Suhtlemine on üks juhtide peamisi ülesandeid. Lisaks info jagamisele ja saamisele loob kommunikatsioon ka kultuuri, võimaldab töötajatele arutleda ja tagasisidet anda, tõstab kaasatust, vähendab tööjõuliikuvust, tugevdab töötajate arusaama ettevõtte visioonist ja väärtustest, on toetuseks muutuste ajal, aitab hallata kriise, ja veel palju muudki.
Piisab kommunikatsiooni olulisuse kahe silma vahele jätmisest – ja on tõenäosus, et ettevõtte väga erinevates valdkondades kerkivad esile probleemid.
See artikkel tutvustab sulle 11 kehvale või läbimõtlemata kommunikatsioonile omast joont ning annab igale neist alternatiivi ja lahenduse. Lisaks üldiste probleemide kirjeldamisele räägime selles artiklis ka erinevatele tööstusharudele spetsiifilistest väljakutsetest.
Vaatame nüüd aga koos, millised on need peamised ettevõtte sisesuhtlust puudutavad mured ja miks need niivõrd suurt tähtsust omavad.
11 sisekommunikatsiooni probleemi ettevõtte sees
1. Reaktiivsus proaktiivsuse asemel
Proaktiivse käitumise järele tekib vajadus enamasti muutuste ajal, näiteks kriisiperioodil või ühinemiste-omandamiste eel. Juba sõna “reaktiivne” ise ütleb, et kontroll toimuva osas on kellegi teise kätes, sina oled aga jäetud tegelema tagajärgedega.
Proaktiivne käitumine võimaldab aga teha valikuid enne potentsiaalset kriisi või muutust ja kohandada iga oma järgnevat sõnumit vastavalt töötajatelt saadud tagasisidele. Info puudumine on samuti probleem, sest viib kuulujuttudeni, mis võivad aga lisaks olemasolevatele väljakutsetele tekitada ka tõsise kommunikatsioonikriisi.
Efektiivne suhtlus tähendab kommunikeerimist muutuse eel, selle ajal ja pärast seda. Kui sa näed, et oluline muutus või kriis tõstab pead, veendu, et ettevõtte kommunikatsioonitiim on strateegia või projekti planeerimisse esimesest hetkest kaasatud.
2. Varjatud suhtlus
Privaatvestlustel ja -kõnedel on ka töösuhtluses oma koht, ent regulaarselt töövestlusteks sotsiaalmeedia kasutamine kujutab endas võimalikku ohtu. Kui ettevõtte juhtkond näitab eeskuju oma töötajatega Facebooki või WhatsAppi kaudu suheldes, tekivad samades kanalites ka töötajate omavahelised vestlused, mida aga juhtkond enam ei halda. See loobki fenomeni, mida nimetatakse varjatud suhtluseks.
Kahjuks on varjatud suhtlemine aga ideaalne pinnas valeinfo ja kuulujuttude levikuks, ning kui juhtkonnal pole sellele infole ligipääsu, on seda ka ülimalt keeruline ümber lükata.
Varjatud suhtlus tekib näiteks siis, kui töötajatele omavaheliseks kommunikeerimiseks pakutavad tööriistad ei ole selleks tegelikult sobilikud või mugavad. Seega on siin lahendus väga selge: kehtesta ettevõtte sees ametlikud suhtluskanalid ja võimalda oma töötajatele sellised tööriistad, mis nende vajadusi ja võimalusi ka päriselt arvesse võtavad.
3. Vale suhtlustööriista kasutamine
E-kiri suurele meililistile, kellest osa jagata info absoluutselt ei puuduta. Puhkeruumi teadetetahvel teises linna otsas, mida tuleb kohapeal uuendamas käia. Ainult ühesuunalist suhtlust võimaldavad infoekraanid. Tagasisidevorm ilma võimaluseta anonüümseks jääda. Need on mõned ilmekad näited heast eesmärgist, ent ebasobiva tööriista kasutamisest.
Õiged tööriistad ja lahendused toovad selle tulemuse, mida soovid, ja teevad seda kiiresti. Mida suhtlustööriistu valides silmas pidada? Vali moodne lahendus, mis ei eelda suhtluseks füüsilist kohalkäimist. Võimalda kahesuunaline suhtlus ja taga kõigi turvalisus ning vajadusel privaatsus, et olulistest probleemidest kindlasti teada antaks. Pea silmas ka nende töötajate vajadusi, kellel puudub ligipääs arvutile või e-postile.
4. Kogu vastutuse asetamine otsese juhi õlule
Mittekontoritöötajate otsesed juhid ei peaks olema oma meeskonna jaoks ainus side välismaailma ehk ettevõtte kontorihoone ja juhtkonnaga. Pahatihti on nad aga just nimelt selles rollis. Pigem peaks ettevõtte sisekommunikatsioonistrateegia toetama tiimijuhtide juba niigi keerukat ja mitmetahulist rolli, mitte seda pingelisemaks muutma.
