Kas oled kuulnud sellist nime nagu Paul Watzlawick? Tegemist on pereterapeudiga, kes uuris põhjalikult erinevate süsteemide sisest kommunikatsiooni. Sinu perekond on süsteem. Ühiskond on süsteem. Ja sinu organisatsioon samuti.
Põhinedes multitalent Gregory Batesoni kirjapandule, defineeris Watzlawick koos oma kolleegidega viis peamist põhimõtet, mis on aluseks kogu inimkommunikatsioonile. Nendest viiest põnevaim on ilmselt tema idee analoogset ja digitaalset tüüpi kommunikatsiooni kohta. See muudab oluliselt lihtsamaks ka sellele küsimusele vastamise, millised kanalid sobivad eriti hästi ettevõtte sisesuhtluse tarbeks ja millised on parem kõrvale jätta.
Mida peetakse silmas analoogse ja digitaalse kommunikatsiooni all?
Watzlawick tegutses 60ndatel, seega tähendab “digitaalne” tema võtmes midagi muud kui enamikule meist täna. Digitaalne kommunikatsioon viitab kommunikatsiooni sõnalisele sisule – MIDA öeldakse -, analoogne kommunikatsioon aga sellele, KUIDAS see sõnum edasi antakse – ehk sõnumi mitteverbaalsele sisule.
Ainult siis, kui suhe osapoole vahel on väga hea, võib hakata keskenduma sõnumile endale, või nagu Watzlawick seda sõnastas – kommunikatsiooni digitaalsele tasandile.
Näiteks – kui oled oma partneriga väga hea kommunikatsiooni paika saanud, ei pea sa talt alati küsima, kas tal on ikka kõik korras, kui tema hääl kuidagi tuimana kõlab. Selle asemel saad teda usaldada ja keskenduda sõnumi sisule.
Suhted töötajatega on aga sageli rasked. Watzlawick õpetas meile, et enamikes suhetes usaldavad inimesed pigem oma kõhutunnet ja keskenduvad evolutsiooniliselt vanemale kommunikatsioonitasandile: analoogsele.
Kui seega keegi sulle ütleb, et neil on kõik korras, ent nende hääl väriseb seda tehes, usaldad sa pigem viimast ja lükkad sõnumi sisu kõrvale. Või kui koosoleku korraldaja ütleb, et sinu mõtted ja arvamused loevad – ent ei jäta lõpus ühtegi minutit küsimuste ega tagasiside jaoks, paned sa seda ebakõla tähele ega võta kõneleja sõnu enam puhta tõena.
Kuidas valida paremaid kommunikatsioonikanaleid?
See, mille Watzlawick lahti seletas, tähendab, et kui sinu hääletoon, kehakeel, visuaalid, käitumine või suhtluskanal ei klapi sõnumiga… pole sinu öeldu sisul kuigi palju tähtsust. Ja ka vastupidine kehtib: õige kanal võib ka ise teatud sõnumit kommunikeerida.
Kuidas siis valida selle lõputu hulga kanalite seast, mille alla kuuluvad teadetetahvlid, äpid, sisetelevisioon, e-kirjad, koosolekud, intranetid, ja veel palju muud, kui soovid suhelda oma laos, tootmises, autoroolis või leti taga asuva töötajaskonnaga?
Nende teadmist abil, mida Paul Watzlawick meile jagas, aitame sul lahti murda potentsiaalsed implitsiitsed sõnumid nende kanalite taga, mida sinu ettevõte täna kasutab, ja anname ülevaate, millised kanalid valida siis, kui soovid üles ehitada paremaid ettevõttesiseseid suhteid.
Mille alusel me erinevaid sisekommunikatsiooni kanaleid võrdlesime?
Oma ülevaates proovisime võtta nii tööandja kui ka töötaja vaatenurga. Ainult sõnumiga saab saatja üksi vähe ära teha – kui kasutad kanalit, mis sinu ülesande jaoks ei sobi, ei jõua see sõnum lihtsalt kohale, ning seetõttu on töötaja vaatenurk igati relevantne.
Ent kuna personalitöötajad peavad sageli uute sisekommunikatsioonikanalite lansseerimiseks esitama nende plussid ja miinused ka juhtkonnale, lisasime ka sellised mõõdikud, mis selle eesmärgi jaoks olulised on.
Hind ja muud kulud. Võrdlesime kanali algset ostuhinda (nt telerite või äppide puhul) ning ülalpidamiskulusid, kui sellised eksisteerivad (näiteks SMSide ja koosolekute puhul).
