Möödunud nädalal olid 70% kõigist ettevõttesisese suhtlusplatvormi GuavaHR kaudu loodud postitustest COVID-19 teemalised. Kriisikommunikatsioon otsib endale kohta: eriolukord on pannud ettevõtted katsetama nii SMSide kui ka sotsiaalmeediaga. Kui mitmed suurettevõtted on kokku pannud eriolukorra teemal töötajatega infot jagava kommunikatsioonitiimi, siis igas viiendas Eesti ettevõttes vastutab kriisikommunikatsiooni eest personalijuht, selgub GuavaHRi küsitlusest.
Et erimeetmeid nõudev olukord ei näe veel nii pea vaibuvat, seisnevad ettevõtte sees kriisikommunikatsiooni läbi viivate töötajate peamised väljakutsed veel mõnda aega neljas aspektis:
- Kui tihti töötajaid informeerida
- Mis viisil seda teha
- Millist infot töötajatega jagada
- Millist meediumit selleks kasutada
Kui tihti ja kuidas infot jagada?
“Igapäevane info jagamine on oluline ka siis, kui uut infot pole – see kinnitab juba varemmkommunikeeritut ja näitab, et ettevõtte juhtkond mõtleb nendele teemadele pidevalt,” kinnitab GuavaHRi kliendiheaolu juht Britt Velling.
Ta rõhutab mõtet, mida jagas kriisikommunikatsiooni ekspert Ilona Leib nädal tagasi toimunud veebiseminaril: kommunikatsiooniliin tuleb pidevalt avatuna hoida. “Kõige olulisem on kriisi kestel oma töötajaid toimuvaga kursis hoida ning neile regulaarselt infot jagada. Soovitame seda teha igapäevaselt,” lisab Velling ning julgustab kasutama kolmeosalist kiirbriifingu mudelit:
- Mida ettevõte juba teab ja mille kohta saab infot jagada
- Mida ettevõte veel ei tea
- Mis teemadega ettevõte hetkel tegeleb
Millist infot jagada?
COVID-19 teemaliste postituste hulk on GuavaHR keskkonnas teinud suure hüppe: kui ülemöödunud nädalal moodustasid need kõigist postitustest 59%, siis möödunud nädalal juba 70%. Eriolukorras on kahtlemata parem jagada pigem rohkem infot kui hoida töötajaid teadmatuses ja anda neile sellega võimalus teadmatus ise infoga täita: info paljusus üksi ju veel paanikat ei külva, loeb ka sõnumi sisu. “Me usume, et see statistika näitab ka seda, et eriolukorras tõuseb vajadus toimiva, kiire, mõõdetava ja kõiki töötajaid hõlmava suhtluskanali järele eriti tugevalt esile,” lisab Velling.
Velling soovitab iga hinna eest ettevõtte juhid töötajate poole pöörduma saada. “GuavaHRis on 80% juhtidest juba virtuaalselt oma töötajate ette astunud ja eriolukorda puudutavaid teadaandeid-tänusõnu jaganud. Juhtide pöördumised on meie statistika põhjal töötajate jaoks kõige olulisemad: neid loetakse enim, neid kommenteeritakse enim, nende peale on enamik töötajaskonnast valmis telefonirakenduse või veebibrauseri avama,” kinnitab ta.
Mida aga teha infoga, mis ei ole ei tänases olukorras ajakriitiline, nagu näiteks ettevõtte arenguplaanid – kas jätkata ka tavapärase, mõnele ehk kohatuna tunduva info jagamisega? “Kõige sellega, mis annab töötajatele tugipunkti ja kontakti normaalsusega, tasub jätkata,” leiab Velling.
Kus töötajatega infot jagada?
Kui tekstisõnumite saatmine ja helistamine on kriisi ajal vaatamata ajakulukusele kahtlemata omal kohal, siis sotsiaalmeedia kasutamine tööalaseks suhtlemiseks kujutab endas pigem ohtu. “Siin peitub põhjus sellises kommunikatsioonivaldkonna probleemis nagu shadow communications, teisisõnu peidetud, tööandja jaoks varjatud suhtluses,” selgitab Velling.
“Kui ettevõtte juhtkond julgustab praegu oma töötajaid sotsiaalmeedias suhtlema ja näitab ka ise eeskuju just sotsiaalmeedias – Facebookis, WhatsAppis – infot jagades, tekivad neis keskkondades paralleelselt ka sellised töötajatevahelised vestlused, mida juhtkond enam ei kontrolli. Sellised vestlused on aga omakorda ideaalne pinnas valeinfo tekkimiseks ja levimiseks: ning infot, millele puudub personali- või kommunikatsioonitöötajal ligipääs, on ka äärmiselt keeruline ümber lükata. Kui ettevõte oma töötajatele selget ettevõttesisest
kommunikatsioonikanalit ei paku, on seesugune peidetud suhtlus kerge tekkima,” tõdeb Velling.
Oluline aspekt õige keskkonna valikul on ka see, et saadetava info kättesaamine oleks mõõdetav: see aitab vältida lisaks põhikriisile paralleelselt lahti rulluvaid kommunikatsioonikriise. “Kui mõõdetav meedium ka kõigi töötajateni ei ulatu, siis vähemalt on teil teada, kes pole infot kätte saanud või lugeda jõudnud, ning neid on võimalik telefoni või sõnumi teel eraldi teavitada,” selgitab Velling mõõtmise olulisust.
Kriisikommunikatsiooniks soovitatakse valida minimaalne vajalik arv kanaleid ja olla nendega järjepidev. “Kui kasutate mõnd spetsiaalselt ettevõtetele loodud rakendust, looge eraldi teemagrupid näiteks eriolukorra teadaanneteks, hügieeninõueteks, kodust tööd tegevate kolleegide infovahetuseks, aga ka keerulisel ajal eesliinil olevate töötajate vaimse tervis toetuseks,” toob Velling näiteid sellest, kuidas nende kliendid GuavaHR keskkonda viimastel nädalatel rakendanud on.
“Lubage inimestel jagada, kuidas nad eri rinnetel – kodus, tootmises, sõidus olles – toime tulevad. See tugevdab tiimitunnet, lisaks aitab kogukond üksteist ka ise ja nii on juhtkonnal selle võrra kergem.”
