Jeśli chodzi o praktyki wirtualnego onboardingu, dobrym początkiem może być rozważenie struktury Inform-Welcome-Guide (IWG) opracowanej przez Klein i Heuser1. Ich ramy sugerują, że onboarding powinien koncentrować się na trzech rodzajach praktyk: informowaniu, przyjmowaniu i prowadzeniu.
Przyjęcie tego ustrukturyzowanego podejścia do konfiguracji wirtualnego programu wprowadzającego może być pomocnym sposobem na zapewnienie, że nowi pracownicy z pierwszej linii będą mogli z łatwością znaleźć swoje miejsce w Twojej organizacji.
Ten artykuł skupi się na praktykach przewodnich, trzecim i ostatnim składniku struktury IWG firmy Klein i Heuser. Dzięki praktykom przewodnim chodzi o zapewnienie, że Twój wirtualny program onboardingowy zapewni Twoim nowym pracownikom wystarczające wsparcie.
Dlaczego praktyki przewodnie?
Rozpoczęcie pracy w nowej organizacji w środowisku wirtualnym może sprawić, że poczujesz się niesamowicie samotny pośród wszystkich nowych ludzi i informacji. Aby uniknąć tworzenia takiego poczucia wśród nowych pracowników pierwszej linii, powinieneś wdrożyć praktyki przewodnie w swoim wirtualnym programie onboardingowym. Wskazówki pomogą nowym pracownikom pierwszej linii poczuć, że są wspierani i pomogą im nawigować w nowej organizacji.
Jak wyglądają praktyki przewodnie?
Praktyki przewodnie obejmują zarówno interpersonalny, jak i informacyjny aspekt przystosowania się do nowej organizacji. Z jednej strony, praktyki przewodnie obejmują sposób, w jaki organizacja i poszczególne osoby w niej zawarte zapewniają pomoc nowym pracownikom pierwszej linii. Z drugiej strony, praktyki przewodnie obejmują bardziej formalne i ustrukturyzowane procesy, takie jak szkolenia, które dostarczają nowym pracownikom bez biurka informacji potrzebnych do pomyślnego poruszania się w nowej pracy.
O czym należy pamiętać, jeśli chodzi o prowadzenie praktyk?
Wdrażanie znajomych
Chociaż „osoby wprowadzające” również pojawiają się w ramach praktyk informowania i przyjmowania, praktyki przewodnictwa są tam, gdzie mogą naprawdę prosperować. Nowoprzybyli mogą niechętnie zadawać pytania, jeśli czują, że robią to zbyt często lub martwią się zakłócaniem harmonogramów swoich kolegów. Może to prowadzić do nieprawidłowego wykonywania pracy, zagrożeń bezpieczeństwa lub po prostu marnowania czasu.
Pomocne jest skonfigurowanie nowego pracownika bez biurka z „osobą wprowadzającą”, która będzie wyznaczoną osobą, do której możesz się udać, na wypadek, gdybyś miał jakiekolwiek pytania lub wątpliwości. „Osoba wprowadzająca” powinna również od samego początku jasno powiedzieć, że nowicjusz nie powinien się wahać przed skontaktowaniem się z nim i że wszystkie pytania są mile widziane – od tego oni są!
Aby nie przytłaczać obecnego pracownika w roli „osoby wprowadzającej”, przydatne może być również przyznanie nowemu pracownikowi pierwszej linii drugiej osoby kontaktowej. Może to również zapewnić im lepszy wgląd w ich zadania i organizację, jeśli druga osoba pracuje na innym stanowisku niż osoba wprowadzająca. Jest to również świetne, aby pomóc im budować relacje (sprawdź, dlaczego jest to ważne w naszym artykule o praktykach powitalnych).
Codzienne odprawy
Aby uzyskać bardziej uporządkowany początek, osoba kontaktowa nowoprzybyłego może na początku umawiać się z nim na regularne spotkania. Ze względu na charakter pracy bez biurka spotkania w czasie rzeczywistym mogą nie być opłacalną opcją. W takim przypadku zalecamy jedną lub dwie odprawy w czasie rzeczywistym w ciągu pierwszego miesiąca lub użycie formularza odprawy w formie kwestionariusza, który pracownik pierwszej linii powinien wypełnić w swoim czasie. Narzędzie takie jak GuavaHR może być użyte do tworzenia, przechowywania i konfigurowania przypomnienia dla tego kwestionariusza.
Odstresuj się
Kontakt z nowym znajomym, zameldowanie lub anonimowa informacja zwrotna mogą być pomocne w identyfikowaniu wszelkich wyzwań, przed którymi mogą stanąć nowicjusze, dając im pole do popisu. Jednak stworzenie niezbędnego zaufania, aby tak się stało, jest poważnym wyzwaniem.
Pracownicy pierwszej linii często sceptycznie podchodzą do anonimowości ich opinii i nie chcą dzielić się swoimi problemami z kolegami z powodu braku zaufania. Może to być spowodowane obawą przed utratą pracy w konsekwencji. Dlatego ważne jest, aby zagwarantować poufność wszelkich używanych narzędzi, w tym relacji z ich „kumplem wprowadzającym”.
Jakie wyzwania możesz napotkać?
Niebezpieczeństwo związane z praktykami przewodnictwa polega na tym, że po zakończeniu procesu onboardingu nowi pracownicy pierwszej linii mogą niechętnie iść do przodu na własną rękę. Dlatego, jeśli przydzielisz im znajomego, ważne jest, aby nie trzymali zbyt mocno za rękę i nadal dawali nowoprzybyłym przestrzeń i zachętę do samodzielnego odkrywania.
„Kumple” powinni również jasno określić początek i koniec swojej relacji w kontekście onboardingu (np. jeden miesiąc). Celem praktyk przewodnich – i wirtualnego onboardingu jako całości – jest to, aby Twoi nowi pracownicy pierwszej linii mogli pewnie i niezależnie działać w organizacji.
Co więcej, może się zdarzyć, że pracownicy pierwszej linii poczują, że po prostu nie otrzymują wystarczającej płacy, aby uczestniczyć w dodatkowych zajęciach po długim i wyczerpującym dniu pracy. Dlatego możesz spotkać się z pewną niechęcią z ich strony, aby podjąć działania, które tutaj zaproponowaliśmy, mimo że mają one im pomóc, ponieważ mogą po prostu wydawać się niepotrzebnymi dodatkowymi zadaniami. Pamiętaj, aby nie przeciążać nowoprzybyłych czynnościami onboardingowymi i upewnij się, że mają dostęp do wszystkich czynności w najbardziej dogodnym dla nich czasie. Poza tym dzielenie się historiami sukcesu od poprzednich nowych osób zatrudnionych na pierwszej linii może zwiększyć motywację do uczestnictwa.
Co dalej?
Chociaż napisany z naciskiem na pracowników pierwszej linii, treść tego artykułu dotyczy również ogólnie wirtualnego onboardingu. Na naszym blogu omówiliśmy wszystkie trzy etapy Inform, Welcome & Guide Framework, więc upewnij się, że sprawdziłeś je wszystkie. W naszym następnym poście omówimy proaktywność nowicjuszy i jak cyfrowo zachęcić do tego nowicjuszy.