Kasutusmugavus. Siin punktis on eriti oluline vaadata asja töötaja mätta otsast. Tuttav kanal kontoritöötajate jaoks ei pruugi alati tähendada, et tegu on tuttava kanaliga laotöötajate, autojuhtide või kassapidajate jaoks.
Mõõdetavus ja töötajateni jõudmine. Selleks, et oma sisekommunikatsiooni arendada, on oluline teada kasutamisstatistikat ja teha sellest järeldusi. Seega võrdlesime oma kogemuse ja uuringute põhjal, kui hästi erinevad kanalid päriselt töötajateni jõuavad ning kas ja kui lihtsalt kanali kasutatavust mõõta saab.
Info liikumine. Järgmiseks uurisime, millistes suundades lubavad kanalid infol liikuda: ülalt alla (töötaja on vaid sõnumi saaja), alt üles (töötajad on teretulnud arutelusid algatama), horisontaalselt (ühes osakonnas, üksuses, asukohas vm olevatel töötajatel on võimaldatud omavahel suhelda). Ühesuunalise kommunikatsiooni nõrkustest oleme pikemalt rääkinud lähemalt oma blogipostituses, mille leiad siit: 11 tõsist suhtlusprobleemi ettevõtetes + näited tööstusharude kaupa
Tähelepanu. Selles punktis tahtsime teada, kui hästi suudavad osalised igas kanalis keskenduda ja oma tähelepanu suhtlusel hoida.
Korratavus. Tahtsime teada, kui lihtne on üht ja sama teadaannet korduvalt jagada. Mõnda infokildu lihtsalt peab uuesti meelde tuletama, olgu selleks siis meenutus firmaüritusest, tervisekontrollist või ISO-standardi täitmise saabuvast tähtajast.
Valikuvabadus. See kategooria peidab endas üht lihtsat, aga olulist küsimust: kas töötaja saab valida, millal ja kus infot tarbida (ja jagada)? Kas neil on võimalus teha seda endale sobivaimal ajal ja mugavaimas kohas, või on see piiritletud kohvipausiks mõeldud 10 minutiga esimese korruse sööklas?
Parim klapp. Selle punkti alla kogusime sisekommunikatsiooniideed, mille tarbeks see kanal väga hästi sobib.
Potentsiaalsed probleemid. Mis tahes takistused või mured, mis selle kanali kasutamise või juurutamisega kaasneda võivad.
Võimalikud implitsiitsed sõnumid. See puudutab Watzlawicku ideed: kanal ise võib saata välja sõnumi, näiteks selle kohta, et see on sõnumi sisuga vastukäiv (näiteks 30-minutiline koosolek ülisuure strateegilise muudatuse jaoks) või selle kohta, mida sõnumi saajast (aga ka saajast) arvatakse ja oodatakse.
Ideid arendamiseks. Kuidas igast kanalist maksimum võtta, või kui näed juba praegu kõvasti vaeva – kuidas oma sisesuhtlus järgmisele tasemele viia.
Asume asja juurde!
Erinevad sisekommunikatsioonikanalid: võrdlus
Valisime oma võrdluse tarbeks välja seitse erinevat sisekommunikatsiooni kanalit: koosolekud (nii päriselus kui ka veebi teel), SMSid ning teadetetahvlid (sh sisetelevoisioon) ning mõned digitaalsed kanalid: e-kirjad, sotsiaalmeedia, vestlusfunktsiooni tüüpi lahendused ning töötajaäpid (sh intranetid).
1. Koosolekud (päriselus või veebi teel)
Koosolekud on ülitähtis kommunikatsioonikanal, sest inimestena vajame väga inimkontakti. Ilmselt oled kuulnud kontorinalja kõikide nende koosolekute kohta, mis oleksid võinud olla lihtsalt e-kirjad. Nendes ettevõtetes, kus suur osa töötajaskonnast ei asu kontoris, on asi aga naljast kaugel: koosolekud on suhete jaoks väga olulised ja rõhutavad arutatava teema tähtsust, sest tegevjuht või tiimijuht on võtnud aega, et tulla kohale ja oma inimestega otse rääkida.
Hind ja muud kulud. Kuigi näiliselt tasuta, on koosolekud väga kulukad: kõik, vahel 100 või enam inimest, kulutavad oma kallist tööaega, sageli oma enimproduktiivsete tundide ajal. See kulu on pidev väljaminek.
Kasutusmugavus. Päriselus: kui sa saad koosoleku keelest aru või pakutakse muukeelsetele tõlget, on osalemine lihtne (mitte aga nii lihtne ise sõna sekka öelda). Veebi teel: sõltub oluliselt inimeste digipädevusest ja graafikute klappimasaamisest (ruumi tulla võib olla kerge, arvutit-telefoni ning internetti pikalt järjest kasutada aga mitte).
