Słyszeliście o Paulu Watzlawicku? Był terapeutą rodzinnym, który badał procesy komunikacji w systemach. Twoja rodzina to system. Społeczeństwo jest systemem. Twoja organizacja też jest systemem.
Opierając się na pracach wszechstronnie utalentowanego Gregory’ego Batesona, Watzlawick i jego współpracownicy zdefiniowali pięć podstawowych aksjomatów leżących u podstaw wszelkiej komunikacji międzyludzkiej. Uważamy, że z tych pięciu najciekawszym punktem jest koncepcja komunikacji analogowej i cyfrowej. To naprawdę znacznie ułatwia podjęcie decyzji, które kanały nadają się do wykorzystania jako kanały komunikacji wewnętrznej firmy, a które najlepiej pominąć.
Jakie Są Analogowe i Cyfrowe Sposoby Komunikacji?
Watzlawick to facet, który pracował w latach 60., więc cyfrowość ma tutaj inną definicję niż zwykle. Podczas gdy modalność cyfrowa odnosi się do treści werbalnej – CO się mówi – modalność analogowa odnosi się do JAK przekazywana jest wiadomość, czyli komunikacji niewerbalnej.
Dopiero gdy relacja jest naprawdę dobra, można zacząć skupiać się wyłącznie na treści, czyli – jak to ujął Watzlawick – na cyfrowym poziomie komunikacji.
Na przykład, jeśli naprawdę pracowałeś nad nawiązaniem dobrej komunikacji ze swoim partnerem, nie zawsze musisz pytać: „Czy coś jest nie tak?” gdy ich głos brzmi bezbarwnie. Zamiast tego możesz im zaufać i skoncentrować się na tym, co mówią.
Jednak relacje między pracownikami są często trudne. Watzlawick nauczył nas, że w większości związków ludzie zwykle ufają swojej intuicji i skupiają się na ewolucyjnie starszej modalności: analogowej.
Jeśli więc ktoś twierdzi, że wszystko jest w porządku, ale słyszysz, jak drży mu głos, zaufasz temu drugiemu i zignorujesz treść jego wiadomości. Lub gdy prowadzący spotkania powie, że Twoje przemyślenia i opinie mają znaczenie – ale nie pozostawia czasu na uwagi lub pytania – zauważysz rozbieżność i zaczniesz traktować jego słowa z przymrużeniem oka.
Jak Wybrać Lepsze Kanały Komunikacji Wewnętrznej w Firmie?
To, co zdefiniował Watzlawick, oznacza, że kiedy ton, mowa ciała, wygląd, zachowanie lub kanał komunikacji nie pasują do komunikatu… treść tego, co mówisz, tak naprawdę nie ma znaczenia. Podobnie właściwy kanał może sam wysłać wiadomość.
Jak zatem wybierać spośród nieskończonej liczby kanałów komunikacji – tablic ogłoszeniowych, aplikacji, telewizorów, e-maili, spotkań, intranetów itp. – podczas komunikacji z pracownikami w magazynie, na produkcji, za kierownicą czy w delikatesach?
Dzięki odkryciom Paula Watzlawicka i jego współpracowników pomożemy Ci rozszyfrować możliwe ukryte komunikaty wysyłane przez kanał, z którego aktualnie korzystasz, i które z nich wybrać, aby pomóc w budowaniu lepszych relacji w całej firmie.
Jak Porównaliśmy Kanały Komunikacji Firmy?
W tym artykule staraliśmy się poznać punkt widzenia zarówno pracowników, jak i pracodawcy na kanały komunikacji wewnętrznej firmy. Z samą wiadomością możesz zrobić tylko tyle, ile nadawca – jeśli korzystasz z kanału, który nie jest odpowiedni do pracy, wiadomość po prostu nie zostanie odebrana, a zatem punkt widzenia pracownika jest dość istotny.
Ponieważ jednak pracownicy HR często muszą przedstawiać kierownictwu zalety i wady potencjalnego kanału komunikacji wewnętrznej, aby otrzymać wsparcie i fundusze, uwzględniliśmy również wskaźniki ważne dla tego celu.
Cena i inne koszty. Porównaliśmy początkową cenę zakupu (telewizory, aplikacje itp.) oraz koszt utrzymania, jeśli taki istnieje (w przypadku SMS-ów, spotkań itp.).
Łatwość użycia. W tym przypadku naprawdę musisz wejść w buty swoich pracowników. Znajomość pracowników biurowych nie zawsze jest równa znajomości pracownika magazynu, kierowcy ciężarówki lub kasjera.
Mierzalność i zasięg. Aby wyciągnąć wnioski na potrzeby rozwoju kanałów komunikacji wewnętrznej, porównaliśmy także, czy i w jakim stopniu można zmierzyć zasięg i wykorzystanie kanału oraz, w oparciu o badania i nasze doświadczenia, jak dobrze kanał dociera do odbiorców.
