Digitaalse sisseelamise või uue töötaja ettevõttesse vastu võtmise programmide kirjeldamisel on hea võtta aluseks Kleini ja Heuseri1 poolt loodud Inform-Welcome-Guide (IWG) raamistik. Selle kolmeastmelise protsessi järgi peaks iga onboarding-protsessi aluseks olema kolm keskset komponenti: töötaja informeerimine, tervitamine ja juhendamine. Oma järgnevas kolmes artiklis just nendest komponentidest räägimegi.
Seesugust struktureeritud lähenemist oma digitaalses sisseelamisprogrammis ära kasutades saad kindlustada, et sinu uued töötajad tehases, laos, autoroolis või poeleti taga leiavad endale hõlpsasti organisatsioonis koha.
Selles artiklis keskendume Kleini ja Heuseri töö informeerimisest kõnelevatele praktikatele. Need sisaldavad endas kõiki selliseid tegevusi, mille eesmärk on lihtsustada uue eesliinitöölise jaoks info leidmist, sellele ligi pääsemist ning seeläbi paremini organisatsioonis toimuvaga kohaneda.
Milleks informeerida?
Informeerimispraktikad on tähtsad, sest need aitavad uustulnukatel tunda, et on oma ülesannete teostamiseks piisavalt ette valmistunud. Ka on vajaliku infoga kurssi viimine ja teadmine, kuhu kahtluste korral pöörduda, on toetava iseloomuga, pakkudes sageli pingelisel sisseelamisperioodil hädavajalikku turvatunnet.
Ligipääs infole annab uutele töötajatele kindlustunde, mis on eriti tähtis just mittekontoritöötajate puhul, kellel ei pruugi kõhkluste korral olla kiiret ja lihtsat viisi näiteks kontorihoones asuva juhttöötajani jõudmiseks. Nimelt on mittekontoritöötajad sageli hajutatud erinevate vahetuste ja asukohtade vahel, olgu selleks siis poed, laod, tehased või kohvikud, ega räägi kõik üht emakeelt, mis võib tähtsa info vahetamisel takistuseks saada.
Millised on informeerimispraktikad?
Informeerimist puudutavad praktikat peaksid edasi andma mis tahes olulise info, mida uued töötajad vajavad, et oma tööülesandeid täita ning ettevõttes toimuvaga tuttavaks saada. Seda võib teha erinevatel viisidel, mis sisaldavad järgnevaid võimalusi, ent ei pea sugugi nendega piirduma:
- uue töötajaga dokumentide jagamine,
- uuele töötajale slaidiettekannete näitamine,
- uue töötajaga eellindistatud õppevideote jagamine,
- uuele töötajale e-õppe kursuste määramine,
- virtuaalsete õppesessioonide korraldamine.
Igale eelnimetatud tegevusele peaks järgnema teadmiste kontroll, kindlustamaks, et kasutatud praktikad aitavad ka päriselt uuel eesliinitöötajal sisseelamisprogrammiga ette nähtud eesmärke täita.
Selleks, et seda kõike edukalt teha, tuleks välja valida sinu organisatsiooni vajadustega kokku sobiv töötajarakendus, mis võimaldaks dokumente hoiustada ja jagada, e-õpet korraldada, tähtaegu seada ning kalendrisündmusi luua. Mida vähem erinevaid rakendusi ja keskkondi mittekontoritöötaja oma sisseelamisprogrammi raames kasutama peab, seda suurem on tõenäosus, et sisseelamine ka õnnestub.
Mida informeerimise juures silmas pidada?
Väljenda end selgelt ja täpselt
Ülimalt tähtis aspekt informeerimisetapi juures on see, et sinu eesliinitöötajad saaksid selgelt aru, kust nad täpselt vaja minna võivat infot oma töötamise aja jooksul otsima peaksid. See puudutab nii infot palgasedelite ja puhkuste kui ka spetsiifiliste tööprotseduuride läbi viimise kohta. Abi võib olla sellest, kui määrata igale uuele töötajale n-ö sisseelamissõber või mõni personalitöötaja, kes vaataks uue töötajaga koos läbi kogu talle olulise info ning selgitaks, kuidas ettevõttes info haldamine ja vahetamine üldse organiseeritud on.