Mõõdetavus ja töötajateni jõudmine. Töötajateni jõuavad koosolekud hästi – kui kõik kutsutud kohale tulevad, ning on lihtne mõõta, kes kohal olid (ent keerukam aru saada, kes päriselt kuulasid).
Info liikumine. Kõik variandid on võimalikud: ülalt alla, alt üles, horisontaalselt.
Tähelepanu. Hea – kui koosolek hoitakse lühikesena (kuni 30 minutit).
Korratavus. Koosolekutel kuuldud infot on raske korrata, sest inimesed ei taha üht ja sama infot uuesti ja uuesti kuulata.
Valikuvabadus. Töötajad ei saa valida, millal koosolekul osaleda, ent toimumisaegade etteennustatavus ja rutiin võib olla hoopis toetav faktor, eriti kriisiperioodil.
Parim klapp. Koosolekud töötavad väga hästi strateegiamuutustega alustamiseks, ülioluliste teemade arutamiseks ning regulaarse sündmusena jooksvate arengute arutamiseks.
Potentsiaalsed probleemid. Mured hõlmavad endas rääkija motivatsiooni ja kompetentsi. Näiteks rahvusvahelise strateegiamuutuse kommunikatsioon võib tuua oluliselt erinevad reaktsioonid ja tulemuse, sõltuvalt sellest, kas infoedastajaks on tegevjuht, kommunikatsioonispetsialist või laojuht.
COVID-19 tõttu on paljud meist olnud sunnitud harjuma ka veebikoosolekutega. Kuigi meid on suudetud uskuma panna, et ka video annab meile mõnusa inimkontakti, pole silmside video teel võimalik ning kõigi näoilmed on täpselt nii ilmekad, kui kaamera kvaliteet neil tunduda laseb. Seega tasub meeles hoida, et videokoosolekud ei asenda päriselus toimuvaid kohtumisi ning tuleb leida ka viise päriselu suhtluse võimaldamiseks.
Võimalikud implitsiitsed sõnumid. See, kui palju aega jäetakse küsimusteks ja tagasisideks, kui kompaktselt koosolek üles on ehitatud ning kui hästi on ette valmistunud kõneleja räägivad kõik väga palju. Sinu töötajad võivad tunda end ebaolulistena, kui nad ei saa oma arvamust avaldada, või tunnevad, et nende aega ei austata, kui koosolekud lähevad üle aja või ei tundu sisult tähtsad.
Ideid arendamiseks. Kui peate koosolekuid regulaarselt, siis kuidas neid paremaks teha? Saada välja koosolekueelne ja -järgne info, anna ülesandeid, mis kindlustavad, et töötajad said räägitust aru ning korralda järelarutelu mõnes teises kanalis. Mõne teema jaoks sobib ka lühike küsitlus koosoleku lõpus, mis annab sulle aimu, kas info jõudis inimestele kohale.
2. E-kirjad
E-kirjad ei kao veel nii pea kusagile ning on ilmselt kasutuses aastaid. Kui sa oled kirjaliku kommunikatsiooni fänn, toetad ilmselt ka e-kirjade saatmist, ent ettevõtte sisesuhtluses kasutakse e-kirju järjest vähem.
Hind ja muud kulud. Isiklikuks kasutamiseks on e-kirja konto tasuta, ettevõtte jaoks aga ca 5€/kuus kasutaja kohta. Haldus on tasuta, ent IT-osakonna abi läheb aeg-ajalt vaja kõigil.
Kasutusmugavus. Lihtne.
Mõõdetavus ja töötajateni jõudmine. Mõõta pole lihtne – kui sa ei saada kirju just mõne kirjade mass-saatmiseks mõeldud rakenduse kaudu (mis toob seega ühe kuluallika juurde). Töötajateni jõuad e-kirjadega hästi: saad kätte kõik, kellel e-posti aadress olemas, ning ca 80% juhtudest tähendab see enamikku ettevõttest. Küll aga pead arvestama, et inimesed vaatavad oma postkasti väga erineva sagedusega.
Info liikumine. Kõik variandid on võimalikud: ülalt alla, alt üles, horisontaalselt.
Tähelepanu. Kehv: e-kirjad, kui neid pole just kiire tööülesande täitmiseks vaja, jäetakse enamasti mittekontoritöötajate poolt lugemata.
Korratavus. Kerge korrata, ent igal järgneval saatmiskorral saavad kirjad saajatelt veelgi vähem tähelepanu.
Valikuvabadus. Töötaja saab valida, millal ja kus kirja lugeda, eeldades, et neil on kodus selleks vastav seade olemas.
