W dzisiejszym cyfrowym środowisku pracy płynna komunikacja między pracodawcami a pracownikami to nie tylko wygoda, a konieczność. Platformy takie jak GuavaHR redefiniują sposób, w jaki organizacje łączą się ze swoimi zespołami, usprawniają przekazywanie wewnętrznych informacji i wzmacniają zaangażowanie pracowników, zwłaszcza tych rozproszonych lub pracujących poza biurem. Jednak wraz z tą transformacją pojawia się równie istotna odpowiedzialność: ochrona danych pracowników.
W miarę jak narzędzia komunikacyjne stają się coraz bardziej zaawansowane, przetwarzają również coraz bardziej wrażliwe dane: od informacji osobowych po opinie związane z pracą. Oznacza to, że ochrona danych i zgodność z RODO muszą znaleźć się w centrum każdego odpowiedzialnego narzędzia komunikacji pracowniczej. Firmy muszą łączyć innowacyjność z poszanowaniem prywatności, dbając o to, by zaufanie pozostało fundamentem cyfrowej współpracy. GuavaHR i podobne platformy zostały stworzone właśnie z myślą o tym celu: zasady RODO są wbudowane w ich architekturę.
1. Przetwarzanie danych pracowników i struktury zgód
Większość firm już przechowuje podstawowe dane identyfikacyjne pracowników, takie jak imię i nazwisko, stanowisko oraz służbowe i prywatne dane kontaktowe, w systemach kadrowych lub płacowych. Pracownicy zazwyczaj wyrażają zgodę na wykorzystywanie tych danych w narzędziach informatycznych związanych z pracą. Aby jednak zapewnić zgodność z RODO i pełną przejrzystość, najlepiej oddzielić listę zatwierdzonych narzędzi od samego mechanizmu uzyskiwania zgody.
Praktycznym rozwiązaniem jest prowadzenie listy autoryzowanych narzędzi informatycznych zatwierdzonych przez kierownictwo, na którą można dodawać nowe rozwiązania takie jak GuavaHR bez konieczności ponownego uzyskiwania zgody każdego pracownika. Choć przetwarzanie danych pracowników można często uzasadnić przesłanką tzw. prawnie uzasadnionego interesu, uzyskanie wyraźnej zgody wzmacnia przejrzystość i buduje zaufanie. Podstawa prawna w postaci prawnie uzasadnionego interesu wymaga również oceny po stronie pracodawcy – w tym analizy istnienia interesu, konieczności przetwarzania danych oraz ewentualnej nadrzędności interesów lub praw pracownika, jednak ocena ta pozostaje w gestii pracodawcy. Jeżeli firma nie ma jeszcze takiego systemu, powinna najpierw wdrożyć jasne procedury wewnętrzne przed zaproszeniem pracowników do korzystania z platformy komunikacyjnej.
2. Role w ramach RODO: Administrator i Podmiot przetwarzający
Zgodnie z RODO każda relacja dotycząca danych ma jasno określone role. W przypadku GuavaHR firma – klient biznesowy – pełni rolę Administratora danych, co oznacza, że decyduje o tym, jakie dane są gromadzone, w jakim celu i w jaki sposób będą wykorzystywane na platformie. GuavaHR działa jako Podmiot przetwarzający, odpowiedzialny za bezpieczne przetwarzanie danych w imieniu Administratora zgodnie z wymogami umownymi i przepisami prawa.
Taki podział ról zapewnia firmom pełną kontrolę nad danymi pracowników, podczas gdy GuavaHR gwarantuje wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących te dane. Wspólnie tworzą partnerstwo oparte na zgodności i wzajemnej odpowiedzialności.
3. Tworzenie kont użytkowników i regulaminy platformy
Gdy klient biznesowy dodaje pracowników do platformy GuavaHR, wprowadza ich dane identyfikacyjne w celu utworzenia profili oraz wysyłania zaproszeń. Przy rejestracji każdy pracownik jest proszony o zaakceptowanie Regulaminu oraz Polityki prywatności GuavaHR. Dokumenty te określają zasady odpowiedzialnego przetwarzania danych, definiują prawa użytkowników końcowych oraz zapewniają, że cała komunikacja przebiega w zgodzie z prawem.
Regulamin określa zasady korzystania z platformy, w tym właściwe zachowanie, zasady dotyczące własności intelektualnej i wewnętrznej poufności obowiązującej w firmie. Polityka prywatności opisuje z kolei, w jaki sposób GuavaHR gromadzi, przetwarza i chroni dane użytkowników zgodnie z RODO. Razem tworzą podstawę przejrzystej, zgodnej z prawem i bezpiecznej obsługi platformy.
4. Informacje służbowe a treści opcjonalne
W ramach GuavaHR treści zazwyczaj dzielą się na dwie kategorie:
Informacje związane z pracą: obowiązkowe aktualizacje, wiadomości firmowe, ogłoszenia HR i komunikaty niezbędne do codziennej pracy. W zależności od modułów mogą to być również odpowiedzi w ankietach, raporty dotyczące incydentów i usprawnień procesów, zgłoszenia pracownicze, wyniki e-learningu czy potwierdzenia BHP. Historia czatów wewnętrznych dotycząca komunikacji służbowej klienta biznesowego jest również częścią zawodowego rekordu pracownika.
Funkcje opcjonalne: aktywności takie jak wyzwania zespołowe, tablice uznania, grupy społecznościowe wspierające kulturę organizacji oraz integrację.
Podział ten jest ważny z perspektywy RODO. Podczas gdy przetwarzanie treści związanych z pracą wynika z prawnie uzasadnionych potrzeb biznesowych, udział w funkcjach opcjonalnych jest dobrowolny. Pracownicy zawsze zachowują kontrolę nad tym, czy chcą uczestniczyć w aktywnościach o charakterze społecznym.
5. Retencja danych i offboarding pracownika
Gdy pracownik opuszcza firmę, jego dostęp do GuavaHR zostaje natychmiast wyłączony, co gwarantuje, że nie może już przeglądać poufnych treści ani publikować nowych materiałów. Dane i treści utworzone podczas zatrudnienia takie jak posty, komentarze, przesłane pliki, ukończone szkolenia czy potwierdzenia BHP zazwyczaj pozostają w systemie. Wynika to z faktu, że treści te stanowią własność intelektualną związaną z pracą, a pracownik udzielił firmie bezterminowego prawa do ich używania. Dodatkowo niektóre dane np. potwierdzenia szkoleń lub BHP muszą być przechowywane ze względów prawnych i audytowych.
Usunięcie wszystkich treści zagrażałoby utratą cennych zasobów wiedzy, danych niezbędnych do rozliczalności oraz mogłoby utrudnić ciągłość działań firmy. Jeśli jednak były pracownik zgłosi sprzeciw dotyczący dalszego przechowywania jego danych, firma może je zanonimizować zastępując imię i nazwisko ogólnym oznaczeniem, np. „Jan Kowalski”. Jest to jednak działanie niestandardowe i wymaga uzasadnienia, że dalsza retencja danych narusza prawa osoby, której dane dotyczą.
Zakończenie
Zgodność z RODO to nie tylko formalność, a budowanie zaufania i przejrzystości między pracodawcami, pracownikami i dostawcami technologii. Platformy takie jak GuavaHR łączą nowoczesną komunikację z wysokimi standardami ochrony danych. Dla firm oznacza to nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale także okazanie szacunku dla danych, tożsamości i głosu każdego pracownika.
Wybierając platformę, która stawia prywatność na równi z funkcjonalnością, organizacje mogą budować kulturę zaufania wykraczającą poza zgodność z przepisami.