Przepływ informacji. Następnie sprawdziliśmy, w jakim kierunku kanały komunikacji wewnętrznej firmy pozwalają na dyskusję: od góry do dołu (pracownicy są po prostu odbiorcami), od dołu do góry (pracownicy są zapraszani i mogą inicjować dyskusje), poziomej (osoby z tego samego działu) , jednostka, lokalizacja itp. Omówiliśmy niedociągnięcia jednokierunkowej komunikacji organizacyjnej w naszym poście na blogu: 11 głównych problemów komunikacyjnych w miejscu pracy.
Uwaga. W tym miejscu chcieliśmy zrozumieć, jak dobrze uczestnicy pozostają skupieni podczas komunikowania się określonym kanałem.
Powtarzalność. Wskaźnik ten opiera się na prostocie dzielenia się tą samą informacją przy wielu okazjach: niektóre wiadomości wystarczy powtórzyć, niezależnie od tego, czy jest to przypomnienie o nadchodzącym wydarzeniu firmowym, kontroli stanu czy ostatecznym terminie standaryzacji ISO.
Wolność wyboru. Wiąże się to z jednym prostym, ale istotnym pytaniem: czy pracownik może wybrać, kiedy i gdzie będzie korzystał z kanału – czy może to robić w najdogodniejszej dla niego porze, czy też ogranicza się to do 10 minut podczas przerwy kawowej w stołówce na I piętrze ?
Świetny mecz. Tutaj zbieramy wszystkie pomysły na komunikację wewnętrzną, które bardzo dobrze pasują do tego kanału – proste.
Potencjalne problemy. W tej sekcji opisano wszelkie przeszkody i obawy, które mogą pojawić się podczas wdrażania lub korzystania z tego kanału.
Możliwe ukryte komunikaty. Oto idea Watzlawicka: kanał sam może wysłać do odbiorcy komunikat, który będzie sprzeczny z treścią (jednym z przykładów jest 30-minutowe spotkanie w sprawie ogromnej zmiany strategicznej) lub może przekazać ukryty komunikat o tym, czego naprawdę się oczekuje i co myśli się o odbiorcy (a czasami także o nadawcy).
Pomysły na ulepszenia. Jak maksymalnie wykorzystać ten kanał komunikacji wewnętrznej, a jeśli już robisz dużo – co możesz dodać, aby pójść jeszcze dalej.
Przejdźmy zatem do komunikacji biznesowej.
Różne Kanały Komunikacji Wewnętrznej Firmy: Porównanie
Do naszego porównania wybraliśmy 7 różnych kanałów komunikacji: spotkania (osobiste i online), wiadomości tekstowe i tablice ogłoszeń (w tym wewnętrzne telewizory), a także kilka kanałów komunikacji cyfrowej, takich jak e-maile, media społecznościowe, czaty i aplikacje dla pracowników (w tym intranety).
1. Spotkania (stacjonarne i online)
Spotkania są kluczowym kanałem komunikacji, ponieważ jako ludzie potrzebujemy komunikacji twarzą w twarz. Być może znasz ten biurowy żart o wszystkich spotkaniach, które mogłyby być e-mailami. Inaczej jest jednak w firmach zatrudniających pracowników, którzy nie pracują z biura. Spotkania mogą być wtedy dobre dla utrzymania relacji i mieć duże znaczenie dla pracowników, ponieważ dyrektor generalny lub menedżer poświęcił czas, aby przyjść i porozmawiać z nimi bezpośrednio.
Cena i inne koszty. Choć pozornie bezpłatne, spotkania są bardzo kosztowne: wszyscy – czasem ponad 100 osób – spędzają swój cenny czas, często w najbardziej produktywnych godzinach. A te koszty są stałe.
Łatwość użycia. Osobisty udział: jeśli rozumiesz język lub dostępne jest tłumaczenie, udział w spotkaniu jest łatwy. Udział online: naprawdę różni się w zależności od umiejętności IT i dostępności.
Mierzalność i zasięg. Zasięg jest dobry – jeśli wszyscy zaproszeni są obecni i łatwo jest zmierzyć, kto tam był (ale trudniej jest zrozumieć, kto tak naprawdę słuchał).
Przepływ informacji. Wszystko dobrze: z góry na dół, z dołu do góry i poziomo.
Uwaga. Dobrze – jeśli spotkanie jest krótkie (do 30 min).
Powtarzalność. Informacje usłyszane na spotkaniach są trudne do powtórzenia, ponieważ ludzie nie lubią tracić czasu na słuchanie tego samego w kółko.
Wolność wyboru. Pracownicy nie mogą wybierać, kiedy go spożyć, jednak przewidywalność i rutyna mogą być bardzo pomocne, szczególnie w czasie kryzysu.
Świetny mecz. Spotkania bardzo dobrze sprawdzają się przy inauguracji każdej inicjatywy strategicznej, dyskusji nad kwestiami o dużym znaczeniu oraz w formie krótkich, cyklicznych sesji w celu komunikowania zmian od ostatniego spotkania.
Potencjalne problemy. Potencjalne problemy obejmują kompetencje i motywację mówiącego. Na przykład wyniki przekazania wiadomości o globalnej zmianie strategii mogą się różnić w zależności od tego, czy mówi dyrektor generalny, przedstawiciel PR czy kierownik magazynu.
