Komunikacja jest podstawową funkcją przywódczą. Oprócz przekazywania i otrzymywania informacji tworzy również kulturę, umożliwia pracownikom dyskutowanie i udzielanie informacji zwrotnych, zwiększa zaangażowanie, zmniejsza rotację, pomaga pracownikom zorientować się w wizji i wartościach firmy, wspiera zmiany, zarządza kryzysami i wiele więcej. Pozostaw komunikację bez Twojej uwagi – a prawdopodobnie pojawią się poważne problemy w różnych dziedzinach.nd values, supports change, manages crisis, and much more. Leave the communications without your attention – and major problems in various fields are likely to arise.
Ten artykuł poprowadzi Cię przez 11 kluczowych cech słabej komunikacji i da rozwiązanie każdego problemu. Oprócz opisania tych poważnych obaw związanych z komunikacją, w tym artykule omówimy również niektóre problemy komunikacyjne specyficzne dla branży.
Przyjrzyjmy się jedenastu głównym problemom związanym z komunikacją wewnętrzną i dlaczego mają one tak duże znaczenie.
11 problemów komunikacyjnych w miejscu
1. Reaktywność zamiast proaktywności
Potrzeba proaktywnych zachowań zwykle rośnie w czasach zmian, takich jak fuzje, przejęcia czy kryzysy. Słowo „reaktywny” samo w sobie sugeruje, że kontrola wydarzeń jest w czyichś rękach i już masz do czynienia z awarią komunikacji.
Z drugiej strony bycie proaktywnym umożliwia wcześniejsze planowanie i dokonywanie wyborów oraz dostosowywanie kolejnych wiadomości w oparciu o opinie pracowników. Brak informacji prowadzi do plotek, które mogą dodać kolejny kryzys do wyzwań, z którymi już się borykasz.
Skuteczna komunikacja oznacza komunikację przed, w trakcie i po zmianie, a nie tylko aktualizowanie członków personelu po tym, jak wszystko już się wydarzyło. Kiedy spodziewasz się zmiany lub widzisz nadchodzący kryzys, poproś zespół ds. komunikacji o udział w strategii lub planowaniu projektu już od pierwszego spotkania.
2. Cień komunikacji
Prywatne wiadomości i rozmowy mają swoje miejsce w komunikacji biznesowej, jednak regularne korzystanie z mediów społecznościowych do komunikacji biznesowej jest możliwym zagrożeniem. Jeśli kierownictwo firmy daje przykład, udostępniając informacje za pośrednictwem czatów na Facebooku lub WhatsApp, powstają prywatne rozmowy między pracownikami, które nie są już kontrolowane przez kierownictwo. To tworzy coś, co nazywa się komunikacją w cieniu.
Jednak rozmowy, które odbywają się w cieniu, są idealne do pojawienia się dezinformacji i plotek. Niestety informacje, które nie są dostępne dla personelu HR lub komunikacji, są również niezwykle trudne do zdyskredytowania.
Komunikacja w cieniu może również wzrosnąć, gdy narzędzia przekazane pracownikom nie nadają się do pracy. Dlatego rozwiązanie tutaj jest bardzo proste: ustal oficjalne kanały komunikacji i wprowadź narzędzia, które faktycznie zaspokoją potrzeby Twoich pracowników.
3. Używanie niewłaściwego narzędzia
Duża grupowa wiadomość e-mail bez opcji kierowania, tablica ogłoszeń po drugiej stronie miasta, która wymaga ręcznej aktualizacji, ekrany informacyjne bez możliwości dwustronnej komunikacji i nieanonimowe okno sugestii to tylko kilka bolesnych przykładów.
Odpowiednie narzędzia zapewniają pożądany rezultat i robią to w odpowiednim czasie. Korzystaj z narzędzi komunikacyjnych, które pozwalają na szczegółowe ukierunkowanie i generują jak najmniej szumu. Wybierz nowoczesne rozwiązania, które nie wymagają fizycznej obecności. Włącz dwukierunkową komunikację i zagwarantuj wszystkim prywatność i bezpieczeństwo, zapewniając anonimowe sposoby powiadamiania o ważnych problemach. Zaspokój również potrzeby osób bez dostępu do komputera.
