Jeśli chodzi o praktyki wirtualnego onboardingu, dobrym początkiem może być rozważenie struktury Inform-Welcome-Guide (IWG) opracowanej przez Klein i Heuser1. Ich ramy sugerują, że onboarding powinien koncentrować się na trzech rodzajach praktyk: informowaniu, przyjmowaniu i prowadzeniu.
Przyjęcie takiego ustrukturyzowanego podejścia do konfiguracji wirtualnego programu wprowadzającego może być pomocnym sposobem na zapewnienie, że nowi pracownicy z pierwszej linii będą mogli z łatwością znaleźć swoje miejsce w Twojej organizacji.
W tym artykule skupimy się na praktykach powitalnych, które polegają na tym, aby Twoi nowi pracownicy pierwszej linii czuli się mile widziani w organizacji. Kto by pomyślał?!
Dlaczego mile widziane praktyki?
Chociaż wydaje się to dość proste, praktyki powitalne są istotną częścią onboardingu, zwłaszcza jeśli chodzi o wszystko, co dzieje się w wirtualnym otoczeniu. Dobre praktyki powitania budują mocny fundament przyszłej kariery Twojego pracownika w firmie. Praktyki powitalne prowadzone są z naciskiem na uczczenie nowych pracowników pierwszej linii poprzez docenienie ich przystąpienia do organizacji.
Jak wyglądają praktyki powitania?
Praktyki powitalne w rzeczywistości obejmują zarówno praktyki informacyjne, jak i przewodnie, ponieważ ich celem jest zapewnienie, aby nowi pracownicy pierwszej linii czuli się mile widziani w organizacji i byli w stanie znaleźć drogę do wszystkich niezbędnych informacji i procesów. Nowoprzybyli powinni również mieć możliwość spotkania się ze swoimi kolegami i innymi członkami organizacji.
O czym należy pamiętać, jeśli chodzi o praktyki powitalne?
Zacząć wcześnie
Najlepiej byłoby, gdyby praktyki powitalne rozpoczęły się jeszcze przed pierwszym dniem nowoprzybyłego. Może to obejmować telefon lub wiadomość e-mail z powitaniem nowego pracownika pierwszej linii w organizacji. Aby położyć wisienkę na torcie, możesz również wysłać im prezent powitalny – nawet coś małego i niedrogiego (np. firmowy notes lub kubek z ich imieniem lub inicjałami) może wywrzeć duży wpływ na to, że Twoi nowi pracownicy z pierwszej linii poczują się mile widziani.
Jeśli Twoi nowi pracownicy bez biurka potrzebują jakichkolwiek narzędzi do swojej pracy, dobrze jest je dostarczyć przed pierwszym dniem. Na przykład, jeśli potrzebują stroju, możesz wysłać im formularz, w którym wcześniej wypełnią wszystkie niezbędne informacje.
Ciepłe powitanie pierwszego dnia
Zanim wyślesz nowo przybyłych do pracy, powinieneś poświęcić trochę czasu na ciepłe powitanie. Niektóre firmy lubią wcześniej nagrać film powitalny z szefem firmy, który wysyłają do swoich nowych pracowników. Jest to świetne, aby pokazać pracownikom bez biurka, że stają się częścią zespołu, a także przedstawić im wizję, misję i cele firmy.
Nawiązywanie relacji
Możesz skonfigurować nowoprzybyłego z „kumplem wprowadzającym”, który będzie odpowiedzialny za kontaktowanie się z nim i przedstawianie go innym współpracownikom. Jest to okazja dla Twojego nowego pracownika bez biurka, aby zacząć tworzyć relacje od samego początku i mieć osobę, do której można się zwrócić, gdy będzie potrzebować pomocy.
W zależności od charakteru pracy Twoich pracowników pierwszej linii, dobrze może być również umówienie powitalnego połączenia z nowoprzybyłym w celu poznania jego współpracowników. Należy jednak pamiętać, że pracownicy bez biurka mogą napotkać przeszkody, ponieważ mogą pracować w nieregularnych godzinach lub mogą nie mieć odpowiedniego urządzenia lub połączenia internetowego, aby połączenie mogło przebiegać płynnie. Przed zaplanowaniem rozmowy upewnij się, że rozwiązałeś te przeszkody.
Wywiad powitalny
Powitalna rozmowa kwalifikacyjna może być jednym z potencjalnych rozwiązań tego wyzwania. Daje to możliwość osobistego powitania nowych pracowników pierwszej linii, bez konieczności angażowania ogromnych zasobów z obu stron. Więcej informacji o tym, jak przygotować się do nowych rozmów kwalifikacyjnych z pracownikami i jak je przeprowadzić, można znaleźć w artykule 8 rodzajów postów na rozmowy kwalifikacyjne dla pracowników wprowadzających + 31 pytań do rozmowy kwalifikacyjnej, które zawierają również świetne przykładowe pytania.
Jakie wyzwania możesz napotkać?
Zgodnie z badaniami Hemphill i Begel w cyfrowym onboardingu tworzenie i utrzymywanie zdalnych relacji społecznych jest jednym z najtrudniejszych działań. Fizyczne przebywanie w tej samej przestrzeni znacznie obniża kontakty towarzyskie nowych pracowników pierwszej linii ze swoimi kolegami, co oznacza, że nawiązywanie relacji zajmuje więcej czasu.
Z drugiej strony, pracownicy bez biurka mogą być dotknięci tym wyzwaniem tylko częściowo, ponieważ prawdopodobnie nadal będą mieli do czynienia ze swoimi kolegami z pierwszej linii. W związku z tym wpłynie to głównie na relacje z innymi współpracownikami (np. kierownictwo, HR).
Kolejnym wyzwaniem jest to, że większość komunikacji z pracownikami bez biurka jest asynchroniczna, co sprawia, że komunikacja w czasie rzeczywistym jest rzadkością. Jak wspomniano wcześniej, pracownicy bez biurka mogą nie mieć stałego dostępu do Internetu lub urządzeń umożliwiających wideokonferencje. Ponadto mogą nie pracować w tradycyjnych godzinach pracy. Z tego powodu przydatne są narzędzia takie jak GuavaHR, ponieważ umożliwiają pracownikom dostęp do informacji, filmów powitalnych i innych funkcji w czasie dla nich wygodnym.
Co dalej?
Chociaż napisany z naciskiem na pracowników pierwszej linii, treść tego artykułu dotyczy również ogólnie wirtualnego onboardingu. W naszym nadchodzącym artykule skupimy się na przewodniej części Inform, Welcome & Guide.