Ze względu na ostatnie lata zagrożenia wirusem Covid-19 wielu z nas przyzwyczaiło się również do rozwiązań wideokonferencji. Chociaż oszukano nas, że oprogramowanie do wideokonferencji umożliwia nam pożądaną komunikację twarzą w twarz, tak naprawdę nigdy nie dochodzi do kontaktu wzrokowego, a mimika jest tak wyraźna, jak pozwala na to jakość aparatu. Pamiętaj więc, że spotkania wideo nie zastępują spotkań w prawdziwym życiu i nadal musisz znaleźć sposób na umożliwienie również prawdziwej komunikacji.
Jakie Ukryte Przesłanie Się Za Tym Kryje?
Pozostał czas na pytania i uwagi; jak zwięźle zorganizowane jest spotkanie, a przygotowanie prelegenta może wiele powiedzieć. Twoi pracownicy mogą czuć się nieważni, jeśli nie otrzymują odpowiedzi, lub mogą czuć, że nie szanujesz ich czasu, jeśli spotkania przeciągają się lub nie wydają się ważne.
Jak Możesz Poprawić Jakość Korzystania z Takich Kanałów Komunikacji?
Jeśli regularnie korzystasz ze spotkań, jak możesz to ulepszyć? Wysyłaj materiały przed spotkaniem i po nim, przydzielaj zadania, aby upewnić się, że uczestnicy rzeczywiście otrzymali informacje, a następnie śledź je innym kanałem. W przypadku niektórych tematów na koniec spotkania możesz przeprowadzić quizy, aby sprawdzić, czy uczestnicy zrozumieli, o czym dyskutowano.
2. E-mail
E-maile nie znikną w najbliższym czasie i prawdopodobnie będą dostępne jeszcze przez wiele lat. Jeśli jesteś fanem komunikacji pisemnej, prawdopodobnie też jesteś zwolennikiem e-maili. Jednak w komunikacji korporacyjnej wykorzystuje się je coraz rzadziej.
Cena i inne koszty. E-maile są bezpłatne do użytku prywatnego i od 5 EUR miesięcznie na użytkownika do użytku korporacyjnego. Utrzymanie jest bezpłatne, ale czasami może się zdarzyć, że będzie musiał wkroczyć dział IT.
Łatwość użycia. To raczej łatwe.
Mierzalność i zasięg. Nie jest to łatwe do zmierzenia, chyba że wysyłasz e-maile za pomocą oprogramowania do masowej wysyłki e-maili (co w takim przypadku zwiększa koszty). Zasięg jest dobry – dotrzesz do każdego, kto ma e-maile, a w 80% przypadków to dużo, ale dotarcie do skrzynki odbiorczej każdemu może zająć trochę czasu.
Przepływ informacji. Wszystko dobrze: z góry na dół, z dołu do góry i poziomo.
Uwaga. Słabe: e-maile, jeśli nie są potrzebne do pilnych zadań, są zwykle ignorowane przez pracowników niebiurowych.
Powtarzalność. Łatwo to powtórzyć, ale za drugim i trzecim razem przyciągniesz jeszcze mniej uwagi.
Wolność wyboru. Mogą wybrać, kiedy przeczytać wiadomość e-mail, pod warunkiem, że mają urządzenie, które może to umożliwić również w domu.
Świetny mecz. Wiadomości e-mail najlepiej nadają się do przesyłania średnio pilnych informacji operacyjnych, które nie wymagają szybkiej dyskusji.
Potencjalne problemy. Problemy z pocztą elektroniczną są dwojakie. Po pierwsze, jest ich tak dużo, że ważne fragmenty zostaną utracone pomiędzy innymi rzeczami. Po drugie, osoby, które nie korzystają codziennie z poczty e-mail (czyli większość pracowników niebiurowych), mogą mieć problemy z niektórymi rzeczami, które pracownicy biurowi uważają za podstawowe: odpowiadaniem wszystkim lub tylko nadawcy, wysyłaniem e-maili do właściwej listy (najprawdopodobniej nawet nie spróbują) i tak dalej.
Wdrożenie nowego pracownika jest również trudne, gdy dotychczas najważniejszym kanałem komunikacji był e-mail: włączanie go do już toczących się rozmów firmowych jest kłopotliwe, a przekazywanie mu wszystkich przeszłych, ale wciąż istotnych informacji, jest czasochłonne.
Ilość informacji, które Twoim zdaniem możesz przesłać za pomocą e-maili, wydaje się dobra, jednak dłuższe e-maile nie są czytane do końca, a większość odrzuceń ma miejsce po pierwszych 5-10 wierszach.
Jakie Ukryte Przesłanie Się Za Tym Kryje?
Korzystając z poczty elektronicznej, firma może wysłać wiadomość, że tak naprawdę nie dba o różnorodność swoich pracowników: kierownictwo wie, że większość z nich nie jest w biurze, gotowa do czytania długich wątków, ale będzie korzystać głównie z poczty elektronicznej tak czy siak.
Jednak jako dodatek do aplikacji lub intranetu e-maile mogą być narzędziem dla mniejszych grup, zwłaszcza jeśli pracownicy są starsi i nieprzyzwyczajeni do narzędzi do czatowania.
Jak Można Poprawić Doświadczenie Korzystania z Takich Kanałów Komunikacji?