Selle asemel, et julgustada töötajaid kõiki muresid ja küsimusi läbi oma otsese juhi edastama, anna neile otsekanal, mille kaudu saada kätte just see töötaja, kellega tal parajasti vaja suhelda on. Avalikult oluliste küsimuste esitamine on samuti variant, mis peaks ettevõtte suhtluskanalites võimaldatud olema. See aitab teisi töötajaid, ning julgustab kõiki kaasa mõtlema, et probleemidele lahendus leida.
5. Aktiivse kuulamise asemel passiivselt kuulamine
Mõned meist armastavad trennis muusikat kuulata või sõpradega aega veetes taustal teleka lahti teha. Seda nimetatakse passiivseks kuulamiseks, ning iseenesest pole selles midagi halba. Küll aga on töökohal passiivse kuulamise harrastamiseks üsna vähe ruumi.
Lihtsalt öeldes tähendab passiivne kuulamine kellegi kuulmist, aga mitte tema kuulamist. Aktiivne kuulamine hõlmab endas kuuldu tagasisidestamist ja teineteise mõtete peegeldamist, et veenduda: te olete teineteisest õigesti aru saanud. Passiivse kuulamisega võrreldes on aktiivse kuulamise jaoks vaja oluliselt rohkem teadlikkust oma harjumustest ning reaalse oskuse omandamist.
Selle asemel, et vestluspartnerit kuuldes peas juba oma vastuargumenti valmis mõelda, arenda oma kuulamisoskust täielikult kohal viibides ja kuuldut tagasi peegeldades. Nii jääb ka kuuldu sisu oluliselt paremini meelde, suhtlustele kuluv koguaeg on lühem ja selle tulemus produktiivsem.
6. Kellegi infoväljast välja jätmine
See viga juhtub tihti just mittekontoritöötajatega suhtlemisel: töötajatevahelised erinevused on tegelikult väga suured, ent sellest faktist vaadatakse sageli mööda. Need töökollektiivi liikmed, kellel puuduvad ettevõtte e-posti aadress või seadmed, kes asuvad füüsiliselt eraldatud kohas ja kellel on lihtsalt passiivne või negatiivselt meelestatud juht, jäävad üldisest suhtlusest lihtsalt välja.
Kuigi seesugused töötajad võivad asuda vaid telefonikõne kaugusel, ei peaks ükski personali- ega kommunikatsioonitöötaja regulaarselt sellisel ebamõistlikul viisil suheldes oma aega kulutama.
Kuidas siis kaasata iga töötaja ettevõtte infovälja ja vältida seeläbi töökoha suhtlusprobleeme? Vali selline tööriist, millele pääseb ligi nii arvutist, nutitelefonist kui ka tahvelarvutist. Veendu, et konto loomine oleks võimalik nii e-posti, telefoninumbri, QR-koodi kui ka PIN-koodi teel. Vali ainult selline teenusepakkuja, kelle tööriist on saadaval kõigis sinu ettevõttes kasutusel olevates keeltes. Pane püsti paar tahvelarvutikioskit või võimalda töötajatele arvuti kasutamine. “Kõik inimesed” tähendab ju oluliselt enamat kui “kõik inimesed sinu kontoris”.
7. Kahesuunalise kommunikatsiooni puudumine
Probleemid tööandja ja töötajate vahelises suhtluses saavad alguse heatahtlikust eeldusest: töötajad saavad kogu nendega jagatud informatsioonist aru ning et neil pole selle kohta ühtegi küsimust. Kuigi miski pole tõest kaugemal kui see eeldus, valivad mitmed juhid siiski kommunikatsioonilahenduse, mis ei paku mitte mingit võimalust küsimusteks, kommentaarideks ega tagasisideks.
Kui oled ettevõttesisese suhtluse jaoks tööriistu valimas, eelista neid, mis töötaja kaasatust parandavad. Anna neile hääl, olgu see siis läbi kommentaariumi, võimaluse ise postitusi ja sisu luua, vormide-küsimustike, anonüümse tagasiside, grupiarutelude, otsevestlusvõimaluse või välkküsitluste. Ning võimalda ka iga koosoleku järel eraldi 5–10 minutit küsimuste esitamise tarbeks.
8. Suhtlusstandardite puudumine
Igal suhtlusel on olemas kaks tasandit: digitaaltasand ehk eksplitsiitne suhtlus ning analoogtasand ehk implitsiitne suhtlus. Digitaaltasand viitab sõnumi sisule, analoogtasand suhtele ehk sõnumi edastamise viisile: sinna alla kuuluvad näiteks silmside ja kehakeel. Ärevas olukorras on inimese jaoks analoogtasand kättesaadavam ning kuna kehakeele tasandil on raskem teeselda, siis on see info tegelikult ka valiidsem.