Parim klapp. E-kirjad on parimad keskmiselt kiire operatsionaalse info jaoks, mis ei vaja kiiret arutelu.
Potentsiaalsed probleemid. E-kirjad toovad kaasa kaht sorti probleeme. Esiteks on neid lihtsalt nii tohutult palju, et oluline kaob muu vahele ära. Teiseks võivad need, kes e-kirju igapäevaselt ei saada (ehk enamik mittekontoritöötajaid) jääda hätta tegevustega, mis on kontoritöötajatele iseenesestmõistetavad: teadlik vastamine kas saatjale või kogu listile; õigele listile kirjutamine (enamasti pigem loobutakse) ja nii edasi.
Uue töötaja pardalevõtmine on samuti keerukas, kui e-kirjad on siiani olnud ettevõtte tähtsaimaks suhtluskanaliks. On üsna tüütu kaasata nad juba käimasolevatesse vestlustesse ja ajakulukas saata neile edasi kõik minevikus toimunud, aga endiselt relevantne informatsioon.
Info hulk, mida e-kirjaga saata saab, on justkui suur, ent pikemaid kirju lihtsalt ei loeta lõpuni: enamik loobub pärast esimest viit kuni kümmet rida.
Võimalikud implitsiitsed sõnumid. E-kirju kasutades võib ettevõte öelda, et nad ei hooli oma töötajate mitmekesisusest: juhtkond küll teab, et enamik töötajaid ei asu kontoris, olles valmis pikkadeks meilivestlusteks, ent kasutab seda ikka peamise suhtluskanalina.
Lisandina äpile või intranetile võivad e-kirjad aga väikesematele meeskondadele olla heaks tööriistaks, eriti siis, kui töötajad on vanemaealised ning vestlusrakenduste kasutamist ei naudi.
Ideid arendamiseks. Selleks, et oma e-kirja harjumusi arendada ja avamisprotsenti suurendada, hari kindlasti oma töötajaid koopia ja pimekoopia kasutamise kohta, et vältida soovimatuid kirju kogu listile. Loo ja uuenda häid liste ning saada info alati nii paljudele, kui vaja, ent nii vähestele, kui võimalik. Kasuta täpseid pealkirju ja tõlgi kirjad kõikidesse ettevõtte keeltesse. Kui kasutad ka teisi kanaleid, suuna töötajad sinna, et edasi arutleda või pikemalt lugeda. Kokkuvõttes aitab see sul info oluliselt enamate töötajateni viia.
3. Spetsiaalne sisekommunikatsioonilahendus (töötajarakendus või intranet)
Töötajaäpid on kaasaegsete digitaalsete sisesuhtluskanalite A ja O.Valdkonna strateegid ja innovaatorid peavad neid kanalitest kõige efektiivsemateks. Töötajarakendused ja intranetid hõlmavad endas tavaliselt ka vestlusfunktsiooni ning neis võib sisalduda valik personalitööks vajalikke lisasid: e-õpe, dokumentatsioon, andmehaldus ja muu. Seega võib hea töötajarakendus sinu ettevõtte sisesuhtlust oluliselt muuta ja arendada.
Mõnel töötajarakendusel on olemas ka spetsiifiline alajaotus formaalse info jaoks, nagu ettevõtte missioon, visioon, väärtused, eesmärgid, protseduurid, reeglid – eeskätt praegustele töötajatele, aga üha enam ka partneritele, klientidele ja endistele töötajatele. Lähitulevikus näeme sisekommunikatsiooni välikommunikatsiooniga järjest enam üheks sulamas.
Hind ja muud kulud. Spetsiaalsed lahendused algavad 1,5-2€ töötaja kohta kuus kuni 10 ja enama euroni kuus. Sellele lisanduvad soovi korral eelmainitud lisafunktsioonid. Enamasti tuleb lisaks tasuda ka juurutamise eest (kui sa meile mainid, et lugesid seda postitust, saad GuavaHRi juurutuse oma ettevõttes tasuta!). Kui tegemist on spetsiaalselt ettevõtte jaoks ehitatud intranetiga (mitte rakendusega, mis end regulaarselt uuendab), tuleb arvestada nii arendus- kui ka haldustasudega.
Kasutusmugavus. See on kaasaegne, mugav ja lihtne lahendus, sest sarnaneb enamiku poolt igapäevaselt kasutatava sotsiaalmeediaga. Kui tegemist on ettevõttele ehitatud siseveebiga, võib see aeguda soovitust kiiremini – kui arendusmeeskond just IT-valdkonna edasiste arengute etteaimamisega väga täppi ei pane.
Mõõdetavus ja töötajateni jõudmine. Mõlemad on väga head: GuavaHRi keskmine klient jõuab igas kuus keskmiselt 86%-ni oma töötajaskonnast.