Aby ulepszyć procedury e-mailowe i współczynnik otwarcia, pamiętaj o edukacji swoich pracowników, aby korzystali z CC i UDW, aby uniknąć niezamierzonych odpowiedzi na całą listę odbiorców, twórz i regularnie aktualizuj listy oraz wysyłaj informacje do tylu osób, ilu to konieczne, ale do możliwie jak najmniejszej liczby. Używaj precyzyjnych linii tytułowych i tłumacz swoje listy na wszystkie języki firmy. Jeśli korzystasz z innych mediów, skieruj tam swoich ludzi, aby omówili temat dalej i przeczytali więcej. Podsumowując, daje to znacznie lepszy zasięg.
3. Kanał Komunikacji Wewnętrznej (aplikacja lub intranet)
Aplikacje pracownicze to święty Graal cyfrowych kanałów komunikacji współczesnych firm. Innowatorzy i stratedzy komunikacji wewnętrznej uważają aplikacje pracownicze za najskuteczniejsze kanały komunikacji. Zwykle obejmują one również funkcję czatu i mogą zawierać różne dodatki HR, takie jak szkolenia, dokumentacja i narzędzia do zarządzania projektami. Zatem dobra aplikacja dla pracowników może naprawdę usprawnić komunikację w zespole i pomóc firmie odnieść jeszcze większy sukces.
Niektóre aplikacje pracownicze posiadają dedykowaną przestrzeń, która pełni rolę formalnego kanału komunikacji. Oznacza to dzielenie się misją, wizją, wartościami, celami, procedurami i polityką organizacji – zarówno z obecnymi pracownikami, ale w coraz większym stopniu także z klientami, partnerami i byłymi pracownikami. W niedalekiej przyszłości coraz częściej będziemy świadkami przenikania się komunikacji wewnętrznej z komunikacją zewnętrzną.
Cena i inne koszty. Dedykowane rozwiązania zaczynają się od 1,5-2 EUR do 10+ EUR za pracownika, z możliwymi dodatkami za dodatkową cenę. Zwykle za wdrożenie pobierana jest także dodatkowa opłata (jeśli powiesz nam, że przeczytałeś ten post, otrzymasz go za darmo!). Jeśli jest to intranet zbudowany specjalnie dla firmy (a nie aplikacja regularnie przesyłająca aktualizacje), wiąże się to również z kosztami rozwoju i stałego utrzymania.
Łatwość użycia. Jeśli jest nowoczesny, jest łatwy w użyciu i ludzie uważają go za podobny do swoich codziennych kanałów w mediach społecznościowych. Jeśli jest to intranet zbudowany specjalnie dla firmy, może szybko się zdezaktualizować – chyba że dobrze zgadniesz, w jakim kierunku zmierza rozwój cyfrowy.
Mierzalność i zasięg. Obydwa są bardzo dobre: w GuavaHR nasz średni miesięczny zasięg wynosi 86%.
Przepływ informacji. Wszystko dobrze: z góry na dół, z dołu do góry i poziomo.
Uwaga. Całkiem nieźle, ponieważ aplikacje obsługują głównie informacje nieoperacyjne, które są wolniejsze, a powiadomienia pozwolą ludziom zorientować się, o co w tym wszystkim chodzi.
Powtarzalność. Łatwe i można to zrobić na kilka sposobów, przypinając, zaznaczając ważne, przesuwając przypomnienia itp.
Wolność wyboru. Jak najbardziej – możesz wybrać zarówno urządzenie (smartfon, komputer, tablet, telewizor), jak i czas. Jeśli nie podobają Ci się powiadomienia poza godzinami pracy, zazwyczaj można je również wyciszyć w określonych godzinach.
Świetny mecz. Aplikacje pracownicze doskonale sprawdzają się w niemal każdej komunikacji w całej firmie: pilnej (jeśli korzystasz z czatu lub określonego kanału), strategicznej, korporacyjnej, a także komunikacji społecznej. Zwykle aplikacje mają dedykowane formalne i nieformalne kanały komunikacji wewnętrznej, aby pokazać, że oba są ważne i mają swoje miejsce.
Potencjalne problemy. Pamiętaj o krzywej adaptacji technologii: większość ludzi potrzebuje czasu na jej przyjęcie. Chociaż nasze statystyki pokazują, że starsi pracownicy są tak samo aktywnymi użytkownikami, jak pozostali, gdy już zostali dołączeni, ich proces adopcji zajmuje tylko trochę więcej czasu.
Jakie Ukryte Przesłanie Się Za Tym Kryje?
Posiadanie dedykowanej aplikacji do komunikacji wewnętrznej w firmie pokazuje, że komunikacja naprawdę ma znaczenie dla Twojej organizacji i jest jednym z jej filarów, na których można zbudować wszystko inne.
Jak Można Poprawić Doświadczenie Korzystania z Takich Kanałów Komunikacji?
Jeśli Twoja organizacja ma już aplikację dla pracowników, przygotowaliśmy obszerny post na temat tego, jak poprawić jej wdrożenie, aktywność użytkowników i wkład. Polecamy artykuł: Jak Poprawić Komunikację Wewnętrzną w Firmie?.