4. Pozostawienie wszystkiego na pierwszą linię menedżerów
Menedżerowie pierwszej linii nie powinni być jedynymi posłańcami dla członków swojego zespołu, jednak często tak jest. Strategia komunikacji wewnętrznej firmy powinna raczej wspierać ich i tak już bardzo skomplikowaną rolę.
Zamiast zachęcać pracowników do publikowania pytań i obaw za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, zapewnij im bezpośredni kanał dotarcia do pracodawcy, którego potrzebują. Zadawanie ważnych pytań publicznie może pomóc również innym pracownikom, którzy mogli mieć te same pytania, i umożliwi pracę zespołową w celu rozwiązania problemów.
5. Nie słuchanie aktywnie = słuchanie biernie
Niektórzy włączają muzykę w tle podczas naszych sesji treningowych lub puszczają Netflixa w tle podczas spotkań ze znajomymi. To pasywne słuchanie i samo w sobie nie jest złe. Ale w komunikacji w miejscu pracy jest niewiele miejsca na bierność.
Mówiąc najprościej: słuchanie bierne oznacza słuchanie kogoś, przy jednoczesnym nie rozumieniu go. Aktywne słuchanie obejmuje przekazywanie informacji zwrotnych na temat tego, co właśnie usłyszałeś i odzwierciedlanie nawzajem swoich myśli, aby potwierdzić, że poprawnie zrozumiałeś drugą osobę. Wymaga znacznie większej świadomości własnego zachowania i pewnych rzeczywistych umiejętności słuchania.
Zamiast przygotowywać swoje argumenty w głowie, gdy druga osoba mówi, rozwijaj swoje umiejętności słuchania, będąc całkowicie obecnym i odzwierciedlając. W ten sposób lepiej zapamiętasz treść.
6. Pozostawienie kogoś poza pętlą
Dzieje się tak często w komunikacji z pracownikami pierwszej linii, gdzie różnice między poszczególnymi pracownikami są ogromne, ale często są pomijane. Członkowie zespołu, którzy nie mają firmowych adresów e-mail ani urządzeń, znajdują się w odległym miejscu lub mają toksycznego lub pasywnego menedżera, zostają po prostu pominięci.
Chociaż do takich pracowników wystarczy jeden telefon, żaden menedżer ds. komunikacji wewnętrznej w 500-osobowej firmie nie powinien marnować czasu na informowanie pracowników w tak czasochłonny sposób.
Jak zaprosić każdego pracownika do pętli i uniknąć problemów z komunikacją w miejscu pracy? Wybierz narzędzie komunikacji mobilnej, które zapewnia dostęp zarówno za pośrednictwem komputerów, jak i smartfonów i tabletów. Upewnij się, że rejestracja jest możliwa na wiele sposobów: e-mail, numer telefonu, kod QR lub kod PIN. Wybierz tylko dostawcę, który obsługuje wszystkie języki Twojej firmy. Ustaw kilka publicznych stojaków na tablety lub zezwól ludziom na dostęp do komputera. „Wszyscy” to dużo więcej niż „wszyscy w biurze”.
7. Komunikacja tylko w jedną stronę
Problemy z komunikacją w miejscu pracy zaczynają się od naiwnego założenia, że pracownicy rozumieją każdą informację, którą otrzymują i nigdy nie mają o co pytać. Nic nie może być dalsze od prawdy, a jednak niektórzy menedżerowie wciąż wybierają rozwiązanie komunikacyjne, które nie daje możliwości zadawania pytań, komentarzy lub informacji zwrotnych.
Wybierając odpowiednie narzędzia do komunikacji w miejscu pracy, postaw na rozwiązania zwiększające zaangażowanie pracowników. Daj im głos: poprzez sekcję komentarzy, formularz raportu, skrzynkę sugestii, dyskusje grupowe, tworzenie postów, formularz opinii, czat lub ankiety pulsu. Zostaw też trochę czasu na pytania pod koniec spotkań.
8.Brak standardów komunikacji
To w porządku, jeśli Twoja komunikacja nie będzie miała perfekcyjnie zaprojektowanych wizualizacji. Staraj się jednak unikać wysyłania dużej części tekstu i ignorowania wszystkich dostępnych opcji formatowania. To samo dotyczy mowy ciała i kontaktu wzrokowego: główni komunikatorzy w twoim zespole roboczym powinni znać przynajmniej podstawowe „zalecenia i zakazy”.
