędzia również do e-learningu, składania wniosków o płatne urlopy, odcinków wypłat, wszelkich formalnych ankiet czy innych procesów HR. Jeśli te dodatki zostaną przeniesione do kanału informacyjnego, przepływ informacji będzie stale świeży i wszechstronny.
Krok 3: Popraw Komunikację Wewnętrzną Poprzez Zwiększenie Wkładu
Teraz masz pomysły na zwiększenie zarówno przyjęcia, jak i aktywności. Większość firm pragnie wyższego wkładu, ale jest to coś, z czym borykają się wszyscy.
Jak wyjaśniliśmy we wstępie, wkład pokazuje tych, którzy nie tylko konsumują, ale także tworzą treści i korzystają z samych narzędzi komunikacji: komentują, głosują, publikują i tworzą wydarzenia.
1: Zacznij od Małych Rzeczy
Aby zwiększyć wkład, musisz najpierw zaangażować pracowników. W zależności od tego, skąd pochodzi firma, przyczyny niskiego wkładu mogą być różne. Po pierwsze, ludzie mogą być po prostu nieśmiali. Jednakże w trudniejszych przypadkach mogą okazać się nieufni ze względu na wcześniejsze złe doświadczenia z komunikacją bez odpowiedzi lub złe konsekwencje zabierania głosu. Dlatego zacznij od czegoś małego i stopniowo buduj zaufanie i uczestnictwo swoich ludzi.
Na przykład co kwartał organizuj loterię wśród pracowników. Impreza zespołowa w wybranej lokalizacji sprawdziła się jako nagroda dla naszych klientów. Ponadto możesz później udostępnić wydarzenie na swoich kanałach. W pierwszym pytaniu poproś ich, aby po prostu skomentowali swoje imię i nazwisko, aby wziąć udział. W drugim kwartale poproś ich o komentarz i podanie wartości firmy, aby mieć szansę na wygraną. W trzecim kwartale poproś ich o komentarz i dodanie jednego pomysłu na rozwój firmy – i tak dalej.
W końcu wprowadziłeś nawyk reagowania i dodałeś im odwagi. Pomyśl o procesie zwiększania wkładu tak, jakby był maratonem, a nie sprintem. A skoro mowa o sporcie, jeden z naszych klientów przez całe lato UEFA EURO 2020 prowadził konkurs bukmacherski – przed każdym meczem w prostej ankiecie można było wytypować zwycięzcę, a wśród uczestników rozdawane były zabawne niespodzianki. Następnym razem, gdy będziesz potrzebować ich odpowiedzi w ankiecie dotyczącej pracy, będą oni mieli doświadczenie w korzystaniu z niej.
2: Poproś Swoich Pracowników o Pomoc
Twoi ludzie naprawdę doceniają szersze spojrzenie i poczucie, że przyczynili się do sukcesu firmy. Chociaż powinieneś rozpocząć opracowywanie strategii komunikacji wewnętrznej, koncentrując się na potrzebach pracowników, gdy kwestionowany jest wkład, może to być właściwy moment, aby poprosić ich o pomoc.
W firmie jednego z naszych skutecznych klientów każdy pracownik jest generatorem leadów. Jeśli pracownicy zauważą, że ich usługa jest gdzieś niedostępna, poinformują o tym firmę. Co miesiąc zespół sprzedaży dokonuje w GuavaHR przeglądu liczby potencjalnych klientów, ile udało im się pozyskać, ile z nich zakończyło się sukcesem, a nad iloma nadal pracuje – i przekazuje podziękowania zaangażowanym osobom. To podnosi morale i wysyła sygnał, że dzieje się wiele dobrych rzeczy – i że jest to wynik wysiłku zespołowego.
Inne przykłady to nominowanie pracownika miesiąca, wybór interfejsu dla nowego firmowego robota czatowego, zgłaszanie pilnych prac naprawczych do wykonania i tak dalej.
Jak Sprawdzić, że Faktycznie Poprawiasz Komunikację Wewnętrzną?