4. Tablice Ogłoszeniowe i Telewizja Wewnętrzna
Znajdujące się zwykle w fabrykach i magazynach zarówno tablice ogłoszeniowe, jak i ekrany wewnętrzne są zdecydowanie lepsze niż brak informacji, jednak wiąże się z nimi kilka poważnych problemów, z których najważniejszy dotyczy faktu uniemożliwienia jakiejkolwiek dwustronnej komunikacji.
Cena i inne koszty. Koszty telewizorów są wysokie, podobnie jak ciągłe aktualizacje systemu zapewniające przepływ informacji. Koszty konieczności podróżowania po mieście lub kraju w celu aktualizacji tablic ogłoszeniowych w różnych lokalizacjach są jeszcze wyższe: prawdopodobnie robisz to, gdy i tak musisz udać się do danej lokalizacji, a może się to odbywać nieregularnie, rzadko lub nierównomiernie pomiędzy lokalizacjami, pozostawiając pewnych ludzi niedoinformowanych.
Łatwość użycia. Dobre dla pracownika – odbiorca nie wymaga żadnych działań lub podejmuje niewielkie działania. Jednak kłopot dla administratora.
Mierzalność i zasięg. Jedno i drugie jest stosunkowo niemożliwe – nie ma dobrego sposobu, aby dowiedzieć się, kto otrzymał Twoją wiadomość.
Przepływ informacji. Tylko z góry na dół. Możesz zareagować (napisać na papierze, aby się zapisać lub zeskanować kod QR), ale nie ma możliwości dialogu ani dyskusji bez dalszych działań za pośrednictwem spotkań, e-maili, aplikacji itp.
Uwaga. Niedobrze, zwłaszcza jeśli telewizory znajdują się w strefach przeznaczonych do odpoczynku lub w strefach przejściowych, np. w szatniach, gdy prace jeszcze się nie rozpoczęły i mogą być dla nich uciążliwe. Uwaga również z czasem ulega pogorszeniu (patrz następny punkt dyskusji).
Powtarzalność. Wiadomości łatwo się powtarzają i to też jest duży problem (wiemy – nie jest łatwo to zrobić dobrze!). Twoi ludzie będą widzieć te same wiadomości tysiące razy w ciągu kilku tygodni, co ostatecznie sprawi, że zignorują kanał jako całość, ponieważ treść rzadko się zmienia.
Wolność wyboru. Tak naprawdę nie ma – musisz chłonąć informacje tam, gdzie znajduje się tablica czy telewizor, i nawet wtedy musisz podążać w wybranym dla siebie tempie.
Świetny mecz. Tablice ogłoszeniowe i telewizory nie mają tak naprawdę niczego, czego nie można by zastąpić funkcją w aplikacji dla pracowników, jednak tablice ogłoszeniowe mogą służyć do celów społecznościowych, takich jak gry, losowania, zapisywanie się na różne rzeczy i dobrowolny przepływ informacji. Jeśli masz pracowników niechętnych do podejmowania jakichkolwiek rozwiązań cyfrowych, czasami wystarczy podwoić najważniejsze dla nich fragmenty w przystępny sposób.
Potencjalne problemy. W zasadzie nie ma tu nic poza problemami, z których największym jest informacja przychodząca w nieodpowiednim momencie, gdy pracownicy chcą odpocząć (w szatniach czy kawiarniach) lub gdy są skupieni gdzie indziej (obok linii produkcyjnych czy obiektów magazynowych).
Jakie Ukryte Przesłanie Się Za Tym Kryje?
Przede wszystkim ten kanał może przekazać wiadomość, że reakcja pracowników nie jest ważna, ponieważ tablice służą wyłącznie do komunikacji jednostronnej (chyba że wykażesz się naprawdę dużą kreatywnością). Ponadto, jeśli tablica ogłoszeń wygląda na brudną i przestarzałą lub telewizor nie działa przez jakiś czas, Twoi pracownicy mogą pomyśleć, że komunikacja po prostu nie ma znaczenia.
Jak Można Poprawić Doświadczenie Korzystania z Takich Kanałów Komunikacji?
Niektóre aplikacje dla pracowników oraz intranety oferują rozwiązania do synchronizacji wewnętrznych telewizorów za pomocą kanałów RSS: w ten sposób informacje są przynajmniej stale aktualizowane (choć wciąż nieosobiste ani dwukierunkowe), a ekran będzie działał jak portal informacyjny zachęcający użytkowników do konsumowania większej ilości informacji w innych miejscach.
5. Wiadomości Tekstowe
Choć wiele współczesnych komunikacji wewnętrznych przeniosło się na aplikacje, dobre, stare wiadomości tekstowe wciąż są używane jako część komunikacji biznesowej.
Cena i inne koszty. Kosztuje to około 5-10 centów za wiadomość tekstową, ale długość wiadomości zależy od języka i liczby znaków. Nadawca musi również być zarejestrowany u dostawcy usług, aby pracownicy wiedzieli, skąd pochodzi wiadomość.
Łatwość użycia. Bardzo łatwe.