Jeśli zauważysz, że Twój dyrektor generalny lub inna osoba może potrzebować pomocy z e-mailem, umiejętnościami komunikacji pisemnej lub pomysłami na komunikację, delikatnie popchnij ich we właściwym kierunku – to Twoje unikalne umiejętności, do których Cię zatrudnili. Stworzenie standardu do naśladowania przez ludzi w Twojej firmie może być dobrym pomysłem, ale ułatw to, aby nie zabijało czyjejś inicjatywy ani nie umieszczało ich w ścisłym pudełku.
9. Pozwolenie na zniknięcie pozytywnej opinii
Wyobraź sobie pracownika cukierni, który nigdy nie otrzymuje doskonałej opinii za wykonane przez siebie specjalne zamówienie. Jeśli nie ma łatwego sposobu, aby pracownicy pierwszej linii mogli jak najszybciej podzielić się pozytywnymi opiniami klientów z innymi pracownikami, nie zrobią tego. Lub opinie zostaną utracone w wielu e-mailach między wieloma działami między tymi dwiema osobami.
Stwórz kanał w swoim wewnętrznym kanale komunikacji, który jest przeznaczony tylko do pochwał i dobrych informacji zwrotnych. Korzyści z tego są trzy: przekaz faktycznie dotrze do osoby, do której ma dotrzeć, wszyscy członkowie zespołu dostaną zastrzyk energii, a Twoje wartości biznesowe wyraźnie się wyróżnią.
10. Nieregularna lub rzadka komunikacja
Nie ma czegoś takiego jak brak komunikacji. Milczenie lub bycie niespójnym to także komunikacja, która wysyła Twoim ludziom dwa jasne komunikaty: że nie wiesz, co robisz, i że Twoi pracownicy nie są Twoim priorytetem.
Jeśli masz napięty harmonogram, ustal strategiczne podejście: zaplanuj komunikację wewnętrzną z wyprzedzeniem za pomocą planera Excel, zaplanuj posty, zaangażuj innych twórców treści i przyjrzyj się swoim analizom IC, jak twoje wzorce komunikacji wpływają na pracowników. Jeśli utrzymasz swoje relacje z pracownikami w stanie nienaruszonym i aktywnym, istnieje szansa, że kiedy naprawdę potrzebujesz ich o tym jak najszybciej poinformować, są po to, aby ich wysłuchać.
11. Prośba o wkład i niepodążanie za odpowiedzią
Ankiety pulsacyjne, które wymagają od pracowników cotygodniowego raportowania o swoim samopoczuciu lub satysfakcji, są świetne. Ale ani podążanie za nimi, ani mówienie im, na jakie decyzje wpłynęły ich odpowiedzi, nie powoduje, że zastanawiają się, dlaczego zwróciłeś się do nich z pierwszej ręki. Jeśli wielokrotnie prosisz pracownika o wkład, ale nigdy nie udzielasz informacji zwrotnej, spodziewaj się, że jego motywacja wygaśnie.
Raczej upewnij się, że robisz comiesięczny przegląd problemów zgłaszanych przez pracowników i ich wpływu oraz dostarczaj przeglądy wyników eNPS, pulsu lub badania satysfakcji. Zwiększa to przejrzystość biznesową i zwiększa zaangażowanie.
Specyficzne dla branży problemy komunikacyjne
When it comes to communication challenges in an organization, much depends on the specific industry, too. For Jeśli chodzi o wyzwania komunikacyjne w organizacji, również wiele zależy od konkretnej branży. Na przykład słaba komunikacja w firmie z rozproszoną siłą roboczą, np. w logistyce, vs w firmie ze skomplikowaną linią raportowania, np. w handlu detalicznym, ma swoje różnice. Przyjrzyjmy się kolejno głównym branżom i wyzwaniom związanym z komunikacją w miejscu pracy.
Logistyka i magazynowanie
Firmy logistyczne stoją przed wieloma wyzwaniami komunikacyjnymi, ponieważ kurierzy lub kierowcy przez większość czasu są w drodze. Pracownicy takich firm otrzymają rozwiązania mobile-first.