Suhtluses on seega tähtsad mõlemad tasemed. Oluline on pöörata tähelepanu ka sõnumi sisu kvaliteedile. On täiesti okei, kui sinu ettevõtte siseuudised pole alati disainitud visuaalidega toetatud. Ent proovi vältida seda, et jätad kasutamata ka sulle mugavalt kättesaadavad vahendid, nagu teksti kujundamise tööriistad, ja saadad iga kord välja vormindamata või läbi lugemata tekstimassiivi.
Kui sinu tiimi peamised töötajatega kommunikeerijad pole veel implitsiitse ehk kaudse kommunikatsiooni A ja Oga kursis, kuluks neile selleteemaline kiirkursus kindlasti ära. Hea mõte on luua oma ettevõtte töötajatele niiöelda suhtlemisstandard, ent tee see võimalikult lihtsaks, et see ilmaasjata kellegi loomingulisust ei piiraks ega initsiatiivi tapaks.
9. Positiivse tagasiside alakasutamine või ärakaotamine
Kujule küpsetistetehase töötajat, kelleni ei jõua mitte kunagi kiitus tema tehtud eritellimuse eest, mis nende poes ostjale üle anti. Kui eesliinitöötajatel pole klientide tagasiside jagamiseks kolleegidega ülikiiret ja mugavat tööriista, on väga tõenäoline, et tagasiside jääbki jagamata. Või kaob tagasiside ära kahe hoone – poe ja tehase – vahel olevatesse osakondadesse.
Tee hoopis positiivne tagasiside oma sisekommunikatsiooni osaks ja loo näiteks eksklusiivne eraldi koht hea tagasiside ja kiituse jaoks. Sellise lahenduse kasu on kolmekordne: kiitus jõuab tagasi selleni, kellele see mõeldud on; kõik töötajad saavad positiivsest tunnustusest energialaengu, ning sinu ettevõtte väärtused tulevad selgelt esile.
10. Ebaregulaarne või harv suhtlus
Pole olemas sellist asja, nagu mitte suhtlemine. Ka vaikimine või ebajärjepidev olemine on suhtlemine, mis annab sinu inimestele kaks selget sõnumit: sa ei tea, mida teed, ning sinu töötajad pole ettevõtte prioriteet.
Kui sinu graafik on tihe, lähene sisekommunikatsioonile strateegiliselt: planeeri uudised ja postitused ette Exceli planeerija abil, loo nädala postitused korraga ja ajasta need, kaasa ka teisi sisuloojaid-kommunikeerijaid ning heida pilk oma sisekommunikatsiooni analüütikale, et näha, kuidas sinu suhtlusmustrid sinu töötajate suhtlusmustreid mõjutavad.
Kui hoiad suhted töötajatega toimiva ja aktiivsena, on suurem tõenäosus, et kui sul on neid vaja väga kiirelt millegi üliolulisega kurssi viia, on nad kohal, et sind kuulata.
11. Sisendi küsimine tagasisidet andmata
Iganädalased välkküsitlused töötajate rahulolu uurimiseks on suurepärased. Ent kui töötajate vastustest ei anta neile endile ülevaadet ega räägita ka otsustest, mida nende tagasiside põhjal tehti, võib sinu inimestes tekitada tunde: miks meilt üldse siis midagi küsitakse? Kui küsid korduvalt töötajate arvamust, ent ei anna kunagi küsitu põhjal tehtud otsuste osas tagasisidet, võid eeldada, et nende motivatsioon panustada raugeb.
Proovi hoopis nii: alusta igakuise ülevaatega töötajate tõstatatud teemadest ja nende mõjust juhtkonna otsustele; anna ülevaade eNPS-, välk- ja rahuloluküsitluste tulemuste kohta. See parandab nii ettevõtte läbipaistvust kui ka töötajate kaasatust.
Tööstusharuspetsiifilised probleemid
Kommunikatsiooni puudutavad väljakutsed ettevõtted sõltuvad lisaks veel üsna palju ka valdkonnast, milles ettevõte tegutseb. Näiteks väljendub kehv kommunikatsioon väga erinevalt logistikavaldkonnas, kus tööjõud on hajali, ning HoReCas, kus teeb asja keerukas probleemidest raporteerimise pikk ahel.
Vaatame ühekaupa olulisi tööstusharusid ja nende probleeme.
Logistika ja laondus
Logistikafirmad seisavad suure hulga väljakutsete ees, sest autojuhid-kullerid asuvad enamuse tööajast autoroolis. Sellises firmas tuleb kommunikatsioonivahendit valides eelistada kindlasti mobile-first lahendusi.