Kui tööandja oma töötajat vajaliku info leidmise teemadel valgustab, peaks ta seda tegema võimalikult detailselt. Näiteks ei tohiks töötajale mainida vaid seda, mis keskkonnast ta millise info leiab (nt rakendusest GuavaHR), vaid tuleks ka täpsustada, kus selle keskkonna sees info asub (nt jaotuses “Dokumendid”, kaustas “Blanketid”, fail nimega “Avaldus”).
Üldpildis tähendab eelnev seda, et inimene, kes sisseelamisprogrammi informeerimist puudutava osa eest vastutab, peaks olema varustatud nii oskuste kui ka teadlikkusega, et uute töötajatega suhtlemisel piisavalt detailne olla. Kasulikuks võib osutuda näiteks sisseelamisprogrammi tegevuste kontrollnimekiri, mis on vastavusse viidud sinu mittekontoritöötajate vajadustega – see kindlustab, et uustulnuk ei jää ühestki vajalikust infokillust ilma.
Üks osa infot kohe, teine osa infot hiljem
Tõenäoliselt on osa uut infot selline, mille ettevõtte värske liige peaks läbi töötama oma esimes(t)el töönädala(te)l (nt ohutus- ja turvalisusreeglid, kompensatsioonide ja toetuste info, ettevõtte visioon ja missioon); osa infot aga selline, mille kohta peaks lihtsalt teada olema, kust seda tulevikus vajaduse korral leida. Tööriistadega nagu GuavaHR saab igale uustulnukale luua personaalse e-õppe ajakava, mis kindlustab selle, et vajalik info jõuab töötajani kohe algusest peale ja täpselt õigel momendil.
On tähtis, et organisatsioon väljendaks ootusi uutele töötajatele nii selgelt kui võimalik. See sisaldab nii infot selle kohta, mis info töötajad ise läbi peavad töötama, kui ka seda, mis hetkeks seda täpselt teha tuleb. Eriti oluline on see eesliinitööliste puhul, kes võivad olla hajutatud erinevate asukohtade vahel ja suhelda erinevates keeltes. Kirjalik juhend, mis samm-sammult kõik vajalikud etapid läbi käib, võib olla vajalik sisseelamisprogrammi lisa.
Teine võimalus on kasutada keskkonda, mis võimaldab töötajatele määrata automaatsete tähtaegadega ülesandeid, mida nad läbimise korral ise tehtuks saavad märkida. Tähtaegadele saab lisada ka meeldetuletuse, mis annab nii mittekontoritöötajatele kui ka nende juhtidele meelerahu.
Aeg ja võimalus küsimusteks-vastusteks
Uuele töötajale ülesannete kätteandmisest üksi aga ei piisa. Tõenäoliselt tekib ettevõtte värsketel liikmetel küsimusi, ning nende jagamiseks konkreetsete ette määratud võimaluste andmine aitab neil uut infot paremini seedida. Seega peaks sisseelamisprogrammi ajakavasse lisama ka uue töötaja ja tema juhi vahelised (virtuaalsed) kontrollkohtumised.
Oluliselt käepärasemaks lahenduseks võib aga osutuda eraldi uutele töötajatele mõeldud virtuaalne grupp, mida saab mugavalt ka GuavaHR keskkonnas luua, kus igaüks saab jagada tekkinud küsimusi ja neile vastuseid saada. Nii tekib töötajatel võimalus ka üksteise esitatud teemadest õppida.
Millised võivad olla väljakutsed või takistused?
Üks levinumaid väljakutseid virtuaalse infovahetuse juures on kurnatus: sageli on infot sedavõrd palju ja suures mahus, et uued töötajad võivad end tunda ülekoormatuna, mis viib väsimuse ja motivatsioonilanguseni. Christina Goodermote’i2 uuring ühes tervitushoiuettevõttes leidis, et lahendus võib peituda õppimisgraafiku loomises: see võiks sisaldada aega iseseisva materjalidega tutvumise, kursuste läbimise ja kolleegidega arutlemise jaoks. Et uued töötajad end kogu värske info keskel üksildaselt ei tunneks, pakub Goodermote välja variandi: kogenud kolleegid võiksid uuele töötajatele erinevate tööd puudutavate aspektide kohta kiireid miniõppusi korraldada.
Kuidas edasi?
Kuigi see artikkel on kirjutatud fookusega mittekontoritöötajatele, kehtib selle sisu ka virtuaalsetele sisseelamisprogrammidele laiemas mõttes. Oma järgmises artiklis keskendume Inform-Welcome-Guide raamistiku järgmisele etapile: uue töötaja tervitamisele.