Mierzalność i zasięg. Możesz dotrzeć do każdego posiadającego numer telefonu, ale nie ma prostego sposobu na zmierzenie zasięgu.
Przepływ informacji. Tylko z góry na dół, chyba że pracownicy wiedzą, do kogo mają odpowiadać.
Uwaga. Ludzie przykładają dużą wagę do wiadomości tekstowych w UE, ale znacznie mniej w USA.
Powtarzalność. Łatwa – ale w końcu kosztowna.
Wolność wyboru. Tak sobie: w przeciwieństwie do powiadomień, czasami nie możesz (i nie chcesz) wyłączyć powiadomień z wiadomości tekstowych i możesz otrzymywać informacje poza godzinami pracy.
Świetny mecz. Szybkie ogłoszenia dotyczące pilnych spraw, takich jak wypadki i zmiany w zaplanowanych działaniach, które mają miejsce w najbliższej przyszłości.
Potencjalne problemy. W krótkiej wiadomości tekstowej można przekazać tylko ograniczoną ilość informacji, i jest prawdopodobne, że będziesz komunikować się mniej, jeśli wiesz, że każde słowo dosłownie cię kosztuje. Komunikacja wielojęzyczna i dotarcie do pracowników tymczasowych lub pracowników posiadających zagraniczne numery telefonów może być również trudne.
Jakie Ukryte Przesłanie Się Za Tym Kryje?
Wiadomości tekstowe są świetne, ponieważ sprawiają wrażenie osobistego kontaktu i informują odbiorców, że naprawdę chcesz dotrzeć do nich z Twoją wiadomością. Jednak mogą być postrzegane jako natrętne i zazwyczaj są natychmiast widoczne zarówno w trakcie, jak i poza godzinami pracy.
Jak Można Poprawić Doświadczenie Korzystania z Takich Kanałów Komunikacji?
Niektóre aplikacje dla pracowników pozwalają na wysyłanie wiadomości tekstowych oraz publikowanie postów, aby zaspokoić potrzeby pracowników mniej biegłych w obsłudze technologii – i to świetne połączenie! Ponadto, wyjaśnienie zasad korzystania z wiadomości tekstowych podczas wprowadzania nowych pracowników sprawia, że kanał komunikacyjny staje się bardziej efektywny.
6. Media Społecznościowe
Jeśli chodzi o media społecznościowe, mamy na myśli kanały obejmujące zarówno komponent przesyłania wiadomości, jak i aplikacje do rozmów. Najbardziej znany z nich to Facebook, ale inne opcje obejmują Vero, LinkedIn, TikTok, Instagram oraz kilka innych, co różni się między różnymi krajami. Niektóre z nich mogą być używane jako główny kanał komunikacji wewnętrznej, inne do wzmacniania rekrutacji lub budowania zespołu. Oprócz tego istnieją również kanały społecznościowe skoncentrowane na przesyłaniu wiadomości: Viber, Telegram, WhatsApp i inne.
Cena i inne koszty. Większość platform jest darmowa.
Łatwość użycia. Jest łatwa i znajoma dla pracownika, jednak może być trudna dla menedżera ds. zasobów ludzkich: nawet wersje biznesowe niektórych z tych kanałów oferują brak lub bardzo ograniczone wsparcie, i nie ma integracji z żadnymi innymi kanałami.
Mierzalność i zasięg. Użytkowanie Facebooka maleje zarówno w UE, jak i w USA, jednak jeśli Twoi ludzie mają konta i akceptują Twoje prośby, będziesz mógł dotrzeć do wszystkich z nich. Zasięg może wprowadzić Cię w błąd, wierząc, że wszyscy czytają Twój post, jednak mogli go po prostu przewinąć lub otworzyć powiadomienie.
Przepływ informacji. Wszystko w porządku: z góry na dół, z dołu na górę i poziomy. Jednakże, jeśli masz pracowników mówiących w wielu językach, prawdopodobne jest, że mniejszości językowe korzystają z zupełnie innej platformy społecznościowej niż większość.
Uwaga. Nie najlepsza, ponieważ Twoje posty i wiadomości zostaną zagubione między innymi aktualizacjami w serwisie z wiadomościami – a te, z którymi Twoi pracownicy najbardziej się angażują, zostaną wypchnięte na wierzch. Ponadto algorytmy są stale zmienne.
Powtarzalność. Łatwo powtórzyć wiadomość w mediach społecznościowych.
Wolność wyboru. Tak sobie. Jest to podobne do wysyłania wiadomości tekstowych: tak, możesz wybrać, kiedy i gdzie korzystać z kanału. Ale nie możesz naprawdę uniknąć widzenia postów lub wiadomości związanych z pracą poza godzinami pracy, ponieważ są one obok osobistych postów i wiadomości, czekając na to, abyś je przeczytał i odpowiedział.
Świetny mecz. Publikowanie wiadomości dotyczących wizerunku pracodawcy z zamiarem ponownego udostępniania przez pracowników.
Potencjalne problemy. Cieniowa komunikacja (shadow communication) jest głównym problemem związanym z tym kanałem. Jeśli firma daje przykład udostępniania informacji za pośrednictwem Facebooka lub innych nieoficjalnych kanałów komunikacyjnych, rodzą się prywatne rozmowy między pracownikami, które nie są już kontrolowane przez zarząd. Jest to idealne miejsce do pojawiania się dezinformacji i plotek.