Skąd właściwie wiesz, że Ci się udało? Jednym ze sposobów jest zapytanie całej organizacji kilka razy w roku o opinię na temat komunikacji wewnętrznej w ramach ankiety dotyczącej zaangażowania i satysfakcji pracowników, ale oznacza to, że ważne informacje możesz otrzymać z opóźnieniem. Innym sposobem jest analiza rotacji pracowników, ale jest to kosztowna opcja.
Jest takie powiedzenie: „Cena światła jest niższa niż cena ciemności”. Nowoczesne narzędzia komunikacji wewnętrznej, jeśli są dobrze dobrane, pozwolą Ci przestać martwić się kwestiami technicznymi i zmierzyć to, co dla Ciebie ważne. To, co zostanie zmierzone, zostanie zarządzane, a Ty będziesz także wiedział/a, czy wprowadzane przez Ciebie zmiany przyniosły sukces, czy nie.
Jeśli potrzebujesz pomocy w usprawnieniu komunikacji wewnętrznej, GuavaHR może być narzędziem dla Ciebie – wypełnij nasz formularz kontaktowy, aby rozpocząć!
Czy Poprawa Komunikacji Wewnętrznej Zajmie Dużo Czasu?
Zapytaliśmy także naszych klientów, którzy osiągają najlepsze wyniki, o inne ulepszenia. Co jeszcze dała im lepsza komunikacja wewnętrzna? Okazuje się, że wcześniej spędzali od 2 do 10 godzin tygodniowo na projektowaniu, drukowaniu, tłumaczeniu i dystrybucji materiałów oraz upewnianiu się, że menedżerowie są informowani i przekazują informacje członkom swojego zespołu. Dzięki GuavaHR średni tygodniowy czas spędzony na komunikacji wewnętrznej wynosi teraz maksymalnie 2 godziny.
Powiedzieli również, że ich pracownicy spędzają mniej czasu na wyszukiwaniu informacji, oszczędzając w ten sposób około godziny miesięcznie. Przy dużej liczbie pracowników to się opłaca.
Dodatki zapewniają także dodatkową oszczędność czasu: posiadanie komunikacji wewnętrznej, narzędzi do e-learningu, wdrażania, samoobsługi pracowników i zatwierdzania dokumentów w jednym miejscu, ale to już historia na inny czas. Jeśli jesteś ciekawy/a, wypełnij nasz formularz kontaktowy, aby dowiedzieć się więcej.
Komunikacja Wewnętrzna w Firmie – FAQs
Pozwoliliśmy sobie również odpowiedzieć na najczęsciej zadawane pytania dotyczące komunikacji wewnętrznej w firmie.
Czym Jest Komunikacja Wewnętrzna w Firmie?
Komunikacja wewnętrzna w firmie to proces przekazywania informacji, idei, celów oraz wartości organizacji między pracownikami na różnych szczeblach hierarchii oraz departamentami. Jest to kluczowy element efektywnego funkcjonowania firmy, umożliwiający współpracę, koordynację działań oraz budowanie zaangażowania pracowników.
Skuteczna komunikacja wewnętrzna obejmuje zarówno formalne kanały, takie jak spotkania, e-maile, raporty czy instrukcje, jak i nieformalne, jak rozmowy przy kawie czy wirtualne grupy dyskusyjne. Ważne jest, aby przekazywane informacje były jasne, zrozumiałe i dostępne dla wszystkich pracowników, co wymaga często adaptacji komunikacji do różnych grup docelowych.
Poprawna komunikacja wewnętrzna może przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy, redukcji konfliktów oraz budowania pozytywnego środowiska pracy. Umożliwia także szybkie reagowanie na zmiany oraz wprowadzanie innowacji.
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, w którym zespoły mogą być rozproszone geograficznie, a technologie cyfrowe odgrywają coraz większą rolę, rozwój skutecznych strategii komunikacji wewnętrznej staje się niezmiernie istotny dla sukcesu organizacji.
Jak Usprawnić Komunikację Wewnętrzną w Firmie?
Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie wymaga zastosowania kilku kluczowych strategii.