Laos tekivad aga teist sorti väljakutsed, näiteks küsimus, kuidas raporteerida kiireloomulisi ohutusprobleeme või saada tagasisidet mõne eelnevalt raporteeritud probleemi parandusprotsessi kohta.
Tootmine
Keskmisel tootmisettevõttel on mitu tehast erinevates asukohtades. Kui sisekommunikatsioon tähendab teadetetahvli või otsese juhi kaudu info jagamist, võib eeldada, et töötajateni eri asukohtades jõuab info väga erineval ajal.
Enda loodud toote lõppkasutaja kogemusega mitte kursis olek on selles vallas teine suur produktiivsust ja kaasatust mõjutav probleem. Positiivset klienditagasisidet jagatakse küll võib-olla ettevõtte sotsiaalmeedias või kodulehel, ent harva toote algse loojaga.
Ehitus
Ehitustöötajad on laiali erinevate objektide vahel, mis tähendab, et nad näevad reeglina vaid oma otseseid kolleege, ent ei oma ettevõttest ja selle projektidest tervikuna mitte mingit ülevaadet.
Mobile-first kommunikatsioonikanalid pakuvad neile aga võimaluse see ülevaade saada, samas kui välja prinditud e-kiri või SMS olulise infoga ainult suurendavad töötaja ja ettevõtte vahelist lõhet.
HoReCa
HoReCa valdkonnas puudutavad väljakutsed nii spetsiifilisi üksusi ja nende igapäevasuhtlust kui ka restorani- või hotelliketiüleseid muresid.
Esiteks ei jõua oluline info tihti ettevõtte peakorterisse juhtkonnani, sest raporteerimisahel on keerukas ja pikk. Teiseks on asjad korrast ära ka hotelli või restorani sees: majapidajad ja retseptsioonitöötajad ei tööta sünkroonis ning toad, mis peaksid valmis olema lõunaks, on koristamata, samas kui õhtul saabuvate külaliste toad valmistatakse ette esimesena.
Jae- ja hulgimüük
Selles valdkonna sees tehtavad kommunikatsioonivead tulevad sageli välja just kliendisuhtluse tasandil. Poel võib olla puudu info sooduskampaania kohta või puudub müüjal teadmine müügimängu reeglitest, mida nende pakutav bränd parajasti korraldab.
Probleemid tekivad ka vastupidisel moel: klientidega tekkivad probleemid jõuavad peakorterini suure viivitusega, sest e-kirjad või staatilised mobile-last intranetid ei sobi lihtsalt hüpermobiilse töörutiiniga jaemüügitöötajate tempoka graafikuga. Viivitus probleemi lahendamise osas aga viib suure tõenäosusega selleni, et negatiivne tagasiside jõuab sõprade ja sotsiaalmeediani.
Energia- ja kommunaalteenused
Ühe- või paarikaupa tegutsev töötajaskond võib end pika peale üsna üksikuna tundma hakata, ja ettevõttesiseste suhete arendamine ongi sellise töökorralduse juures üliraske. Töötaja rahulolu juures mängivad aga suhted töökohal olulist rolli, ning kui töötajate vahel regulaarne side puudub, ei piisa ka kord aastas peetavatest toredatest suvepäevadest.
Lisaks ei pruugi selle valdkonna töötajad kunagi ettevõtte kontorihoonesse sattuda, ning seega on nad raskemini kättesaadavad, olgu siis tööülesannete jagamiseks või hoopis neilt endilt tagasiside saamiseks. Üks ühele suhtlus on selles vallas levinuim suhtlusviis, mis tähendab, et ühist kollektiivitunde tekitamiseks on kogu töötajaskonda koondav suhtlusrakendus eriti tähtis.
Kuidas probleemidest efektiivse suhtluse juurde edasi liikuda?
Nagu selle artikli läbi lugenuna tead, algab kõik õigest tööriistast: sellisest, mis on erinevaid töötajaid kaasav, mõeldud eeskätt just telefoniga kasutamiseks ning mittekontoritöötajatega ettevõttele taskukohane. Õige tööriist muudab eelnimetatud 11 probleemi vältimise oluliselt lihtsamaks.
Personali- ja kommunikatsioonivaldkonnas on hulgaliselt erinevaid tööriistu, mis info jagamist ja kogumist lihtustavad. Ettevõttesisesele suhtlusele keskendunud tööriistad, nagu GuavaHR, on hea hüppelaud kaasatuse parandamiseks, tiimitöö julgustamiseks, töötajate heaolu tõstmiseks ja lihtsalt info kiireks ja edukaks vahetamiseks. Alusta oma töötajatega päriselt suhtlemist juba täna!