Niestety, informacje, do których nie ma dostępu kadra HR lub pracownicy ds. komunikacji, są również niezwykle trudne do zdyskredytowania. Cieniowa komunikacja może również wzrastać, gdy narzędzia udostępnione pracownikom nie są odpowiednie do wykonywanej pracy (np. gdy wewnętrzna sieć jest niewystarczająca, i tak czy inaczej zwrócisz się do Facebooka).
Inny temat dotyczy bezpieczeństwa i potencjalnych wycieków danych, które miały miejsce w przeszłości i prawdopodobnie będą się zdarzać nadal. Zawsze jest więc pewna część informacji, którą nie chcemy się dzielić, bo czujemy się niebezpiecznie.
Na koniec, wybór odpowiedniej platformy może być wyzwaniem. Facebook może być zbyt nudny dla młodszych pracowników, TikTok zbyt skoncentrowany na wideo i zbyt intensywny, a LinkedIn zbyt korporacyjny.
Jakie Ukryte Przesłanie Się Za Tym Kryje?
Korzystanie z kanałów społecznościowych takich jak Facebook czy Vero może nieść sygnał, że firma nie szanuje równowagi między pracą a życiem osobistym swoich pracowników, nieustannie wtrącając się pomiędzy wiadomościami od partnera, dzieci, rodziców i przyjaciół.
Jak Można Poprawić Doświadczenie Korzystania z Takich Kanałów Komunikacji?
Jeśli na Twoim preferowanym kanale społecznościowym dostępna będzie wersja biznesowa, będzie to pierwszy krok – tworzy to pewną barierę między pracą a zabawą.
7. Rozwiązania Typu Chat
Rozwiązania typu chat to rozwiązania do natychmiastowych wiadomości, takie jak Slack i Teams, ale także aplikacje do przesyłania wiadomości, takie jak Viber, Telegram czy WhatsApp (choć te graniczą z kanałami mediów społecznościowych). Wiadomości biznesowe często mają charakter operacyjny, a funkcjonalność czatu jest często poszukiwana przez firmy, które chcą ulepszyć swoje cyfrowe kanały komunikacyjne.
Cena i inne koszty. Od 2 EUR (Microsoft Teams) do 6 EUR (Slack) za pracownika.
Łatwość użycia. Jest raczej łatwa, jednak w zależności od narzędzia, wyszukiwanie może nie działać tak dobrze, jak potrzeba (nawet Messenger Facebooka nie rozwiązał tego problemu od lat).
Mierzalność i zasięg. Będziesz w stanie dotrzeć do wszystkich posiadających smartfony lub komputery. Jednak poruszanie się po wszystkich kanałach i wątkach jest wykonalne tylko w przypadku MSP do 100 pracowników lub gdy wszystko jest bardzo dobrze zorganizowane (ale nie wszyscy pracownicy posiadają umiejętności i doświadczenie, aby przestrzegać struktury).
Przepływ informacji. Wszystko w porządku: z góry na dół, z dołu na górę i poziomo.
Uwaga. Średnia, w najlepszym przypadku. Codzienny czat generuje dziesiątki lub setki powiadomień, więc w czasie dochodzi do tego samego, co w przypadku e-maili: ważne, powolne informacje giną, a szczegóły operacyjne zostają dostarczone.
Powtarzalność. Łatwa, ale wiadomości gubią się nawet bardziej niż e-maile. Istnieją jednak sposoby na poprawę projektowania ważnych postów, dzięki czemu będą lepiej zauważane podczas przewijania.
Wolność wyboru. Tak i nie: tak, jeśli to rozwiązanie biznesowe, takie jak Slack; nie, jeśli to coś w rodzaju WhatsApp, który jest także używany do prywatnych wiadomości.
Świetny mecz. Rozwiązania typu chat są świetne dla mniejszych grup i komunikacji zespołowej oraz doskonałe dla komunikacji operacyjnej, takiej jak „Kto może przejąć kasę numer 5 za 10 minut”. Ponadto, rozmowy społeczne mają tam tendencję do naturalnego przepływu.
Potencjalne problemy. Jako kanał firmowy, komunikatory nie osiągną oczekiwanego celu.
Jakie Ukryte Przesłanie Się Za Tym Kryje?
Z jednej strony rozwiązania typu chat mogą pokazać Twoim pracownikom, że nie chcesz ich mylić z kolejną aplikacją i zależy Ci na ich wygodzie. Jednak w miarę jak aktualne umiejętności technologiczne stają się z dnia na dzień coraz bardziej istotne, może to sprawiać wrażenie, że firma pozostaje w tyle za innymi.
Jak Można Poprawić Doświadczenie Korzystania z Takich Kanałów Komunikacji?
Posiadanie jasnych wytycznych dotyczących tego, do czego ma służyć rozwiązanie typu chat, ułatwia pracownikom korzystanie z kanału i zwracanie się do innych mediów w celu uzyskania dodatkowych informacji.
