Jeśli chodzi o praktyki wirtualnego onboardingu, dobrym początkiem może być rozważenie struktury Inform-Welcome-Guide (IWG) opracowanej przez Klein i Heuser. Ich ramy sugerują, że onboarding powinien koncentrować się na trzech rodzajach praktyk: informowaniu, przyjmowaniu i prowadzeniu.
Przyjęcie takiego ustrukturyzowanego podejścia do konfiguracji wirtualnego programu wprowadzającego może być pomocnym sposobem na zapewnienie, że nowi pracownicy z pierwszej linii będą mogli z łatwością znaleźć swoje miejsce w Twojej organizacji.
W tym artykule skupimy się na praktykach informacyjnych, które obejmują wszystkie czynności, które przechodzą nowi pracownicy pierwszej linii podczas onboardingu, a które mają pomóc im w zdobyciu niezbędnych informacji w celu lepszego dostosowania się w organizacji.
Dlaczego praktyki informacyjne?
Praktyki informacyjne są ważne, ponieważ pomogą nowicjuszom poczuć się lepiej przygotowanym do podejmowania nowych zadań. Zapoznanie się z nowymi informacjami i wiedzą, gdzie można się odwołać w razie wątpliwości, może być pocieszającym narzędziem dla nowych osób zatrudnionych na pierwszej linii. Pomoże im to poczuć się pewniej i lepiej przygotować, zwłaszcza że pracownicy pierwszej linii nie zawsze mają szybki i łatwy sposób skontaktowania się z kimś w przypadku wątpliwości.
Pracownicy bez biurka są również często rozproszeni pod względem fizycznej lokalizacji i częściej mówią różnymi językami, co może powodować dalsze trudności w przekazywaniu ważnych informacji.
Jak wyglądają praktyki informacyjne?
Praktyki informacyjne powinny przekazywać wszelkie ważne informacje, których nowi pracownicy będą potrzebować, aby wykonać swoje zadania zawodowe lub ogólnie zapoznać się z firmą. Można to zrobić na różne sposoby, w tym między innymi:
przedstawiać nowoprzybyłym dokumentów do przeczytania,
przekazywać prezentacje,
udostępniać nagrane filmy szkoleniowe,
przypisywać moduły samouczące,
prowadzić wirtualne sesje szkoleniowe.
Po każdym z tych działań lub zadań należy również sprawdzać wiedzę, aby upewnić się, że Twoje praktyki informacyjne pomagają nowym pracownikom pierwszej linii osiągnąć ich cele wdrożeniowe. Aby to wszystko z powodzeniem wykonać, wybierz narzędzie, które umożliwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów, organizowanie e-learningu oraz ustawianie terminów i wydarzeń w kalendarzu w sposób najlepiej odpowiadający potrzebom Twojej organizacji.
O czym należy pamiętać, jeśli chodzi o praktyki informacyjne?
Jasne i konkretne praktyki informacyjne
Istotnym aspektem praktyk informacyjnych jest to, że pracownicy pierwszej linii w Twojej organizacji powinni jasno wiedzieć, gdzie można znaleźć wszelkie informacje, których mogą potrzebować przez cały czas pracy w tej organizacji. Obejmuje to wszystko, od informacji o listach płac i urlopach po standardowe procedury operacyjne i instrukcje dotyczące zadań. Niezwykle pomocne może być posiadanie wyznaczonego „kumpla do wdrażania” lub członka zespołu HR, który poprowadzi nowicjusza przez najważniejsze informacje, a także wyjaśni, w jaki sposób są one zorganizowane.
Kiedy pracodawca informuje, gdzie nowi pracownicy pierwszej linii mogą znaleźć informacje, ważne jest, aby odbywało się to w bardzo konkretny sposób. Na przykład, powinni wspomnieć nie tylko o bazie danych, w której można znaleźć informacje (np. GuavaHR), ale także o konkretnych folderach (np. Dokumenty – Osobiste – Umowa).
Ogólnie rzecz biorąc, oznacza to, że osoba odpowiedzialna za informowanie o procesach onboardingu powinna mieć odpowiednie umiejętności i świadomość, aby być konkretnym w komunikacji z nowo zatrudnionymi pracownikami. Wprowadzająca lista kontrolna dostosowana do pracowników bez biurka w Twojej organizacji może być przydatnym narzędziem zapewniającym przekazanie wszystkich niezbędnych informacji nowicjuszowi.
Informacje na teraz i na później
Jest prawdopodobne, że niektóre informacje będą kluczowe dla pracowników w pierwszym tygodniu zatrudnienia (np. zasady bezpieczeństwa i ochrony, informacje o wynagrodzeniach i świadczeniach, wizja i misja), podczas gdy inne informacje mogą po prostu być znalezione w razie potrzeby. Dzięki narzędziom takim jak GuavaHR można stworzyć spersonalizowaną sekwencję e-learningową dla każdego nowego pracownika pierwszej linii, aby upewnić się, że obejmuje on wszystkie niezbędne informacje od samego początku.
Ważne jest również, aby organizacja jasno przekazywała swoje oczekiwania nowym pracownikom z pierwszej linii. Obejmuje to informacje, przez które nowicjusze powinni przejść samodzielnie oraz do kiedy należy to zrobić. Jest to szczególnie ważne ze względu na charakter pracy bez biurka i związane z nią wyzwania związane z pracą w różnych lokalizacjach i językach. Przewodnik krok po kroku może być pomocny w przedstawieniu jasnych oczekiwań.
Inną opcją byłoby skorzystanie z systemu, który pozwala na ustawienie kursów z automatycznymi terminami do zaznaczenia przez nowego pracownika pierwszej linii po zakończeniu. Zadania można skonfigurować za pomocą funkcji przypominania, która zapewni większą swobodę zarówno menedżerom, jak i pracownikom bez biurka.
Czas i możliwości na pytania i odpowiedzi
Jednak samo przydzielanie zadań nie wystarczy. Twoi nowo zatrudnieni mogą mieć pytania, więc możliwość porozmawiania o nowo pozyskanych informacjach pomoże im lepiej je przetworzyć. W związku z tym przeprowadzanie regularnych odpraw jeden do jednego między nowoprzybyłym a jego menedżerem powinno być również uwzględnione w praktykach informowania o wirtualnym wprowadzaniu.
Aby uzyskać bardziej dostępne rozwiązanie, GuavaHR daje Ci możliwość stworzenia grupy dla nowych pracowników pierwszej linii, w której mogą zamieszczać wszystkie swoje pytania i otrzymywać szybsze odpowiedzi. W ten sposób Twoi nowi pracownicy bez biurka mogą również uczyć się na wzajemnych pytaniach.
Jakie wyzwania możesz napotkać?