Po powrocie do magazynu pojawiają się różne wyzwania komunikacyjne, takie jak zgłaszanie pilnych problemów dotyczących bezpieczeństwa i uzyskiwanie informacji zwrotnych na temat przebiegu procesu naprawy.
Produkcja
Przeciętna firma produkcyjna ma zwykle kilka fabryk w różnych lokalizacjach. A jeśli komunikacja w miejscu pracy oznacza, że wiadomości są rozpowszechniane na ulotkach lub przez przełożonych, można bezpiecznie założyć, że różni pracownicy otrzymują informacje w bardzo różnym czasie.
Inną ważną kwestią, która utrudnia produktywność i zaangażowanie pracowników, jest wiedza o użytkowniku końcowym wytwarzanego produktu. Pozytywne opinie klientów są często publikowane w firmowych mediach społecznościowych lub na stronie internetowej, ale rzadko odsyłane do oryginalnych twórców.
Budowa
Pracownicy budowlani są rozproszeni po różnych placach budowy, co oznacza, że widzą tylko swoich bezpośrednich kolegów, ale nie mają obrazu organizacji jako całości. Mobilne kanały komunikacji wewnętrznej dają tym pracownikom możliwość poznania firmy jako całości, a e-mail czy wiadomość pisemna na drukowanej ulotce po prostu powiększają dystans między nimi a organizacją.
Hotele
Komunikacja w miejscu pracy w hotelarstwie wiąże się z wyzwaniami obejmującymi zarówno określone jednostki, jak i codzienne wiadomości, a także większe, ogólnofirmowe problemy. Przede wszystkim sprawy nie docierają do centrali ani do kierownictwa wyższego szczebla. Po drugie, panuje bałagan w hotelu lub restauracji. Pracownicy sprzątający i pracownicy recepcji nie są zsynchronizowani, a pokoje, które muszą być posprzątane do 14:00, są nieporządne, podczas gdy osoby spóźnione są przygotowywane jako pierwsze.
Sprzedaż detaliczna i hurtowa
Błędy w komunikacji w miejscu pracy często uwidaczniają się w komunikacji z klientami. Sklepy mogą nie mieć informacji o ofertach rabatowych lub nie są na bieżąco z zasadami gier sprzedażowych wprowadzanych przez partnerów lub marki. Może to być brak cen lub informacji o produkcie.
Niestety, jest też odwrotnie: problemy z klientami lub produktami docierają do centrali z ogromnymi opóźnieniami, ponieważ e-maile lub statyczne intranety z obsługą urz
Energia i usługi komunalne
Scattered workforce in the energy and utilities sector makes developing working relationships extremely difficult. Such employees might have never been to your office, and therefore, are difficult to reach to brief on work tasks or Rozproszona siła robocza w sektorze energetycznym i użyteczności publicznej sprawia, że rozwijanie relacji roboczych jest niezwykle trudne.
Tacy pracownicy mogli nigdy nie być w Twoim biurze i dlatego trudno jest się z nimi skontaktować, aby uzyskać informacje o zadaniach w pracy lub uzyskać odpowiedź. Informacje są im dostarczane podczas rozmów jeden na jeden, więc poznanie personelu nigdy się nie zdarza.
Jak zmienić problem w skuteczną komunikację?
As you probably already know by now, it all starts with the right tool: the one that’s inclusive, mobile-first and affordable for a company with front line workers. The right tool will make it much easier for you to avoid the aforementioned 11 problems, too.
Jak zapewne już wiesz, wszystko zaczyna się od odpowiedniego narzędzia: takiego, które jest zintegrowane, zorientowane na urządzenia mobilne i niedrogie dla firmy zatrudniającej pracowników pierwszej linii. Odpowiednie narzędzie znacznie ułatwi Ci również uniknięcie wspomnianych 11 problemów.
Istnieje wiele różnych narzędzi komunikacyjnych, które pomagają działom HR i IC w dążeniu do rozpowszechniania i gromadzenia informacji w miejscu pracy. Dedykowane narzędzia HR, takie jak GuavaHR, działają jako trampolina do dzielenia się informacjami, inicjatyw grupowych, dyskusji nad projektami i nie tylko, aby pomóc w podniesieniu na duchu i morale. Zacznij komunikować się już dziś!