Info liikumine. Kõik variandid on võimalikud: ülalt alla, alt üles, horisontaalselt.
Tähelepanu. Üsna hea, sest töötajarakendused on loodud eeskätt mitteoperatsionaalset infot silmas pidades, mis on oma olemuselt aeglasem ning juba märguande sisu lubab aimata, millega tegu.
Korratavus. Lihtne, ning üldjuhul on selleks erinevaid võimalusi: uudisvoo etteotsa kinnitamine, tähtsaks märkimine, meeldetuletuste saatmine.
Valikuvabadus. Olemas – saab valida nii seadet, millega rakendust või intraneti kasutada (nutitelefon, arvuti, tahvelarvuti, teler) kui ka hetke. Kui eelistad töövälisel ajal rakendusest meeldetuletusi mitte saada, saab reeglina ka neid teatud kellaaegadeks kinni keerata.
Parim klapp. Töötajarakendused sobivad peaaegu igat sorti info jaoks: ettevõtteülene suhtlus, kiireloomuline infovahetus (kui kasutad selleks vestlusfunktsiooni või kindlat kanalit), strateegiline info, sotsiaalne suhtlus, ja nii edasi. Reeglina on erinevad kanalid nii ametlikuma kui ka vabama suhtluse jaoks, mis saadab sõnumi, et mõlemad on tähtsad – ja neil on oma koht.
Potentsiaalsed probleemid. Pea meeles uue tehnoloogia omaksvõtu kõverat: enamik inimesi vajab aega, et uue lahendusega kohaneda. Kuigi meie statistika näitab, et vanemaealised kasutajad on rakenduse liikmetena sama aktiivsed kui kõik teised, võtab rakenduse juurutamine nende puhul lihtsalt rohkem aega.
Võimalikud implitsiitsed sõnumid. Ettevõtte sisekommunikatsiooni jaoks eraldi lahenduse loomine näitab, et kommunikatsioon tõesti loeb ettevõttele ning et see on alustala, mille peale saab ehitada kõik muu.
Ideid arendamiseks. Kui sinu ettevõttel on töötajarakendus või intranet juba olemas, siis soovitame lugeda meie põhjalikku postitust teemal, kuidas parandada sellega liitumist, aktiivset kasutamist ja sellesse panustamist. Loe artiklit siit: Kuidas sisekommunikatsiooni parandada?
4. Teadetetahvlid ja sisetelevisioon
Nii teadetetahvlid kui ka sisetelevisioon, mida leidub nii tehastes kui ka ladudes, on kindlasti parem variant kui info igasugune puudumine. Siiski on seda tüüpi infokanalid mitmel moel problemaatilised: eeskätt seetõttu, et ei võimalda mitte mingit sorti kahesuunalist suhtlust.
Hind ja muud kulud. Sisetelevisiooni kulud on suured: nii tehnika soetamise kui ka pidevate tarkvarauuenduste tõttu, ent info liikumas hoida. Veel suurem kulu on aga vajadus füüsiliselt ringi liikuda, et uuendada infot teadetetahvlitel: tõenäoliselt teed seda siis, kui oled juba niikuinii teatud üksusesse minemas. See ei pruugi aga toimuda regulaarselt ega üksuste vahel võrdselt, mistõttu jääb osa töötajaskonnast infosulgu või saab uudiseid viivitusega.
Kasutusmugavus. Töötaja jaoks lihtne: saajalt ei vaja see midagi. Administraatori jaoks aga paras peavalu.
Mõõdetavus ja töötajateni jõudmine. Mõlemad on praktiliselt võimatud: pole lihtsat viisi, saamaks teada, kes sinu sõnumi kätte on saanud.
Info liikumine. Ainult ülalt alla. Töötajal on küll teoreetiline võimalus reageerida (kirjutada oma nimi paberile, skaneerida QR-kood), ent puudub variant pidada dialoogi või arutelu, korraldamata selleks koosolekut, saatmata e-kirja või postitamata töötajarakendusse.
Tähelepanu. Kehv, eriti siis, kui kanal asub kohas, mis on mõeldud puhkuseks või ühest kohast teise suundumiseks (näiteks garderoob), kus viibitakse ajal, mil tööpäev pole alanud. Tähelepanu muutub ajas halvemaks – selgitame järgmises punktis lähemalt, miks.
Korratavus. Sõnumeid on lihtne korrata, ent see ongi selle meediumi suurim probleem. Sinu inimesed näevad üht ja sama sõnumit mitmete nädalate jooksul ilmselt tuhandeid kordi. See paneb neid ühel hetkel teleri või teadetetahvli jälgimisele käega lööma, sest sisu lihtsalt ei muutu.
