Kun kyseessä on virtuaalisen perehdytyksen käytökset, voi olla hyvää ottaa huomioon Kleinin ja Heuserin1 kehittämä Inform-Welcome-Guide (IWG) -kehys. Siellä ehdotetaan, että perehdytyksessä tulisi keskittyä kolmen tyyppisiin käytäntöihin: tiedottaminen, vastaanottaminen ja opastaminen.
Tämän lähestymistavan luominen virtuaaliseen perehdytys-ohjelmaan voi olla hyödyllinen tapa varmistaa, että uudet etulinjan työntekijät löytävät paikkansa organisaatiossasi helposti.
Tämän artikkelin keskipisteenä ovat ohjaavat käytännöt, Kleinin ja Heuserin IWG-kehyksen1 kolmas ja viimeinen osa. Ohjaavien käytäntöjen avulla on kyse sen varmistamisesta, että virtuaalinen perehdytys tarjoaa riittävästi tukea uusille etulinjan työntekijöillesi.
Miksi ohjaavat käytännöt?
Aloittaminen uudessa organisaatiossa virtuaalisessa ympäristössä voi saada sinut tuntemaan itsesi uskomattoman yksin kaikkien uusien ihmisten ja tiedon keskellä. Jotta vältät tämän tunnelman luomisen uusille eturivin työntekijöillesi, sinun tulisi ottaa käyttöön ohjauskäytäntöjä digitaalisessa perehdytysprosessissa. Opastus auttaa uusia työntekijöitäsi tuntemaan tukensa ja auttaa heitä navigoimaan uudessa organisaatiossa.
Miltä ohjauskäytännöt näyttävät?
Ohjauskäytäntöihin kuuluu, miten organisaatio ja tietyt sen henkilöt tarjoavat apua uusille etulinjan työntekijöille. Toisaalta ohjauskäytännöt sisältävät myös muodollisempia prosesseja, kuten koulutusta, jotka antavat uusille etulinjan työntekijöille tiedot, joita he tarvitsevat uudessa työssä.
Mitä sinun tulisi pitää mielessä ohjauskäytäntöjen suhteen?
Perehdytyskaverit
Uudet tulokkaat voivat olla haluttomia esittämään kysymyksiä, jos he kokevat tekevänsä sitä liian usein tai ovat huolissaan sekaantumisestaan kollegoidensa aikatauluihin. Tämä voi johtaa virheelliseen työhön, turvallisuusriskeihin tai yksinkertaisesti ajanhukkaan.
On hyödyllistä sopia uudelle työntekijälle perehdytyskaveri, joka on heidän go-to henkilö, jos heillä on kysyttävää tai epäilyksiä. Tulisi myös tehdä alusta alkaen selväksi, että tulokas ei saa epäröidä ottaa yhteyttä heihin ja että kaikki kysymykset ovat tervetulleita – juuri siksi he ovat siellä!
Jotta nykyisellä perehdytyskaverilla ei olisi liian paljon töitä, voi olla hyödyllistä antaa uudelle etulinjan työntekijälle myös toinen yhteyshenkilö. Tämä voi myös antaa heille paremman käsityksen heidän työtehtävistään ja organisaatiosta, jos toinen henkilö työskentelee eri asemassa kuin perehdytyskaveri. Tämä on myös hyvä auttamaan heitä luomaan suhteita (katso miksi tämä on tärkeää artikkelissamme tervetuliaiskäytännöistä).
Päivittäiset kokoukset
Jäsenneltyyn alkuun uuden työntekijän yhteyshenkilö voi aloittaa säännöllisesti kokouksia heidän kanssaan. Työn luonteen vuoksi reaaliaikaiset kokoukset eivät välttämättä ole toteuttamiskelpoinen vaihtoehto. Tässä tapauksessa suosittelemme yhtä tai kahta reaaliaikaista kokousta ensimmäisen kuukauden aikana tai kyselylomakkeen käyttöä, jonka etulinjan työntekijän tulisi täyttää omana aikanaan. GuavaHR: n kaltaista työkalua voidaan käyttää muistutuksen luomiseen, tallentamiseen ja asettamiseen tälle kyselylomakkeelle.
Päästää höyryjä
Yhteys perehdytyskaverin, kokoukset tai anonyymi palauteominaisuus voivat olla hyödyllisiä uusien tulokkaiden kohtaamien haasteiden tunnistamiseksi antamalla heille tilaa päästää höyryjä. Tarvittavan luottamuksen luominen tämän toteuttamiseksi on kuitenkin merkittävä haaste.
Etulinjan työntekijät ovat usein skeptisiä suhtautuessaan anonyymiin palautteeseensa ja eivät halua jakaa ongelmiaan kollegoiden kanssa epäluottamuksen takia. Tämä voi johtua esimerkiksi pelosta työpaikan menettämisestä. Siksi on tärkeää taata luottamuksellisuus kaikilla käytetyillä työkaluilla, mukaan lukien suhde heidän ”perehdytyskaveriin”.
Mitkä ovat haasteet, joita saatat kohdata?
Ohjaavien käytäntöjen vaara on, että perehdytyksen jälkeen uudet etulinjan työntekijät saattavat olla haluttomia siirtymään eteenpäin yksin. Siksi, jos osoitat heille perehdytyskaverin, on tärkeää, että he antavat kuitenkin tulokkaille tilaa ja kannustusta tutkia itse.
’Kavereiden’ tulisi myös määritellä selvästi suhteensa alku ja loppu perehdytyksen yhteydessä (esim. kuukausi). Käytäntöjen – ja virtuaalisen perehdytyksen kokonaisuutena – tavoitteena on, että uudet etulinjan työntekijät pystyvät jatkamaan itsevarmasti ja itsenäisesti organisaatiossa.
Lisäksi voi tapahtua, että etulinjan työntekijät kokevat, että heille ei yksinkertaisesti makseta riittävästi osallistumista lisätoimintoihin pitkien ja uuvuttavien työpäivien jälkeen. Siksi saatat kohdata jonkin verran haluttomuutta heidän puolestaan noudattaa tässä ehdottamiamme toimintoja, vaikka niiden tarkoituksena on auttaa heitä, koska he saattavat vain tuntua tarpeettomilta ylimääräisiltä tehtäviltä. Muista, että et ylikuormita uusia tulokkaita perehdytyksessä ja varmista, että he voivat käyttää kaikkia aktiviteetteja heille sopivimmalla hetkellä. Sen lisäksi aiempien uusien etulinjan työntekijöiden menestystarinoiden jakaminen voi lisätä motivaatiota osallistumiseen.
Mitä seuraavaksi?
Vaikka tämä artikkeli on kirjoitettu keskittyen etulinjan työntekijöihin, tämän artikkelin sisältö koskee myös virtuaalista perehdytystä yleensä. Olemme käsittäneet kaikki Inform, Welcome & Guide -kehyksen kolme vaihetta blogissamme, joten varmista, että olet tarkistanut ne kaikki. Onnea etulinjan työvoiman digitaaliseen perehdytykseen!