Po pierwsze, należy wypracować jasne i efektywne procedury komunikacyjne, definiując role i odpowiedzialności pracowników. Po drugie, warto inwestować w narzędzia technologiczne, takie jak platformy intranetowe czy aplikacje do współpracy online, ułatwiające szybką wymianę informacji. Po trzecie, organizacja regularnych spotkań, zarówno w formie fizycznej, jak i wirtualnej, może umożliwić pracownikom bezpośredni kontakt i dyskusję.
Wreszcie, ważne jest promowanie otwartej i transparentnej kultury komunikacyjnej, w której wszyscy pracownicy czują się swobodnie dzielić swoimi pomysłami i opiniami. Wdrożenie tych praktyk może znacząco poprawić efektywność komunikacji wewnętrznej i wspierać rozwój firmy.
Jakie są Funkcje Komunikacji Wewnętrznej w Firmie?
Funkcje komunikacji wewnętrznej w firmie obejmują kilka kluczowych aspektów:
1. Informacyjna: Komunikacja wewnętrzna przekazuje informacje dotyczące celów organizacji, polityki firmy, procedur, zmian w strukturze organizacyjnej oraz innych istotnych kwestii. Zapewnia pracownikom niezbędne informacje do wykonywania ich obowiązków.
2. Integracyjna: Pomaga w integrowaniu pracowników poprzez budowanie poczucia wspólnoty, zaangażowania i identyfikacji z misją, wartościami oraz celami organizacji. Dzięki temu komunikacja wewnętrzna umożliwia tworzenie silnych więzi między pracownikami.
3. Motywacyjna: Wspiera motywację pracowników poprzez nagradzanie osiągnięć, uznawanie wysiłku oraz zapewnianie informacji zwrotnej. Poprawna komunikacja wewnętrzna może zwiększyć zaangażowanie i motywację pracowników do osiągania lepszych wyników.
4. Koordynacyjna: Ułatwia koordynację działań między różnymi działami i jednostkami organizacyjnymi, zapewniając spójność działań i minimalizując konflikty.
5. Kontrolna: Komunikacja wewnętrzna umożliwia monitorowanie postępów w realizacji celów, ocenę efektywności działań oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy.
Poprawnie funkcjonująca komunikacja wewnętrzna wspiera efektywność organizacji, buduje zaufanie i wspiera rozwój kultury organizacyjnej.
Jakie są Najlepsze Narzędzia Komunikacji Wewnętrznej w Firmie?
Narzędzia komunikacji wewnętrznej w firmie powinny być dostosowane do specyfiki organizacji oraz potrzeb pracowników. Oto kilka popularnych i skutecznych narzędzi:
1. Platformy intranetowe: Zapewniają centralne miejsce do udostępniania informacji, dokumentów, zasobów oraz ogłoszeń firmowych – np. GuavaHR, Staffbase.
2. Aplikacje do komunikacji grupowej: Takie jak Slack, Microsoft Teams czy Google Workspace ułatwiają szybką wymianę wiadomości, plików oraz organizację spotkań wirtualnych.
3. Systemy zarządzania projektami: Narzędzia takie jak Trello, Asana czy Basecamp wspierają współpracę nad projektami poprzez przypisywanie zadań, monitorowanie postępów oraz komunikację wokół konkretnych projektów.
4. Wiadomości e-mail: Nadal pozostają ważnym narzędziem komunikacji wewnętrznej, szczególnie dla przekazywania formalnych komunikatów oraz dokumentów.
5. Platformy do organizowania spotkań wideo: Takie jak Zoom, Microsoft Teams czy Google Meet ułatwiają organizację wideokonferencji, co jest szczególnie istotne w przypadku pracy zdalnej lub rozproszonych zespołów.
6. Tablice informacyjne: Fizyczne lub wirtualne tablice informacyjne służą do wyświetlania istotnych komunikatów, grafików, nagród czy sukcesów zespołu.
Dobór narzędzi powinien uwzględniać potrzeby komunikacyjne oraz preferencje pracowników, a także być zintegrowany z ogólną strategią komunikacji wewnętrznej firmy.
