När det gäller virtuella onboardingprocesser är det värt att tänka på ramverket Informera-Välkomna-Guida, som utvecklats av Klein & Heuser1. Enligt detta ramverk ska onboarding fokusera på tre aspekter: att informera, välkomna och guida.
Detta strukturerade tillvägagångssätt för ditt digitala onboarding-program kan hjälpa dig att se till att ny frontlinjepersonal enkelt hittar sin plats inom organisationen.
I den här artikeln ska vi fokusera på välkomnandet av ny personal, som såklart handlar om att din frontlinjepersonal ska känna sig välkomna i organisationen.
Varför är välkomnandet viktigt?
Det kan verka uppenbart, men att fokusera på välkomnande som en del av din onboardingprocess är avgörande, särskilt när allt sker i en virtuell miljö. Välkomnandet är en kontinuerlig process och god praxis för att välkomna ny personal bygger en stark grund för den nyanställdes framtida karriär på förtaget. Välkomnandet sker genom att fokusera på att hylla och visa uppskattning för den nyanställde för att den valt att jobba på företaget.
Hur ser välkomnandet ut?
Att välkomna nyanställda inkluderar även stegen att informera och guida dem, eftersom syftet är att den nya frontlinjepersonalen ska känna sig välkommen i organisationen och att den ska kunna navigera genom all nödvändig information och processer. Nykomlingar bör även få chansen att träffa kollegor och andra inom organisationen.
Vad ska du tänka på när det gäller välkomnandet av en nyanställd?
Börja tidigt
Det vore bäst om välkomnandet började redan innan nykomlingens första dag. Detta kan inkludera ett telefonsamtal eller mejl som välkomnar personen till organisationen. Som grädden på moset kan du även skicka en välkomstpresent – även något litet och billigt (t.ex. en anteckningsbok eller mugg med personens namn eller initialer) kan göra ett starkt intryck för att den nyanställde ska känna sig välkommen.
Om din nya skrivbordslösa personal behöver några verktyg att använda i jobbet bör dessa ha förberetts redan innan första dagen. Om de till exempel behöver ha en uniform kan du skicka ett formulär de fyller i med nödvändiga uppgifter redan innan första dagen.
Varmt välkomnande på första dagen
Innan du skickar iväg dina nykomlingar att arbeta bör du lägga lite tid på att ge dem ett varmt välkomnande. En del företag har förinspelade meddelanden från högste chefen som skickas till alla nyanställda. Detta är ett bra sätt att visa för din skrivbordslösa personal att de blir en del av ett team, samt introducera dem för företagets vision, uppdrag och mål.
Bygga relationer
Du kan utnämna en partner för din nykomling som ansvarar för att sträcka ut en hand och presentera nykomlingen för andra kollegor. Detta är en chans att ge skrivbordslös personal möjligheten att börja bygga relationer redan från dag ett, och att ha en person den kan prata med om den behöver hjälp.
Beroende på frontlinjepersonalens arbetsuppgifter kan det även vara en bra idé att schemalägga ett välkomstsamtal där nykomlingen får träffa kollegor. Kom dock ihåg att detta kan vara svårt för skrivbordslös personal som jobbar på oregelbundna arbetstider eller inte har tillgång till en lämplig enhet eller anslutning för att ett samtal ska gå smidigt. Se till att du har tagit tag i dessa hinder innan du schemalägger ett samtal.
Välkomstintervju
En välkomstintervju är en potentiell lösning på den här utmaningen. Den ger dig chansen att fortfarande ge den nya frontlinjepersonalen ett personligt välkomnande utan att kräva enorma resurser från endera sida. Du kan läsa mer om hur du förbereder dig för att intervjua nyanställda i artikeln 8 typer av intervjuinlägg för att introducera personal + 31 intervjufrågor, som även ger dig förslag på frågor.
Vilka är några av de utmaningar du kan stå inför?
Enligt forskning från Hemphill & Begel2 om digital onboarding är en av de största utmaningarna att skapa och upprätthålla sociala relationer på distans. Att fysiskt inte befinna sig på samma plats ger personalen betydligt mindre möjligheter till att träffa kollegor, vilket betyder att det tar längre tid för relationer att bildas.
Å andra sidan kan skrivbordslös personal påverkas av detta endast delvis, då det är troligt att de har personlig kontakt med andra kollegor på frontlinjen. Därför är det främst relationen till andra kollegor (t.ex. cheferna och personalavdelningen) som påverkas.
En annan utmaning är att majoriteten av kommunikation med skrivbordslös personal är asynkron vilket gör det ovanligt att kommunikation sker i realtid. Som tidigare nämnt har skrivbordslös personal inte alltid tillgång till internet eller en enhet som möjliggör videosamtal. De kanske inte heller jobbar under vanliga kontorstider. Av den anledningen är verktyg som GuavaHR bra då personalen har tillgång till information, välkomstvideor och andra funktioner när det passar dem.
Vad händer härnäst?
Även om den här artikeln har skrivits med frontlinjepersonal i fokus gäller innehållet också virtuell onboarding i allmänhet. I nästa artikel ska vi fokusera på delen om guidning i ramverket för Informera, Välkomna & Guida.