”Vuosi 2020 oli täynnä yllätyksiä”, aloittavat henkilöstöasiantuntija Eva Marševska ja Liettuan Via 3L: n henkilöstöpäällikkö Rūta Kovalioviene. ”Ensinnäkin aloitimme vuoden uudella VIA 3L ryhmällä. Sitten tuli tämä pandemia, uudet säännöt viestinnästä ja työturvallisuudesta.”
”Halusimme saada tietyn kanavan koko tiimillemme. Tämä oli erittäin välttämätöntä, koska kaikki yrityksemme työntekijät eivät käytä sähköpostia. Vain 30% työntekijöistämme työskentelee tietokoneella, joten meillä oli joitain viestintäongelmia”, Eva ja Rūta kuvaile. ”Joten ensin loimme ryhmän Facebookiin. Se ei ollut huono idea, mutta huomasimme, että vain 50% kollegoista on Facebook. Parempi kuin ei mitään, mutta se ei riittänyt meille.”
80% mukana vain neljässä viikossa
Via 3L liittyi GuavaHR: ään syyskuussa 2020, sen jälkeen kun Viron sivuliike onnistui menestyksekkäästi toteuttamaan implementaation syksyllä 2019. 4 viikon kuluessa yli 80% kaikista työntekijöistä oli ottanut uuden viestintäalustaan käyttöön, ja 98% heistä käytti sitä aktiivisesti. Kaikki tämä tehtiin GuavaHR: n online-perehdytys- ja aloitusprosessin sekä Via 3L HR -osaston omistautuneen työn tuella.
”Tärkeintä on, että teimme paljon kotitehtäviä ennen perehdytystä saadaksemme kaikki kollegat tuntemaan itsensä yhdeksi tiimiksi. Olemme itse hyvin avoimia ja rohkaisemme työntekijöiden avoimuutta. Toistimme, että Guava on paikka, johon voimme lähettää hyviä ja huonoja uutisia, ideoita. Luulen, että se on syy korkean aktiivisuuteen ”, Eva ja Rūta uskovat.
Toimitusjohtajan tuki on ollut ratkaisevan tärkeää
Myös heidän toimitusjohtajansa Gintautas Čečysin aktiivisella osallistumisella ja tuella oli tärkeä rooli uuden tekniikan käyttöönotossa. ”Toimitusjohtajamme on yksi Guavan aktiivisimmista jäsenistä ja vahva tukija erilaisille HR-aloitteille.”
Čečys on se henkilö, joka päivittää työntekijöille tietoja pandemiasta ja yrityksen tilanteesta, jakaa avoimesti kaikki neljännesvuosittaiset tulokset, tulot tai tappiot. ”Meidän toimitusjohtaja on se, joka edistää avoimuutta ja luottamusta työntekijöiden keskuudessa, joten GuavaHR todella auttaa häntä siinä”, Eva ja Rūta sanovat.
Uusi tapa kehittymässä
Verrattuna edellisiin kokeilemiin ratkaisuihin Via 3L: n mielestään GuavaHR oli paras idea heille ja erityisesti heidän varastoryhmälleen. ”Ensinnäkin, se on meille hienoa, koska kaikki tiimin jäsenet voivat ladataa sovelluksen puhelimeensa, ja he kaikki tietävät, mitä yrityksessä tapahtuu. Tällä hetkellä on meillä noin 90% kollegoistamme GuavaHR: ssä.”
GuavaHR: stä tuli erittäin arvokas viestintäväline VIA 3L: lle koko pandemian ajan, jolloin tärkeää tietoa oli jaettava mahdollisimman nopeasti ja sen oli tavoitettava kaikki työntekijät. ”Jaoimme kaikki tiedot yrityksen tilanteesta, lounasaikatauluista, uusista rajoituksista ja koska ei ollut mahdollista nähdä kasvokkain, myös vuosineljänneksen tulokset muutti Guavaan.
Nyt he käyttävät Guavaa kaikentyyppiseen viestintään, joka näyttää tärkeältä. ”Julkaisemme esimerkiksi syntymäpäiväonnitteluja ja neljännesvuosituloksia käsitteleviä videoita. Saadaksesi selville, mitä organisaatiossasi tapahtuu, on seurattava uutisia. Aluksi kollegat kysyivät, mistä nämä tiedot ovat peräisin. Nyt kaikki tietävät, että heidän pitäisi tarkistaa Guava. Se on kuin uusi tapa ”, Eva ja Ruth vakuuttavat.
Mitkä ovat olleet merkittävimmät ja tärkeimmät muutokset näiden 4–5 kuukauden GuavaHR: n käytön jälkeen heidän työvoimassaan ja sisäisessä viestinnässä? ”Olemme ylpeitä siitä, että nyt meillä on enemmän kommentteja, postauksia kirjoittavien ihmisten määrä kasvaa. Tärkeimmät näkökohdat ovat aktiivisuus ja osallistuminen.”
Työntekijät ovat muutoksissa mukana
Mutta tämä ei ole vain pelkkä uutisten jakaminen, juuri kokonaiskuva on muuttunut paljon. ”Voimme sanoa, että Guavan ansiosta työntekijät tietävät nyt enemmän yrityksessä tapahtuvasta, löytävät kaikki tiedot uutissyötteestään ja ovat itse mukana muutoksissa.”
Mutta on myös enemmän yksinkertaisia asioita, joista olla ylpeä. ”Olemme kuulleet monia hyviä arvosteluja hyvin yksinkertaisesta asiasta – syntymäpäiväonnitteluista GuavaHR: ssä. Aikaisemmin meillä oli kalenteri ilmoitustaululla, mutta Guavaan liittymisemme jälkeen kaikilla on ollut mahdollisuus toivottaa jollekulle onnellista syntymäpäivää virtuaalisesti, mutta henkilökohtaisesti, ja tämä tekee ihmisistä onnellisia.”
Yhteenkuuluvuuden ilmaisu
”Tulevaisuudessa haluamme kannustaa ongelmien, tapahtumien, kiitollisuuden ja saavutusten entistä aktiivisempaan jakamiseen Guavan kautta järjestämällä Ystävällisyys kuukauden erilaisilla tehtävillä tai kilpailuilla työntekijöille – tai ehkä jopa heidän lapsilleen.”
Ensi vuonna Via 3L aikoo avata uuden varaston Kaunasiin, Eva ja Rūta jakavat. ”Joten GuavaHR: stä tulee viestintäalusta, jossa kaikki yrityksen työntekijät voivat kommunikoida, tavata kollegoita muista varastoista ja nähdä tai jopa osallistua muutoksiin ja yrityksen kasvuun. Uskomme, että Guava on osoitus yhteenkuuluvuudesta. ”
Sekä Eva Marševska että Rūta Kovalioviene uskovat GuavaHR: n olevan harkitsemisen arvoinen työkalu. ”Jos sinulla on paljon työntekijöitä, joita on melko vaikea tavoittaa kerralla; jos viestintä yrityksen sisällä ei toimi niin hyvin kuin haluaisit; jos haluat saada kaikki työntekijät mukaan ongelmanratkaisuun ja lisätä heidän osallistumistaan ja motivaatiotaan – GuavaHR on ehdottomasti huomion arvoinen työkalu. ”