Valikuvabadus. Puudub – infot tuleb tarbida, seal, kus tahvel või teler asub, ja teleri puhul pead lisaks veel sammu pidama sinu eest valitud tempoga.
Parim klapp. Sellel kanalil pole ühtegi omadust, mida töötajarakendus asendada ei suudaks. Küll aga toimivad teadetetahvlid paremini sotsiaalset tüüpi info jaoks: mängud, loosid, oma nime kirjapanek, vabatahtliku osalusega infovahetus. Kui osa sinu töötajaskonnast keeldub digitaalsete lahenduste kasutamisest, võib teadetetahvlil info duubeldamisest aga palju abi olla.
Potentsiaalsed probleemid. Probleeme on palju, neist suurim see, et info tuleb töötajani valel hetkel: siis, kui nad puhata soovivad (kohvikus või riietusruumis) või siis, kui nad on muule keskendunud (tootmisliinide kõrval või laos).
Võimalikud implitsiitsed sõnumid. Esiteks võib teadetetahvlite ja telerite kasutamine töötajale öelda, et nende vastus ei loe. Kui teadetetahvel peaks veel ka korrapäratu ja aegunud välja nägema, või teler näiteks ajutiselt musta pilti näitama, saadab see ettevõtte liikmetele sõnumi, et suhtlus pole organisatsioonile lihtsalt tähtis.
Ideid arendamiseks. Mõned töötajarakendused ja intranetid pakuvad võimalust sisetelevisioon RSS-voo abil rakendusega sünkrooni viia: nii on info vähemalt alati värske (ent endiselt mitte personaalne või kahesuunaline). Lisaks julgustab ekraan siis justkui infoportaalina töötajaid rohkem infot teistest kanalitest tarbima.
5. SMSid ehk tekstsõnumid
Kuigi suur osa kaasaegsest suhtlusest on liikunud rakendustesse, kasutatakse vanu häid tekstsõnumeid ettevõtte sisesuhtluses vahel endiselt.
Hind ja muud kulud. Üks SMS maksab umbes 5-10 senti, ent sõnumi hind sõltub nii keelest kui ka tähemärkide arvust. Saatja peab samuti teenusepakkuja kaudu ametlikult registreerima, et töötaja teaks ja usaldaks sõnumi saatjat.
Kasutusmugavus. Väga lihtne.
Mõõdetavus ja töötajateni jõudmine. Jõuad kõigini, kelle telefoninumber sulle teada on, ent SMSide lugemist kuigi kerge mõõta pole.
Info liikumine. Ainult ülalt alla – kui töötajad just ei tea, kelleni nad täpselt vastates jõuavad.
Tähelepanu. Euroopa riikides, sealhulgas Eestis, pööratakse SMSidele palju tähelepanu, USAs aga oluliselt vähem.
Korratavus. Lihtne, ent lõpuks üsna kulukas.
Valikuvabadus. Nii ja naa: erinevalt rakendusest tulevatest märguannetest ei saa SMSi saabumise teavitust kinni keerata (või ei pruugi töötaja seda soovida teha) ning nii võib töine info sisse tungida nende isiklikku sfääri.
Parim klapp. Lühikesed teadaanded seoses kiireloomuliste teemadega: õnnetused, muutused lähitulevikku plaanitud tegevustes.
Potentsiaalsed probleemid. Ühe SMSiga saab öelda üsna vähe, ning tõenäoliselt ütled veelgi vähem, kui iga tähemärk sulle reaalset kulu tähendab. Mitmekeelne suhtlus ja ajutiste töötajateni jõudmine või Eestis väljas registreeritud numbritele SMSide saatmine võivad samuti peavalu põhjustada.
Võimalikud implitsiitsed sõnumid. SMSid on head, sest tunduvad olevat personaalsed ning ütlevad saajale, et sa tõesti tahad, et nad sinu info kätte saaksid. Küll aga võivad need saabumise ajast sõltuvalt tunduda eraellu tungivad, sest neid vaadatakse ja loetakse üldjuhul kohe.
Ideid arendamiseks. Mõned töötajarakendused lubavad lisaks postituse avaldamisele saata välja ka samasisulise SMSi, et jõuda veel rohkemate töötajateni, sealhulgas nendeni, kes pole nii digipädevad – ja see on väga hea kombinatsioon. SMSide saatmise tavasid ja võimalikke põhjuseid uutele töötajatele kohe alguses tutvustades muudad ka selle kanali efektiivsemaks.
