Digitaalse sisseelamise või uue töötaja ettevõttesse vastu võtmise programmide kirjeldamisel on hea võtta aluseks Kleini ja Heuseri1 poolt loodud Inform-Welcome-Guide (IWG) raamistik. Selle kolmeastmelise protsessi järgi peaks iga onboarding-protsessi aluseks olema kolm keskset komponenti: töötaja informeerimine, tervitamine ja juhendamine. Oma järgnevas kolmes artiklis just nendest komponentidest räägimegi.
Seesugust struktureeritud lähenemist oma digitaalses sisseelamisprogrammis ära kasutades saad kindlustada, et sinu uued töötajad tehases, laos, autoroolis või poeleti taga leiavad endale hõlpsasti organisatsioonis koha.
Selles artiklis keskendume Kleini ja Heuseri töö tervitamisest kõnelevatele praktikatele, mis on seotud sellega, et sinu uued mittekontoritöötajad end ettevõttes teretulnuna tunneksid.
Milleks tervitada?
Kuigi see tundub iseenesestmõistetav, on tervitamisega seonduvad praktikad kohustuslik uue töötaja sisseelamisprogrammi osa, eriti aga juhul, kui sisseelamine toimub digitaalsel-virtuaalsel moel. Korralik “Tere tulemast!” oma uuele töötajale laob tugeva vundamendi tema edasisele karjäärile ettevõttes. Tervitamisele keskenduvatel tegevustel on üks selge peamine eesmärk: tähistada uut töötajat ja näidata ettevõttepoolset tänulikkust selle eest, et uustulnuk just nendega liituda otsustas.
Millised on tervitamispraktikad?
Tervitamise praktikad sisaldavad endas tegelikkuses ka nii informeerimist kui ka juhendamist, sest nende tegevuste eesmärk on veenduda, et uus töötaja tunneks end organisatsioonis teretulnuna ja suudaks orienteeruda vajalikus infos ja protsessides. Samuti peaks uutele mittekontoritöötajatele andma võimalusi tutvuda oma kolleegide ja teiste organisatsiooni liikmetega.
Mida tervitamise juures silmas pidada?
Alusta varakult
Oleks hea, kui tervitamisega seotud tegevused algaksid juba enne uue ettevõtte liikme esimest tööpäeva. See võib tähendada näiteks telefonikõnet, mis uut eesliinitöötajat ettevõtte poolt tervitab. Kirsiks tordil võiks olla tervituskingitus – ka midagi väikest ja taskukohast, nagu ettevõtte märkmik või töötaja initsiaalide-nimega kruus, võib uue töötaja end mõnusalt ja teretulnult tundma panna.
Kui sinu uuel töötajal on oma ülesannete täitmiseks vaja isiklikke töövahendeid, on mugav, kui nende tarbeks on ettevalmistused tehtud enne esimest tööpäeva. Kui sinu töötaja peab kandma näiteks tööriietust, võid talle juba varem välja saata riiete tellimiseks mõeldud vormi koos vajaliku lisainfoga.
Soe tervitus esimesel päeval
Enne, kui oma uued töötajad ülesannete kallale saadad, peaksid investeerima veidi aega nende südamlikuks vastuvõtmiseks ettevõttesse. Mõned ettevõtted kasutavad sel puhul eellindistatud videot ettevõtte juhiga, mille siis töötajale vaatamiseks annavad. See näitab sinu töötajatele laos, tootmises või autoroolis, et neist saab osa suuremast meeskonnast. Samuti saavad nad seeläbi tuttavaks ettevõtte missiooni, visiooni ja eesmärkidega.
Suhete loomine
Tõeliselt heaks mõtteks võib olla oma töötajale n-ö sisseelamissõbra määramine, kelle vastutuseks saab uue töötajaga kontakti hoidmine ja tema tutvustamine teistele töökaaslastele. See annab sinu uutele eesliinitöötajatele võimaluse alustada kohe esimesest hetkest suhete loomisega, ja tunda end turvaliselt, sest neil on kindel inimene, kelle poole abi küsimiseks pöörduda.
Sõltuvalt sellest, mis tööd sinu mittekontoritöötajad täpselt teevad, võib kasutada ka tervituskõne varianti, et uustulnuk oma kolleegidega kohtuda saaks. Pea aega meeles, et see ei pruugi sobida kõigi mittekontoritöötajate töökorraldusega: takistuseks võivad olla nii öised vahetused kui ka mugavaks ja sujuvaks kõneks vajaliku seadme või internetiühenduse puudumine. Veendu, et oled need mured lahendanud, enne kui kõne kokku lepid.
Tervitusintervjuu
Tervitusintervjuu võib eelnevatele väljakutsetele hea lahenduse pakkuda. Selle läbiviimine annab sulle võimaluse uut töötajat personaalselt tervitada – neilt üleliigset pingutust nõudmata. Sellest, kuidas lugejatele põnevat ja ettevõttele kasulikku töötajaintervjuud läbi viia ja selleks ettevalmistusi teha, saad lugeda meie artiklist “Töötajat tutvustava intervjuupostituse 8 liiki + 31 intervjuuküsimust”, kust leiad ka häid näiteid küsimustest, mida uuele töötajale esitada.
Millised võivad olla väljakutsed või takistused?
Hemphilli ja Begeli2 teadustööle toetudes võib väita, et digitaalse sisseelamise puhul on üks raskemaid aspekte kaugtöösuhete loomine ja hoidmine. Füüsiliselt ühes ruumis, hoones või isegi linnas mitte viibimine vähendab oluliselt sotsiaalseid kontakte, mis eesliinitöölistel muidu oma kolleegidega olla võiks. See tähendab omakorda, et töösuhete tekkimine võtab kauem aega.
Õnneks on mittekontoritöötajad sellest probleemist vaid osaliselt puudtutatud: reeglina on neil siiski piisavalt igapäevaseid kontakte oma kolleegidega samas poes, tehases, laos või restoranis. Seega saavadki peamiselt mõjutatud suhted juhtkonna, kontoritöötajate ja personaliosakonnaga.
Suurem väljakutse on aga kontori- ja mittekontoritöötaja vahelise suhtluse asünkroonsus, mis muudab reaalajas suhtluse parajaks väljakutseks. Nagu eelnevalt välja toodud, ei pruugi mittekontoritöötajad omada piisavat ligipääsu kas internetile või nutiseadmele, mis näiteks videokõnedes osalemist võimaldaks. Veelgi enam: nad ei pruugi töötada ka traditsioonilisel tööajal üheksast viieni, esmaspäevast reedeni. Sel põhjusel on hea kasutada GuavaHRi sarnaseid tööriistu, mis võimaldavad igal töötajal tema asukohast ja tööajast olenemata infole, näiteks videotervitustele, aga ka muule vajalikule infole endale sobival ajal ja sobivas kohas ligi pääseda.
Kuidas edasi?
Kuigi see artikkel on kirjutatud fookusega mittekontoritöötajatele, kehtib selle sisu ka virtuaalsetele sisseelamisprogrammidele laiemas mõttes. Oma järgmises artiklis keskendume Inform-Welcome-Guide raamistiku järgmisele etapile: uue töötaja juhendamisele.