Czy są Jakieś Niewłaściwe Kanały Komunikacji Wewnętrznej w Firmie?
Nie. Innym pomysłem myślicieli systemowych i terapeutów jest to, że nie ma dobrych i złych kanałów komunikacji: coś albo działa, albo po prostu nie. Właściwe dla Ciebie kanały komunikacji to te, które działają.
Zawsze mówimy naszym nowym klientom, którzy wahają się, co zrobić ze swoimi tablicami ogłoszeń i wewnętrznymi telewizorami po zarejestrowaniu się w GuavaHR – zatrzymaj je! Nie ma nic złego w korzystaniu z nich, o ile choć jeden pracownik otrzyma od nich nową informację lub przypomnienie starej. Jeśli nie przeszkadza Ci praca i dodatkowe koszty – śmiało.
Jednak… najlepszy kanał komunikacji dla Ciebie to taki, który nie tylko dostarcza komunikat, ale także poprawia relacje i pomaga w dalszym rozwoju komunikacji biznesowej. Nie dzieje się tak w przypadku wszystkich dostępnych kanałów komunikacji.
Czy GuavaHR Może Być Świetnym Kanałem Komunikacyjnym dla Twojej Firmy?
GuavaHR to aplikacja pracownicza i rozwiązanie HR dla firm zatrudniających pracowników niebiurowych. Jeśli szukasz produktu, który poprowadzi Twoich pracowników do wdrożenia aplikacji, wesprze Cię na tym etapie i zaoferuje wybór dodatków – od e-learningu po sygnalizowanie nieprawidłowości – możemy być dobrym wyborem. Wypełnij nasz formularz i spraw, aby Twoje kanały komunikacji wewnętrznej wyrażały to, co trzeba!
Kanały Komunikacji Wewnętrznej w Firmie – FAQs
Zapraszamy do sekcji FAQ, gdzie znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące kanałów komunikacji wewnętrznej w firmie. Dowiedz się, jakie korzyści przynoszą różnorodne kanały komunikacyjne oraz jak utrzymać efektywną wymianę informacji w organizacji.
Jakie Są Główne Korzyści Płynące z Zastosowania Różnorodnych Kanałów Komunikacji Wewnętrznej w Firmie?
Różnorodne kanały komunikacji wewnętrznej w firmie przynoszą szereg korzyści, w tym:
- Efektywność komunikacji: Dzięki różnorodności kanałów komunikacyjnych, pracownicy mogą wybierać te, które są dla nich najbardziej odpowiednie w zależności od kontekstu i preferencji, co przyczynia się do bardziej efektywnej wymiany informacji.
- Zwiększenie zaangażowania pracowników: Dostęp do różnych kanałów komunikacji umożliwia pracownikom uczestnictwo w dyskusjach, dzielenie się pomysłami i zdobywanie informacji, co z kolei może zwiększyć ich zaangażowanie w firmę.
- Poprawa relacji między zespołami: Wykorzystanie różnorodnych kanałów komunikacyjnych może ułatwić współpracę między różnymi zespołami w firmie, co sprzyja budowaniu silnych relacji i poprawie efektywności działania całej organizacji.
Jakie Kanały Komunikacji Wewnętrznej Powinna Uwzględniać Firma?
Firma powinna uwzględniać różnorodne kanały komunikacji wewnętrznej, które mogą być dostosowane do specyfiki organizacji i potrzeb pracowników. Wśród najczęściej wykorzystywanych kanałów komunikacyjnych znajdują się:
- E-mail: Nadal pozostaje popularnym narzędziem do przekazywania oficjalnych komunikatów, raportów i dokumentów wewnątrz firmy.
- Komunikatory internetowe: Takie jak Slack, Microsoft Teams czy WhatsApp umożliwiają szybką wymianę komunikatów tekstowych, plików i prowadzenie dyskusji w czasie rzeczywistym.
- Platformy intranetowe: Intranet jest centralnym punktem dostępu do informacji wewnętrznych, zawierającym dokumentację, zasoby dla pracowników, terminarze i inne ważne materiały.
Jak Zachować Równowagę Pomiędzy Różnymi Kanałami Komunikacji Wewnętrznej?
Aby zachować równowagę pomiędzy różnymi kanałami komunikacji wewnętrznej, firma powinna przestrzegać kilku zasad:
- Zrozumienie preferencji pracowników: Ważne jest, aby monitorować preferencje komunikacyjne pracowników i dostosowywać oferowane kanały do ich potrzeb.
- Klarowna polityka komunikacyjna: Firma powinna ustalić klarowną politykę komunikacyjną określającą, który kanał jest odpowiedni do konkretnej sytuacji, co pomaga uniknąć chaosu i zapewnia spójność komunikacji.
- Regularne przeglądy i aktualizacje: Regularne przeglądy wykorzystywanych kanałów komunikacji pozwalają na dostosowanie strategii komunikacyjnej do zmieniających się potrzeb i technologii.
Zachowanie równowagi pomiędzy różnymi kanałami komunikacji wewnętrznej pomaga utrzymać skuteczną wymianę informacji w firmie i zapewnić, że każdy pracownik ma dostęp do niezbędnych zasobów i kontaktów.
