Kun kyseessä on virtuaalisen perehdytyksen käytökset, voi olla hyvää ottaa huomioon Kleinin ja Heuserin 1 kehittämä Inform-Welcome-Guide (IWG) -kehys. Siellä ehdotetaan, että perehdytyksessä tulisi keskittyä kolmen tyyppisiin käytäntöihin: tiedottaminen, vastaanottaminen ja opastaminen.
Tämän lähestymistavan luominen virtuaaliseen perehdytys-ohjelmaan voi olla hyödyllinen tapa varmistaa, että uudet etulinjan työntekijät löytävät paikkansa organisaatiossasi helposti.
Tässä artikkelissa keskitymme tervetuliaiskäytäntöihin, joiden tarkoituksena on saada uudet etulinjan työntekijät tuntemaan olosi tervetulleiksi organisaatiossa. Kuka olisi ajatellut?!
Miksi tervetuliaiskäytäntöjä?
Vaikka tämä tuntuu melko suoraviivaiselta, ne käytännöt ovat olennainen osa perehdytystä, varsinkin kun on kyse virtuaalisesta ympäristöstä. Hyvät tervetuliaiskäytännöt rakentavat vahvan pohjan työntekijän tulevalle uralle yrityksessä. Tervetuliaiskäytännöt keskittyvät uusien etulinjan työntekijöiden juhlistamiseen osoittamalla arvostusta heidän liittymiseen organisaatioon.
Miltä tervetuliaiskäytännöt näyttävät?
Tervetuliaiskäytännöt sisältävät itse asiassa sekä tiedottamisen että opastamisen käytännöitä, koska niiden tarkoituksena on varmistaa, että uudet etulinjan työntekijät tuntevat itsensä tervetulleiksi ja pystyvät tutustumaan kaikkiin tarvittaviin tietoihin ja prosesseihin. Uusille tulokkaille tulisi myös antaa mahdollisuus tavata kollegansa ja muita organisaation jäseniä.
Mitä sinun tulisi pitää mielessä, kun on kyse tervetuliaiskäytännöistä?
Aloita aikaisin
Olisi parasta, jos ne käytännöt aloitettaisiin jo ennen uuden työntekijän ensimmäistä päivää. Tämä voi olla puhelu tai sähköposti, jolla uusi etulinjan työntekijä toivotetaan tervetulleeksi organisaatioon. Voit lähettää heille myös tervetuliaislahjan – jopa pieni ja halpa (esim. yrityksen muistikirja tai muki, jossa on heidän nimensä tai nimikirjaimet) voi vaikuttaa suuresti siihen, että uudet etulinjan työntekijät tuntevat itsensä tervetulleeksi.
Jos uudet työntekijät tarvitsevat työkaluja työhönsä, on kätevää saada se selville ennen ensimmäistä päivää. Esimerkiksi, jos he tarvitsevat univormun, voit lähettää heille kaikki tarvittavat tiedot etukäteen.
Ensimmäinen päivä
Ennen kuin lähetät uudet tulokkaat töihin, sinun on investoitava aikaa heidän lämpimään vastaanottamiseen. Jotkut yritykset haluavat ennalta äänittää tervetulovideon yrityksen johtajan kanssa, jonka he lähettävät uusille työntekijöilleen. Tämä on loistava tapa näyttää etulinjan työntekijöillesi, että heistä on tulossa osa tiimiä, sekä antaa heille johdatus yrityksen visioon, missioon ja tavoitteisiin.
Suhteiden muodostaminen
Voit laittaa uudelle työntekijälle ”onboarding buddyn” joka voi esittele heitä muille kollegoille. Tämä on tilaisuus uudelle työntekijällesi aloittaa suhteiden luominen heti alusta alkaen.
Etulinjasi työntekijöiden työn luonteesta riippuen saattaa olla myös hyvä ajoittaa tervetuliaispuhelu tulokkaalle tapaamaan kollegoitaan. Pidä kuitenkin mielessä, että etulinjan työntekijät saattavat kohdata tähän esteitä, koska he voivat työskennellä epäsäännöllisesti tai heillä ei ehkä ole sopivaa laitetta tai Internet-yhteyttä puhelun sujuvuuteen. Varmista, että olet selvittänyt nämä esteet ennen puhelun ajastamista.
Haastattelu
Haastattelu voi olla yksi mahdollinen ratkaisu tähän haasteeseen. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden toivottaa uudet etulinjan työntekijät henkilökohtaisesti tervetulleiksi ilman, että se vaatii valtavia resursseja kummaltakin puolelta. Voit lukea lisää näiden uusien työntekijöiden haastatteluihin valmistautumisesta ja toteuttamisesta artikkelista 8 erityyppistä haastattelua työntekijöiden esittelyyn + 31 haastattelukysymystä, joka tarjoaa myös upeita esimerkkikysymyksiä.
Mitkä ovat haasteet, joita saatat kohdata?
Hemphillin ja Begelin tutkimuksen2 mukaan digitaalisen perehdytyksen yhteydessä sosiaalisten etäsuhteiden luominen ja ylläpitäminen on yksi haastavimmista toiminnoista. Samassa tilassa vähentää merkittävästi uusien etulinjan työntekijöiden sosiaalisia kohtaamisia kollegoidensa kanssa, mikä tarkoittaa, että suhteiden muodostuminen kestää kauemmin.
Toisaalta tämä haaste saattaa vaikuttaa vain osittain etulinjan työntekijöihin, koska on todennäköistä, että heillä on silti kasvotusten kohtaamisia etulinjassa olevien kollegoidensa kanssa. Siksi tämä vaikuttaa pääasiassa suhteisiin muihin kollegoihin (esim. johto, henkilöstöhallinto).
Lisähaasteena on, että suurin osa viestinnästä etulinjan työntekijöiden kanssa on asynkronista, joten reaaliaikainen viestintä on harvinaista. Kuten aiemmin mainittiin, etulinjan työntekijöillä ei ehkä ole jatkuvaa pääsyä Internetiin tai laitteisiin, jotka mahdollistavat videoneuvotteluja. Lisäksi he eivät välttämättä työskentele perinteisinä työaikoina. Tästä syystä GuavaHR: n kaltaiset työkalut ovat käteviä, koska ne antavat työntekijöille mahdollisuuden käyttää tietoja, tervetuliaisvideoita ja muita ominaisuuksia heille sopivana ajankohtana.
Mitä seuraavaksi?
Vaikka tämä artikkeli on kirjoitettu keskittyen etulinjan työntekijöihin, tämän artikkelin sisältö koskee myös virtuaalista perehdytystä yleensä. Tulevassa artikkelissamme keskitymme Inform-Welcome-Guide ohjaavaan osaan.
