“Aasta 2020 oli üllatusi täis,” alustavad oma juttu Eva Marševska, Via 3L Leedu personalispetsialist, ja Rūta Kovalioviene, Via 3L Leedu personalijuht. “Esiteks alustasime oma aastat uues perekonnas, Via 3L Grupi all. Seejärel kogu see situatsioon pandeemiaga seoses, uued reeglid suhtluses ja tööohutuses.”
Esimene GuavaHRi klient, kes võttis keskkonna kasutusele oma Eestist väljaspool asuvates harudes, oli Baltikumi juhtiv logistikateenuste pakkuja Via 3L. Pärast Leedu logistikaettevõtte Terminal LT ostu 2020. aasta alguses ning sellele järgnenud sisseelamist oli järgmiseks sammuks ettevõtte sisekommunikatsiooni arendamine.
“Tahtsime kogu oma tiimi jaoks kindlat suhtluskanalit. Kuna kõik ettevõtte töötajad ei kasuta e-posti, oli see meie jaoks väga vajalik. Umbes 30% meie ettevõtte liikmetest töötab arvutiga, seega olid meil mõned kommunikatsiooniprobleemid,” kirjeldavad Eva ja Rūta. “Lõime esmalt Facebook’i grupi. See polnud halb mõte, aga nägime, et ainult 50%-l töötajatest on üldse Facebooki konto. Parem kui mitte midagi, ent meie jaoks ei olnud see piisav.” Et Via 3L Eesti võttis GuavaHRi 2019. aasta sügisel kiirelt ja edukalt kasutusele, otsustati alustada Guava juurutusprotsessiga ka Leedus.
Nelja nädalaga 80% töötajatest pardal
Via 3L liitus GuavaHRiga septembris 2020. Nelja nädala jooksul oli üle 80% töötajatest Guava kasutusele võtnud, ning 98% neist kasutas keskkonda aktiivselt. Niivõrd hea tulemus õnnestus saavutada GuavaHRi läbimõeldud juurutusprotsessi ja Via 3L personaliosakonna nutika ja pühendunud töö tulemusel.
“Olulisim oli see, et tegime enne juurutuse algust korralikult kodutööd, et kõigi kolleegide seas tekiks päris tiimitunne. Me oleme väga avatud ja julgustame ka töötajaid avatud olema. Kordasime, et Guava on see koht, kuhu saame postitada nii häid kui ka halbu uudiseid, ideid. Usume, et see muutiski meie kasutamisaktiivsuse kõrgeks,” leiavad Eva ja Rūta.
Tegevjuhi tugi on ülioluline
Via 3L Leedu juhi Gintautas Čečyse aktiivne tugi ja osalus on Eva ja Rūta sõnul uue tehnoloogia juurutusprotsessis samuti väärtuslikku rolli mänginud. “Meie tegevjuht on üks Guava aktiivsemaid liikmeid ja erinevate personalialgatuste suur toetaja.”
Tegevjuht on ettevõttes see liige, kes informeerib töötajaid pandeemiaolukorra ja ettevõtte käekäigu teemadel ning jagab avatult firma kvartalitulemusi, nii sissetulekuid kui ka kahjumit. “Meie tegevjuht on see, kes julgustab töötajaskonnas avatust ja usaldust, seega on tal GuavaHRist seda tehes palju abi,” ütlevad Eva ja Rūta.
Tekkimas on uus harjumus
Teiste katsetatud lahendustega võrreldes peavad Via 3L personalitöötajad GuavaHRi nende endi, aga eriti oma laotöötajate jaoks parimaks lahenduseks. “Eeskätt on meie jaoks suurepärane see, et kõik tiimi liikmed saavad rakenduse enda telefoni tõmmata ja teada saada, mis ettevõttes toimub. Praegu on GuavaHR keskkonnas üle 90% kõikidest meie töötajatest.”
Pandeemia ajal, mil infot tuleb jagada nii kiiresti kui võimalik ning see peab ka kõigile töötajatele kohale jõidma, on Guavast saanud Via 3Li jaoks väga väärtuslik suhtlustööriist. “Jagasime seal kogu situatsiooni puudutavat infot, lõunagraafikuid, uusi piiranguid ning kuna teised võimalused kohtumiseks puudusid, siis liikusid ka kvartalitulemused Guavasse üle.”
Nüüd kasutavad nad Guavat igasuguse suhtluse olulisi teemasid puudutava suhtluse jaoks. “Alustades sünnipäevaõnnitlustega ja lõpetades videotega kvartalitulemustest. Selleks, et teada saada, mis sinu organisatsioonis toimub, pead sa ettevõtte uudiseid jälgima. Esialgu küsisid kolleegid, kust kogu see info tuleb. Nüüd teavad kõik, et peavad Guavasse vaatama. See on nagu uus harjumus,” kinnitavad Eva ja Rūta.
Millised on olnud kõige tähelepanuväärsemad ja olulisemad töötajaskonda ja sisekommunikatsiooni puudutavad muudatused pärast neid 4–5 kuud Guavas? “Tunneme uhkust, et keskkonnas on uudistel rohkem kommentaare ja postitusi loovate inimeste hulk kasvab. Kõige olulisemad aspektid on aktiivsus ja kaasatus.”
Töötajad on muutustesse kaasatud
Ent muutunud on enamatki kui lihtsalt uudiste jagamine: ka suures pildis on olukord sootuks teine. “Saame öelda, et tänu Guavale teavad töötajad rohkem sellest, mis ettevõttes toimub, leiavad kiirelt oma uudisvoost üles kogu info ja on muutustesse ka ise kaasatud.”
On ka lihtsamaid asju, mille üle uhkust tuntakse. “Oleme saanud väga palju head tagasisidet ühe väga lihtsa asja kohta: sünnipäevaõnnitlused. Varem oli meil kalender kolleegide sünnipäevadega postitatud teadetetahvlile, ent GuavaHRiga liitumise hetkest on olnud kõigil võimalus soovida kolleegile sünnipäevaks õnne. Küll virtuaalselt, ent siiski personaalselt, ja see teeb inimesed rõõmsaks.”
Guava väljendab ühtekuuluvust
“Tulevikus tahame julgustada Guavas veel aktiivsemat probleemide jagamist ning sündmustest, tänulikkusest ja saavutustest rääkimist. Plaanime korraldada selleks lahkuse kuu (Month of Kindness) nimelise ürituse koos erinevate ülesannete ja võistlustega meie töötajate ning ehk isegi nende laste jaoks.”
Sel aastal plaanib Via 3L avada uue laohoone Kaunases, jagavad Eva ja Rūta. “Seega saab GuavaHRist platvorm, kus kõik ettevõtte liikmed saavad võimaluse suhelda, kohtuda kolleegidega teistest laohoonetest ning näha ettevõtte muutusi ja arengut – ning neis ka osaleda. Me usume, et Guava hakkab meie jaoks väljendama ühtekuuluvust.”
Nii Eva Marševska kui ka Rūta Kovalioviene usuvad, et GuavaHR on kaalumist väärt tööriist. “Kui sul on palju töötajaid, kelleni on raske ühekorraga jõuda, või kui suhtlus ettevõttes ei tööta nii hästi kui sa sooviksid, või kui sa tahad kaasata kõik töötajad probleemide lahendamisesse, tõsta nende motivatsiooni ja kaasatust, siis on GuavaHR kahtlemata tähelepanu vääriv tööriist.”