6. Sotsiaalmeedia
Sotsiaalmeedia all peame silmas nii uudisvoo komponendiga variante kui ka sõnumirakendusi. Tuntuim nest on Facebook, ent valikute hulgas on veel ka näiteks Vero, LinkedIn, TikTok, Instagram ja paar muud – sõltuvalt riigist. Mõnda neist saab kasutada peamise suhtluskanalina, teisi värbamise toetamiseks või tiimitunde tugevdamiseks. Sellele lisaks eksisteerivad veel ka sõnumitele orienteeritud rakendused: Viber, Telegram, WhatsApp ja teised sarnased.
Hind ja muud kulud. Enamike platvormide puhul kulusid ei ole – need on tasuta.
Kasutusmugavus. Töötajatele on need reeglina tuttavad ja seega lihtsad, ent keerukamad personalitöötaja jaoks: nii tavalised kui ka organisatsioonidele mõeldud versioonid nendest rakendustest pakuvad vähe või ei paku üldse kliendituge ning integratsioonid teiste kommunikatsioonikanalitega puuduvad.
Mõõdetavus ja töötajateni jõudmine. Nii Euroopas kui ka USAs on Facebooki kasutamine langustrendis. Kui sinu töötajatel on aga kontod olemas ning sinu sõbrakutsed vastu võetakse, jõuad sa kõigini neist. Töötajateni jõudmine võib tekitada mulje, justkui kõik ka loeksid sinu jagatavat postitust või sõnumit, ent infost on lihtne kas üle kerida või piirduda vaid märguande lugemisega.
Info liikumine. Kõik variandid on võimalikud: ülalt alla, alt üles, horisontaalselt.
Tähelepanu. Kehv, sest ettevõtte postitused ja sõnumid kaovad teiste uudisvoo uuenduste vahele ära – ning need, millele sinu töötaja rohkem tähelepanu pöörab, saavad ka edaspidi tema uudisvoos parema koha. Lisaks sellele on uudisvoo koostamiseks mõeldud algoritmid pidevalt muutumises.
Korratavus. Lihtne.
Valikuvabadus. Nii ja naa. Sarnaselt SMSidele saab inimene valida, millal ja kus saadavat infot tarbida. Ent sa ei saa kuidagi vältida töövälisel ajal tööd puudutava teadaande või sõnumi saamist, sest need asuvad kõrvuti isikliku infoga, oodates töötaja reaktsiooni ja vastust.
Parim klapp. Brändingut puudutav info ning töökuulutused, mille edasijagamist töötajalt oodatakse, sobib sotsiaalmeediasse hästi.
Potentsiaalsed probleemid. Peamine probleem sotsiaalmeedia puhul on nähtus inglisekeelse nimega shadow communications ehk varjatud suhtlus. Kui ettevõtte juhtkond näitab eeskuju oma töötajatega Facebooki või WhatsAppi kaudu suheldes, tekivad samades kanalites ka töötajate omavahelised vestlused, mida aga juhtkond enam ei halda. Kahjuks on varjatud suhtlemine aga ideaalne pinnas valeinfo ja kuulujuttude levikuks, ning kui juhtkonnal pole sellele infole ligipääsu, on seda ka ülimalt keeruline ümber lükata.
Varjatud suhtlus tekib ka siis, kui töötajatele omavaheliseks kommunikeerimiseks pakutavad tööriistad ei ole selleks tegelikult sobilikud või mugavad (nt kui ettevõtte intranet on ebamugav kasutada, vesteldakse nagunii omavahel Facebookis).
Viimaks – õiget platvormi on üsna raske valida. Facebook on noorematele igavavõitu, TikTok liiga videokeskne ja intensiivne, LinkedIn liialt ametlik.
Võimalikud implitsiitsed sõnumid. Sotsiaalmeediakanalite kasutamine võib saata töötajatele sõnumi, et tema isikliku elu ja tööelu tasakaalu ei austata, sekkudes pidevalt inimese privaatsfääri, kus asuvad tema partner, lapsed, sõbrad, vanemad ja isegi potentsiaalsed kohtingukaaslased.
Ideid arendamiseks. Kui sinu eelistatud sotsiaalmeediakanal pakub eraldi versiooni ettevõtetele, võiks see olla esimene samm – nii lood töö- ja eraelu vahele mingigi piiri.
7. Vestlusrakenduse tüüpi lahendused
Need on sedasorti lahendused, nagu Slack või Teams, aga ka sõnumirakendused, nagu Viber, Telegram või WhatsApp (ent viimased kattuvad juba omakorda sotsiaalmeedia kanalitega). Ettevõtte siseinfo on sageli operatsionaalne, ja seega on kiire vestluse võimaluse olemasolu ettevõtete jaoks väga oluline.
Hind ja muud kulud. Hinnad algavad 2€ (Microsoft Teams) ja lõppevad 6€ juures (Slack) töötaja kohta kuus.
Kasutusmugavus. Pigem lihtne, ent konkreetsest tööriistast sõltuvalt on enamasti otsingufunktsioon problemaatiline ega tööta nii hästi, kui vaja (ka Facebook Messengeri arendajad pole aastatega seda puudust parandada suutnud).
Mõõdetavus ja töötajateni jõudmine. Jõuad kõigini, kellel on nutitelefon või arvuti. Küll aga on kõigis vestlustes ja kanalites orienteerumine hallatav maksimaalselt 100 töötajaga ettevõtetes, või juhul, kui kõik on ääretult täpselt organiseeritud (kuid pea meeles – kõikidel töötajatel ei pruugi olla oskusi ja kogemust loodud struktuurist kinni pidada).
Info liikumine. Kõik variandid on võimalikud: ülalt alla, alt üles, horisontaalselt.
Tähelepanu. Parimal juhul keskmine: ühe tööpäeva jooksul jõuab töötajani kümneid või sadu märguandeid, ja seega juhtub pikema aja peale sama, mis e-kirjadegagi: oluline aeglase loomuga info läheb kaotsi, ja operatsionaalne kiire info jõuab kohale.
Korratavus. Lihtne, ent info kipub kaduma isegi kergemini kui e-kirja puhul. Küll aga on võimalik olulist infot visuaalselt esile tõsta, et vestlusi üles-alla kerides tähtsaim info kergemini leitav oleks.
Valikuvabadus. Jah ja ei: jah, kui tegemist on ärilahendusega nagu Slack, ei, kui tegemist on ka personaalseks infovahetuseks kasutatava rakendusega nagu WhatsApp.
Parim klapp. Vestluslahendused on parimad väiksemate gruppide jaoks ja tiimisisese suhtluse tarbeks, ideaalsed aga operatsionaalsete teadaannete korral, nagu “kes saab kassa number 5 10 minuti pärast üle võtta”. Ka sotsiaalne vestlus kipub vestlusrakendustes kõige oomulikumalt edenema.
Potentsiaalsed probleemid. Üle-ettevõttelise kanalina ei saavuta sõnumirakendused soovitud eesmärke.
Võimalikud implitsiitsed sõnumid. Ühest küljest võivad vestlusrakendused töötajale öelda, et ei taha teda koormata veel ühe uue rakendusega ja hoolivad tema mugavusest. Teisalt aga, võttes arvesse, et digipädevus on igal töökohal üha vajalikum, võib töötajatele jääda mulje, et ettevõte sörgib selles valdkonnas teiste tööandjate sabas.
Ideid arendamiseks. Kui lood kindlad juhised, milleks vestlusrakendus mõeldud on (ja milleks mitte), on töötajatel seda kergem kasutada ja otsida lisainfot või aeglasemaid teadaandeid teistest kanalitest.
Kas eksisteerib ka mõni täiesti vale suhtluskanal?
Ei. Üks teine süsteemsete mõtlejate ja terapeutide põhimõte on, et pole õigeid ega valesid suhtluskanaleid: miski kas töötab või mitte. Õiged suhtluskanalid sinu ettevõttele on need, mis toimivad.
Ka meie ütleme alati oma klientidele, kes kahtlevad, kas oma vanad kanalid, näiteks teadetetahvlid või telerid, GuavaHRiga liitudes alles jätta – muidugi jätke! Pole kuidagi vale neid kasutada, seni kuni on vähemalt üks töötaja, kes sealt uut infot või meeldetuletust vana kohta saab. Kui ettevõttele sobib lisatöö ja -kulu, mis sinna alla läheb, miks mitte.
Parim suhtluskanal ettevõttele on aga see, mis mitte ainult ei vii sõnumit kohale, vaid parandab seeläbi ka suhteid ja aitab ettevõtte kommunikatsioonil areneda. Ja see ei juhtu võrdselt hästi mis tahes kanalit kasutades.
Kas GuavaHR võiks sinu ettevõttele sobiv suhtluskanal olla?
GuavaHR on töötajarakendus ja personalitöö lahendus ettevõtetele, kus on palju mittekontoritöötajaid. Kui otsid tööriista, mis viib läbi nii juurutusprotsessi sinu töötajaskonna seas, toetab sind kogu sisekommunikatsiooniprotsessis ja pakub erinevaid lisasid e-õppest vilepuhumiseni, klapime ilmselt hästi. Täida ära meie vorm ja anname endast kõik, et sinu sisesuhtluse kanalid hakkaksid õiget sõnumit edastama!
